Abschlagsrechnung Muster

Sie sind auf der Suche nach einer kostenlosen Vorlage für eine Abschlagsrechnung? Dann sind Sie hier richtig. Unsere Vorlagen sind kostenlos und auf Ihre Ansprüche anpassbar. Laden Sie einfach die Vorlage herunter, die Ihnen zusagt.

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Abschlagsrechnung Muster

Nicht immer ist es sinnvoll, den kompletten Rechnungsbetrag auf einen Schlag auf eine Rechnung zu schreiben. Wenn es sich um einen sehr hohen Betrag handelt, kann es besser sein, den Betrag auf mehrere Rechnungen zu verteilen, damit Kund:innen nicht direkt viel Geld auf einmal bezahlen müssen. Dafür sind Abschlagsrechnungen da.

Die Vorlage für die Abschlagsrechnungen berücksichtigen natürlich alle Pflichtangaben und können leicht bearbeitet und ausgefüllt werden.

Screenshot: Vorlage für eine Abschlagsrechnung zum kostenlosen Download

Sie wollen eine Abschlagsrechnung schreiben? Dann ist eine Vorlage für eine Abschlagsrechnung sehr praktisch. Noch praktischer ist es aber …

  • … wenn sie in Zukunft nicht alle Daten immer wieder manuell in die Abschlagsrechnung eintragen müssen.
  • … wenn Sie dank automatischem Zahlungsabgleich immer sehen, welche Abschlagsrechnung noch offen ist.
  • … wenn Rechnungen ganz einfach automatisch GoBD konform archiviert werden.

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Alles Wichtige zur Abschlagsrechnung mit Muster

Bei großen Aufträgen entstehen häufig auch große Rechnungen. Damit Ihre Kundschaft nicht auf einen Schlag sehr hohe Beträge zahlen muss, können Sie statt einer großen Rechnung mehrere Abschlagsrechnungen erstellen. Am besten nutzen Sie dafür eine Vorlage. Sie können hier eine kostenlose Vorlage für eine Abschlagsrechnung herunterladen.

Wofür braucht man eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung wird erstellt, wenn ein Teil einer Ware, einer Leistung oder Lieferung bereits vor Arbeitsbeginn abgerechnet werden soll. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Gesamtrechnung sehr hoch ausfällt und die Erbringung der Leistung sich über einen längeren Zeitraum erstreckt.

Bauleistungen sind ein bekanntes Beispiel für Abschlagsrechnungen. Meistens ist der Preis für die Waren und die Leistungen recht hoch und der Bau erstreckt sich über längere Zeit. Über die Abschlagsrechnungen können Teile schon vor der Fertigstellung abgerechnet werden. Beispielsweise kann ein Bauunternehmen das Material für einen Auftrag als Abschlagsrechnung in Rechnung stellen, bevor es überhaupt mit dem Auftrag beginnt.

Ein weiteres Beispiel sind technische Anlagen. Bis alle Apparate, Maschinen und Geräte bereits und miteinander gekoppelt sind, kann eine Weile vergehen. Alles muss funktionabel und sicher sein. Während so einem langwierigen Prozess kann die ein oder andere Abschlagsrechnung sinnvoll sein.

Der Vorteil an dieser Methode ist, dass Kund*innen nicht einen sehr hohen Betrag auf einmal aufbringen müssen und das Unternehmen bekommt zwischendurch schon mal den ein oder anderen Betrag zurück und bleibt dadurch liquide.

Besonders für Kleinunternehmer:innen und Freiberufler:innen sind Abschlagsrechnungen eine gute Möglichkeit, bei längeren Aufträgen, nicht in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten. Vor allem, wenn die Einnahmen ohnehin nicht allzu hoch sind, können Sie also mit Abschlagsrechnungen der Gefahr einer Insolvenz entgegenwirken.

Eine gesetzliche Vorschrift über die Höhe oder Menge von Abschlagsrechnungen gibt es nicht. Die Vereinbarung findet immer individuell zwischen Gläubiger:in und Schuldner:in statt. Dabei wird auch festgelegt, wie viele Abschlagsrechnungen gestellt werden und wie die Zahlungsfristen aussehen sollen. Meistens beträgt die Frist 30 Tage. Das wird zwar nicht vertraglich festgehalten, aber die vereinbarten Fristen, Beträge und Anzahl für die Abschlagsrechnungen müssen dann von beiden Seiten eingehalten werden.

