Was kann ich als selbstständige:r Unternehmer:in von der Steuer absetzen?

Das sollten Sie als Selbstständige:r wissen

Bevor darauf eingegangen wird, was man als Selbständige:r von der Steuer absetzen kann, hier ein Kurzüberblick, was Selbständige steuerlich wissen sollten.

Gewerbe:Gewerbetreibende müssen je nach Rechtsform entweder eine Einkommen- oder Körperschaftsteuererklärung und eine Gewerbesteuererklärung beim Finanzamt einreichen. Sind die Leistungen, die erbracht werden, umsatzsteuerpflichtig, ist zudem eine Umsatzsteuererklärung ans Finanzamt zu übermitteln. Werden Mitarbeitende beschäftigt, sind darüber hinaus in der Regel Lohnsteueranmeldungen abzugeben. Gewerbesteuer fällt bei Einzelunternehmern oder Personengesellschaften übrigens nur an, wenn der Gewinn pro Jahr mehr als 24.500 Euro beträgt (Gewerbesteuerfreibetrag).

Freiberufliche: Bei Freiberufler:innen erwartet das Finanzamt eine Einkommensteuererklärung und bei umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen eine Umsatzsteuererklärung. Bei Beschäftigung von Mitarbeitenden ist auch die Lohnsteueranmeldung ein Thema.

Investitionsabzugsbetrag: Was ist steuerlich absetzbar, ohne einen Cent Ausgaben?

Eines der letzten echten Steuersparmodelle, mit dem Selbständige „geplante“ Investitionskosten von der Steuer absetzen können, ist der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g Abs. 1 EStG. Steuerlich absetzbar sind für Selbständige 50 Prozent des voraussichtlichen Nettokaufpreises für geplante Investitionen ins bewegliche Anlagevermögen (Pkw, Möbel, PC, Smartphone, Maschine, Werkzeug) in den nächsten drei Jahren.

Konkret: Ein geplanter Kauf eines Transporters im Jahr 2026 für netto 40.000 Euro bedeutet, dass man als Selbständige:r bereits vom Gewinn 2023 20.000 Euro von der Steuer absetzen kann.

Damit der Investitionsabzugsbetrag problemlos von der Steuer abgesetzt werden kann, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Der Gewinn vor Abzug des 50%igen Investitionsabzugsbetrags darf nicht mehr als 200.000 Euro betragen.
• Die betrieblichen Gegenstände müssen im Jahr des Kaufs und im Jahr danach im Betrieb genutzt oder vermietet und in diesem Zeitraum nachweislich zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt werden.

Schnellüberblick: Was man als Selbständige:r von der Steuer absetzen darf

Insbesondere bei Ermittlung des Gewinns stellen sich Selbständige oftmals die bange Frage, ob die eine oder andere Ausgabe tatsächlich steuerlich absetzbar ist. Dazu folgender Grundsatz: Steuerlich absetzbar sind alle Ausgaben, die für den Betrieb notwendig sind. Es gibt allerdings Einschränkungen.

Entscheidend dafür, dass man als Selbständige:r Ausgaben von der Steuer absetzen darf, ist, dass man weiß, dass man in der Beweislast ist. Es muss durch eine Rechnung oder Quittung die Höhe der Ausgaben nachgewiesen werden und im Zweifel durch Aufzeichnungen, dass die Ausgaben tatsächlich mit der gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit zusammenhängen.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht darüber, was Selbständige von der Steuer absetzen können.

Arbeitsort – das dürfen Selbständige von der Steuer absetzen

Arbeitszimmer absetzen

Nutzen Selbständige zu Hause einen Raum, der ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wird, dürfen entweder die kompletten Arbeitszimmerkosten steuerlich abgesetzt werden (Arbeitszimmer ist Mittelpunkt der Tätigkeit) oder ein Pauschbetrag von bis zu 1.260 Euro im Jahr (kein anderer Arbeitsplatz für Büroarbeiten vorhanden). Wichtig: Die Arbeitszimmerkosten sind getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Arbeitszimmer absetzen

Homeoffice-Pauschale

Wer kein Arbeitszimmer nutzt, sondern seine Büroarbeiten in der Arbeitsecke im Wohnzimmer oder am Küchentisch erledigt, kann die Homeoffice-Pauschale steuerlich absetzen. Hier gibt es unter bestimmten Voraussetzungen 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr. Der Clou: Tatsächliche Kosten müssen nicht nachgewiesen werden.

