Arbeitsmittel

Zusammenfassung

Begriff

Im rechtlichen Sinne umfassen „Arbeitsmittel“ sämtliche Gegenstände, die ein Arbeitnehmer zur Ausübung oder Erledigung von geschäftlichen Aufgaben verwendet.

Der Ausdruck „Arbeitsmittel“ beschränkt sich jedoch nicht auf Werkzeuge oder gängige Arbeitskleidung. Zu dieser Kategorie zählen darüber hinaus auch Arbeitsgeräte, ohne die der Arbeitnehmer seiner Tätigkeit nicht nachgehen kann, z. B. Laptop, Geschäftsunterlagen, Schriftstücke, Zeichnungen, Werksausweis, Schlüssel, ein ausschließlich dienstlich genutzter Pkw usw.

Solange der Arbeitgeber die Arbeitsmittel bereitstellt, bleibt die Lohnsteuer unverändert. Wenn der Arbeitnehmer die Mittel auch kostenlos oder vergünstig für private Zwecke nutzen darf, muss er diesen Vorteil als Arbeitslohn ansetzen. Aufwendungen für Arbeitsmittel, die der Arbeitnehmer selbst übernimmt, zählen als Werbungskosten. Das Gleiche gilt auch bei Ausgaben für Betrieb und Unterhalt.

Die pflichtmäßigen Beiträge zur Sozialversicherung gehen aus der lohnsteuerlichen Behandlung hervor.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Die rechtliche Behandlung von Arbeitsmitteln basiert auf keiner eigenen Gesetzesquelle. Stattdessen lassen sich die Richtlinien aus dem allgemeinen Schuldrecht und dem Sachrecht ableiten.

Lohnsteuer: Laut § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG zählen Aufwendungen für Arbeitsmittel und deren Einsatz zu den Werbungskosten. § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG beinhaltet das sogenannte Aufteilungs- und Abzugsverbot: Demnach dürfen   Aufwendungen für Arbeitsmittel, die der Lebensführung dienen, nicht als Werbekosten abgezogen werden.

Sozialversicherung: § 14 Abs. 1 SGB IV erklärt den Begriff des Arbeitsentgelts in Bezug auf die Sozialversicherung. Weiterhin präzisiert § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV den Unterschied zwischen lohnsteuerfreien und beitragspflichtigen Arbeitsentgeltteilen.

Kurzübersicht

EntgeltSVLSt
Auszahlung von Werkzeuggeld

*sofern lohnsteuerfrei

frei*frei
Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte

*sofern lohnsteuerfrei

frei*frei
Privatnutzung betrieblicher Telekommunikationsgerätefrei*frei
Arbeitsmittel, unentgeltiche berufliche Nutzung

*sofern lohnsteuerfrei

frei*frei

Praxis-Beispiele

  • Werkzeuggeld

Arbeitsrecht

1 Arbeitnehmer als Besitzdiener des Arbeitgebers

Der Arbeitnehmer ist wegen der ihm zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel grundsätzlich Besitzdiener nach § 855 BGB. Besitzdiener ist, wer die tatsächliche Gewalt über eine Sache für einen anderen (hier den Arbeitgeber) ausübt. Entzieht er dem Besitzer (Arbeitgeber) den Besitz, so begeht er verbotene Eigenmacht. Dies kann den Arbeitgeber zur außerordentlichen Kündigung berechtigen. Gegenüber Dritten, also insbesondere Betriebsfremden, kann der Besitzdiener die Besitzwehr nach § 860 BGB ausüben. Ansprüche wegen Besitzentziehung oder Besitzstörung stehen ihm allerdings nicht zu. Die Besitzwehr scheidet aus, wenn ein anderer Arbeitnehmer des gleichen Betriebs die Arbeitsgeräte wegnimmt, um damit innerhalb des Betriebs eine ihm aufgetragene Arbeit auszuführen.

2 Rückgabepflicht

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber auf dessen Verlangen hin die Arbeitsmittel jederzeit wieder auszuhändigen. Das Gleiche gilt auch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Ist dem Arbeitnehmer ein Dienstwagen überlassen worden, muss er ihn auch dann sofort zurückgeben, wenn er eine fristlose Kündigung durch den Arbeitgeber mit der Kündigungsschutzklage angegriffen hat. Ist dem Arbeitnehmer ein Pkw allerdings auch zur privaten Nutzung überlassen worden, hat er grundsätzlich bis zur rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf den Pkw.

