1-Prozent-Regelung

Was ist die 1-Prozent-Regelung bei Firmenwagennutzung?

Die Nutzung eines Firmenwagens zu privaten Zwecken wird vom Finanzamt als sogenannter geldwerter Vorteil eingestuft, der versteuert werden muss. Zur Ermittlung der Steuerlast gibt es zwei Methoden: das Führen eines Fahrtenbuchs oder die 1-Prozent-Regelung. Welche Methode die für Ihren Fall günstigere Alternative ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Hintergrund: Was ist ein geldwerter Vorteil?

Ein geldwerter Vorteil ist eine Sachleistung, die einem:einer Arbeitnehmer:in vom Unternehmen als Ergänzung zum eigentlichen Lohn oder Gehalt gewährt wird. Diese Sachleistung wird auch Sachbezug genannt und stellt eine Einnahme „in Geldeswert“ dar, die in der Regel steuerpflichtig ist.

Eines der bekanntesten Beispiele für einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil stellt die private Nutzung eines Dienstwagens dar. Auch für Selbstständige, die kein reguläres Gehalt im eigentlichen Sinne beziehen, muss steuerlich zwischen privater und betrieblicher Nutzung unterschieden werden.

Zwei Methoden der Ansetzung eines Dienstwagens

Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten, einen Firmenwagen anzusetzen:

Sie führen ein Fahrtenbuch oder Sie versteuern die private Nutzung Ihres Firmenwagens pauschal.

Letzteres geschieht über die sogenannte 1-Prozent-Regelung beziehungsweise 1-%-Methode. Da es, wie so oft in steuerlichen Fragen, diverse Ausnahmen und Sonderfälle gibt, können Sie bei umfassender Kenntnis aller Gesetze und Regelungen des Steuerrechts viele Kosten sparen.

Dabei müssen Sie sich zunächst darüber klar werden, zu welchen Zwecken Sie den Dienstwagen in der Zukunft nutzen wollen. Denn in der Regel benutzen Kleinunternehmer:innen und Freiberufler:innen ihren Firmenwagen auch für private Fahrten.

Eine rein dienstliche Nutzung des Fahrzeugs erkennt das Finanzamt nur dann an, wenn in Ihrem Haushalt nachweislich ein weiteres Fahrzeug oder ein Zweitwagen zur Verfügung steht. Laut einem Beschluss des Finanzgerichts Köln darf Ihr Finanzamt bei einem:einer Geschäftsführer:in grundsätzlich eine private Nutzung für die Berechnung der Steuer unterstellen.

Die Beweislast der dienstlichen Nutzung liegt in diesem Fall bei Ihnen.

Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung für Selbstständige: Was ist besser?

Die Frage nach der günstigeren Alternative lässt sich nicht pauschal beantworten. In der Praxis nutzen Unternehmer:innen den Firmenwagen für:

  • dienstliche Fahrten
  • Fahrten im Zusammenhang mit einer doppelten Haushaltsführung, z.B. bedingt durch weit voneinander entfernte Wohn- und Arbeitsorte
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, die in die Kategorie geldwerter Vorteil fallen
  • private Fahrten, die ebenfalls in die Kategorie geldwerter Vorteil fallen

Als erster Anhaltspunkt lässt sich aber bereits jetzt festhalten, dass bei geringer privater Nutzung das Führen eines Fahrtenbuchs sinnvoller erscheint. Die 1-Prozent-Regelung ist dagegen bei einem hohen Privatnutzungsanteil die bessere Variante.

Führen eines Fahrtenbuchs

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, der sich aber durchaus lohnen kann. Sie müssen Ihre Fahrten vollständig erfassen und Belege sammeln.

Erfassung von Fahrten

In einem Fahrtenbuch müssen Sie lückenlos sämtliche Fahrten erfassen, die im vorherigen Abschnitt bereits genannt wurden: Dienstfahrten, Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie Familienheimfahrten.

Zu jeder Fahrt müssen Pflichtangaben gemacht werden, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Zu Beginn und Ende jeder dienstlichen Fahrt müssen Sie folgende Angaben im Fahrtenbuch notieren:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand
  • Ziel der Reise
  • sollten Sie Umwege gefahren sein, muss die Reiseroute erfasst werden
  • Zweck Ihrer dienstlichen Reise
  • der aufgesuchte Geschäftskontakt

Bei privaten Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist es ausreichend, die Kilometer im Fahrtenbuch zu vermerken. Bei einem doppelten Wohnsitz müssen Sie die sogenannten Familienheimfahrten als solche erfassen.