Homeoffice absetzen

Wohnmobil als Büro absetzen

Wer sich ein Wohnmobil in den Garten stellt und dieses als Büro nutzt, kann mit guten Argumenten die Kosten dafür (anteilig) steuerlich absetzen. Das Wohnmobil darf aber kein Bett enthalten oder Schränke, in denen private Urlaubssachen aufbewahrt werden.

Wohnmobil als Büro absetzen

Nebenkosten absetzen

Nutzen Sie die angemieteten Räumlichkeiten zu mindestens 90 Prozent betrieblich, können auch die Nebenkosten für diese Räume gewinnmindernd abgesetzt werden.

Nebenkosten absetzen

Umzugskosten absetzen

Werden die betrieblich angemieteten Räumlichkeiten für das Personal zu klein oder bietet sich ein Umzug in eine bessere Gegend an, dürfen die damit zusammenhängenden Umzugskosten ebenfalls als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Umzugskosten absetzen

Steuer-1×1 für Selbständige: Betriebsausgaben absetzen

Betriebsausgaben absetzen

Laptop absetzen

Kaufen Selbständige betriebliche Computerhardware wie Laptop oder PC oder Software, dürfen die Kosten dafür seit 2021 im Jahr der Zahlung in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Für Computerhardware und Software gilt eine einjährige Nutzungsdauer.

Laptop absetzen

Arbeitskleidung absetzen

Selbständige dürfen die Ausgaben für „typische“ Berufskleidung von der Steuer absetzen. Die Betonung liegt aber auf „typisch“. Steuerlich nicht absetzbar sind also Ausgaben für einen Anzug, die Jeans oder teure Turnschuhe, weil man den ganzen Tag auf den Beinen ist. Wird die typische Berufskleidung gereinigt, dürfen natürlich auch die Reinigungskosten von der Steuer abgesetzt werden.

Arbeitskleidung absetzen

Telefonkosten absetzen

Die Telefonkosten für betriebliche Anschlüsse und für betriebliche Smartphones dürfen steuerlich abgesetzt werden. Das Finanzamt erwartet aber, dass diese Telefonkosten wegen privater Gespräche gemindert werden. Entweder pauschal um 30 Prozent oder anhand der tatsächlichen nachgewiesenen Kosten. Nutzen Selbständige private Anschlüsse für betriebliche Telefonate, dürfen ohne Aufzeichnungen pauschal 20 Prozent der Telefonrechnung, maximal 20 Euro im Monat, als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden.

Telefonkosten absetzen

Handykosten absetzen

GWG absetzen

Beim Kauf von beweglichen Gegenständen des betrieblichen Anlagevermögens, die selbständig nutzungsfähig sind, kommt statt der Abschreibung für die Nutzungsdauer beim Betriebsausgabenabzug der Sofortabzug in Betracht. Allerdings nur, wenn der Kaufpreis für einen Gegenstand netto nicht mehr als 800 Euro beträgt. Man spricht hier von geringwertigen Wirtschaftsgütern – kurz GWG.

GWG absetzen

Anschaffungskosten absetzen

Kauft ein:e Unternehmer:in einen Gegenstand für das Unternehmen, der abzuschreiben ist, sind für die Abschreibung die Anschaffungskosten maßgeblich. Das ist der Kaufpreis zuzüglich Nebenkosten.

Anschaffungskosten absetzen

Werbekosten absetzen

Jede Art von Werbung für den Betrieb kann vom Gewinn als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Oftmals passieren hier aber Fehler. Denn beschenkt man einen Kunden oder einen Geschäftspartner, ist das auch eine Art von Werbung. Doch hier steht der Geschenkaufwand im Vordergrund. Deshalb sind Geschenke nach § 4 Abs. 7 EStG auf dem Konto „Geschenke“ zu verbuchen. Zum anderen sind Geschenkaufwendungen nur absetzbar, wenn die Kosten je Geschenkempfänger und Jahr netto nicht mehr als 50 Euro betragen.

Werbekosten absetzen

Sponsoring absetzen

Leisten Sie Zahlungen im Rahmen eines Sponsoringsvertrags, um für Ihr Unternehmen zu werben, sind diese Zahlungen stets als Betriebsausgaben absetzbar.

Sponsoring absetzen

Kontoführungsgebühren

Kontoführungsgebühren für betrieblich genutzte Konten sind zu 100 Prozent als abziehbare Betriebsausgaben abziehbar.

