Kundengeschenke
von der Steuer absetzen

Kundengeschenke sind kleine Gesten der Wertschätzung, die langanhaltende Bindungen zwischen Unternehmen und Kunden schaffen. Denn in der Geschäftswelt bestimmen nicht allein Produkt und Dienstleistung den Erfolg eines Unternehmens. Mit Kundengeschenken lassen sich Beziehungen pflegen, Loyalität stärken und Markenpräsenz erhöhen.

Für Unternehmer:innen zusätzlich interessant: Wenn sie ein paar Regeln beachten, können sie Kundengeschenke als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Was Kundengeschenke sind und was Sie dabei alles beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Kundengeschenk?

Wenn Sie Geschäftspartner:innen oder Kund:innen beschenken, können Sie die Ausgaben für das Geschenk steuerlich geltend machen. Bedingung: Das Geschenk muss einen geschäftlichen Grund haben und darf nicht an die Erwartung einer Gegenleistung gebunden sein. Das heißt: Sie schenken freiwillig, der oder die Beschenkte muss dafür nichts tun (R 4.10 Abs. 4 EStR).

Nun erhoffen Sie sich als Unternehmer:in möglicherweise, dass Sie mit dem Geschenk Geschäftsbeziehungen anbahnen, vertiefen oder verbessern können. Gilt das schon als eine Gegenleistung? Die Antwort des Finanzamts: Nein – denn Sinn und Zweck eines Geschenks sei es ja gerade, sich in Erinnerung zu rufen.

Übersicht: Was gilt als Kundengeschenk – und was nicht?

Sie müssen beim Schenken beachten, dass steuerlich gesehen nur bestimmte Geschenke abzugsfähig sind. Als Geschenke können Sie

  • Sach- und Geldgeschenke (ohne Gegenleistung),
  • Blumen (nicht bei Beerdigungen),
  • Theaterkarten und andere Eintrittskarten

von der Steuer absetzen.

Nicht als Geschenke gelten z. B.:

  • Rabatte und Kulanzleistungen, da sie sich auf einen vorherigen Kauf beziehen.
  • Sponsoring, da eine Gegenleistung erwartet wird.
  • Trinkgelder, da sie sich auf eine Gegenleistung beziehen.
  • Werbeprämien, da sie für die Vermittlung neuer Kund:innen gezahlt werden.

Wann ist ein Geschenk von der Steuer absetzbar?

Neben der Art des Geschenkes ist auch sein Wert entscheidend, wenn Sie die Ausgaben von der Steuer absetzen möchten.

Freigrenze beachten

Damit Sie ein Geschenk von der Steuer absetzen können, darf es maximal 35 Euro kosten. Die Freigrenze von 35 Euro gilt inklusive der nicht abziehbaren Umsatzsteuer. Das bedeutet: Für Unternehmer:innen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, gilt der Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer), für nicht Vorsteuerabzugsberechtigte der Bruttobetrag (35 Euro inklusive Umsatzsteuer). Maßgeblich sind die Kosten für die Anschaffung bzw. Herstellung des Kundengeschenks. Ausgaben für Verpackung und Versand zählen nicht dazu.

Wichtig: Die Freigrenze von 35 Euro gilt pro Jahr und pro Person. Wenn Sie also innerhalb eines Jahres eine Person mehrfach beschenken, müssen Sie den Wert der einzelnen Geschenke zusammenrechnen. Die Summe darf 35 Euro nicht überschreiten, wenn Sie die Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen möchten (§ 4 Abs. 5 EstG).

Anhebung der Freigrenze geplant

Zum 1. Januar 2024 soll die Freigrenze von 35 Euro auf 50 Euro angehoben werden. Die geplante Neuregelung ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen. Wir aktualisieren diesen Artikel, sobald die neue Freigrenze in Kraft tritt.

Vorsteuerabzug

Wie bereits erwähnt, ist die 35-Euro-Grenze dann ein Nettobetrag, wenn der:die Schenker:in zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Die Vorsteuer, die auf Kundengeschenke ausgewiesen wird, wird also nicht zu den Kosten für Anschaffung und Herstellung hinzugezählt. Wenn die Ausgaben für das Geschenk maximal 35 Euro (ab 1. Januar geplant: 50 Euro) betragen, ist die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar.

Freigrenze, nicht Freibetrag!

Wichtig ist: Die 35-Euro-Grenze (bzw. 50-Euro-Grenze) ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Das bedeutet: Wenn der Wert pro Person und Jahr auch nur einen Cent über der Grenze von 35 Euro (bzw. 50 Euro) liegt, sind die kompletten Ausgaben nicht abziehbar. Auch der Vorsteuerabzug ist dann nicht möglich.

Ausnahme: Ausschließlich betrieblich nutzbare Geschenke

Wenn Geschenke an Ihre Geschäftspartner:innen von diesen ausschließlich betrieblich genutzt werden können, dürfen Sie die Kosten auch dann als Betriebsausgaben abziehen, wenn der Wert die Freigrenze von 35 Euro (ab 1. Januar geplant: 50 Euro) pro Person und Jahr übersteigt. Das ist z. B. der Fall, wenn ein Gastronom eine Gastro-Kaffeemaschine mit Werbelogo oder Gläser mit dem Aufdruck einer Brauerei bekommt (R 4.10 Abs. 2 Satz 4 EStR).

