Verpflegungsmehraufwendungen und Verpflegungspauschalen
Die Verpflegungskosten auf Dienstreisen sind meistens höher als im Büro oder in der Firma. Den Verpflegungsmehraufwand gleichen Sie mit Hilfe von Verpflegungspauschalen aus. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Was sind Verpflegungskosten?
Unter Verpflegungskosten versteht man diejenigen Kosten, die eigentlich weder Betriebsausgaben noch steuerlich abziehbar sind: Die private Verpflegung des:der Unternehmer:in. Dazu gehören Kosten für Unterkunft und Mahlzeiten.
Bei betrieblich veranlassten Geschäftsreisen aber hat der Fiskus mit dem Verpflegungsmehraufwand eine Pauschale geschaffen, durch die die (zwangsweise durch die Abwesenheit vom Wohn- und Arbeitsort) anfallenden Kosten für die Verpflegung abgedeckt sein sollen. Der Verpflegungsmehraufwand wird auch Spesenpauschale genannt und deckt vorrangig die Verköstigung ab: Also Frühstück im Hotel, Snacks unterwegs und Mahlzeiten, die keine Geschäftsessen sind, die mit Bewirtungsbelegen nachgewiesen und abgerechnet werden.
Wann darf man Verpflegungsmehraufwand geltend machen?
Wenn eine Geschäftsreise dafür sorgt, dass Sie 8 Stunden und länger vom Betrieb fernbleiben und auswärts arbeiten und Sie am Morgen und/oder Abend zu Hause waren, beträgt der Verpflegungsmehraufwand 14,00 Euro. Das gilt also sowohl für die Geschäftsreise, die um 7:00 Uhr morgens beginnt und von der Sie um 18:00 Uhr zurückkehren, aber auch für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Geschäftsreisen.
Jeder Tag der Geschäftsreise, an welchem Sie volle 24 Stunden abwesend sind, erzeugt einen Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 28,00 Euro – zumindest bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands. Für das Ausland gelten andere, häufig höhere Sätze.
Der Verpflegungsmehraufwand darf nur dann geltend gemacht werden, wenn die Geschäftsreise tatsächlich betrieblich veranlasst ist. Wenn Sie beispielsweise 5 Tage auf einer Fachmesse sind und am sechsten Tag die Stadt erkunden und privaten Urlaub machen, müssen Sie den privaten Anteil Ihrer Geschäftsreise sowohl aus den Verpflegungsmehraufwendungen als auch aus den Übernachtungs- und Fahrtkosten prozentual herausrechnen.
Mit Verpflegungsmehraufwand 8 Stunden abwesend sein
Als Startzeitpunkt für die Berechnung nehmen Sie immer den Zeitpunkt Ihrer Abreise. Fahren Sie direkt von zu Hause los, gilt der Zeitpunkt, an dem Sie Ihre Haustür hinter sich schließen, als Reisestart. Suchen Sie vor dem Antritt der Reise noch Ihre erste Tätigkeitsstätte auf, gilt der Zeitpunkt, an dem Sie diese wieder verlassen.
Voraussetzungen und Rechtsgrundlage der Verpflegungspauschale
Seit dem Jahr 1996 werden Verpflegungsmehraufwendungen mit festen Pauschbeträgen angesetzt. Diese Verpflegungspauschalen werden jährlich neu berechnet und unregelmäßig angepasst. Zuletzt wurden sie im Jahr 2020 erhöht.
Die rechtliche Grundlage für den Verpflegungsmehraufwand finden Sie im Einkommensteuergesetz § 9 Abs. 4a. Zuvor waren die Reisekosten und die Verpflegungsmehraufwendungen gesondert und im Verbund mit den Betriebsausgaben oder Werbekosten geregelt. Im Jahr 2013 wurde das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts erlassen und die Verpflegungspauschale angepasst.
Seitdem beinhaltet die Verpflegungspauschale nur noch die eigene Versorgung in Form von Ernährung und die Übernachtungskosten. Fahrtkosten und Reisenebenkosten werden bei den Verpflegungsmehraufwendungen nicht berücksichtigt.
Fahrtkosten werden in Form der Kilometerpauschale versteuert. Pro Kilometer gilt für Kraftwagen wie bspw. Pkw ein Pauschalsatz von 0,30 Euro. Für alle anderen motorbetriebenen Fahrzeuge wie Motorräder gilt ein pauschaler Kilometersatz von 0,20 Euro. Eine Mitnahmeentschädigung gibt es seit 2014 nicht mehr.
Die Reisenebenkosten können von Arbeitgeber:innen komplett lohnsteuerfrei erstattet werden. Alternativ können Arbeitnehmer:innen die vollen Reisenebenkosten als Werbekosten von der Steuer abziehen.
Die wichtigste Voraussetzung zur Nutzung der Verpflegungspauschale ist, dass Selbstständige oder Angestellte sich „außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte“ befinden. Die erste Tätigkeitsstätte ist der übliche Arbeitsplatz.
Allerdings muss natürlich eine gewisse Begründung vorhanden sein, die Tätigkeit nicht an der ersten Tätigkeitsstätte auszuüben. Erledigen Sie eine Tätigkeit auf dem Bürgersteig vor dem Unternehmensgelände, ist das keine „Dienstreise“. Es muss durch die Entfernung zwischen erster und vorübergehender Tätigkeitsstätte sozusagen unmöglich sein, dass sich die dienstreisende Person wie üblich versorgt oder im eigenen Bett übernachten kann.
