Nachdem Sie sich grundsätzlich Gedanken über Ihren Personalbedarf und die Art des Beschäftigungsverhältnisses gemacht haben, folgt die knallharte Kalkulation. So stellen Sie sicher, dass sich ein neuer Mitarbeiter wirklich rechnet. Dabei stellen Sie den Gegenwert der Beschäftigung, wie den zusätzlichen Umsatz und/oder die Reduktion externer Kosten, den Kosten gegenüber, die ihr neuer Mitarbeiter verursacht. Neben dem Lohn bzw. Gehalt sind hier Personalnebenkosten aber auch beispielsweise Arbeitsplatzkosten zu berücksichtigen.
Personalkosten
Entgelt, Entgeltbestandteile, Lohnnebenkosten, Personalkosten. Und eine Beispiel-Kalkulation.
Lohn und Gehalt
Sind Lohn und Gehalt eigentlich das Gleiche oder gibt es hier Unterschiede? Und was ist mit dem Begriff „Entgelt“? Ein Blick in die Geschichte zeigt, dass früher i.d.R. Arbeitern Lohn gezahlt wurde und Angestellten ein Gehalt.
Heute verwenden wir die Begriffe meist synonym für das Geld, welches einem Arbeitnehmer am Monatsende gezahlt wird.
In einem Punkt unterscheiden sich die beiden Entgeltvarianten: Von Gehalt spricht man, wenn jeden Monat unabhängig von der erbrachten Leistung der gleiche Betrag gezahlt wird. Lohn dagegen ist variabel und kann abhängig von definierten Faktoren schwanken. Die bekannteste Variante ist der Stundenlohn, die Variable ist die gearbeitete Zeit. Daneben gibt es beispielsweise noch den Akkordlohn (Stücklohn) und den Prämienlohn.
Prinzipiell gilt: Keine Arbeit ohne Lohn. Und es gilt das Bruttolohnprinzip, wenn nicht explizit ein Nettolohn vereinbart wurde.
Grundsätzlich können Sie das Entgelt mit Ihrem Mitarbeiter frei vereinbaren. Rechtliche Grenzen ergeben sich nur durch den gesetzlichen Mindestlohn und für allgemeingültig erklärte Tarifverträge. Letztere legen für alle in Ihrem Geltungsbereich tätigen Betriebe Mindest-Arbeitsbedingungen fest. Übersichten zu allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen finden Sie beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales unter www.bmas.de. Informationen zu dem in Ihrer Stadt üblichen Entgelt erhalten Sie bei der für Ihren Betrieb zuständigen Kammer.
Weitere Entgeltbestandteile
Sogenannte steuerfreie Arbeitgeberleistungen ermöglichen Ihnen als Arbeitgeber eine individuellere Gestaltung des Entgelts mit zwei wichtigen Effekten:
- Zum einen verschaffen Sie sich mit auf Ihren Mitarbeiter zugeschnittenen Bausteinen einen Wettbewerbsvorteil als attraktiver Arbeitgeber. In Zeiten von Fachkräftemangel ein starkes Argument!
- Zudem senken Sie so einfach, legal und vom Gesetzgeber gefördert ihre Personalkosten.
In unserem Fachartikel „Steuerfreie Arbeitgeberleistungen – Mit cleveren Bausteinen die Mitarbeitermotivation fördern und Personalkosten senken“ stellen wir verschiedene steuerfreie Arbeitgeberleistungen unter Berücksichtigung ihres Effekts sowohl auf das Nettogehalt des Mitarbeiters als auch auf die Personalkosten für Sie als Arbeitgeber vor. Und wir zeigen, welche der Bausteine auch für Kleinunternehmer mit überschaubarem Aufwand umsetzbar sind.
Personalnebenkosten
Der größte Kostenblock in den Personalnebenkosten ist der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Dieser setzt sich zusammen aus:
- Krankenversicherung: 7,3%
- Pflegeversicherung: 1,525%
- Rentenversicherung: 9,3%
- Arbeitslosenversicherung: 1,3%
= 19,425%
Seit dem 01. Januar 2019 trägt der Arbeitgeber auch den Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung zur Hälfte. Dieser schwankt je nach Krankenkasse zwischen 0 und 1,7%. Das ergibt einen Arbeitgeberanteil und damit zusätzliche Personalkosten in Höhe von 0 bis 0,85% vom Bruttolohn.
