So führt man ein Mitarbeitergespräch mit umfangreichem Muster

Um sich gut auf ein Mitarbeitergespräch vorzubereiten, haben wir für Sie eine umfangreiche Datei angelegt, in der Sie Musterprotokolle, Checklisten zur Vorbereitung und einen Leitfaden für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch finden. Laden Sie es einfach kostenlos herunter.

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Arten von Mitarbeitergesprächen

Der Anlass für ein Mitarbeitergespräch kann unterschiedlich begründet sein. Es kommt dabei manchmal auch darauf an, von welcher Seite das Gespräch gefordert wird.
Die wichtigsten Arten von Mitarbeitergesprächen sind folgende:

  • Anerkennungsgespräch – Anerkennung und Lob sind angebracht, wenn besondere Leistungen oder außergewöhnliche Verdienste vollbracht wurden
  • Beratungsgespräch – eine Beratung kann nützlich manchmal aber auch notwendig sein, um Mitarbeiter:innen fachlich oder mental mit neuen Maschinen oder Aufgaben vertraut zu machen
  • Beurteilungsgespräch – eine Beurteilung erfolgt meistens, wenn eine Belohnung oder Beförderung ansteht, sie kann aber auch auf bestimmte Entwicklungen abzielen oder auch auf gewisse Weise negativ ausfallen; Angestellte können ein Beurteilungsgespräch anfragen
  • Konfliktgespräch – stören Konflikte zwischen Mitarbeiter:innen und/oder Vorgesetzten das Betriebsklima, sollte das in einem Konfliktgespräch geklärt werden
  • Kritikgespräch – wird Fehlverhalten beobachtet oder macht ein:e Mitarbeiter:in Fehler, kann ein Kritikgespräch helfen, die Arbeitsweise und das Verhalten zu verbessern
  • Kündigungsgespräch – das Gespräch, auf das sich niemand freut wird einberufen, wenn ein:e Mitarbeiter:in die Firma verlassen muss

Es gibt natürlich positivere und negativere Gespräche. Diese Liste ist zwar alphabetisch geordnet, stellt aber auch ungefähr eine Abstufung von positiven Gesprächen und negativen Gesprächen dar. Anerkennung ist immer eine positive Sache, während eine Kündigung meistens negativ aufgenommen wird.

Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs

Damit ein Mitarbeitergespräch unabhängig vom Thema für beide Parteien nicht zu anstrengend wird und am Ende zu Frust führt, sollten Vorbereitungen getroffen werden.

Das ist natürlich vor allem ein organisatorischer Vorgang, aber auch auf der mentalen Ebene kann man sich auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten.
Dabei sind folgende Punkte wichtig:

Themen

Wir haben die Arten des Mitarbeitergesprächs bereits aufgelistet, aber natürlich gibt es innerhalb dieser Arten noch Variationen und auch ist es nicht immer so, dass ein Gespräch nur ein Thema beinhaltet.
Sie müssen sich also zuerst im Klaren darüber sein, welche Themen im Gespräch vorkommen sollen und auch, in welcher Reihenfolge Sie diese am besten hervorbringen. Oft gibt es dabei gute Möglichkeiten, von einem Thema zum nächsten überzuleiten, was das Gespräch im Fluss hält und nicht unnötig in die Länge zieht.

Zeit

Die Länge des Gesprächs kann entscheidend dafür sein, wie motiviert man am Ende wieder herauskommt. „So kurz wie möglich, aber so lang wie nötig“ ist dabei eine gute Richtlinie, um alle wichtigen Themen unterzubringen, aber sich nicht gegenseitig auszulaugen.

Bedenken Sie dabei auch immer, dass zu einem Gespräch zwei Personen gehören. Sie sprechen also nicht alleine, sondern müssen auch einplanen, dass Ihr:e Gesprächspartner:in auch etwas zum Gespräch beitragen wird in Form von Anliegen, Argumenten und Aussagen.