Kommt der Arbeitnehmer seiner Rückgabeverpflichtung nicht nach, kann der Arbeitgeber ihn auf Herausgabe verklagen. Ist der Umfang der vom Arbeitnehmer einbehaltenen Arbeitsmittel unklar, hat der Arbeitgeber zusätzlich einen einklagbaren Anspruch auf Auskunftserteilung und auf Abgabe einer die Richtigkeit der Auskunft betreffenden Eidesstattlichen Versicherung.

Wegen der verspäteten Rückgabe von Arbeitsmitteln und Geschäftsunterlagen kommen darüber hinaus Ansprüche auf Schadensersatz und Nutzungsentschädigung in Betracht.

Ein Zurückbehaltungsrecht an den Arbeitsmitteln steht dem Arbeitnehmer selbst dann nicht zu, wenn er eigene Ansprüche gegen den Arbeitgeber, z. B. auf Restlohn, hat.

3 Instandhaltung und Instandsetzung

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel sich in einem ordnungsgemäßen Zustand befinden, insbesondere keine Gefahren von ihnen ausgehen. Anderenfalls kann er zum Schadensersatz verpflichtet sein. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die ihm zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel nur bestimmungsgemäß einzusetzen und pfleglich zu behandeln. Instandhaltung und Instandsetzung treffen allerdings den Arbeitgeber. Übernimmt der Arbeitnehmer in dringenden Fällen oder Notsituationen diese an sich dem Arbeitgeber obliegenden Verpflichtungen, hat er in aller Regel Anspruch auf Ersatz seiner Aufwendungen.

Lohnsteuer

1 Ausschließlich berufliche Nutzung

Wirtschaftsgüter rechnen innerhalb der Steuererklärung dann zu den Arbeitsmitteln, wenn sie nahezu ausschließlich für eine Benutzung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit geeignet sind. Eine private Mitbenutzung ist unschädlich, soweit sie einen Nutzungsanteil von etwa 10 % nicht übersteigt. Liegt diese Voraussetzung vor, kann die Zugehörigkeit der genutzten Geräte und Gegenstände zu den Arbeitsmitteln in der Regel ohne Weiteres bejaht werden. Dagegen ist bei Wirtschaftsgütern, die auch im Rahmen der allgemeinen Lebensführung nutzbar sind, die Zuordnung oft schwierig oder zweifelhaft.

2 Arbeitsmittel als Arbeitslohn

2.1 Unentgeltliche berufliche Nutzung

Der Wert von unentgeltlich zur beruflichen Nutzung überlassenen Arbeitsmitteln, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nur zum Gebrauch am Arbeitsplatz bereitstellt, ist kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel erwirbt und der Arbeitgeber die Auslagen ersetzt.

Steuerfrei sind Erstattungen für Anschaffung und Auslagen für

  • Arbeitsmittel als Werkzeuggeld und
  • typische Berufskleidung.

2.2 Nutzung außerhalb des Betriebs

Stellt der Arbeitgeber (betriebliche) Arbeitsmittel zur Verfügung oder übereignet er diese an den Arbeitnehmer, z. B. Schenkung eines Computers, kann sich daraus ein geldwerter Vorteil ergeben. Voraussetzung hierfür ist regelmäßig eine Nutzung außerhalb des Betriebs.

Steuerpflichtiger Arbeitslohn liegt vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Arbeitsmittel nicht zweckgebunden (z. B. zum Gebrauch am Arbeitsplatz), sondern zur freien Verfügung übereignet.

Bewahrt der Arbeitnehmer ein Arbeitsmittel in seiner Wohnung auf, besteht für bestimmte Wirtschaftsgüter eine erhöhte Nachweispflicht, um den ersten Anschein einer Privatnutzung zu widerlegen. Dies gilt z. B. für Tablets und andere Multimediageräte im häuslichen Arbeitszimmer und für Musikinstrumente. Solche Geräte werden nach der allgemeinen Erfahrung der Finanzverwaltung regelmäßig in nicht unerheblichem Umfang auch privat verwendet.