Werden auf Dienstfahrten immer die gleichen Kund:innen besucht, darf eine Kund:innenliste mit Nummern geführt werden. Dann wird nur die jeweilige Nummer als Reiseziel eingetragen. Von solchen grundsätzlichen Erleichterungen profitieren besonders Berufsgruppen, die ein hohes Fahrtaufkommen haben, beispielsweise Handelsvertreter:innen, Fahrlehrer:innen oder Kurierdienst- und Taxifahrer:innen.

Übrigens: Das Fahrtenbuch muss eine geschlossene Buchform aufweisen.

Nachweis von Kosten

Die tatsächlich entstandenen Kosten müssen durch Rechnungen oder Quittungen nachgewiesen werden. Der private Nutzungswert ist der Anteil an den Gesamtkosten Ihres Autos, der auf Ihre privaten Fahrten entfällt.

Zu den Gesamtkosten gehören nicht nur die Benzinkosten, sondern auch Kosten für Reparaturen, TÜV und Versicherung, aber auch Leasingraten. Dabei ist es unerheblich, ob eine mögliche Instandsetzung auf einen Unfall zurückzuführen ist, der während einer privaten oder einer geschäftlichen Fahrt passiert. Bei der Berechnung der Gesamtkosten werden die Aufwendungen zuzüglich Umsatzsteuer und die Abnutzung, die sogenannte Abschreibung, addiert.

Die jährliche Abschreibung errechnet sich aus den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten zuzüglich Umsatzsteuer geteilt durch die voraussichtliche Nutzungsdauer des Autos. Die Nutzungsdauer wird bei einem neuen Auto in der Regel mit sechs Jahren angesetzt. Bei Gebrauchtwagen verkürzt sich die Nutzungsdauer entsprechend dem Alter des Fahrzeugs.

Warum die 1-Prozent-Regelung für Selbstständige oft mit Leasing angewendet wird

Für die Anwendung der 1-Prozent-Regelung ist es unerheblich, ob Sie als Unternehmer:in bzw. Selbstständige:r das Fahrzeug besitzen oder es sich um ein Leasingauto handelt. Üblicherweise müssen Sie auch bei einem Leasingauto die Nebenkosten (Instandsetzungen, Steuer, Vollkaskoversicherung, TÜV, Sprit) selbst bezahlen. Unter Umständen nimmt Ihnen das Leasingunternehmen einen Teil dieser teilweise unwägbaren Kosten ab und rechnet alles für Sie in monatliche Raten um. Dadurch werden die Kosten planbarer und Sie ersparen sich außerdem die Abschreibungen.

Die Vorteile des Leasings liegen weniger in der Anwendung der 1-Prozent-Regelung als in der besseren Liquidität (keine hohe Anschaffungssumme), der stetigen Verfügbarkeit eines neuen Autos sowie der einfachen Abwicklung beim Fahrzeugwechsel. Prüfen Sie aber immer genau die Konditionen des Leasingvertrags, besonders mit Blick auf die Anzahlung, eine etwaige Nachzahlung und die Vorgaben zur Einhaltung der Wartungsintervalle.

Die 1-Prozent-Regelung für das dienstliche Auto

Die 1-Prozent-Regelung ist die deutlich einfachere Methode, die Steuerlast zu berechnen. Sie ist eine pauschale Methode.

Bei der 1-Prozent-Regelung kommt es nur auf zwei Komponenten an: den sogenannten Bruttolistenpreis des Autos und die Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnort.

Gemäß Ein-Prozent-Methode müssen Sie monatlich 1 % des Bruttoinlandslistenpreises pauschal und 0,03 % des Bruttoinlandslistenpreises pro Kilometer Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsort versteuern.

In diesem Zusammenhang sind noch drei Anmerkungen wichtig:

  • Der Bruttolistenwert ist – wie der Name schon sagt – ein Bruttowert, beinhaltet also die Umsatzsteuer. Er richtet sich nach der Preisliste des Herstellers und gilt für Inlandsverkäufe ohne Rabatte oder anderweitige Vergünstigungen. Leider ist es für das Finanzamt und die resultierende Steuer völlig unerheblich, ob das Fahrzeug neu oder gebraucht erworben wurde. Es gilt immer der Preis der Neuanschaffung.
  • Mit den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind sämtliche Privatfahrten abgegolten (Ausnahme sind Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung).
  • Wenn Sie klar nachweisen können, dass Sie an weniger als 15 Tagen ins Büro fahren, dann können Sie pro Kilometer Wegstrecke nur 0,002% des Bruttolistenpreises ansetzen.

