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Firmenwagen

Was Sie bei Firmenwagen Privatnutzung
steuerlich beachten müssen

Selten werden Firmenwagen ausschließlich geschäftlich genutzt – private Fahrten stellen für das Finanzamt allerdings einen geldwerten Vorteil dar, darum werden hier Steuern fällig. Was Sie bei der Versteuerung von Firmenwagen, E-Autos und im Sonderfall der Kurzarbeit beachten müssen, erfahren Sie in unserem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

Bei rein geschäftlicher Nutzung eines Firmenwagens können Unternehmen alle PKW-Kosten absetzen, allerdings muss die ausschließliche Geschäftsnutzung nachgewiesen werden, idealerweise durch ein Fahrtenbuch.

Bei privater Nutzung eines Firmenwagens wird der „private Nutzungsanteil“ als geldwerter Vorteil besteuert, wobei entweder ein Fahrtenbuch geführt oder die pauschale 1%-Regelung angewendet werden kann, abhängig vom Umfang der privaten Nutzung.

Bei Schäden am Firmenwagen durch den Angestellten gelten unterschiedliche Haftungsregelungen je nach Grad der Fahrlässigkeit, wobei im Dienstwagenüberlassungsvertrag spezifische Bedingungen festgelegt werden können.

Geschäftliche Nutzung vom Firmenwagen

Bei einer rein geschäftlichen Nutzung vom Firmenwagen kann ein Unternehmen die gesamten PKW-Kosten absetzen. Das Finanzamt wird Ihnen eine rein geschäftliche Nutzung aber nur abnehmen, wenn ein privater Zweitwagen vorhanden ist. Halten Sie außerdem im Anstellungsvertrag oder der Dienstwagenregelung fest, dass der Firmenwagen ausschließlich geschäftlich genutzt wird. Hier sind Sie allerdings in der Nachweispflicht. Ohne Fahrtenbuch wird das Finanzamt in aller Regel eine private Mitbenutzung unterstellen. Am besten wird der Firmenwagen auch am Wochenende auf dem Firmenparkplatz abgestellt.

Infografik: So verbreitet sind Firmenwagen | Statista

Versteuerung Firmenwagen bei Privatnutzung

In den meisten Fällen wird der Firmenwagen auch privat genutzt. Der sogenannte „private Nutzungsanteil“ ist als geldwerter Vorteil lohnsteuerpflichtig. Somit stellt sich die Frage nach der passenden Besteuerungsmethode für die Firmenwagen Privatnutzung. Sie haben die Wahl: Entweder führen Sie ein Fahrtenbuch für Ihren Firmenwagen, um den privaten Nutzungsanteil zu ermitteln oder Sie nutzen die pauschale 1%-Regelung.

Welche Methode für Sie am rentabelsten ist, hängt davon ab, wie hoch der private Nutzungsanteil ist. Nutzen Sie dafür gerne unseren Firmenwagenrechner. Allgemein lässt sich sagen: Nutzen Sie den Firmenwagen häufig und legen weite Strecken zurück, lohnt sich die Besteuerung nach der 1%-Regelung. Fällt der private Nutzungsanteil hingegen eher gering aus, sollten Sie auf die Fahrtenbuchmethode zurückgreifen. Denn: Nur bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % haben Sie Anspruch auf die 1%-Regelung. Kommt das Finanzamt zu dem Schluss, dass die betriebliche Nutzung unterhalb dieser Grenze liegt und haben Sie zum Nachweis kein Fahrtenbuch geführt, darf das Finanzamt den zu versteuernden Anteil für die Firmenwagen Privatnutzung schätzen.

Hinweis: Das Finanzamt akzeptiert grundsätzlich kein Fahrtenbuch, das mittels Excel-Tabelle geführt wurde. Zulässig ist ein elektronisches Fahrtenbuch oder ein Fahrtenbuch in (gehefteter) Papierform.