2.3 Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte etc.

2.3.1 Steuerbefreiung für moderne Kommunikationsmittel

Die Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör sind steuerfrei, und zwar unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Das gilt auch für die Vorteile aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, wenn der Arbeitgeber diese Programme in seinem Betrieb einsetzt. Daher ist die Nutzung von Computerspielen mangels betrieblichen Einsatzes nicht nach § 3 Nr. 45 EStG begünstigt. Ebenso steuerfrei sind Dienstleistungen des Arbeitgebers im Zusammenhang mit der Überlassung der hier betroffenen betrieblichen Geräte und Programme.

Zu den begünstigten Dienstleistungen zählen insbesondere die Installation oder Inbetriebnahme der begünstigten Geräte und Programmedurch einen IT-Service des Arbeitgebers. In anderen Fällen liegt regelmäßig steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Der Arbeitnehmer kann jedoch die verauslagten Beträge bei beruflicher Veranlassung als Werbungskosten ansetzen.

2.3.2 Beispiele für begünstigte Geräte und Zubehör

Unter den Begriff der betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte fallen u. a.

  • Personalcomputer und Laptop,
  • Handy und Smartphone,
  • Tablet und
  • Autotelefon.

Beispiele für begünstigtes Zubehör

Als Zubehör begünstigt sind u. a.

  • Monitor,
  • Drucker, Beamer, Scanner,
  • Modem, Netzwerkswitch,
  • Router, Hub, Bridge,
  • ISDN-Karte, SIM-Karte, UMTS-Karte, LTE-Karte,
  • Ladegeräte und Transportbehältnisse.
2.3.3 Begünstigte Software

Zu den begünstigten System- und Anwendungsprogrammen zählen u. a.

  • Betriebssysteme,
  • Browser,
  • Virenscanner,
  • Softwareprogramme (z. B. Home-use-Programme, Volumenlizenzvereinbarung).
2.3.4 Nicht begünstigte Geräte (HI7330181)

Regelmäßig nicht begünstigt, weil es sich nicht um betriebliche Geräte des Arbeitgebers handelt, sind

  • Smart-TV,
  • Spielkonsolen,
  • MP3-Player,
  • Spielautomaten,
  • E-Book-Reader,
  • Gebrauchsgegenstände mit eingebautem Mikrochip,
  • Digitalkameras und digitale Videocamcorder,
  • vorinstallierte Navigationsgeräte im Pkw.

3 Arbeitsmittel als Werbungskosten

3.1 Ausschließliche berufliche Nutzung

Vom Arbeitgeber nicht ersetzte Aufwendungen des Arbeitnehmers für Arbeitsmittel sind als Werbungskosten abziehbar. Voraussetzung hierfür ist, dass die Arbeitsmittel ausschließlich der Berufsausübung dienen, z. B.

  • typische Berufskleidung,
  • Fachbücher und Fachzeitschriften oder
  • Werkzeuge.

Arbeitnehmer, die ihren Beruf vorwiegend am Schreibtisch ausüben, dürfen auch Ausgaben für Computergeräte oder Büromaterial von der Steuer absetzen.

3.2 Abzugsfähige Werbungskosten

Arbeitsmittel, die nach dem 31.12.2017 angeschafft werden und deren Nettoanschaffungskosten nicht mehr als 800 EUR (2017: 410 EUR) betragen, können im Jahr der Ausgabe in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden.Betragen die Anschaffungskosten mehr als 800 EUR (2017: 410 EUR) netto, müssen die Anschaffungskosten durch Abschreibung auf die Jahre der üblichen Nutzungsdauer verteilt werden. Werden solche nicht sofort abzugsfähigen Arbeitsmittel im Laufe eines Kalenderjahres angeschafft, kann nur der auf die Nutzungsdauer aufgeteilte zeitanteilige Jahresbetrag abgezogen werden.

Eine außergewöhnliche technische Abnutzung (z. B. bei einem Computer) ist ebenfalls als Werbungskosten zu berücksichtigen, und zwar auch dann, wenn wirtschaftlich kein Werteverzehr eintritt.

