Einsatzwechseltätigkeit

Begriff

Auch Arbeitnehmer, die typischerweise an permanent wechselnden Einsatzstellen tätig sind, sind vom Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeiten betroffen. Diese Fallgruppe ist von der gesetzlichen Neuregelung des Reisekostenrechts nicht betroffen. Die wichtigste Änderung besteht darin, dass die Bestimmung der „beruflichen Auswärtstätigkeit“ von der ersten Tätigkeit und nicht mehr von der regelmäßigen Arbeitsstätte abhängig ist. Unverändert ist, dass auch bei Arbeitnehmern, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, eine berufliche Auswärtstätigkeit vorliegen kann. Das ist der Fall bei Berufsgruppen wie Bau- und Montagearbeitern, die ausschließlich an wechselnden Einsatzorten arbeiten und die weder durch arbeitsrechtliche Festlegung noch durch den Arbeitsumfang einer betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet sind. Im Folgenden klären wir die besonderen Reisekostenregelungen für Angehörige genau dieser Personengruppe, die an wechselnden Einsatzstellen tätig ist.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Bereits seit dem 01.01.2014 sind die steuerlichen Reisekosten aus dem Einkommensteuergesetz ersichtlich. Der steuerfreie Arbeitgeberersatz ist für den öffentlichen Dienst in § 3 Nr. 13 EStG und für die Privatwirtschaft in § 3 Nr. 16 EStG) geregelt. In einem umfangreichen Einführungsschreiben des BMF werden gesetzliche Regelungen ergänzt und durch Beispiele der für die Lohnsteuerpraxis relevanten Fallgestaltungen erläutert. Außerdem enthält das Schreiben Hinweise über die Besonderheiten in Bezug auf Arbeitnehmer mit Einsatzwechseltätigkeit (BMF, Schreiben v. 24.10.2014, IV C 5 – S 2353/14/10002, BStBl 2014 I S. 1412).

1 Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen

Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte sind außerhalb ihrer eigenen Wohnung immer als auswärts tätig zu betrachten. Das bedeutet, für sie sind immer Reisekostenvorschriften anzuwenden.

Praxis-Beispiel

Keine erste Tätigkeitsstätte

Ein Elektroinstallateur ist ausschließlich auf auswärtigen Baustellen tätig, die er jeden Tag mit seinem Auto von Zuhause aus anfährt.

Weil der Arbeitnehmer nicht an seiner ersten Tätigkeitsstelle tätig ist, begründen die Baustelleneinsätze eine berufliche Auswärtstätigkeit.

Somit fallen alle Fahrten unter die lohnsteuerlichen Reisekostenvorschriften. Egal wie weit die Einsatzstelle von der Wohnung entfernt ist, dürfen für die Gesamtstrecke 30 Cent pro gefahrenen Kilometer entweder dem Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer oder dem steuerfreien Ersatz durch den Arbeitgeber zugerechnet werden.

Auch Leiharbeitnehmer, Bau- oder Montagearbeiter, Mitglieder einer Betriebsreserve für Filialbetriebe, Krankenpfleger in der häuslichen Krankenpflege, Glas- und Gebäudereiniger, Politessen und Auszubildende ohne örtlichen Mittelpunkt während ihrer Ausbildung haben oft keine erste Tätigkeitsstätte.

Die Gesamtzahl der jährlichen Einsatzstellen ist dabei nicht relevant. Entscheidend ist lediglich, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat und er damit rechnen muss, in mehr oder weniger langen Zeitabständen immer wieder an anderen Tätigkeitsstätten zu arbeiten.

2 Werbungskosten

2.1 Fahrtkosten

Bei derart betroffenen Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte fallen sämtliche Fahrten unter die gültigen Reisekostenvorschriften.

Die lohnsteuerlichen Reisekostensätze dürfen bei Arbeitnehmern, bei denen eine Einsatzwechseltätigkeit vorliegt, unabhängig davon angewendet werden, wie weit der jeweilige Einsatzort von der Wohnung des Arbeitnehmers entfernt liegt.

