Pflichtenheft Vorlage

Ein Pflichtenheft mit Vorlage erstellen

Das Pflichtenheft ist sozusagen die Antwort auf das Lastenheft. Während das Lastenheft von dem oder der Auftraggeber:in erstellt wird, kümmert sich um das Pflichtenheft der oder die Auftragnehmer:in. Mit unserer kostenlosen Vorlage wird es leichter, das Pflichtenheft mit allen wichtigen Aspekten auszufüllen.

Aufbau und Inhalt vom Pflichtenheft

Das Pflichtenheft ist das Arbeitskonzept für die Umsetzung eines Projektes. Die Grundlage für das Pflichtenheft ist immer das Lastenheft, dass von dem oder der Auftraggeber:in erstellt wurde. Vom Aufbau unterscheiden sich Lastenheft und Pflichtenheft nicht groß.

In einem Pflichtenheft sollten folgende Aspekte ausführlich berücksichtigt und ausformuliert werden, damit es einen guten Einblick in die Anforderungen an das Projket ergibt:

• Eine klare Definition der Ziele, die am Ende des Projekts stehen sollen
• Das Projekt konkretisieren und für die Mitarbeiter:innen greifbar machen
• Mögliche Probleme deutlich benennen und Lösungsvorschläge formulieren
• Die Anforderungen und benötigten Mittel deutlich darstellen
• Ein Zeitplan für die einzelnen Phasen und das gesamte Projekt inklusive Arbeitszeiten
• Reduzierung von Missverständnissen durch den gleichen Kenntnisstand aller Beteiligten
• Einen konsistenten Ablauf des Projekts durch deutliche Formulierungen fördern
• Die Qualitätssicherung und -abnahme berücksichtigen und vermerken, wie diese stattfinden soll
• Prozesse effizienter gestalten, indem Planungen bereits vermerkt sind
• Die Produktivität durch eine sinnvolle Struktur erhöhen

Wie diese Übersicht schon zeigt, ist das Erstellen eines detaillierten Pflichtenhefts mit viel Arbeit verbunden. Der Aufwand und die Zeit lohnen sich aber, denn mit einem gut strukturierten Pflichtenheft haben alle Arbeiter:innen an dem entsprechenden Projekt immer alles Wichtige im Überblick. Darüber hinaus sind darin alle Anforderungen vermerkt, sodass die Vorbereitungen grundsätzlich sehr effizient gestaltet werden können, damit die Arbeit am Projekt kaum unterbrochen werden muss.

Mit unserer Vorlage haben Sie weniger Arbeit bei der Erstellung des Pflichtenhefts, da wir bereits einige Punkte vorformuliert haben. Sie müssen nur Ihre Angaben in die Pflichtenheft Vorlage eintragen. Dazu haben wir an allen entsprechenden Stellen eine farbliche Markierung oder zusätzlich einen Hinweis darauf eingefügt, was an der Stelle eine sinnvolle Ergänzung sein könnte. Auf diese Weise ist es verhältnismäßig einfach, das Pflichtenheft für Ihr Projekt zu erstellen.

Ein Pflichtenheft mit Vorlage erstellen

Das Pflichtenheft unterliegt im Aufbau und dem Inhalt keiner rechtlichen Grundlage. Alles darin ist also frei wählbar, allerdings gibt es natürlich gewisse Aspekte, die sich bewährt haben und die bei jedem Projekt berücksichtigt werden sollten.

Dazu gehört neben der Auflistung aller Beteiligten inklusive der Team-Zugehörigkeit, der genaue Ablauf und die benötigte Zeit, um das Projekt wie gewünscht umzusetzen.

Eckpunkte im Pflichtenheft

Folgende Punkte sollten in jedem Pflichtenheft berücksichtigt und möglichst genau beantwortet werden:

• Einleitung – Kurzbeschreibung des Projekts und Nennung von Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in. Was soll das Projekt beinhalten und wie soll das Endergebnis aussehen? Die Einleitung dient vor allem dazu, jeder Person, die an dem Projekt beteiligt ist, zu vermitteln, was wichtig ist und woraus geachtet werden muss, deshalb sollte die Einleitung möglichst genau ausformuliert, aber nicht zu lang sein.
• Auftrag – die Formulierung des Auftrags selbst. Erläuterungen zu den genauen Vorgaben, Etappenziele und Rahmenbedingungen können schon mal angeschnitten werden, um sie später weiter auszuformulieren. Gibt es spezielle Besonderheiten bei dem Projekt, sollten diese erwähnt werden.
• Bereits bestehende Produkte oder abgeschlossene Aufgaben – wurden bereits Aufgaben innerhalb des Projektes abgeschlossen – zum Beispiel von anderen externen Auftragnehmer:innen oder dem oder der Auftraggeber:in selbst – wird das vermerkt, damit die Arbeit nicht doppelt erledigt wird.
• Teams – alle Teilnehmenden am Projekt und welchen Teams diese angehören inklusive Kontaktdaten, damit man immer schnell Verbindung aufnehmen kann.
• Rahmenbedingungen – Zeiten für das Projekt selbst, die einzelnen Phasen und die Arbeitszeiten insgesamt.
• Technische Anforderungen – was wird für die Umsetzung des Projektes an Hardware, Software, Werkzeug oder Equipment benötigt. Sinnvoll ist es, diese Anforderungen pro Aufgabe aufzustellen und nicht nur allgemein für das gesamte Projekt.
• Problemanalyse – erwartete Probleme werden aufgeführt und direkt mit Lösungsansätzen versehen, damit später die Arbeit nicht ins Stocken gerät, weil für ein Problem keine Lösung vorhanden ist. Auch eher unwahrscheinlichere Probleme sollten hier berücksichtigt werden, um auf jeden Fall vorbereitet zu sein.
• Qualität – die Anforderungen an die Qualität und ein Verweis darauf, wie die Qualitätssicherung, -kontrolle und -abnahme vorgenommen werden wird.
• Entwicklung – der gesamte Ablauf des Projektes, mit der gesamten Organisation und was wann und wo passieren soll.

Die Kontrolle des Pflichtenheftes

Bevor die Arbeit an dem Projekt beginnt, wird das Pflichtenheft dem oder der Auftraggeber:in noch einmal vorgelegt. Meistens werden dann noch einzelne Anpassungen vorgenommen oder kleine Details genauer abgesprochen, damit das Projekt am Ende auch genau so umgesetzt wird, wie es sich der oder die Auftraggeber:in vorstellt.

Wichtig ist, dass das Pflichtenheft möglichst auf den Angaben aus dem Lastenheft des oder der Auftraggeber:in basiert. So wird verhindert, dass es hinterher zu großen Änderungen kommt oder noch viele Angaben angepasst werden müssen.

Tipp: Weisen Sie ihre:n Auftraggeber:in auf die kostenlose lexoffice Lastenheft Vorlage hin – so sparen Sie sich viel Zeit.

Mit einer Vorlage für ein Pflichtenheft haben Sie den Vorteil, dass die wichtigsten Punkte bereits vorgegeben sind. Das sind genau die Aspekte, die auch der oder die Auftraggeber:in im Lastenheft vermerken wird. So können die Angaben recht einfach ins Pflichtenheft übertragen und entsprechend angepasst werden. Das spart Zeit und Mühe. Laden Sie einfach unsere kostenlose Vorlage für ein Pflichtenheft herunter.