Ziele

Die Art des Gesprächs gibt im Prinzip bereits vor, worum es dabei geht, aber manchmal kann das Ziel, dass mit dem Gespräch erreicht werden soll, ein anderes sein. Legen Sie klare Ziele fest, die am Ende des Gesprächs erreicht werden sollen und bereiten Sie das komplette Gespräch mit allen Argumenten und Aussagen in diese Richtung vor.

Kommunikation

Das Sprichwort „der Ton macht die Musik“ ist zwar ziemlich verbraucht, aber deshalb nicht weniger wahr. Unabhängig vom Thema muss die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Angestellten natürlich immer auf einer respektvollen Ebene stattfinden.

Aber es ist auch nicht unwichtig, dass Sie sich im Vorfeld Gedanken darum machen, wie Sie bestimmte Informationen vermitteln. Die Wirkung ist schließlich oft entscheidend. Fallen Sie direkt mit der Tür ins Haus oder bauen Sie das Thema langsam auf? Bleiben Sie möglichst auf einer sachlichen Ebene oder kann es auch ein wenig persönlicher sein? Je nach Thema und Informationsgehalt gibt es viele Abstufungen.

Ort

Die meisten Gespräche finden vermutlich einfach im Büro der Führungskraft statt, aber das ist nicht immer die sinnvollste Umgebung. Vor allem bei „schlechten Nachrichten“ oder ernsteren Gesprächen ist ein neutraler Ort vorzuziehen.

Ein Besprechungszimmer mit ein paar Getränken und etwas Komfort ist eigentlich für jede Art von Mitarbeitergespräch die richtige Wahl, da es eine andere Wirkung hat.

Beispiele für Fragen in Mitarbeitergesprächen

Kein Mitarbeitergespräch verläuft gleich, aber es gibt bestimmte Fragen, die gerne in Mitarbeitergesprächen gestellt werden.

Es gibt mehrere Arten von Fragen, die verschiedene Absichten verfolgen:

Geschlossene Fragen

Eine geschlossene Frage lässt als Antwort nur ein „ja“ oder ein „nein“ zu. Damit steuert man das Gespräch und hält den Redeanteil von Gesprächspartner:innen knapp. Dadurch kann schnell der Eindruck entstehen, dass das Gespräch nur einseitig verläuft und die Motivation sinken.
„Haben Sie bereits Erfahrungen mit X gemacht?“

Offene Fragen

Eine offene Frage gibt Spielraum bei der Beantwortung und können nicht einfach mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden. Meistens dienen Sie der Informationsbeschaffung, aber sie geben Mitarbeiter:innen auch die Möglichkeit, ein wenig über Erfahrungen und Ansichten zu sprechen.
„Was glaube Sie, wie Ihnen diese Ausbildung weiterhelfen wird?“

Steuerungsfragen

Eine Steuerungsfrage wirkt meistens manipulativ und sollte deshalb nur eingeschränkt verwendet werden.
„Was fällt Ihnen zum Thema X ein?“

Kontrollfragen

Mit Kontrollfragen wird schlicht kontrolliert, ob man sich einig ist.
„Sie denken doch auch, dass …?“

Suggestivfragen

Bei Suggestivfragen steht die Meinung bereits fest und sie zielen einzig auf Bestätigung ab.
„Es macht Ihnen doch sicherlich nichts aus, Aufgabe X zu erledigen?“

Alternativfragen

Bei Alternativfragen bekommt der oder die Gesprächspartner:in eine Wahl.
„Für was würden Sie sich zwischen X und Y entscheiden?“
Bei den Fragen sollte eine gesunde Mischung im Gespräch vorhanden sein. Allerdings ist auch Vorsicht geboten, welche Fragen man stellt.
Für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch haben wir Ihnen eine Vorlage erstellt, die voll mit Fragen, Checklisten und einem Leitfaden zur Vorbereitung ist, damit Sie bestens auf Ihr nächsten Mitarbeitergespräch vorbereitet sind. Laden Sie dieses umfangreiche Muster jetzt herunter.