Praxis-Beispiel

Fahrten Wohnung – Einsatzstelle

Arbeitnehmer E arbeitet an ständig wechselnden Einsatzstellen. Im Jahr 2015 fährt er an 80 Arbeitstagen zur Einsatzstelle A, die 15 km von seiner Wohnung entfernt liegt. Die Einsatzstelle B (Entfernung zur Wohnung = 24 km) steuert er an 60 Arbeitstagen an. An den Einsatzstellen C (Entfernung = 40 km) und D (Entfernung = 55 km) ist er jeweils an 40 Arbeitstagen tätig.

Sämtliche Fahrten von der Wohnung zu den jeweiligen Einsatzstellen A, B, C und D stellen Reisekosten dar. Die lohnsteuerlichen Reisekostensätze bei Arbeitnehmern, die an wechselnden Einsatzstellen tätig sind, dürfen unabhängig davon angewendet werden, wie weit der jeweilige Einsatzort von der Wohnung des Arbeitnehmers entfernt liegt. Da anders als bei den Verpflegungskosten außerdem keine zeitliche Befristung für die Anwendung der Fahrtkostensätze zu beachten ist, gelten diese unabhängig davon, wie lange der Arbeitnehmer zu den einzelnen Einsatzorten fährt.

Als Ergebnis ist festzuhalten, dass beim Personenkreis der an wechselnden Einsatzstellen beschäftigten Arbeitnehmer sämtliche Fahrten, einschließlich der Fahrten zum Betrieb, entfernungsunabhängig als auswärtiges Dienstgeschäft gelten und damit zum Reisekostenabzug berechtigen.

Hinweis

Firmenwageninhaber

Insbesondere für Firmenwageninhaber, die nur einmal pro Woche die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers für wenige Stunden aufsuchen, verringert sich durch den neuen Arbeitsortbegriff erste Tätigkeitsstätte der geldwerte Vorteil um den Zuschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, dessen Wegfall je nach Entfernung zu einer spürbaren Steuerentlastung führen kann.

Praxis-Beispiel

Kundendienstmonteur

Ein Kundendienstmonteur sucht jeweils montags und freitags für 1–2 Stunden seine Firma auf, um neue Aufträge für die kommende Woche entgegenzunehmen bzw. seine Kundenaufträge abzurechnen. Für seine Außendiensttätigkeit steht ihm ein Firmenwagen zur Verfügung (Bruttolistenpreis 37.500 EUR), den er auch privat nutzen darf. Der Arbeitgeber hat keine erste Tätigkeitsstätte durch arbeitsrechtliche Festlegung bestimmt.

Der Arbeitnehmer übt eine Einsatzwechseltätigkeit aus. Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, z. B. um ein Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen oder Ähnliches abzuholen oder abzugeben, führt noch nicht zu einer Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte. Die Fahrten zum Arbeitgeber sind Teil der beruflichen Auswärtstätigkeit. Ein geldwerter Vorteil für die Firmenwagennutzung ist insoweit nicht zu erfassen. Sämtliche Fahrten zu den Einsatzstellen, aber auch die Fahrt zum Arbeitgeber fallen unter den Reisekostenbegriff „berufliche Auswärtstätigkeit“. Die Firmenwagenbesteuerung beschränkt sich auf den monatlichen Ansatz von 375 EUR. Ein weiterer geldwerter Vorteil als Zuschlag zur 1 %-Pauschale ist als Folge der fehlenden ersten Tätigkeitsstätte nicht zu erfassen.

Fehlt es an einer arbeitsrechtlichen Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte, wird für den klassischen Außendienstmitarbeiter durch die von großzügigen Grenzen geprägte zeitliche Bestimmung nur noch ausnahmsweise eine erste Tätigkeitsstätte begründet. Insbesondere Handelsvertreter oder Kundendienstmonteure erbringen einen Großteil ihrer Arbeitsleistung im Außendienst und erfüllen weder die Zwei-Tage- noch die Drittel-Grenze. Vorteile ergeben sich hierdurch vor allem für den Personenkreis der Firmenwageninhaber.

Eine weitere Besonderheit, deren praktische Bedeutung nicht zu unterschätzen ist, ergibt sich für sog. Treffpunktfahrten. Fährt der Arbeitnehmer von seiner Wohnung immer zu einem gleich bleibenden Treffpunkt, von wo aus er z. B. im Rahmen einer Fahrgemeinschaft oder Sammelbeförderung zu der jeweiligen Einsatzstelle mitgenommen wird, ergibt sich ab 2014 eine grundlegend geänderte lohnsteuerliche Behandlung.

Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aufgrund Anweisung des Arbeitgebers aber dauerhaft denselben Ort aufsuchen müssen, um von dort typischerweise die arbeitstägliche berufliche Tätigkeit aufzunehmen, dürfen ab 1.1.2014 für diese Fahrten nur noch die einschränkenden Regelungen der Entfernungspauschale anwenden. Der Gesetzgeber stellt die Fahrten von Zuhause zum arbeitsrechtlich festgelegten Ort der täglichen Berufsaufnahme aufgrund ihres vergleichbaren Typus mit den begrenzt abzugsfähigen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gleich. Die gesetzliche Fiktion beschränkt sich auf die Fahrtkosten, für die der Ansatz der Reisekostensätze ausgeschlossen ist. Da der Gesetzgeber keine erste Tätigkeitsstätte fingiert, stellt die Fahrt dem Grunde nach gleichwohl eine berufliche Auswärtstätigkeit dar. Die übrigen Reisekostenregelungen bleiben daher insoweit anwendbar. Insbesondere berechnet sich die berufliche Abwesenheitsdauer für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwand bereits ab dem Verlassen der Wohnung. Nachteilige Auswirkungen hat die gesetzlich angeordnete Anwendung der Entfernungspauschale insbesondere für Firmenwageninhaber, die einen zusätzlichen geldwerten Vorteil nach den für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte geltenden Regeln zu versteuern haben.

Praxis-Beispiel

Fahrten Wohnung – Treffpunkt

Die Arbeiter einer Baufirma haben sich arbeitstäglich am Betriebshof zu treffen, um anschließend mit den betrieblichen Fahrzeugen im Sammeltransport die jeweiligen Baustellen anzufahren. Eine arbeitsrechtliche Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte ist nicht erfolgt.

Der Betriebssitz der Baufirma stellt keine erste Tätigkeitsstätte, da der Arbeitnehmer diese ausschließlich zum Abholen des Fahrzeugs aufsucht. Nach dem neu definierten Arbeitsstättenbegriff wird dort auch durch die mangels arbeitsrechtlicher Festlegung maßgebenden zeitliche Grenzen keine erste Tätigkeitsstätte begründet. Gleichwohl gelten für die Fahrtkosten keine Reisekostensätze. Die gesetzliche Fiktion bewirkt, dass für die arbeitstäglichen Fahrten zum Betriebshof des Arbeitgebers nur die Entfernungspauschale angesetzt werden darf. Ein steuerfreier Arbeitgeberersatz ist insoweit nicht zulässig. Da die Fahrt zwischen Wohnung und Abholstätte im Übrigen unter die Reisekostenbestimmungen fällt, rechnet die berufliche Abwesenheitszeit für die Gewährung von Verpflegungskosten für die Baustellentätigkeit bereits ab dem Verlassen der Wohnung und endet auch dort wieder. Auswirkungen ergeben sich also nur für die Fahrtkosten zum Treffpunkt. Die anschließende Weiterfahrt zur Baustelle fällt dagegen uneingeschränkt unter die Reisekosten.

2.2 Verpflegungskosten

An die gesetzlich geregelten Verpflegungssätze sind auch Arbeitnehmer gebunden, deren berufliche Auswärtstätigkeit eine Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen darstellt. Der Einzelnachweis der tatsächlich angefallenen Verpflegungskosten ist weiterhin ausgeschlossen. Arbeitnehmer, die an wechselnden Einsatzstellen tätig sind, können die für berufliche Auswärtstätigkeit geltenden Verpflegungspauschalen in Anspruch nehmen. Der Abzug von Verpflegungskosten ist ausgeschlossen, wenn die Tätigkeit an den auswärtigen Einsatzstellen an einem Tag nicht mehr als 8 Stunden dauert.

Ab 1.1.2014 ergeben sich die folgenden neuen Inlandsverpflegungspauschalen, deren Höhe sich ausschließlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag bestimmt.