Kontoführungsgebühren absetzen

Gebühren für GEZ abziehbar

Können Sie dem Finanzamt die betrieblichen Gründe für die Gebühren an die GEZ nachweisen, dürfen diese Zahlungen als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

GEZ Gebühren absetzen

Reparaturen und Handwerker absetzen

Betrieblich veranlasste Reparaturen und daraus resultierende Rechnungen eines Handwerkers sind steuerlich gewinnmindernd absetzbar. Hierbei müssen Sie aber darauf achten, ob Sie die Ausgaben hierfür sofort in voller Höhe absetzen dürfen oder ob Sie die Kosten auf mehrere Jahre verteilen müssen.

Reparaturen absetzen

Handwerkerrechnung absetzen

Spenden absetzen

Aufwendungen für Spenden sind im Einzelunternehmen nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Bei Spenden handelt es sich um Sonderausgaben des Einzelunternehmers.

Spenden absetzen

Mitarbeitende: Was kann man in der Steuererklärung geltend machen

Weihnachtsfeier absetzen

Wer seine Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen für die tolle Arbeit loben möchte, kann ihnen eine rauschende Weihnachtsfeier spendieren. Doch aufgepasst: Betragen die Ausgaben je Teilnehmer:in mehr als 110 Euro, fällt Lohnsteuer an und die Vorsteuererstattung kippt. Deshalb die Party clever planen und die Kosten je Teilnehmer unter 110 Euro halten (geplant ab 2024: 150 Euro).

Weihnachtsfeier absetzen

Inflationsausgleichsprämie absetzen

Suchen Selbständige nach sinnvollen Ausgaben, die sie von der Steuer absetzen können, kommen sie an der Inflationsausgleichsprämie nicht vorbei. Hier dürfen einer:m Beschäftigten im Zeitraum vom 26.10.2022 bis zum 31.12.2024 insgesamt 3.000 Euro steuerfrei überwiesen werden. Voraussetzung: Die Prämie erfolgt on top zum vereinbarten Arbeitslohn.

Inflationsprämie absetzen

Geldwerten Vorteil absetzen

Wenn Selbständige an ihre Mitarbeitenden steuerfreie oder steuerbegünstigte Zuwendungen leisten (Tankgutschein, Übernahme Kindergartengebühren, Inflationsausgleichprämie, etc.), handelt es sich zweifelsfrei um betriebliche Ausgaben, die sie als Arbeitgeber von der Steuer absetzen können.

geldwerten Vorteil absetzen

Geschäftsreisen und Verpflegung: Kosten clever von der Steuer absetzen

Reisekosten absetzen

Sind Gewerbetreibende oder Freiberufler außerhalb ihrer Geschäftsräume bei Kund:innen oder Geschäftspartner:innen tätig, befinden sie sich steuerlich auf Geschäftsreise (Fachjargon: steuerliche Auswärtstätigkeit). Nutzen sie bei solchen Geschäftsreisen ihren Privat-Pkw, dürfen sie für jeden gefahrenen Kilometer pauschal 30 Cent von der Steuer absetzen.

Reisekosten absetzen

Übernachtungskosten absetzen

Muss ein:e Gewerbetreibende:r oder ein:e Freelancer:in anlässlich einer Geschäftsreise im Hotel übernachten, kann er:sie die nachgewiesenen Übernachtungskosten von der Steuer absetzen. Ist der der Ehepartner oder die Ehepartnerin (nicht im Betrieb angestellt) auf der Geschäftsreise mit von der Partie und es fallen Kosten für ein Doppelzimmer an, sind nur die Übernachtungskosten für eine Person steuerlich absetzbar.

Übernachtungskosten absetzen

Verpflegungsmehraufwand absetzbar

Wer mehr als acht Stunden von den betrieblichen Räumen und von zu Hause betrieblich tätig ist, kann für diese Tage pauschale Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Und zwar eine Verpflegungspauschale von 14 Euro pro Tag und bei Tagen mit einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden sogar 28 Euro pro Tag.

Verpflegungsmehraufwand absetzen

Geschäftsessen absetzen

Werden während der Geschäftsreise Kund:innen oder Geschäftspartner:innen zum Essen eingeladen, gelten die Steuerspielregeln für Bewirtungsaufwendungen. Es dürfen 70 Prozent der Bewirtungsaufwendungen von der Steuer abgesetzt werden. Voraussetzungen: Auf dem Bewirtungsbeleg ist anzugeben welche Personen aus welchem Grund eingeladen wurden und die Bewirtungskosten werden getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet.