Beispielrechnung: Fahrtenbuch vs. 1-Prozent-Regelung

Auch wenn die 1-Prozent-Regelung auf den ersten Blick weniger Aufwand bedeutet, kann sie unter Umständen um ein Vielfaches teurer für Sie sein als das Führen eines Fahrtenbuchs. Dies wird an einer Beispielrechnung deutlich, die von folgenden Annahmen ausgeht:

Sie fahren jährlich in der Summe 10.000 Kilometer, privat und geschäftlich. Von diesen 10.000 Kilometern wurden 4.000 Kilometer aus privaten Gründen gefahren. Ihr Fahrzeug hat ursprünglich inkl. Mehrwertsteuer 24.000,00 € gekostet, was dem Bruttolistenpreis entspricht. Das Finanzamt berechnet bei Ihnen einen Einkommens- bzw. Lohnsteuersatz in Höhe von 35%. Die Entfernung zwischen Ihrer Wohnung und Ihrem Büro beträgt 10 Kilometer.

Anwendung der 1-Prozent-Regelung auf das Beispiel

1 % des Bruttolistenpreises pro Monat (1 % × 24.000,00 €):         

240,00 €

Monatliche Fahrten Wohnort – Arbeitsstätte (24.000,00 € × 0,03 % × 10 km):

72,00 €

Summe pro Monat:

312,00 €

Zu versteuernde Summe pro Jahr (12 × 312,00 €):

3.744,00 €

Zu zahlende Lohnsteuer (35 % × 3.744,00 €):

1.310,40 €

Anwendung der Fahrtenbuchregelung auf das Beispiel

Abschreibung des Fahrzeuges (AfA auf sechs Jahre, 24.000,00 € / 6):                

4.000,00 €

Benzinkosten pro Jahr:

1.600,00 €

Kfz-Versicherung:

600,00 €

Wartung, Reparaturen etc.:        

1.700,00 €

Gesamtkosten pro Jahr:

7.900,00 €

Privater Nutzungswert (4.000 km / 10.000 km): 

40 %

Zu versteuernde Summe pro Jahr (40 % × 7.900,00 €):   

3.160,00 € 

Zu zahlende Lohnsteuer (35 % × 3.160,00 €):

1.106,00 €

Ergebnis und Bewertung

In dem oben genannten Beispiel wäre es für Sie günstiger, ein Fahrtenbuch zu führen. Allerdings sind bei einem Unterschied von etwas mehr als 200,00 € auf das Jahr gerechnet auch andere Faktoren zu berücksichtigen. Wie bewerten Sie beispielsweise die Zeit, die Sie für die Sammlung der Kostennachweise und das penible Eintragen der Fahrten ins Fahrtenbuch aufwenden müssen?

Rechner zur 1-Prozent-Regelung

Die Frage nach dem Wert Ihrer Zeit können wir nicht beantworten. Mit unserem Onlinerechner können Sie den ersten Schritt machen und kostenlos und unverbindlich berechnen, welche Methode – Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung – für Sie steuerlich geeigneter ist.

Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung

Der Vergleich zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung geht manchmal sehr knapp aus. Im obigen Beispiel würden ein privater Nutzwert von 47,4 % oder 36,5 % höhere Benzinkosten zu einer rechnerischen Gleichwertigkeit der beiden Methoden führen. Daher stellen Sie sich sicherlich die Frage, ob ein flexibler Wechsel zwischen den beiden Besteuerungsarten möglich ist.

Ganz gleich, von welcher Methode Sie aktuell Gebrauch machen: Eine Änderung ist grundsätzlich nur zum Jahreswechsel möglich. Es gibt jedoch eine Ausnahme. Dies ist der Fall, wenn Sie sich unterjährig ein anderes Fahrzeug anschaffen. Dann kann die Methode zur Berechnung des Nutzungswerts zum Zeitpunkt der Anschaffung des Fahrzeugs neu bestimmt werden.

Ein Tipp zum Abschluss

Welche Besteuerungsart der privaten Fahrten für Sie schlussendlich steuerlich günstiger ist, müssen Sie oder Ihr:e Steuerberater:in individuell ermitteln. Je nach Umfang der betrieblichen Nutzung oder je nach Gewinnermittlungsart (z. B. EÜR) kann das Fahrzeug aber auch automatisch (> 50 %) oder per Wahlrecht (zwischen 10 % und 50 %) als Betriebsvermögen zugeordnet werden. Dies hat dann nicht zuletzt Auswirkungen auf Ihre betriebliche Buchhaltung und auf Ihren Unternehmensgewinn.