AbwesenheitsdauerPauschbetrag je Kalendertag
bis 8 Stunden0 EUR
mehr als 8 Stunden12 EUR
An- und Abreisetage in Übernachtungsfällen12 EUR
mindestens 24 Stunden24 EUR

Für berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland sind wie bisher die vom BMF für die einzelnen Staaten festgesetzten Auslandstagegelder maßgebend. Anders als bei Arbeitnehmern mit regelmäßiger Arbeitsstätte ist für die ¬Berechnung der maßgeblichen Verpflegungspauschale bei Arbeitnehmern, die ausschließlich an wechselnden Einsatzorten tätig sind, aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Regelung ausschließlich auf die Abwesenheit von der Wohnung abzustellen.

Die maßgebliche Abwesenheitszeit am jeweiligen Kalendertag beginnt immer mit dem Verlassen der Wohnung, auch wenn der Arbeitnehmer zunächst in den Betrieb fährt, um dort Arbeiten zu verrichten. Das Entsprechende gilt für das Ende der Einsatzwechseltätigkeit. Maßgeblich ist immer der Zeitpunkt, in dem der Arbeitnehmer seine Wohnung erreicht.

Die gesetzliche 3-Monatsfrist, die den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt, hat auch bei Arbeitnehmern an wechselnden Einsatzstellen weiterhin ihre Gültigkeit.

Praxis-Beispiel

Über 3 Monate an derselben Einsatzstelle

Ein Bauarbeiter, der im Betrieb keine Arbeiten verrichtet, ist vom 1.2. – 30.6.2015 auf derselben Baustelle eingesetzt. Da die Entfernung nur 15 km beträgt, fährt er arbeitstäglich nach Hause. Die Abwesenheitsdauer beträgt jeweils zwischen 10 und 12 Stunden.

Die Fahrten zur auswärtigen Baustelle stellen ohne zeitliche Grenze für die gesamte Einsatzdauer Reisekosten dar. Die Verpflegungspauschale von 12 EUR arbeitstäglich kann der Arbeitnehmer dagegen nur bis zum 30.4.2015 in Anspruch nehmen. Hinsichtlich der Verpflegungssätze ist die gesetzliche 3-Monatsfrist auch nach neuem Reisekostenrecht zu beachten. Der Ansatz der Pauschbeträge ab dem 4. Monat einer Tätigkeit am selben auswärtigen Einsatzort bleibt wie bisher ausgeschlossen.

Die Finanzverwaltung vertritt die Auffassung, dass eine Tätigkeit innerhalb eines großräumigen Betriebs- bzw. Werksgeländes – unabhängig davon, ob unterschiedlichen Gebäude aufgesucht werden – durchgehend als Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte gilt. Anders verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer innerhalb des Werksgeländes zu einer anderen ortsfesten betrieblichen Einrichtung wechselt, die einem anderen Auftraggeber bzw. Kunden zuzurechnen ist. Der Wechsel zwischen verschiedenen Tätigkeitsstätten innerhalb eines Betriebsgeländes führt immer dann zu einer neuen Tätigkeitsstätte und damit zu einer neuen Dreimonatsfrist, wenn diese unterschiedlichen „Auftraggebern“ zuzurechnen sind. Dies gilt selbst dann, wenn sich die Tätigkeitsstätten in räumlicher Nähe zueinander befinden.

Praxis-Beispiel

3-Monatsfrist bei Einsätzen innerhalb eines großräumigen Werksgeländes

Ein IT-Servicemitarbeiter ist vom 1.3. bis 30.9.2015 bei einer Kundenfirma in München eingesetzt. Der Auswärtstätigkeit in München liegen 2 unterschiedliche Aufträge von 2 rechtlich selbstständigen Konzernunternehmen A und B zugrunde. Die Systemumstellung beim Unternehmen A ist am 20.3.2015 abgeschlossen. Die Arbeit des auf demselben Konzerngelände in eigenem Firmengebäude befindlichen Unternehmens B wird ohne Unterbrechung am 21.3. fortgesetzt und ist am 31.7.2015 fertig gestellt.

Bei der Gesamteinsatzdauer handelt es sich nicht um dieselbe Auswärtstätigkeit. Da jeder Auftrag mit einem Orts- und gleichzeitigem Kundenwechsel verbunden ist, werden die verschiedenen Tätigkeitsstätten innerhalb des Werksgeländes für sich betrachtet und nicht zusammengerechnet. Der Einsatz beim Unternehmen B begründet eine berufliche Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte und damit eine neue 3-Monatsfrist. Verpflegungsmehraufwendungen für die berufliche Auswärtstätigkeit in München können deshalb bis zum 20.6.2015 zum Ansatz kommen.