Übersicht zur Privatnutzung von einem Firmenwagen

1%-Regelung zur Bestimmung des lohnsteuerpflichtigen Anteils

Die Firmenwagen Privatnutzung kann mit der 1%-Regelung steuerlich geltend gemacht werden. Pauschal wird zur Berechnung 1 % des Bruttolistenpreises angesetzt. D. h. es gilt nie der Kaufpreis, weder bei Neu- noch bei Gebrauchtwagen, sondern immer die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers.

Anhand des folgenden Beispiels wird deutlich, wie sich der lohnsteuerpflichtige Anteil vom Firmenwagen berechnet. Beachten Sie dabei: Für Fahrten zwischen Wohnung und Firma fallen pro Kilometer und Monat zusätzlich 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises des Dienstfahrzeugs an.

Beispielrechnung

Bruttolistenpreis Firmenwagen 30.000 Euro
1 % des Bruttolistenpreises 300 Euro
300 Euro * 12 Monate 3.600 Euro
Entfernung zwischen Wohnung und Firma 25 km
Fahrten zwischen Wohnung und Firma (30.000 Euro * 0,03 % * 25 km * 12 Monate) 2.700 Euro
Betrag, auf den zusätzlich Lohnsteuer anfällt (3.600 Euro + 2.700 Euro) 6.300 Euro

 

Hinweis: Fahrten zwischen Wohnung und Firma können auch mit 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Tag angesetzt werden. Das lohnt sich vor allem dann, wenn die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte weniger als 15 Tage im Monat beträgt. Im vorangegangenen Beispiel errechnet sich der Betrag für Fahrten zwischen Wohnung und Firma wie folgt, wenn die Fahrten 8 Tage pro Monat betragen:

30.000 Euro * 0,002 % * 25 km * 8 Tage * 12 Monate: 1140 Euro.

Lohnsteuer-Pauschalierung mit 15 %

Sie als Arbeitgeber können die Lohnsteuer für Fahrten zwischen Wohnung und Firma mit dem Firmenwagen auch pauschal mit 15 % entrichten. Dies ist allerdings nur bis zu dem Betrag möglich, den Ihr Arbeitnehmer als Werbungskosten absetzen kann. Für die Berechnung werden 15 Arbeitstage im Monat bzw. 180 Tage im Jahr angenommen. Es gilt pauschal: 0,30 Euro pro Entfernungskilometer für 15 Arbeitstage im Monat.

Wann lohnt sich ein Firmenwagen mit Privatnutzung?

Ob sich ein Firmenwagen mit Privatnutzung lohnt, hängt vor allem vom Arbeitsweg ab. Grundsätzlich kann man sagen, dass ein kürzerer Arbeitsweg eine private Nutzung des Firmenwagens sinnvoller macht. Dann sind die Kosten für den Firmenwagen gering und die private Nutzung prozentual höher.

Die Ein-Prozent-Regel ist nur dann sinnvoll, wenn der Firmenwagen mindestens zu 30 Prozent privat genutzt wird. Ansonsten lohnt sich das Fahrtenbuch mehr.

Haftung bei der Privatnutzung von Firmenwagen

Durch die private Nutzung eines Firmen- oder Dienstfahrzeugs können sich für Angestellte Vorteile ergeben. Beispielsweise ist häufig ein eigenes, privates Fahrzeug nicht mehr notwendig. Das führt zu deutlichen Einsparungen.

Da der Firmenwagen Eigentum des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin ist, entstehen auch weniger Kosten durch Reparaturen für den oder die Mitarbeiter:in.
Allerdings steht da noch die Frage im Raum, wer eigentlich haftet, wenn es mal zu einem Unfall mit dem Firmenwagen oder einem Schaden am Firmenfahrzeug kommt.
Im Arbeitsverhältnis gelten erstmal die zivilrechtlichen Regelungen bei der Haftung für Schäden, wie sie im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgelegt sind. Das bedeutet, dass die Person für einen Schaden aufkommen muss, die den Schaden verursacht hat.