Geschäftsessen absetzen

Altersvorsorge absetzen

Leisten Sie Zuzahlungen für die Altersvorsorge eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, sind diese Zahlungen als Lohnkosten steuerlich absetzbar. Zahlungen in die Altersvorsorge für Sie selbst sind in Ihrer privaten Steuererklärung bis zu bestimmten Höchstbeträgen als Sonderausgaben abziehbar.

Altersvorsorge absetzen

Mobilität: Firmenwagen & Co. von der Steuer absetzen

Firmenwagen absetzen

Gönnen sich Gewerbetreibende oder Freiberufler:innen einen betrieblichen Firmenwagen, dürfen sämtliche Pkw-Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Kleiner Wermutstropfen: Für private Fahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb muss dem Gewinn ein bestimmter Anteil hinzugerechnet werden. Die Ermittlung dieses Korrekturbetrags erfolgt entweder nach den Aufzeichnungen eines Fahrtenbuchs oder pauschal nach der so genannten 1%-Regelung. Unter dem Strich kann also nur der Differenzbetrag zwischen den tatsächlichen Pkw-Kosten und diesem Korrekturbetrag von der Steuer abgesetzt werden.

Firmenwagen absetzen

E-Bike absetzen

Welches Transportmittel sich ein:e Selbständige:r zulegt, um betriebliche Fahrten zu erledigen, bleibt grundsätzlich ihm oder ihr selbst überlassen. Selbständige können sich also auch ein E-Bike kaufen und damit betriebliche Fahrten erledigen. Die Ausgaben für das E-Bike können Selbständige von der Steuer absetzen. Doch wie beim Firmenwagen erwartet das Finanzamt auch hier den Ansatz von Betriebseinnahmen für die Privatnutzung.

E-Bike absetzen

Deutschlandticket absetzen

Nutzt ein:e Selbständige:r für betriebliche Fahrten nachweislich auch öffentliche Verkehrsmittel, kann er:sie die Kosten für das Deutschlandticket (49-Euro-Ticket) selbstverständlich von der Steuer absetzen. Dasselbe gilt, wenn Selbständige ihren Mitarbeiter:innen das Deutschlandticket als Jobticket zuwenden.

Deutschlandticket absetzen

Leasing absetzen

Bei Leasingraten stellen sich viele die Frage „Was kann ich als Selbständige:r von der Steuer absetzen?“. Antwort: Es kommt darauf an. Wird das Fahrzeug nur gemietet, kann man die kompletten Leasingraten von der Steuer absetzen. Wird das Fahrzeug dagegen gekauft, ist nur der Zinsanteil aus der Leasingrate steuerlich absetzbar.

Leasing absetzen

Bahncard absetzen

Unternehmer, die nachweislich für betriebliche Fahrten öffentliche Verkehrsmittel nutzen, können dem Finanzamt auch die Kosten für eine Bahncard als Betriebsausgaben präsentieren.

Bahncard absetzen

Fahrtkosten für Privat-Pkw absetzen

Wird ein privater Pkw für betriebliche Fahrten genutzt, kann für jeden gefahrenen Kilometer pauschal 30 Cent abgesetzt werden oder es sind die tatsächlichen Fahrtkosten zu ermitteln.

Fahrtkosten absetzen

Kfz-Steuer absetzen

Die für einen Firmenwagen entstandene Kfz-Steuer kann als Betriebsausgabe vom Gewinn abgezogen werden.

Kfz-Steuer absetzen

Bildung: Tipps, was von der Steuer abgesetzt werden kann

Fachliteratur absetzen

Fachbücher und Zeitschriften, die nachweislich und ausschließlich zur Ausübung der gewerblichen und freiberuflichen Tätigkeit gekauft werden, dürfen Selbständige von der Steuer absetzen. Ein Betriebsausgabenabzug für Tageszeitungen, Wirtschaftsmagazine und für Romane scheidet dagegen in der Regel aus.

Fachliteratur absetzen

Messekosten absetzen

Selbständige dürfen die Kosten für Ihren Messeauftritt von der Steuer absetzen. Grundsätzlich kommen alle Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit einem Messeauftritt entstehen, für den Betriebsausgabenabzug in Betracht.

Messekosten absetzen

Fortbildungskosten absetzen

Fortbildungskosten können Selbständige nur dann problemlos von der Steuer absetzen, wenn die Fortbildung nachweislich für die betriebliche Tätigkeit nutzbar ist. Kosten für allgemeinbildende Seminare (z.B. Persönlichkeitsbildung) dürfen dagegen nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Fortbildungskosten absetzen

Weitere Ausgaben im Schnellüberblick, die Selbständige steuermindernd geltend machen können

Versicherungen absetzen

Alle Versicherungsbeiträge, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen, dürfen von Selbständigen von der Steuer abgesetzt werden.