Weitere Personalnebenkosten im Überblick:
- Umlage U1 Betr. Entgeltfortzahlung bei Krankheit: Pflicht für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern. Dafür Erstattung von ca. 70 % (Regeltarif) der Lohnfortzahlung bei Krankheit. Beitrag variiert nach Krankenkasse des Mitarbeiters. Beispiel: AOK Baden-Württemberg bei 70% Erstattung 2,3%
- Umlage U2 Betr. Kosten Mutterschaft: Pflicht größenunabhängig für alle Betriebe. Beitragshöhe variiert je nach Krankenkasse. Dafür Erstattung z. B. Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Beispiel: AOK Baden-Württemberg 0,41%
- Insolvenzgeldumlage (U3): Zum Ausgleich des sogenannten Insolvenzgeldes 0,06 %
- Gesetzliche Unfallversicherung: Höhe des Beitrags wird jährlich rückwirkend festgelegt und orientiert sich an den sog. Gefahrenklassen.
Hinweis: Alle Zahlen sind Stand 01. Januar 2020. Wir informieren regelmäßig, i.d.R. zum Jahreswechsel, über Änderungen in den Beiträgen zur Sozialversicherung.
Arbeitsplatzkosten
Klassische Arbeitsplatzkosten sind die Miete und daraus resultierende Nebenkosten wie Heizkosten und Strom. Dazu kommen Möbel und Büroausstattung, IT Infrastruktur und IT Ausstattung (PC, Laptop, Tablet), Werkzeuge, Firmenhandy oder ein Firmenwagen.
Neue Wege der Zusammenarbeit verändern diese klassische Struktur der Arbeitsplatzkosten. Insbesondere beim ersten Mitarbeiter stellt sich die Frage, welchen Rahmen Sie der Zusammenarbeit geben wollen. Brauchen Sie ein Büro, arbeiten Sie gemeinsam in einem Co-Working Space oder arbeiten sie aus dem Home-Office heraus? Welche Arbeitsmittel sollten Sie als Arbeitgeber stellen, was kann vorausgesetzt werden? Mit diesen Fragen beschäftigen wir uns im Artikel „Arbeitsplatz & Arbeitsmittel“
Kosten für unproduktive Zeiten
Ihre Mitarbeiter haben Anspruch auf bezahlten Urlaub, Lohnfortzahlung für Feiertage und Lohnfortzahlung bei Krankheit. Als Kleinunternehmer erhalten Sie über die Umlage U1 einen Teil der Kosten für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (bis zu 80%) zurückerstattet.
Kalkulation: Rechnet sich ein neuer Mitarbeiter?
Die Kostenseite lässt sich bis auf einige Unschärfen mit den oben genannten Rechengrößen recht genau betrachten (Brutto-Netto-Rechner). Schwieriger ist es, den Mehrwert eines neuen Mitarbeiters zu kalkulieren. Welchen Einfluss hat sein Wirken auf Produktivität und Umsatz? Trägt er zu einer Reduktion der Kosten bei, indem er Aufgaben übernimmt die bis jetzt durch einen externen Dienstleister erbracht werden?
Um einen sicheren Blick auf die Wirtschaftlichkeit werfen zu können, ist es sinnvoll, nicht nur ein mögliches Szenario zu kalkulieren, sondern ihrer Annahme auch ein Worst-Case und ein Best-Case Szenario zur Seite zu stellen. Berücksichtigen Sie dabei auch Langzeiteffekte: So gibt es in der Einarbeitungszeit i.d.R. noch keinen positiven Schub für die Produktivität. Eine sorgfältige Einarbeitung ist aber langfristig essentiell für eine nachhaltige Steigerung der Produktivität.
Betriebswirtschaftlich betrachtet lohnt sich ein neuer Mitarbeiter, wenn das durch ihn erwirtschaftete Umsatzplus die Personalkosten übersteigt.
Beispiel-Kalkulation
Annahmen für dieses Beispiel: Angestellter in Teilzeit, Arbeitsplatz im Co-Working Space, Arbeitsmittel Laptop inkl. Software, kein Wareneinsatz / keine Lagerhaltung. Alle Werte in Euro für ein Geschäftsjahr.
In der Beispiel-Kalkulation wird nochmal deutlich, dass die Kosten i.d.R. einfach zu kalkulieren sind. Kommen bei Ihrem Geschäftsmodell noch Kosten für den Wareneinsatz oder Lagerhaltung dazu, sind ihnen diese ja bekannt und somit auch einfach in der Kalkulation zu berücksichtigen.
Beim Umsatzplus werfen Sie Ihre Erfahrung und ihr Bauchgefühl in die Wagschale. Mitarbeiterführung und -motivation von der Einarbeitung über regelmäßigen Austausch bis hin zu verschiedenen Formen der Anerkennung wirken sich positiv auf die Entwicklung aus. Berücksichtigen Sie bei der Umsatzentwicklung auch, dass Sie einen Teil der Zeit, die Sie jetzt noch direkt in die Generierung von Umsatz stecken, zukünftig in die Mitarbeiterführung und auch damit einhergehende administrative Aufgaben, wie zum Beispiel die Lohnabrechnung stecken. Wobei letztere dank lexoffice wirklich einfach, schnell und rechtlich sicher erledigt ist 😉
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