Bei der Lohnabrechnung gibt es viel zu beachten. Eine Muster Lohnabrechnung kann dabei helfen. Wir zeigen ihnen, wie die Abrechnung gelingt.
Muster Lohnabrechnung
Alles Wissenswerte rund ums Thema
Das Wichtigste in Kürze
Die Lohnabrechnung ist eine Nebenpflicht für Arbeitgeber, die den Lohn und die Abgaben für Steuern und Sozialversicherung des Arbeitnehmers berechnet und ihm als Informationsquelle dient.
Sie muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie Abrechnungszeitraum, Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge.
Für Kleinunternehmer kann die Lohnabrechnung durch Outsourcing oder ein Lohnprogramm vereinfacht werden.
Muster Lohnabrechnung – das müssen Kleinunternehmer wissen
Eine Lohnabrechnung ist auf den ersten Blick eine komplizierte Angelegenheit. Lohnsteuer, Kirchensteuer, Sozialversicherung – es gibt viele verschiedene Dinge, die berücksichtigt werden müssen. Doch mit dem Wissen über das richtige Vorgehen und einer Muster Lohnabrechnung bekommen Arbeitgeber den Durchblick. Alles Wissenswerte lesen Sie hier.
Was ist eine Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung ist eine Nebenpflicht für Arbeitgeber. Der Arbeitgeber berechnet bei der Lohnabrechnung zum einen den Lohn für einen bestimmten Zeitraum, zum anderen ermittelt er die Beiträge zur Sozialversicherung und die Lohnsteuer des Arbeitnehmers. Dem Arbeitnehmer dient die Lohnabrechnung demnach als Information über seine Bezüge und seine Abgaben für Steuern und Sozialversicherung.
Für die Lohnabrechnung gibt es verschiedene Bezeichnungen: Insbesondere, wenn sie der Information für Arbeitnehmer dient, wird sie auch als Verdienstnachweis bezeichnet. Weitere Synonyme sind Entgeltnachweis oder Gehaltsabrechnung.
Hinweis:
Formal gesehen unterscheidet man zwischen dem Gehalt für Angestellte und dem Lohn für gewerbliche Arbeitnehmer. Daher besteht genau genommen ein kleiner Unterschied zwischen Gehalts- und Lohnabrechnung: Bei der Lohnabrechnung sind die monatlich erbrachten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers die Basis für die Berechnung des Lohns. Der Arbeitnehmer wird nach einem festen Stundenlohn bezahlt – aber nur für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Bei der Gehaltsabrechnung wird dagegen ein monatlich fester Betrag ausgezahlt. Überstunden werden bei der monatlichen Abrechnung nicht berücksichtigt. Inhaltlich gibt es zwischen beiden Formen aber keine wesentlichen Unterschiede.
Was sollte in einer Lohnabrechnung drinstehen?
Welche Angaben eine Lohnabrechnung enthalten muss, legt § 108 Gewerbeordnung (GewO) fest. Die Lohnabrechnung muss in Textform erteilt werden und Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts beinhalten. Bei der Zusammensetzung des Arbeitsentgelts sind gemäß GewO die folgenden Angaben zwingend notwendig:
- Art und Höhe der Zuschläge,
- Zulagen,
- Art und Höhe der Abzüge,
- Abschlagszahlungen und
- Vorschüsse.
Welcher Aufbau ist empfehlenswert?
Prinzipiell gilt: Wie die Lohn-, bzw. Gehaltsabrechnung genau aufgebaut ist, ist egal. Wichtig ist nur, was drinsteht, d. h., dass die Pflichtangaben enthalten sind. Um die Lohnabrechnung sinnvoll zu strukturieren und lesefreundlich zu halten, ist aber der folgende Aufbau zu empfehlen. In den Kopfteil einer Muster Lohnabrechnung sollten diese Angaben:
- Name und Adresse des Arbeitgebers,
- Name und Adresse des Arbeitnehmers,
- Personalnummer, Geburtsdatum, Konfession,
- aktueller Stand des Urlaubsanspruchs (Zahl der Urlaubstage),
- Kinderfreibeträge und sonstige Freibeträge,
- ob ein Midijob oder eine Mehrfachbeschäftigung vorliegt,
- Versicherungsnummer, Krankenkasse, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers,
- Beginn (unter Umständen auch das Ende) der Beschäftigung und
- Abrechnungszeitraum.