Eine weitere Voraussetzung für die Anwendung der Verpflegungspauschale ist, dass die Dienstreise mindestens acht Stunden dauert. Für kürzere Dienstreisen können Sie keine Verpflegung von der Steuer absetzen.
Die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands
Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands ist von der Länge der Dienstreise abhängig. Es gibt zwei Pauschalen, die zur Berechnung dienen:
- Die „kleine“ Spesenpauschale
Dauert die Dienstreise mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden, gilt die „kleine“ Spesenpauschale. Diese beträgt 14,00 Euro (vor 2020: 12,00 Euro). - Die „große“ Spesenpauschale
Bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden greift die „große“ Spesenpauschale. Diese beträgt 28,00 Euro (vor 2020: 24,00 Euro).
Anhand dieser beiden Pauschalen können Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand berechnen. Bei einer eintägigen Dienstreise gibt es 28,00 Euro. Bei einer halbtägigen Dienstreise 14,00 Euro.
Beispiele für den Verpflegungsmehraufwand
Dauert die Dienstreise mehrere Tage, müssen Sie dementsprechend zusammenrechnen, beginnend vom Abreisetag und Zeitpunkt der Abreise. Berücksichtigen Sie dabei immer, dass die „kleine“ Spesenpauschale erst bei vollen 8 Stunden greift. Die „große“ Spesenpauschale erst bei vollen 24 Stunden.
Dauert Ihre Dienstreise beispielsweise 31 Stunden, können Sie nur einmalig 24 Stunden berechnen, da nicht weitere 8 Stunden hinzugekommen sind.
Unternehmen Sie mehrere Dienstreisen an einem Tag, rechnen Sie die Zeiten zusammen. Kommen Sie auf über 8 Stunden, können Sie die Verpflegungspauschale ansetzen.
Bei einer Dienstreise, die über 24 Uhr hinausgeht, aber keine Übernachtung beinhaltet, gilt das Datum des Tages, an dem der größte Teil der Abwesenheit stattfand. Fahren Sie beispielsweise um 17 Uhr los und sind um 2 Uhr zu Hause, waren Sie 9 Stunden unterwegs. Davon 7 Stunden am Abreisetag , für den somit die Verpflegungspauschale berechnet wird.
Übernachtungskosten
Übernachtungen werden mit der Übernachtungspauschale berechnet. Diese beträgt 20,00 Euro pro Übernachtung oder die Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen wie bspw. Hotelrechnungen.
Unterkunftskosten für Übernachtungen können von Arbeitgeber:innen steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgezogen werden. Selbstständige können Übernachtungskosten komplett als Betriebsausgabe absetzen.
Seit 2014 gilt bei den Unterkunftskosten eine monatliche Obergrenze wie bei der doppelten Haushaltsführung. Diese Obergrenze beginnt 48 Monate (also 4 Jahre) nach Beginn einer Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland. Arbeitet ein:e Arbeitnehmer:in also 48 Monate lang größtenteils an der gleichen Tätigkeitsstätte, die nicht die erste Tätigkeitsstätte ist, dürfen die Unterkunftskosten nur noch bis zu einem Betrag von 1.000,00 Euro monatlich von Arbeitgeber:innen steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgezogen werden.
Besondere Fälle
In besonderen Fällen müssen Sie die Pauschbeträge kürzen:
- das Frühstück wird von der oder dem Arbeitgeber:in bezahlt oder ist im Preis für die Übernachtung mit inbegriffen: 20 % Abzug der Pauschale für den entsprechenden Tag
- das Mittag- und Abendessen werden bezahlt oder sind im Preis mit inbegriffen: 40 % Kürzung der Pauschale für den entsprechenden Tag
Führt Sie eine Geschäftsreise ins Ausland, berechnen Sie den Verpflegungsmehraufwand nach dem gleichen Schema. Allerdings gelten in anderen Ländern andere Verpflegungspauschalen. Die Verpflegungspauschalen im Ausland können Sie beim Bundesfinanzministerium einsehen.
Der Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung
Der Verpflegungsmehraufwand kann von Arbeitnehmer:innen nur dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Verpflegung nicht von dem oder der Arbeitgeber:in erstattet wird.
Ansonsten setzen Arbeitnehmer:innen den Verpflegungsmehraufwand in der Einkommensteuererklärung von der Steuer ab.
Selbstständige und Unternehmen ziehen die Verpflegungspauschalen als Betriebskosten ab.
Sie können die Verpflegungspauschale auch dann von der Steuer absetzen, wenn auf der Dienstreise kein Verpflegungsmehraufwand entstanden ist. Nutzen Sie beispielsweise günstige Essensangebote oder kochen auch unterwegs selbst, entsteht unter Umständen kein Verpflegungsmehraufwand.
Die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands ist in den meisten Fällen einfach und schnell erledigt. Steuerlich lässt sich die Verpflegungspauschale auch leicht absetzen. Etwas komplizierter wird es nur, wenn eventuelle Kürzungen berücksichtigt werden müssen.
Sie müssen aber keine Belege sammeln oder Aufwendungen auf andere Weise nachweisen. Das bedeutet allerdings im Umkehrschluss auch, dass bei der Steuer keine Kosten berücksichtigt werden, die über die Verpflegungspauschale hinaus entstehen. Essen Sie zweimal täglich im 5-Sterne-Restaurant, gilt die Steuerentlastung trotzdem nur bis zur Höhe der Verpflegungspauschale.