Anzahlungen

1 Bilanzsteuerrecht

1.1 Umfang der Bilanzierung

Sie müssen zwischen Aktivierungs- und Passivierungsangeboten unterscheiden. Sofern es sich bei Ihren Ansprüchen und Verpflichtungen um schwebende Geschäfte handelt, sollten Sie diese erfolgsneutral ausweisen. Sobald diese Anzahlungen jedoch geleistet wurden, sind sie in der Bilanz zu aktivieren, erhaltene Zahlungseingänge hingegen zu passivieren. Mit der lexoffice Bilanz Vorlage behalten Sie den vollen Überblick über Ihre Finanzen.

Abb. 1: Der Unterschied zwischen Aktivierungs- und Passivierungsgeboten

Die Rechtsgrundlage besagt, dass die oben beschriebenen Vorgänge sowohl steuerrechtlich als auch handelsrechtlich gelten. Das bedeutet: Bei Aktivposten handelt es sich um Ihren Anspruch auf Leistung. Die Passivposten sind hingegen Ihre Verbindlichkeiten zur Erbringung von Leistungen gegenüber Dritten.

1.2 Zeitpunkt der Bilanzierung

Anzahlungen können Sie erst auf der Aktivseite ausweisen, sobald der von Ihnen zu zahlende Betrag tatsächlich von Ihrem Konto abgebucht wurde und somit nicht mehr Teil Ihres Vermögens ist:

• Erteilung des Überweisungsauftrags
• Einlösung eines Schecks

Dasselbe Prinzip gilt selbstverständlich für die Passivseite. Erhaltene Anzahlungen können Sie demnach erst ausweisen, sobald Sie die vereinbarte Summe erhalten haben. Relevant für die Schlussrechnung ist ausschließlich der Differenzbetrag, welchen Sie als restliche Verbindlichkeit ausweisen müssen.

Bitte beachten Sie zudem Folgendes:

• Erwerben Sie einen aktivierungsfähigen Vermögensgegenstand, handelt es sich um eine erfolgsneutrale Umbuchung. Diese erfolgt auf den aktiven Bilanzposten.
• Haben Sie hingegen eine nicht aktivierungspflichtige Dienstleistung, dürfen Sie erst eine erfolgswirksame Umbuchung als Aufwand vornehmen, wenn die entsprechende Leistung erbracht wurde.
• Wenn eine geleistete Anzahlung verloren geht, müssen Sie diese gewinnmindern ausbuchen, da sie nicht mehr zu Ihren Anschaffungskosten zählt.

1.3 Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Bei der EÜR ist es wichtig, dass Sie sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben erst nach tatsächlicher Zahlung verbuchen. Es gibt jedoch relevante Unterschiede zwischen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und der Bilanzierung:

• Der Erhalt einer Anzahlung zählt als Bruttobetrag zu den Betriebseinnahmen.
• Die Verausgabung demzufolge als Betriebsausgabe.

Achtung: Wenn Sie im Rahmen einer Anzahlung Umsatzsteuer entrichten müssen, handelt es sich hierbei ebenfalls um eine Betriebsausgabe.

Anzahlungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden nicht als Betriebsausgaben gebucht, sondern als Anschaffungs- und Herstellungskosten abgeschrieben. Wie bei der Bilanzierung können Sie Abschreibungen erst vornehmen, wenn Sie die Leistungen erbracht bzw. erhalten haben. Diese Grundsätze gelten im Übrigen auch bei der Ermittlung der Überschusseinkünfte.

2 Umsatzsteuer

2.1 Mindest-Ist-Besteuerung

Der Empfänger einer Anzahlung muss nach dem Voranmeldezeitraum Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichten. Diese wird aus dem zugeflossenen Betrag herausgerechnet. Der Steuersatz beträgt entweder 7 % oder 19 %.

2.2 Rechnungserteilung

Aus den Anzahlungsrechnungen ist für den Auftraggeber nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG der Vorsteuerabzug nur möglich, wenn eine Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis vorliegt und die Zahlung geleistet ist.