In den Hauptteil der Lohnabrechnung gehören
- der Bruttolohn,
- die Steuerabzüge (Lohn-, Kirchensteuer, Soli-Zuschlag),
- die Sozialversicherungsbeiträge,
- vorliegende Sachbezüge, Steuerfreibeträge und vermögenswirksame Leistungen,
- unter Umständen persönliche Abzüge und Aufwandsentschädigungen sowie schließlich
- der netto Auszahlungsbetrag.
Wie berechnet man den Lohn?
Eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung kann man nach der folgenden Rechnung erstellen:
Bruttolohn (bzw. Bruttogehalt) inkl. steuerpflichtiger Lohnbestandteile (z. B. Sachbezüge)
– Lohnsteuer
– Kirchensteuer
– Krankenversicherung (zzgl. Individuellem Zusatzbeitrag)
– Rentenversicherung
– Arbeitslosenversicherung
– Pflegeversicherung
= gesetzlicher Nettolohn (bzw. Nettogehalt)
– sonstige Abzüge (Vermögensbildung, Vorschüsse, betriebliche Altersvorsorge, Pfändungen etc.)
+ sonstige Zuzahlungen
= Auszahlbetrag
Mehr zur Berechnung des Nettolohns und des Arbeitgeberanteils erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema Brutto-Netto-Rechner für Arbeitgeber.
Die Muster Lohnabrechnung – eine sinnvolle Arbeitshilfe
Eine große Hilfe bei der Lohn-, bzw. Gehaltsabrechnung stellt eine Vorlage dar. Mit Ihr können Sie die Lohnabrechnung nach Muster erstellen. Voraussetzung dazu ist aber, dass Sie die benötigten Angaben ermittelt und berechnet haben. Ist dies getan, können Sie diese einfach in die Vorlage eintragen. Das Muster einer Lohnabrechnung von lexoffice Lohn & Gehalt sehen Sie hier nebenstehend.
Worauf sollten Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung achten?
Für Arbeitgeber ist bei der Lohnabrechnung vor allem das Bruttogehalt relevant. Dieses bildet die Basis zur Ermittlung der Personalkosten – einer für Unternehmer wichtigen Kennzahl. Sie sollten insbesondere darauf achten, wie hoch die Lohnnebenkosten sind, also die Kosten, die über den Nettolohn hinausgehen.
Die Lohnnebenkosten, die vom Arbeitgeber bezahlt werden müssen, sind die Sozialbeiträge, die Kosten für Aus- und Weiterbildungen, die Lohnsteuer sowie sonstige Aufwendungen.
Was ist für Arbeitnehmer wichtig?
Für Arbeitnehmer ist interessant, wie sich die monatlichen Bezüge genau zusammensetzen und sich das Gesamt-Brutto ergibt. Außerdem sollten Arbeitnehmer die Lohnabrechnung mit einem prüfenden Blick lesen. Wurde zu viel oder zu wenig Lohn gezahlt? Sie sollten darauf achten, ob die Daten korrekt sind, also zum Beispiel mit der richtigen Steuerklasse gerechnet wurde und der Arbeitgeber mit dem korrekten Stundenlohn kalkuliert hat.
Fazit
Trotz Muster Lohnabrechnung gilt für Kleinunternehmer: Am einfachsten funktioniert die Lohnabrechnung natürlich, wenn man so wenig wie möglich selbst erledigen muss. Das geht entweder über Outsourcing, also wenn man die Lohnabrechnung von einem Lohnbüro oder Steuerberater abwickeln lässt oder aber mit einer smarten Online-Lohnabrechnung.
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