Unterschiede zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung

Im Grunde handelt es sich bei der Abschlagsrechnung um eine Teilrechnung. Man trennt die Begriffe aber voneinander, da es gewisse Unterschiede gibt.

Bei einer Teilrechnung handelt es sich meistens um eine Rechnung, die einen bereits erbrachten Teil einer Leistung beinhaltet. Eine Abschlagsrechnung können Sie auch dann erstellen, wenn noch keine Leistung erbracht wurde. Es handelt sich um Vorauszahlungen, die vor der Leistungserbringung erbracht werden.

Teilrechnungen werden gerne auch dann erstellt, wenn ein Gesamtprojekt aus mehreren kleinen Leistungen besteht. Dann kann über die Teilrechnungen jeweils eine kleinere Leistung abgerechnet werden. Welche Leistungen das sind, wird zuvor festgelegt und dann in Form von Teilrechnungen beglichen.

Sowohl bei Abschlagsrechnungen als auch bei Teilrechnungen gibt es am Ende eine Schlussrechnung, auf der der restliche Betrag vermerkt ist, der zuvor noch nicht abgerechnet wurde. Die Vorauszahlungen werden allesamt auf der Schlussrechnung aufgelistet.

In Bezug auf die Steuern gibt es ebenfalls einen kleinen Unterschied zwischen Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen. Bei einer Teilrechnung muss die Umsatzsteuer ganz normal mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums bezahlt werden, in dem die Leistung oder Lieferung erbracht wurde. Bei einer Abschlagsrechnung gilt hingegen der Zeitpunkt, an dem die Rechnung erstellt wurde. So kann es also passieren, dass die Umsatzsteuer für Abschlagsrechnungen bereits vor der Leistungserbringung bezahlt werden muss.

Pauschale und kumulative Abschläge

Bei Abschlagsrechnungen wird zwischen pauschalen und kumulativen bzw. kumulierten Abschlägen unterschieden. Dabei geht es darum, wie sich die einzelnen Abschlagsrechnungen im Verlaufe des Auftrags entwickeln.

Pauschale Abschläge

Pauschale Abschlagsrechnungen unterscheiden sich im Prinzip nicht von normalen Rechnungen. Sie weisen darauf einen Teil der zu erbringenden Leistungen und Lieferungen aus. Das kann beispielsweise ein Prozentsatz des Gesamtprojekts sein.

Sie könnten zum Beispiel 10 Prozent der Gesamtleistung auf der ersten Abschlagsrechnung angeben. Auf der zweiten Abschlagsrechnung dann wieder 10 Prozent. Das können Sie dann so mit den weiteren Abschlagsrechnungen weiterführen und wenn der Auftrag abgeschlossen ist, werden die übrigen Prozente auf der Schlussrechnung angegeben.

Die Schlussrechnung bildet alle Positionen ab und enthält den Gesamtbetrag. Dabei werden die einzelnen Abschläge selbstverständlich verrechnet.

Ein Beispiel:

Pauschale Abschlagsrechnung 1

Position Menge Einheit Beschreibung Preis Gesamt
1 1 pauschal 10 % des Gesamtauftrags 1.000,00 € 1.000,00 €
>Netto 1.000,00 €
Zzgl. 19 % USt 190,00 €
Brutto 1.190,00 €

Pauschale Abschlagsrechnung 2

Position Menge Einheit Beschreibung Preis Gesamt
2 1 pauschal 10 % des Gesamtauftrags 1.000,00 € 1.000,00 €
Netto 1.000,00 €
Zzgl. 19 % USt 190,00 €
Brutto 1.190,00 €

Pauschale Abschlagsrechnung 3

Position Menge Einheit Beschreibung Preis Gesamt
3 1 pauschal 10 % des Gesamtauftrags 1.000,00 € 1.000,00 €
Netto 1.000,00 €
Zzgl. 19 % USt 190,00 €
Brutto 1.190,00 €

Drei Abschlagsrechnungen haben Sie also erstellt und es wurden 30 Prozent bezahlt. Jetzt müssen Sie die Schlussrechnung erstellen, um auch die restlichen 70 Prozent des Auftrags zu berechnen.