Übertragen auf den Firmenwagen wäre es also so, dass der Schaden am Eigentum des Arbeitgebers beziehungsweise der Arbeitgeberin durch den oder die Arbeitnehmer:in verursacht wurde und die Haftung somit aufseiten des oder der Angestellten liegt. Ganz so einfach ist es allerdings nicht, denn das BGB sieht eine Haftungserleichterung für Arbeitnehmer:innen vor, weil der Schaden sich erst daraus ergibt, dass der oder die Angestellte den arbeitsvertraglichen Pflichten nachgeht.

Die Frage ist deshalb immer, inwiefern dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin ein tatsächliches Verschulden an einem Schaden angelastet werden kann. Ob ein Schaden während einer Dienstfahrt oder der privaten Nutzung entstanden ist, ist dabei für die Beurteilung unerheblich.

Haftungsmöglichkeiten

Bei einem Schaden am Firmenfahrzeug ergeben sich deshalb mehrere Möglichkeiten der Haftung:

  • Leichte Fahrlässigkeit – bei kleinen Schäden, die durch leichte Fahrlässigkeit entstanden sind, haftet der oder die Angestellte grundsätzlich nicht.
  • Mittlere Fahrlässigkeit – entstehen Schäden, weil der oder die Angestellte zwar die erforderliche Sorgfalt ignoriert hat, aber kein besonders schwerer Vorwurf gemacht werden kann, handelt es sich um mittlere Fahrlässigkeit. In diesem Fall teilen sich Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in die Haftung für den entstandenen Schaden. Der oder die Angestellte muss sich häufig anteilig an den Kosten für den Schaden beteiligen.
  • Grobe Fahrlässigkeit – bei einem grob fahrlässigen oder gar vorsätzlichen Schaden geht die volle Haftung auf den oder die Angestellte:n über.

Die Grenzen zwischen den Fahrlässigkeiten sind auf gewisse Weise fließend. Deshalb ist es nicht immer leicht, genau zu beurteilen, welche Form der Fahrlässigkeit vorliegt. Im Zweifelsfall kann die Sache auch vors Gericht gehen, damit das die Entscheidung trifft. Besser ist aber fast immer eine Einigung unter den Parteien, da ein Gerichtsverfahren mit Kosten und Aufwand verbunden ist, die es nicht immer wert sind.

Dienstwagenüberlassungsvertrag

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist der Vertrag, den Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in im Rahmen der Nutzung des Dienstwagens abschließen. Darin werden alle Formalien geregelt, die mit der Bereitstellung und der Nutzung des Firmenfahrezugs zusammenhängen. Dazu gehören Nutzungsverbote oder Regelungen für Privatfahrten, aber auch die Modalitäten für Haftung oder Vertragskündigung.

Ein Überlassungsvertrag läuft in der Regel über einen bestimmten Zeitraum, in dem die darin enthaltenen Bedingungen bindend für beide Seiten sind.

Im Dienstwagenüberlassungsvertrag sollten unter anderem folgende Aspekte geregelt werden:

  • Firmenwagenausfall
  • Haftung
  • Kostenbeteiligung
  • Kündigungsvoraussetzungen
  • Pflichten beider Parteien
  • Überlassungszeitraum
  • Umfang der privaten Nutzung
  • Verpflichtung zur Rückgabe
  • Versicherung bei Unfall
  • Versteuerung der Privatnutzung

Steuerliche Förderung für E-Firmenwagen

Elektro-Firmenwagen werden seit dem 1. Januar 2020 monatlich nur noch mit 0,25 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil besteuert, Hybridelektrofahrzeuge mit 0,5 %. Dabei ist die Kaufpreisgrenze bei reinen E-Firmenwagen ohne Kohlendioxidemission von derzeit 60.000 Euro zu beachten.

