Kilometerpauschale

Was ist die Kilometerpauschale? Kilometerpauschale ist ein umgangssprachlicher Ausdruck, der eigentlich die Pendlerpauschale beschreibt. Allerdings ist die Kilometerpauschale nicht nur für Pendler gültig, sondern für alle Arbeitnehmer:innen. Die Kilometerpauschale gilt ab dem ersten Kilometer und kann von der Steuer abgesetzt werden.

Die Entfernungspauschale bringt 30 Cent pro Kilometer

Die Kilometerpauschale ist auch als Entfernungspauschale oder Fahrtkostenpauschale bekannt. Eigentlich ist die Kilometerpauschale seit 2001 gar nicht mehr aktuell, der Begriff hat sich aber etabliert und wird weiterhin verwendet. Im Einkommensteuergesetz (EStG) ist von der Entfernungspauschale die Rede. Die Pauschale gilt ab dem ersten Kilometer und kann mit 30 Cent pro Kilometer von der Steuer abgesetzt werden. Deshalb macht der Begriff der Kilometerpauschale durchaus Sinn und hat sich festgesetzt.

Das gilt für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte und ist verkehrsmittelunabhängig. Sie können die Entfernungspauschale, also in Anspruch, nehmen, wenn Sie mit dem Auto zur Arbeit fahren, aber auch mit dem Fahrrad, dem Bus, der Bahn oder auch zu Fuß gehen. Einzige Ausnahme, die nicht für die Entfernungspauschale gilt, sind Flüge. Wichtig ist, dass Sie eine offizielle erste Arbeitsstätte haben. Arbeitgeber:innen müssen diese erste Arbeitsstätte für ihre Angestellten bestimmen, wenn diese an mehreren Orten arbeiten.

Die Fahrten zu den anderen Tätigkeitsstätten können dann als Dienstreisen abgerechnet werden, das fällt aber unter Reisekosten und nicht unter die Entfernungspauschale. Um die Kilometerpauschale zu nutzen, müssen Sie keinen Nachweis vorlegen. Allerdings dürfen Sie nur den kürzesten Weg zwischen Ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte berechnen. Fahren Sie jeden Morgen auf dem Weg zur Arbeit beim Bäcker vorbei und verlängern Sie den Weg dadurch um einen Kilometer, dürfen Sie diesen Kilometer nicht bei der Kilometerpauschale berücksichtigen.

Bei einem Weg bis zu 20 Kilometer gilt der Kilometersatz von 30 Cent. Ab dem 21. Kilometer steigt der Kilometersatz. Bis zum Jahr 2026 liegt der erhöhte Kilometersatz ab dem 21. Kilometer bei 38 Cent. Das ist für Fernpendler:innen gedacht, die weitere Arbeitswege zurücklegen müssen. Die ersten 20 Kilometer bleiben aber immer bei 30 Cent. Erst alle weiteren Kilometer dürfen mit dem höheren Kilometersatz abgerechnet werden.

Was gilt als Weg zur Arbeit in Bezug auf die Kilometerpauschale?

Wie bereits erwähnt, muss der Weg zur Arbeit die kürzeste Strecke sein, um von der Kilometerpauschale zu profitieren. Es gibt aber noch ein paar weitere Regelungen, die Sie beachten müssen:

Der Arbeitsweg muss natürlich mindestens zweimal täglich zurückgelegt werden. Sie fahren oder laufen von der Wohnung zur Arbeit und fahren oder laufen vom Arbeitsplatz wieder nach Hause. Vielleicht fahren oder laufen Sie auch für die Mittagspause zwischendurch zurück nach Hause. Das spielt aber alles keine Rolle, denn Sie dürfen nur eine Strecke pro Tag in der Kilometerpauschale berücksichtigen. Es ist also völlig egal, wie oft Sie hin und her pendeln, am Ende gilt nur eine Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.

Trotzdem gilt aber Hin- und Rückfahrt als ein Arbeitsweg. Das bedeutet, dass Sie beide Strecken zurücklegen müssen, damit Sie die komplette Kilometerpauschale in Anspruch nehmen können. Fahren Sie beispielsweise am Montag zur Arbeit, aber erst am Dienstag wieder nach Hause, ist das für beide Tage nur ein halber Arbeitsweg.

Für die Kilometerpauschale gelten nur die Tage, an denen Sie tatsächlich den Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte zurücklegen. Weder Urlaubs- noch Krankheitstage zählen also und auch bei Dienstreisen, die von zu Hause aus starten, kann die Kilometerpauschale nicht beansprucht werden, da dann Reisekosten gelten. Arbeiten Sie zwischendurch im Homeoffice, entstehen auch dann natürlich keine Fahrtkosten.

Als Leitfaden können Sie sich merken, dass das Finanzamt bei einer Fünf-Tage-Woche ungefähr 220 Fahrten im Jahr für die Kilometerpauschale akzeptiert. Das sind also 44 Wochen im Jahr, auf die Sie abzüglich Urlaub und Krankheiten kommen dürfen. Sie können natürlich auch versuchen, mehr Fahrten steuerlich abzusetzen, aber dann will das Finanzamt vermutlich einen Nachweis sehen.

Die Fahrtkosten für die Steuer berechnen

Wie sich die Fahrtkosten für die Steuererklärung berechnen, hängt davon ab, mit welchem Verkehrsmittel Sie zur Arbeit kommen. Fahren Sie mit dem eigenen Auto oder einem Dienstwagen, gilt der bereits erwähnte Kilometersatz von 30 Cent pro Kilometer. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Satz auf 38 Cent. Angenommen, Sie fahren die vom Finanzamt akzeptierten 220 Fahrten im Jahr und die Strecke beträgt 30 Kilometer, dann würde die Berechnung für die Entfernungspauschale so aussehen:

220 (Tage) x 20 (Kilometer) x 0,3 (Euro) = 1.320
220 (Tage) x 10 (Kilometer) x 0,38 (Euro) = 836
1.320 + 836 = 2.156

Sie dürfen also 2.156,00 EUR Kilometerpauschale in der Steuererklärung geltend machen.

Fahren Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln, gilt eine Grenze von 4.500,00 EUR jährlich. Allerdings lässt sich das mit der Pauschale für das Auto kombinieren. Fahren Sie beispielsweise mit Ihrem Auto zum Bahnhof und von dort mit dem Zug weiter zu Ihrer Auswärtstätigkeit, dann dürfen Sie sowohl die Kosten für die Autofahrt als auch die Kosten für die Bahnfahrt geltend machen. Liegen die Kosten für die Bahnfahrt unter 4.500,00 EUR, rechnen Sie die Fahrtkosten fürs Auto dazu und selbst, wenn die 4.500,00 EUR überstiegen werden, dürfen Sie den Gesamtbetrag in der Steuererklärung angeben.

Ein Beispiel: Sie fahren mit dem Auto 10 Kilometer zum Bahnhof und von dort aus mit dem Zug weitere 50 Kilometer zu Ihrer Auswärtstätigkeit. Für die Bahnfahrt haben Sie sich eine Bahncard für 4.144,00 EUR geholt. Die Fahrtkosten mit dem Auto berechnen Sie ganz normal nach der Pauschale:

220 x 10 x 0,3 = 660
4.144 + 660 = 4.804

Mit 4.804,00 EUR liegen Sie also eigentlich über der Grenze für öffentliche Verkehrsmittel. Da der Preis für die Bahnfahrt aber unter der Grenze liegt und sich der Rest aus der Autofahrt ergibt, dürfen Sie den Gesamtbetrag in der Steuererklärung angeben.