Mitarbeiter einstellen – ein Kurzleitfaden in 4 übersichtlichen Punkten
Mitarbeiter erledigen nicht nur Arbeit, sie verursachen auch welche. Denn Mitarbeiter einstellen bedeutet administrativen Aufwand. Anmeldung zur Sozialversicherung, regelmäßiges Berechnen von Beiträgen an Kranken- und Rentenkasse, Führen der Lohnbuchhaltung etc.
Als vielbeschäftigter Unternehmer möchten Sie sich mit dem Thema nicht intensiver befassen als wirklich nötig. Als Arbeitgeber wollen Sie aber trotzdem alle gesetzlichen Pflichten zu 100 % erfüllen. Am liebsten, ohne dafür extra eine Buchhaltungskraft zu beschäftigen.
Deshalb gibt es lexoffice Lohn & Gehalt. Und deshalb haben wir auch diesen kleinen Leitfaden für Sie erstellt. Er fasst alle wichtigen Fakten in Sachen Mitarbeiter einstellen im Rahmen von vier Schwerpunkten noch einmal kurz für Sie zusammen.
1) Mitarbeiter einstellen – was Sie dafür brauchen
Um überhaupt einen Mitarbeiter einstellen zu können, benötigen Sie im allerersten Schritt die folgenden Identifikationsnummern:
- eine Steuernummer vom für Sie zuständigen Finanzamt
- eine Betriebsnummer zur Identifikation Ihres Unternehmens bei der Bundesagentur für Arbeit und bei Krankenkassen
- eine Mitgliedsnummer von der Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft
Ihr Steuerberater hilft Ihnen bei der Beantragung dieser Nummern gerne weiter. Aber auch die Berufsgenossenschaft berät frischgebackene Arbeitgeber im Hinblick auf deren Pflichten.
2) Mitarbeiter einstellen – was am Anfang sonst noch dazugehört
Am Anfang der Vorgänge beim Mitarbeiter einstellen stehen außerdem zwei weitere wichtige Meilensteine:
- Arbeitsvertrag
- Personalfragebogen
Zur Abfassung des Arbeitsvertrages sollten Sie auf anwaltliche Beratung oder auf spezifisch auf Ihre Branche und Ihre Unternehmensgröße zugeschnittene Standard-Arbeitsverträge zurückgreifen. Diese erhalten Sie zum Beispiel bei Arbeitgeberverbänden oder bei der IHK.
Einen geeigneten Personalfragebogen finden Sie hier auf unserer Seite. Mit diesem Dokument schaffen Sie die Grundlage für die auch in Sachen Lohn und Gehalt wichtige Personalakte. Denn im Personalfragebogen machen Mitarbeiter, die Sie einstellen, Angaben über ihre persönlichen Daten, darunter zum Beispiel die Steueridentifikationsnummer, die Sozialversicherungsnummer und die Krankenkassenmitgliedschaft.
Falls in Ihrer Branche weitere Dokumente wie etwa Gesundheits- oder Führungszeugnisse nötig sind, gehört deren Beibringen vor Vertragsbeginn neben dem Ausfüllen des Personalfragebogens ebenfalls zu den Pflichten Ihres neuen Mitarbeiters.
Tipp: Setzen Sie sich rechtzeitig mit der Krankenkasse Ihres neuen Mitarbeiters in Verbindung, um zu klären, auf der Grundlage welchen Verfahrens Sie in Zukunft Krankenversicherungs- und Sozialabgaben bezahlen.
3) Mitarbeiter einstellen – wie die Anmeldung funktioniert
Sofern Sie über alle erforderlichen Nummern und Zugangsdaten aus Punkt 1) sowie die Daten Ihres neuen Mitarbeiters aus Punkt 2) verfügen, können Sie lexoffice Lohn & Gehalt einrichten, mit den entsprechenden Angaben über Ihren neuen Mitarbeiter füttern und danach sofort loslegen lassen.
4) Mitarbeiter einstellen – und dabei eisern Ordnung halten
lexoffice Lohn & Gehalt macht es Ihnen durch lückenlose Dokumentation einfach, beim Mitarbeiter einstellen und bei der Lohnbuchhaltung immer die Nase vorn und alles im Blick zu haben.
Über die elektronischen Schnittstellen zu sämtlichen relevanten Behörden und Institutionen laufen fast alle Vorgänge rund um Ihre Lohnbuchhaltung und das Mitarbeiter einstellen automatisch ab.
Auch die anfallenden Belege stehen Ihnen jederzeit digital archiviert zur Verfügung – es ist kein lästiges ausdrucken und abheften mehr nötig. Auch Ihren Mitarbeitern stellen Sie die Lohnabrechnung einfach digital zur Verfügung. Die Führung einer geordneten, jederzeit aktuellen Lohnbuchhaltung ist eine Ihrer wichtigsten Pflichten als Arbeitgeber. Mit lexoffice Lohn & Gehalt wird aus der lästigen Pflicht aber eine einfach erledigte Aufgabe.