Versicherungen steuerlich absetzen

Sozialversicherung absetzen

Die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung für Mitarbeitende dürfen zu 100% von der Steuer abgesetzt werden.

Sozialversicherung absetzen

Darlehen absetzen

Wird ein Darlehen aus betrieblichen Gründen aufgenommen, dürfen nur die Zinsaufwendungen von der Steuer abgesetzt werden, nicht dagegen der Tilgungsanteil.

Darlehen absetzen

Geschenke absetzen

Geschenke an Kund:innen oder Geschäftspartner:innen dürfen nur bis zu netto 50 Euro je Empfänger:in und Jahr von der Steuer abgesetzt werden (bis Ende 2023: 35 Euro). Bei höheren Kosten kippen der Betriebsausgaben- und der Vorsteuerabzug. Wichtig: Diese Geschenkaufwendungen sind getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Kundengeschenke absetzen

Steuerberatungskosten absetzen

Nehmen Selbständige die Hilfe eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin in Anspruch, sind die Beratungskosten für die betriebliche Beratung von der Steuer absetzbar.

Steuerberatungskosten absetzen

Kosten vor Gründung absetzen

Fallen vor der Aufnahme der gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit Ausgaben an, können diese bereits als so genannten „vorweggenommene“ Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Das bedeutet: Die Ausgaben können mit anderen Einkünften oder mit den späteren Gewinnen steuersparend verrechnet werden.

Kosten vor Gründung absetzen

Weitere absetzbare Beiträge

Mitgliedsbeiträge bei der IHK oder Handwerkskammer
Diese Beiträge sind in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar. Sie werden als notwendige Kosten für Ihre geschäftliche Tätigkeit angesehen.

Beiträge zu Berufsverbänden
Wenn Sie Mitglied in einem Berufsverband sind, können diese Kosten vollständig abgesetzt werden. Sie müssen lediglich nachweisen, dass die Mitgliedschaft beruflich begründet ist

Beitrag zur Berufsgenossenschaft
Als Unternehmer:in sind Sie in der Regel verpflichtet, Beiträge zur Berufsgenossenschaft zu leisten. Diese können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Spezielle Regelungen für bestimmte Branchen oder Tätigkeiten

Selbständige, die hauptberuflich schriftstellerisch oder journalistisch tätig sind, können ohne Nachweise ausnahmsweise 30 % des Umsatzes als Betriebsausgaben, maximal 2.455 EUR jährlich, von der Steuer absetzen. Für nebenberuflich schriftstellerische, künstlerische und wissenschaftliche Tätigkeit sowie für nebenberufliche Lehr-, Vortrags- und Prüfungstätigkeiten gilt: Pauschal sind 25 % des Umsatzes, maximal 614 EUR jährlich, als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.

Tipps, damit nichts schiefgeht

Nachweise aufbewahren

Um Ausgaben von der Steuer absetzen zu können, müssen Rechnungen und Quittungen mindestens für zehn Jahre aufbewahrt werden. Werden diese Aufbewahrungsregeln nicht umgesetzt, kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug kippen. Probleme kann es auch geben, wenn Selbstständige keine Nachweise vorlegen können, dass Ausgaben tatsächlich ausschließlich für den Betrieb anfallen.

Bei Solo-Selbstständigen und Freiberuflern: Trennung von privat und geschäftlich

Insbesondere Solo-Selbständige haben in der Praxis häufig Probleme, Betriebsausgaben abzusetzen, weil die Rechnungen auf ihren Namen lauten. In diesem Fall kann unklar sein, ob es sich um Privatausgaben oder um Ausgaben für den Betrieb handelt. Bei höheren Rechnungen kann der Rechnungsaussteller gebeten werden, in der Rechnung zu vermerken „für den Betrieb“. Ohne diesen Zusatz kann auf den Rechnungen vermerkt werden, wofür die Ausgaben im Betrieb erforderlich waren.

Fazit

Egal ob beim Arbeitsort, bei den Betriebsausgaben, bei der Mobilität oder im Rahmen von Geschäftsreisen: Es gibt zahlreiche Ausgaben, die Selbstständige und Freiberufler:innen von der Steuer absetzen und damit eine Menge Geld sparen können. In diesem Artikel haben wir Ihnen viele davon vorgestellt. Es lohnt sich, sich mit den verschiedenen Steuersparmöglichkeiten intensiver auseinanderzusetzen.