Wer ein Start-up oder ein anderes Unternehmen gründet, kennt das Problem: Gute Mitarbeiter:innen zu finden, ist die größte Herausforderung, wenn der erste Wachstumsschub einsetzt. Verwandte einzustellen ist eine Lösung, die auf der Hand liegt. Denn niemand weiß besser, wie Du tickst. Was wäre außerdem logischer, als bevorzugt mit den liebsten Menschen zu arbeiten, denen Du völlig vertrauen kannst?
Das Wichtigste in Kürze
Viele Firmen setzen auf die Beschäftigung von Familienmitgliedern, aber es ist wichtig, diese Einstellungen korrekt und steuerlich korrekt abzuwickeln.
Bei der Anstellung von Verwandten sollten alle Vertragsbedingungen dem Fremdvergleich standhalten und in einem detaillierten Arbeitsvertrag festgehalten werden, um steuerliche Probleme zu vermeiden.
Kein Wunder also, dass in vielen Firmen familienbasierte Teams agieren. Ehefrauen oder Töchter besetzen häufig Kommunikationsknotenpunkte und können so wunderbar Kinderbetreuung und Job vereinen. Ob Sachbearbeiter, Fahrer oder Vertriebler, Co-Mitglied der Geschäftsleitung oder Projektmanager, viele Inhaber setzen auf Familie im Betrieb.
Doch bevor Du nun Dein Recruitung auf die nächste Familienfeier ausweitest, solltest Du Dich unbedingt kompetent beraten lassen. Denn was hilft die schönste Zusammenarbeit mit den Verwandten, wenn das Finanzamt diese später nicht akzeptiert?
Dein Steuerberater unterstützt Dich dabei, sämtliche organisatorischen und administrativen Abläufe so zu gestalten, dass Deine Lohnkosten problemlos steuerlich geltend gemacht werden können.
Im Grunde solltest Du so vorgehen, als ob Du eine fremde Person einstellst und sämtliche Details ebenso professionell abwickeln. Das fängt bei einem detaillierten Arbeitsvertrag an und hört bei dem prüfenden Blick durch den Berater noch lange nicht auf.
Denn Verwandte einstellen heißt: Eure Zusammenarbeit muss in den Augen des Finanzamts in allen Punkten dem so genannten Fremdvergleich standhalten. Keinesfalls darf irgendwas daran wie Gemauschel unter der Hand wirken. Frag Dich also unbedingt: Könntest Du exakt diese Arbeitsvereinbarung auch mit einem völlig fremden Menschen abschließen und sie würde jeder Stichprobe standhalten?
Eventuell fragt das Finanzamt bei einer Prüfung nämlich auch, warum Du Dich für exakt diese Person – diese mit Dir verwandte Person – entschieden hast. Wenn dann alle Arbeitsbedingungen wie Zeiten, Lohn und Umfeld normalen Erwartungen entsprechen, reicht Dein Vertrauen in die Fähigkeit Deines Verwandten aus. Bei der zufriedenstellenden Beantwortung im Falle einer Betriebsprüfung unterstützt Dich Dein Berater schon im Vorfeld und im Idealfall bereits bei der Einstellung.
Damit Du die entstehenden Kosten für das Beschäftigen von mit Dir verwandten Personen geltend machen kannst, solltest Du grundsätzlich immer einen ordnungsgemäßen Arbeitsvertrag abschließen.
Mit einem solchen schriftlichen Vertrag wirst Du bei Bedarf problemlos nachweisen können, dass die Anforderungen an eine reguläre Anstellung erfüllt sind. Wichtig ist insbesondere, dass Du keine Gefälligkeitsvereinbarung mit „kostengünstigen“ Verwandten getroffen hast. Oder im Umkehrfall jemand besonders viel Geld für einen geringen Leistungsumfang erhält. Auch beim Einschätzen realistischer Spannen hilft Dein Steuerberater.
Der Arbeitsvertrag mit Deinen Familienangehörigen muss alle wesentlichen Vereinbarungen fixieren. Die Wochenarbeitszeit in Stunden, die Urlaubstage und Vergütung sowie die Fälligkeit der Vergütung. Eine detaillierte Beschreibung der Aufgabengebiete und Erwartungshaltung, Kündigungsfristen und Befristungen. Außerdem wichtig: Vertraulichkeitsvereinbarungen und Angaben darüber, zu welchen Zeiten Aufgaben zu leisten sind, falls diese sich nicht aus der Tätigkeitsbeschreibung ergeben.
Wenn es bei einer Prüfung hart auf hart kommt, musst Du ggf. sogar nachweisen, dass familienangehörende Mitarbeiter die im Vertrag festgelegten Arbeitsstunden tatsächlich geleistet haben. Eine Zeiterfassung oder einfache Aufstellung von Anfang an hilft Dir ebenso wie ein konsequent geführter Stundenzettel.
Mitarbeitende Familienangehörige müssen außerdem von Dir nachweislich eine angemessene Vergütung erhalten. Das bedeutet nicht nur, dass unterbezahlte Verwandte mit Misstrauen betrachtet werden – auch ein sehr hohes Gehalt wird das Finanzamt nicht als angemessen anerkennen.
Ob und welche Qualifikationen Deine Angehörigen mitbringen, ist dabei nicht entscheidend. Entscheidend ist ein Gehaltsbereich, der zur Tätigkeit passt und allgemein üblich ist. Solltest Du also eine Tochter haben, die ein hoch spezialisiertes Medien- und Kommunikationsdesignstudium äußerst erfolgreich abgeschlossen hat und nun bei Dir am Empfang gelandet ist, kann sie nur das übliche Gehalt einer Empfangsdame beziehen und so weiter. Diplome oder Titel dürfen nicht einfließen.
Wichtig ist, dass bei einer Betriebsprüfung kein Zweifel über den Status Deines Angehörigen als angestellter Mitarbeiter besteht. Vor allem solltest Du sehr dringend eine Einstufung als Mitunternehmer für das mitarbeitende Familienmitglied vermeiden.
Sonst gibt es im Falle einer Arbeitslosigkeit kein Geld von der Arbeitsagentur, bei Berufs- und Erwerbsunfähigkeit oder -minderung gewährt der Rentenversicherungsträger keine Rente und bei Arbeits- und Wegeunfällen entfallen auch noch jegliche Leistungsansprüche.
Frag Deinen Steuerberater, welche Faktoren Du verändern oder neu integrieren musst, um diesem Risiko auszuweichen. Wenn alles passt, der Status einwandfrei ist und alle Kosten problemlos abgesetzt werden können, ist es für alle Beteiligten bereichernd, wenn Du Verwandte einstellen kannst.
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