Vorlage Reisekostenabrechnung

Dienstliche Reisen können nicht nur Arbeitnehmer:innen abrechnen; auch Selbstständige und Freiberufler:innen können Reisekosten als Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Sie können unsere Vorlage für die Reisekostenabrechnung kostenlos herunterladen und anpassen.

Einen automatisierten Reisekosten Workflow bekommen Sie mit lexoffice:

Vorlage für die Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung

Zur Reisekostenabrechnung gehören nicht nur Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegung sondern weitere Reisekosten. Damit Sie keine Reisekosten vergessen und alles korrekt abrechnen, stellen wir Ihnen eine Vorlage in verschiedenen Formaten zur Verfügung. Oder sie automatisieren und digitalisieren ihre Reisekostenabrechnung >>

lexoffice Vorlage für die Reisekostenabrechnung

Sie wollen Ihre Reisekostenabrechnung erstellenDann ist so eine Vorlage für eine Reisekostenabrechnung ganz praktisch.
Noch praktischer ist es aber …

  • … wenn sie den Reisekosten Workflow einfach automatisieren können.
  • … wenn sie immer wissen, welche Kosten sie vollständig absetzen können und wo gesetzliche Pauschalen greifen.
  • … wenn die Reisekosten auch automatisch korrekt verbucht sind.

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Reisekostenabrechnung: Mit einer guten Vorlage klappt es fix und tadellos

Auf Dienstreisen fallen schnell nicht unerhebliche Kosten an. Angefangen bei der An- und Abreise, über eine eventuelle Übernachtung bis hin zu den Mehrkosten für Essen und Trinken. Arbeitnehmer, aber auch Freiberufler oder Selbständige, müssen diese Kosten nicht aus der eigenen Tasche finanzieren, sondern können sie sich vom Arbeitgeber erstatten lassen, beziehungsweise als Betriebsausgaben steuermindernd geltend machen. Mit einer Reisekostenabrechnung Vorlage lassen sich die einzelnen Kostenarten schnell und unkompliziert erfassen.

Und: Unsere Reisekostenabrechnung Vorlage verhindert, dass kleinere Ausgaben-Posten vergessen werden, die in der Summe und bei häufigeren Dienstreisen nicht selten erkleckliche Beträge ausmachen. Das Muster steht zum kostenlosen Download für Sie bereit.

Wer kann eine Reisekostenabrechnung Vorlage nutzen?

Jede:r, der:die eine Dienstreise unternimmt oder unternehmen muss, kann für die anschließende Auflistung der entstandenen Kosten eine Reisekostenabrechnung Vorlage verwenden. Als Dienst- oder Geschäftsreise gilt eine Tätigkeit immer dann, wenn der Arbeitsort deutlich weiter entfernt liegt als der übliche Arbeitsplatz des Arbeitnehmers oder Freiberuflers. Allerdings greift diese Definition nur bis zu einer Frist von drei Monaten: Ab diesen Zeitpunkt wird der auswärtige Ort als reguläre Arbeitsstätte angesehen. Die Verwendung einer Reisekostenabrechnung Vorlage entbindet jedoch nicht von der Pflicht, die einzelnen Einträge durch Belege und Quittungen nachweisen zu müssen.

Welche Kostenarten können berücksichtigt werden?

Grundsätzlich werden verschiedene Kostenarten unterschieden, die bei jeder Dienstreise anfallen können. In unserer Reisekostenabrechnung Vorlage sind sie als kostenlose Excel-Datei übersichtlich gegliedert.

Fahrkosten in der Reisekostenabrechnung Vorlage

In Ihrer Reisekostenabrechnung können Sie nicht nur die Hin- und Rückfahrt zu Ihrem Bestimmungsort, sondern auch alle Fahrten am Zielort geltend machen. Die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus und Bahn, Zug und Flugzeug, aber auch für den Mietwagen oder das Taxi werden vollumfänglich erstattet – vorausgesetzt Sie fügen Ihrer Reisekostenabrechnung die entsprechenden Belege, Quittungen oder Fahrkarten bei.

Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw dürfen Sie sich zwischen der Kilometerpauschale (30 Cent für die ersten 20 Kilometer, 35 Cent für jeden weiteren) entscheiden oder Sie wählen den tatsächlichen Aufwands- beziehungsweise fahrzeugindividuellen Kilometersatz, den Sie allerdings mit einem sorgfältig geführten Fahrtenbuch nachweisen müssen.

Übernachtungskosten in der Reisekostenabrechnung Vorlage

Dauert Ihre Dienstreise länger als einen Tag, werden Ihnen die Ausgaben für das Hotelzimmer, die Pension oder das Apartment vergütet. Weist Ihre Hotelrechnung nur einen Gesamtbetrag für Übernachtung mit Frühstück aus, so muss dieser Betrag um 20 Prozent gekürzt werden. Das Frühstück fällt in die Kostenrubrik „Verpflegungsmehraufwand“ und wird an dieser Stelle berücksichtigt.

Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung Vorlage

Grundsätzlich geht der Gesetzgeber davon aus, dass Sie sich auf einer Dienstreise kostenintensiver verpflegen müssen, als Sie das zuhause getan hätten. Deshalb gewährt er Ihnen eine sogenannte Verpflegungsmehraufwand-Pauschale. Sie beträgt bei mehr als achtstündiger Dauer 14 Euro und erhöht sich auf 28 Euro, wenn Sie mehr als 24 Stunden unterwegs sind.

Was genau zählt zu den Reisenebenkosten?

Die vierte Kostenart, die Sie auch in unserer Reisekostenabrechnung Vorlage im kostenlosen Download finden, betrifft die Reisenebenkosten. Oft handelt es sich bei diesen Posten um kleinere Beträge, mit denen es sich jedoch exakt so wie mit dem sprichwörtlichen Kleinvieh, das auch Mist macht, verhält. Sammeln Sie daher unbedingt auch die kleinen Tickets und Belege, die Sie im Laufe einer Dienstreise erhalten. Dazu zählen beispielsweise:

  • Parktickets oder Mautgebühren,
  • Gepäckaufbewahrungskosten,
  • Telefon- und Internetkosten für dienstliche Zwecke,
  • Eintrittskarten für Veranstaltungen,
  • Kleidungsreinigung, Schuhputzservice,
  • Reisegepäckschäden.

Warum ist eine Reiskostenabrechnung Vorlage nützlich?

Erstaunlicherweise schreibt der Gesetzgeber keine besondere formale Form für die Reisekostenabrechnung vor. Dennoch erleichtert eine Reisekostenabrechnung Vorlage nicht nur Ihnen die Auflistung aller relevanten Posten, sie macht es auch der prüfenden Buchhaltung deutlich einfacher, schnell Ihre Angaben zu erfassen. Mit unserer Reisekostenabrechnung Vorlage zum kostenlosen Download laufen Sie zudem niemals Gefahr, wichtige Pflichtangaben zu vergessen. Dazu zählen Ihr Name, die Dauer und der Anlass der Geschäftsreise sowie natürlich das Ziel. Wenn Sie Ihre Abrechnung bislang immer vor sich hergeschoben haben – probieren Sie unsere Reisekostenabrechnung Vorlage zum kostenlosen Download. Dann klappt es ganz fix und trotzdem tadellos.

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