Reisekosten

Definition und Allgemeines zu Reisekosten

Unter dem Begriff Reisekosten werden sämtliche Kosten zusammengefasst, die aufgrund beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit verursacht werden. Sie gelten als Betriebsausgaben und können daher als Werbungskosten des Arbeitnehmers berücksichtigt werden, sofern sie der Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzt.

Auswärtstätigkeiten liegen immer dann vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend weder an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte noch in seiner Wohnung beruflich tätig wird. Dies ist zugleich Grundvoraussetzung für die Abzugsfähigkeit von Reisekosten. Die steuerliche Abzugsfähigkeit setzt entsprechende Aufzeichnungen voraus. Diese können durch Fahrtenbücher, Tankbelege sowie die Dokumentation von Reiseanlass, Dauer und Weg.

Sollte eine Reise nur zum Teil beruflich und zum anderen Teil privat veranlasst sein, müssen die anfallenden Aufwendungen getrennt werden. Sofern möglich, kann dies durch eine Schätzung geschehen. Andernfalls sind die gesamten Aufwendungen als privat anzusehen und folglich nicht abzugsfähig.

Abzugsfähige Kosten

Fahrtkosten

Sofern für die Reise das eigene Fahrzeug verwendet wird, können hierfür Fahrtkosten geltend gemacht werden. Pro gefahrenen Kilometer mit dem Pkw dürfen 30 Cent angesetzt werden. Bei Fahrten mit Motorrad oder Motorroller verringert sich der Betrag auf 13 Cent je Kilometer. Für jeden Arbeitskollegen, der im Pkw mitgenommen wird, erhöht sich der Betrag um 2 Cent. Sollten die Kosten höher ausfallen, kann die Differenz durch entsprechende Belege nachgewiesen werden. Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, reichen als Nachweis die Einzelbelege für Bus-, Bahn- oder Taxifahrten. Fahrtstrecken, die mit einem Dienst- oder Firmenwagen zurückgelegt werden, sind jedoch nicht abzugsfähig.

Verpflegungsmehraufwand

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass die Verpflegungskosten auf Reisen höher ausfallen als zu Hause. Deswegen können Mehraufwendungen ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden. Zu diesem Zweck wurden Pauschalbeträge festgelegt, die von der Dauer der Abwesenheit von der eigenen Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte abhängig sind. Seit Januar 2014 gelten zwei verbindliche pauschale Sätze. Für jeden Tag, den der Arbeitnehmer über die Dauer von mindestens 24 Stunden abwesend ist, werden 24 Euro berechnet. Für An- und Abreisetag können je 12 Euro angesetzt werden. Dieser Satz gilt auch für Dienstreisen ohne Übernachtung, die nicht mehr als 24 Stunden in Anspruch nehmen. Diese Pauschalen können auch vom Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Erstattungen, die darüber hinaus gehen, müssen jedoch versteuert werden. Bei Auslandsaufenthalten können die Pauschalbeträge, je nach Reiseland, voneinander abweichen. Hier kommen dann die sogenannten Auslandstagegelder zum Einsatz, die vom Bundesfinanzministerium regelmäßig festgelegt werden.

Übernachtungskosten

Zu den Übernachtungskosten werden sämtliche Kosten gezählt, die für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft entstehen. Hier werden wiederum Einzelbelege eingefordert, um die Kosten im Nachhinein absetzen zu können. Die Kosten für die Mitnutzung eines Hotelzimmers werden nicht erstattet. Erfolgt die Übernachtung in einem Doppelzimmer, sind dieselben Kosten anzusetzen, die dem Hotel durch die Nutzung eines Einzelzimmers entstanden wären. Diese Kosten sind vor Ort zu erfragen und gegebenenfalls durch die aktuelle Preisliste des Hotels zu belegen. Enthält die Rechnung des Hotels auch Verpflegungskosten wie z. B. für das Frühstück, werden die zugehörigen Pauschalbeträge vom Finanzamt entsprechend gekürzt.

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören Aufwendungen, die zusätzlich für Beförderung, Gepäckaufbewahrung, Parkkosten, Telefonate oder Schriftverkehr mit beruflichen Inhalten oder aus beruflichen Anlässen verursacht wurden. Hierzu gehören auch die Kosten für eine Reisegepäckversicherung sowie Wertverluste, die infolge eines Gepäckdiebstahls entstehen können.