Aufzeichnungspflicht

Die Ausgaben für Geschenke an Geschäftspartner:innen und Kund:innen müssen Sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsaufzeichnungen erfassen. Sowohl die abziehbaren als auch die nicht abziehbaren Ausgaben müssen aufgezeichnet werden. Die Aufwendungen für die Geschenke müssen Sie auf einem gesonderten Konto verbuchen (§ 4 Abs. 5 EstG).

Diese Aufzeichnungspflicht sollten Sie unbedingt beachten. Wenn Sie Ihre Aufwendungen für die Präsente nicht korrekt dokumentieren und verbuchen, entfällt der Betriebsausgabenabzug – selbst dann, wenn Sie die anderen Regeln wie Freigrenze und betriebliche Veranlassung berücksichtigt haben.

Empfänger:in des Kundengeschenks aufzeichnen

Auf der Buchung bzw. auf dem Buchungsbeleg muss der Name des bzw. der Geschenkempfänger:in erkennbar sein. Geschenke der gleichen Art dürfen in einer Sammelbuchung zusammengefasst werden. Wenn der Wert des Geschenkes unter 10 Euro liegt, muss der Name der:des Beschenkten nicht erfasst werden.

Wie bleibt ein Geschenk steuerfrei?

Wenn Sie Geschäftspartner:innen, die selbst Unternehmer:innen sind, ein Geschenk machen und dabei nicht Acht geben, droht eine böse Überraschung: Unter Umständen muss der:die Beschenkte den Wert des Präsentes nämlich im Nachhinein als Betriebseinnahme erfassen und versteuern. Da kann das Geschenk plötzlich für Verstimmung sorgen. Sie erreichen dann mit Ihrem Präsent möglicherweise das Gegenteil!

Das können Sie vermeiden, wenn Sie für ihre:n Beschenkte:n die Steuer übernehmen. Dazu versteuern Sie den Wert des Präsentes im Vorfeld pauschal mit 30 Prozent (§ 37b EstG). Der:die Beschenkte ist damit von der Steuer befreit.

Steuerübernahme mitteilen

Wenn Sie das Geschenk pauschal versteuern, achten Sie darauf, den:die Beschenkte darüber zu informieren. Ansonsten läuft Ihre Steuerübernahme ins Leere.

Wenn das Geschenk abzugsfähig ist, dürfen Sie auch die ans Finanzamt gezahlte Pauschalsteuer als Betriebsausgabe abziehen. Es ist also für Sie als Schenker:in wie auch für Ihre Beschenkten von Vorteil, wenn Sie die Steuer im Vorfeld übernehmen. Übersteigt der Wert die Freigrenze von 35 Euro (ab 1. Januar 2024 geplant: 50 Euro), sind Geschenk und Pauschalsteuer nicht abzugsfähig. Liegt der Betrag der Aufwendungen pro Person und Jahr über 10.000 Euro, ist die Pauschalierung nicht möglich.

Wenn Sie das Geschenk pauschal versteuern, müssen Sie die Steuer nicht zum Geschenkwert dazurechnen. Das heißt: Sie können die Kosten als Betriebsausgaben abziehen, wenn der Wert des Geschenkes nicht über 35 Euro (bzw. 50 Euro) liegt – die pauschale Steuer von 30 Prozent zählt nicht dazu.

Aufmerksamkeiten bis 60 Euro steuerfrei

Sie möchten Ihrer Geschäftspartnerin zu deren Geburtstag ein Geschenk machen? Dann handelt es sich möglicherweise um eine Aufmerksamkeit – und die ist grundsätzlich steuerfrei. Eine Aufmerksamkeit ist ein Geschenk mit persönlichem Anlass, dessen Wert 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt.

Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen, also z. B. Blumen, eine Flasche Wein oder ein Buch. Der:die Beschenkte muss ein solches Präsent nicht als Betriebseinnahme erfassen.

Streuwerbeartikel bis 10 Euro steuerfrei

Der:die Beschenkte muss ein Präsent auch dann nicht als Einnahme erfassen, wenn der Wert des Geschenks gering ist. Für das Finanzamt ist das dann der Fall, wenn die Kosten für Anschaffung oder Herstellung unter 10 Euro liegen. Solche Geschenke gelten als Streuwerbeartikel. Das können z. B. Notizblöcke, Stifte oder Streichholzschachteln mit einem Werbelogo sein.

Lust auf mehr?

Wissen für Unternehmer:innen

Wir sind Weltmeister! Zumindest, was unsere bürokratischen Prozesse angeht. Das lernen alle, die sich in die Selbstständigkeit wagen, recht schnell.

In der Rubrik „Praktisches Wissen für Unternehmer:innen“ erfahren Freelancer:innen, Selbstständige und Kleinunternehmer:innen Wissenswertes rund um die Buchhaltung und den Papierkram und wir klären Fragen aus dem unternehmerischen Alltag.

>> Wissen für Unternehmer:innen