2.3 Übernachtungskosten

Die lohnsteuerliche Behandlung der Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen bestimmt sich auch in Übernachtungsfällen ausschließlich nach Reisekostengrundsätzen. Für die Übernachtung ist der Werbungskostenabzug nur noch auf Einzelnachweis durch Vorlage der Hotelrechnung u. a. zulässig. Die bisher für Auslandsreisen ­bestehende Abrechnungsmöglichkeit der Werbungskosten nach den Pauschbeträgen wird nicht mehr zugelassen.

3 Steuerfreier Arbeitgebersatz

Der Arbeitgeber kann im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit seinen Arbeitnehmern i. d. R. dieselben Beträge steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte.

Auf folgende vom Werbungskostenabzug abweichende Besonderheiten ist hinzuweisen:

  • Übernachtungskosten im Inland darf der Arbeitgeber anders als beim Werbungskostenabzug mit einem Pauschbetrag von 20 EUR pro Übernachtung steuerfrei ersetzen, wenn die tatsächliche Übernachtung feststeht. Bei Übernachtungen im Ausland darf der steuerfreie Arbeitgeberersatz i. H. d. Auslandsübernachtungsgelder erfolgen.
  • Bei der Erstattung von Reisekosten darf der Arbeitgeber die einzelnen Aufwendungsarten zusammenfassen. In diesem Fall ist die Gesamterstattung steuerfrei, soweit sie die Summe der steuerfreien Einzelvergütungen für Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten nicht übersteigt. Die Gesamterstattung hat also den Vorteil, dass bei einer Aufwendungsart nicht ausgeschöpfte Beträge auf andere Reisekosten übertragen werden können. Zahlt z. B. der Betrieb ein Kilometergeld, das unter dem lohnsteuerlichen Satz von 0,30 EUR liegt, darf insoweit eine Verrechnung mit Verpflegungskostenersatz vorgenommen werden, der über die gesetzlichen Pauschbeträge hinausgeht und ansonsten lohnsteuerpflichtig wäre.

Ergeben sich nach den arbeitsrechtlichen Vereinbarungen höhere zu zahlende Reisekostenvergütungen, als dies nach den beschriebenen Grundsätzen lohnsteuerlich zulässig ist, sind die übersteigenden Beträge dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zuzurechnen.

Der Gesetzgeber gestattet für den steuerpflichtigen Teil der Verpflegungsspesen die Möglichkeit der Pauschalierung der Lohnsteuer mit ­einem festen Pauschsteuersatz von 25 %. Es gelten dieselben Obergrenzen wie bei Dienstreisen.

4 Einsatzwechseltätigkeit mit Firmenwagen

Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen zur Verfügung haben, müssen im Rahmen der 1 %-Regelung einen zusätzlichen geldwerten Vorteil für die ­Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte i. H. v. 0,03 % des Bruttolistenpreises versteuern. Bei Arbeitnehmern mit Einsatzwechseltätigkeit entfällt der Zuschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle mit dem Firmenwagen, wenn sie keine erste Tätigkeitsstätte haben.

Die jeweiligen Fahrten zum Betrieb sind dienstliche Arbeitgeberfahrten, für die in diesem Fall bei Benutzung eines Firmenwagens im Rahmen der 1 %-Methode kein zusätzlicher geldwerter Vorteil von 0,03 % zu erfassen ist.

1 %-Regelung bei Einsatzwechseltätigkeit

Arbeitnehmer mit EinsatzwechseltätigkeitPrivatfahrenFahrten Wohnung – ArbeitgeberFahrten Wohnung – Einsatzort
Normalfall, z. B. Bau- und Montagearbeiter1 % des Bruttolistenpreises1kein Ansatzkein Ansatz
Sonderfall2 Kundendienstmonteur, Reisevertreter1 % des Bruttolistenpreises1kein Ansatzkein Ansatz

1 Bruttolistenpreis ist der auf volle 100 EUR abgerundete inländische Listenpreis inkl. Mehrwertsteuer im Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs.
2 Die Abgrenzung bestimmt sich danach, ob die Einsatzwechseltätigkeit durch einen täglich mehrfachen Ortswechsel geprägt ist.