Aus den Rechnungen vor Ausführung der Leistung muss hervorgehen, dass hiermit Anzahlungen abgerechnet werden, z. B. durch die Angabe des voraussichtlichen Zeitpunkts der Leistung. Dabei kann auch nur über einen Teil des Gesamtentgelts abgerechnet werden.

In der Schlussrechnung wird über die ausgeführte Leistung insgesamt abgerechnet. Sofern für die Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erteilt worden sind, sind in der Schlussrechnung die bei Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen.

Für die zutreffende Gestaltung der Schlussrechnung ergeben sich folgende Möglichkeiten:

• Es werden vom Gesamtrechnungsbetrag alle Anzahlungsrechnungen getrennt mit den auf sie entfallenen Umsatzsteuerbeträgen abgesetzt.
• Es wird vom Gesamtrechnungsbetrag der Gesamtbetrag abgesetzt. Die Umsatzsteuer auf die Restzahlung und die Anzahlungsrechnungen werden gesondert aufgeführt.
• Aus Vereinfachungsgründen ist es auch zulässig, dass die Anzahlungen lediglich auf der Schlussrechnung zusätzlich angegeben oder in einem Anhang zur Schlussrechnung aufgeführt werden.

Ausführliche Beispiele sowie Hinweise zu den Vereinfachungsregeln können aus Abschn. 14.8 Abs. 8 UStAE entnommen werden.

Abb. 2: Beispiel einer Schlussrechnung

2.3 Folgen einer unzutreffenden Schlussrechnung

Werden in der Schlussrechnung entgegen der bestehenden Verpflichtungen die Anzahlungen nicht oder nur mit dem Bruttobetrag angesetzt, muss der Unternehmer den gesamten in der Schlussrechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag an das Finanzamt abführen. Im Ergebnis wird also die Umsatzsteuer doppelt geschuldet. Die Steuerschuld besteht insoweit nicht aufgrund der erbrachten Leistung, sondern als Folge des unzutreffenden Ausweises in der Rechnung.

Solch eine unzutreffende Rechnungsstellung wird meist erst im Rahmen von Außenprüfungen festgestellt. Die Festsetzung der unzutreffend ausgewiesenen Steuer erfolgt aber rückwirkend für den Zeitraum der Erstellung der Schlussrechnung. Eine Berichtigung kommt jedoch erst zeitnah für den Zeitraum der Erteilung einer berichtigten Rechnung an den Leistungsempfänger in Betracht. Diese getrennte zeitliche Abfolge von Festsetzung und Berichtigung in gleicher Höhe führt somit regelmäßig zu einer Festsetzung von Nachzahlungszinsen nach § 233a AO.

Die Erhebung von Nachzahlungszinsen ist in derartigen Fällen sachlich nicht unbillig, auch wenn die zu verzinsende Steuernachforderung lediglich darauf beruht, dass die Steuer nicht rückwirkend in dem Besteuerungszeitraum der ursprünglichen Rechnungserteilung berichtigt werden kann.

2.4 Bilanzielle Behandlung der Umsatzsteuer auf Anzahlungen

Aus den Grundsätzen der Bilanzierung schwebender Geschäfte und dem Charakter der Umsatzsteuer ergibt sich, dass die Umsatzsteuer auf erhaltene Anzahlungen erfolgsneutral zu behandeln ist.

Hierbei gibt es 2 verschiedene Methoden:

• Bei der Nettomethode erfolgt der Ausweis der erhaltenen Anzahlung ohne Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird als Verbindlichkeit eingestellt.
• Bei der Bruttomethode wird die erhaltene Anzahlung einschließlich der darin enthaltenen Umsatzsteuer passiviert. Für die Umsatzsteuer wird neben der Passivierung als Verbindlichkeit ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen.

Handelsrechtlich ist nur noch die Nettomethode zulässig. In der Steuerbilanz ist dagegen zwingend anhand der Bruttomethode zu bilanzieren, was in der Praxis aber oft verkannt wird.