Die Schlussrechnung

Zahlungsaufstellung Art Datum Netto USt. 19 % Brutto
Gesamtbetrag 01.07.2022 10.000,00 € 1,900,00 € 11.900,00 €
  1. Abschlagsrechnung
Zahlung 01.04.2022 – 1.000,00 € – 190,00 € – 1.190,00 €
  1. Abschlagsrechnung
Zahlung 01.05.2022 – 1.000,00 € – 190,00 € – 1.190,00 €
  1. Abschlagsrechnung
Zahlung 01.06.2022 – 1.000,00 € – 190,00 € – 1.190,00 €
Offener Betrag 7.000,00 € 1.330,00 € 8.330,00 €

 

Natürlich können Sie auch mehr als drei Abschlagsrechnungen erstellen und so den Gesamtbetrag für die Schlussrechnung mindern.

Kumulative Abschläge

Die kumulative bzw. kumulierte Abschlagsrechnung baut dem Namen nach aufeinander auf. Das bedeutet, dass die Abschlagsrechnungen den Fortschritt des Auftrags festhalten und alle Positionen auf jeder Rechnung auftauchen – auch die bereits bezahlten und abgeschlossenen.

Dadurch weist jede weitere Abschlagsrechnung einen höheren Betrag auf als die vorherige. Dafür bieten Sie immer einen Überblick über den aktuellen Stand des Auftrags.

Ein Beispiel:

Kumulierte Abschlagsrechnung 1

Menge Beschreibung Preis Gesamt
Auflistung der bisher ausgeführten Arbeiten
1 Betrag der 1. Abschlagszahlung 1.000,00 € 1.000,00 €
Netto 1.000,00 €
Zzgl. 19 % USt 190,00 €
Brutto 1.190,00 €

Kumulierte Abschlagsrechnung 2

Menge Beschreibung Preis Gesamt
Auflistung der bisher ausgeführten Arbeiten aus 1. Abschlagsrechnung 1.000,00 € 1.000,00 €
1 Betrag der 2. Abschlagszahlung 1.000,00 € 1.000,00 €
Netto 2.000,00 €
Zzgl. 19 % USt 380,00 €
Brutto 2.380,00 €
abzgl. Rechnung vom 01.04.2022 – 1.190,00 €
Restbetrag Brutto 1.190,00 €

 

Kumulierte Abschlagsrechnung 3

Menge Beschreibung Preis Gesamt
Auflistung der bisher ausgeführten Arbeiten aus 1. Abschlagsrechnung 1.000,00 € 1.000,00 €
Auflistung der bisher ausgeführten Arbeiten aus 2. Abschlagsrechnung 1.000,00 € 1.000,00 €
1 Betrag der 3. Abschlagsrechnung 1.000,00 € 1.000,00 €
Netto 3.000,00 €
Zzgl. 19 % USt 570,00 €
Brutto 3.570,00 €
abzgl. Rechnung vom 01.04.2022 – 1.190,00 €
abzgl. Rechnung vom 01.05.2022 – 1.190,00 €
Restbetrag Brutto 1.190,00 €

 

Wie bei der pauschalen Abschlagsrechnung können Sie das so weiterführen, bis Sie eine Schlussrechnung erstellen. Die Schlussrechnung sieht in beiden Fällen gleich aus und listet alle Zahlungen noch einmal auf.

Pflichtangaben auf einer Abschlagsrechnung

Die Angaben auf einer Abschlagsrechnung gleichen denen in einer normalen Rechnung.

Das sind die Pflichtangaben auf einer Abschlagsrechnung:

  • Name und Anschrift des oder der Gläubiger:in
  • Name und Anschrift des oder der Schuldner:in
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Art der Leistung
  • Umfang der Leistung
  • Steuernummer des oder der Gläubiger:in
  • Bankverbindung des oder der Gläubiger:in
  • Umsatzsteuersatz
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Bruttobetrag
  • Kennzeichnung als Abschlagsrechnung
  • Nummerierung der Abschlagsrechnung
  • Zahlungsziel
  • Lieferungszeitpunkt (sofern noch nicht erfolgt)

Damit das Finanzamt eine Abschlagsrechnung anerkennt, müssen Sie dringend alle Pflichtangaben darauf berücksichtigen. Haben Sie einen Fehler in der Abschlagsrechnung, kann es sein, dass das Finanzamt die Rechnung im Rahmen Ihrer Steuererklärung nicht anerkennt. Dass das einen erheblichen Aufwand für Sie und Ihre Kund:innen bedeuten würde, müssen wir wohl nicht erwähnen.

Damit Sie immer alle Angaben in Ihrer Abschlagsrechnung haben, stellen wir Ihnen gerne kostenlos eine Vorlage zur Verfügung, die Sie frei bearbeiten und ausfüllen können.