Hinweis: Das sich derzeit noch im Gesetzgebungsverfahren befindliche Wachstumschancengesetz sieht vor, diese Förderung auf E-Fahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis bis zu 70.000 Euro zu erweitern. Ziel dieser Maßnahme soll die Steigerung der Nachfrage unter Berücksichtigung der Ziele zur Förderung einer nachhaltigen Mobilität sein. Zudem soll sie den gestiegenen Anschaffungskosten solcher Fahrzeuge Rechnung tragen.

Elektrofahrzeug als Firmenwagen

Durch die geringere Besteuerung werden auch Fahrten von der Wohnung zur Betriebsstätte günstiger, da der Bruttolistenpreis nur noch zur Hälfte bzw. zu einem Viertel angesetzt wird. Bisher war der Steuervorteil für elektrisch angetriebene Firmenwagen befristet bis 2021, diese Frist wurde jedoch bis 2030 verlängert.

Für Plug-in Hybride als Firmenwagen muss mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt sein, damit sie mit 0,5 % besteuert werden dürfen:

  • Die rein elektrische Reichweite muss derzeit mindestens 40 Kilometer betragen.
  • Beim Kauf eines Plug-in Hybriden ab 2022 bis Ende 2024 muss die elektrische Reichweite mindestens 60 km betragen.
  • Beim Kauf eines Plug-in Hybriden ab 2025 muss die elektrische Reichweite mindestens 80 km betragen.
  • Die Mindestreichweite ist unerheblich, wenn der CO2-Ausstoß pro Kilometer nicht mehr als 50 Gramm beträgt.

Firmenwagen bei Kurzarbeit

Vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie und der damit einhergehenden Kurzarbeit in vielen Betrieben stellte sich die Frage, was in Hinblick auf die Dienstwagennutzung bei Kurzarbeit gilt. Ist die Firmenwagen Privatnutzung gestattet, so ist der geldwerte Vorteil weiterhin zu versteuern.

Entfallen bei 100 % Kurzarbeit die Fahrten zwischen Wohnung und Firma, so entfällt auch der geldwerte Vorteil darauf, wenn keine Fahrten zur Arbeitsstätte unternommen werden. Reduzieren sich die Fahrten zwischen Wohnung und Firma erheblich, bestünde die Möglichkeit der Besteuerung mit 0,002 % (statt 0,03 %) pro tatsächlicher Fahrt. Diese Methode muss dann aber für das ganze Jahr angewendet werden, ein unterjähriger Wechsel ist nicht möglich.

Damit die Firmenwagen Privatnutzung nicht zur Steuerfalle wird, sollten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Zweifelsfall steuerlich beraten lassen.

Der Firmenwagen in der Lohnabrechnung von lexoffice

  • Erfassen Sie den vollen Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung, inklusive Preis für Sonderausstattungen und Mehrwertsteuer. Die notwendige Minderung nimmt lexoffice automatisch vor.
  • Erfassen Sie das Jahr der Erstzulassung.
  • Geben Sie die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte an. Hier unterstützen wir Sie mit dem Kartendienst Google Maps.
Firmenwagen in der Lohnabrechnung

lexoffice Lohn & Gehalt ermittelt automatisch auf Basis dieser Angaben die korrekten Lohnarten und berücksichtigt diese bei der Lohnabrechnung. Außerdem ist die steuerliche Förderung der Elektromobilität abgebildet. Hier wendet lexoffice anhand der Angaben zum Fahrzeug die jeweils gültige Regelung für die Steuerermäßigung an.

Zusätzlich wird der geldwerte Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal versteuert.

Hinweis: Firmenwagen mit Fahrtenbuch können aktuell in lexoffice Lohn & Gehalt nicht abgebildet werden.

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mit dem ganz pragmatischen Blickwinkel „Was bedeutet das ganz konkret für mich?“ sowohl zu aktuellen gesetzlichen Änderungen als auch zu den Grundlagen des Arbeitgeberlebens. Keine unverständlichen Gesetzestexte, keine bürokratischen Abhandlungen.

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