3.3 Gemischt genutzte Wirtschaftsgüter

Nutzt der Arbeitnehmer ein Wirtschaftsgut sowohl beruflich als auch in nicht unerheblichem Umfang privat, sind die gesamten Aufwendungen grundsätzlich nicht als Werbungskosten abziehbar. Erfolgt die berufliche Nutzung anhand objektiver Merkmale leicht nachprüfbar getrennt von der privaten Nutzung, können die Aufwendungen nach Anteilen aufgeteilt werden. Eine Schätzung lässt das Finanzamt nicht zu. Ist der berufliche Nutzungsanteil nicht von untergeordneter Bedeutung oder nicht leicht trennbar, rechnen die gesamten Aufwendungen zur Privatsphäre.

3.4 Umwidmung zunächst privater Gegenstände

Nutzt der Arbeitnehmer einen zuvor in seinem Privatbereich eingesetzten Gegenstand für berufliche Zwecke oder setzt er ein ihm geschenktes Wirtschaftsgut entsprechend beruflich ein, kann er die Anschaffungskosten für diese Gegenstände als Werbungskosten geltend machen.

Bemessungsgrundlage für die Abschreibung sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten inklusive Umsatzsteuer abzüglich der „fiktiv“ auf die Zeit der Privatnutzung bzw. auf die Zeit bis zur Schenkung entfallenden Abschreibungsbeträge.

3.5 Veräußerung eines Arbeitsmittels

Veräußert der Arbeitnehmer ein als Arbeitsmittel genutztes Wirtschaftsgut in einem anderen Jahr als dem der Anschaffung, ist der Veräußerungserlös nicht als Arbeitslohn oder zur Kürzung des Werbungskostenabzugs anzusetzen. Ggf. ist ein Veräußerungsgewinn als Einkünfte aus einem privaten Veräußerungsgeschäft anzusetzen.

Sozialversicherung

1 Beitragsrechtliche Bewertung

Die beitragsrechtliche Beurteilung von Arbeitsmitteln orientiert sich an der steuerrechtlichen Beurteilung. Werden dem Arbeitnehmer unentgeltlich Arbeitsmittel zum Gebrauch am Arbeitsplatz überlassen (z. B. Werkzeug, Fachbücher), sind diese lohnsteuerfrei und stellen kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt dar. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel erwirbt und der Arbeitgeber die Auslagen ersetzt.

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Arbeitsmittel jedoch nicht zweckgebunden für die berufliche Nutzung, sondern zur freien Verfügung, sind sie lohnsteuerpflichtig und damit auch beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Hinweis

Kauf und Instandhaltung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitnehmer

Beschafft sich der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst bzw. hält er diese auf eigene Kosten instand (z. B. Ausgaben für Erwerb oder Reinigung von Berufskleidung, Fachliteratur, Werkzeug u. Ä.), verringern die hierfür aufgewendeten Beträge das beitragspflichtige Arbeitsentgelt nicht.

2 Unfallversicherung

2.1 Umfang der versicherten Tätigkeit

In der Unfallversicherung gehören zu den versicherten Tätigkeiten auch das mit der Beschäftigung im Unternehmen zusammenhängende Verwahren, Befördern, Instandhalten und Erneuern eines Arbeitsmittels, wenn dies auf Veranlassung des Unternehmers erfolgt.

Auch die im Zusammenhang mit der Instandhaltung, Verwahrung, Erneuerung, Wartung des Arbeitsgeräts erforderlichen Wege sind unfallversichert.

2.2 Unfallversicherungsrechtliche Definition eines Arbeitsmittels

Ein Arbeitsmittel kann jeder Gegenstand sein, der zur Verrichtung der unfallversicherten Tätigkeit geeignet ist und benutzt wird. Es ist gleichgültig, ob es vom Unternehmen gestellt wird oder Eigentum des Versicherten ist.

Die für die Arbeitsausübung verwendete Alltagskleidung zählt nicht zu den Arbeitsmitteln, selbst wenn sie für die Arbeit benötigt wird. Bei der Reinigung einer durch die betriebliche Tätigkeit verschmutzten Arbeitshose handelt es sich aber um die Instandhaltung eines Arbeitsgeräts; diese Tätigkeit steht unter Unfallversicherungsschutz.