Betriebsausgaben absetzen

Was sind Betriebsausgaben?

Der Begriff Betriebsausgaben stammt aus dem Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 4 EStG) und beschreibt alle Aufwendungen, die durch den Betrieb des Steuerpflichtigen veranlasst sind. Bei gemischten Aufwendungen, also Aufwand, der nur zum Teil betrieblich veranlasst ist, ist in der Regel nur der Teil abziehbar, der den Betrieb des Steuerpflichtigen betrifft. Betriebsausgaben sind übrigens auch bei betrieblicher Veranlassung nicht in jedem Fall in voller Höhe, sondern bei bestimmten Ausgaben teilweise nur innerhalb bestimmter Betragsgrenzen absetzbar (siehe unten).

Typische Betriebsausgaben

Betriebsausgaben von Unternehmen sind so vielfältig wie die Unternehmenslandschaft selbst. Denken Sie immer daran, Ihre Ausgaben auch mit Belegen nachweisen zu können. Bei manchen Ausgaben müssen Sie zudem für das Finanzamt besondere Aufzeichnungspflichten erfüllen.

Hier eine – nicht abschließende – Liste der häufigsten Betriebsausgaben, die Selbständige geltend machen können:

• Aufwendungen für Material und Ware: Hierunter fallen z. B. Ausgaben für Rohstoffe, eingekaufte Handelswaren etc.
• Aufwendungen für Büromaterial und Porto: Typische Aufwendungen sind z. B. Ausgaben für Tintenpatronen, Druckerpapier, Stifte, Kalender etc.
• Aufwendungen für Miete und Leasingkosten: Mieten Sie betriebliche Räume oder betriebliche Ausstattung, sind die Kosten einkommensteuerlich absetzbar.
• Personalkosten: Hierunter fallen beispielsweise Löhne, Gehälter, zugehörige Sozialabgaben.
• Aufwendungen für Fremdleistungen: Arbeiten Ihnen andere Unternehmen zu, können Sie die dafür anfallenden Kosten absetzen.
• Kosten für Werbung und Marketing: Schalten Sie Anzeigen, Fernseh- oder Radiospots, oder drucken Sie Werbeflyer, können die Aufwendungen dafür steuermindernd abgesetzt werden.
• Versicherungskosten: Betrieblich veranlasste Versicherungskosten sind steuerlich absetzbar.
• Energie- und Betriebskosten: Die betrieblich veranlassten Aufwendungen für Strom, Heizung, Wasser, Kanal etc. dürfen steuerlich als Betriebsausgaben erfasst werden.
• Fortbildungskosten: Hierunter fallen Ausgaben für die berufliche Weiterbildung und Schulungen im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit.
• Reisekosten: Beispielsweise Bahn- oder Flugtickets für beruflich veranlasste Reisen und Übernachtungskosten.
• Beratungshonorare: Die Kosten für betrieblich veranlasste Beratungen von Steuerberatern, Rechtsanwälten usw. sind steuermindernd als betrieblich veranlasste Aufwendungen abziehbar.
• Fachliteratur: Ausgaben für betrieblich veranlasste Bücher- oder Zeitschriftenkäufe können steuerlich geltend gemacht werden.
• Sonstige Aufwendungen wie z. B. Bankgebühren, Beiträge zu Berufsverbänden

Praxistipp: Egal, welche Art Kosten Sie absetzen wollen: Bewahren Sie sorgfältig jeden Beleg auf, um alle absetzbaren Kosten lückenlos nachweisen zu können.

Sind Betriebsausgaben immer vollständig abzugsfähig?

Nein, bei Betriebsausgaben gibt es Aufwendungen, die das Finanzamt nur beschränkt oder gar nicht als steuerliche Betriebsausgaben anerkennt. Häufig bestehen für diese Betriebsausgaben gesonderte Aufzeichnungspflichten.

Die in der Praxis am häufigsten vorkommenden beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben:

• Bewirtungskosten: Die Kosten für die Bewirtung von Geschäftsfreunden sind – bei Nachweis durch einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg – lediglich zu 70 % als steuermindernde Betriebsausgaben abziehbar. 30 % der Ausgaben sind nicht abziehbar.
• Geschenke an Geschäftspartner und Kunden: Geschenke an Kunden und Geschäftspartner sind derzeit nur absetzbar, wenn deren Wert 35 EUR nicht übersteigt. Im Wachstumschancengesetz ist vorgesehen, diese Freigrenze auf 50 EUR anzuheben.
• Kosten für betriebliche Fahrzeuge: Den betrieblich veranlassten Teil der Kfz-Kosten wie Treibstoff, Ladekosten, Kfz-Versicherung, Kfz-Steuer, Reparaturkosten, Abschreibungen für Kfz, Leasingkosten, Mautkosten, TÜV-Gebühren etc. können Sie steuermindernd als Betriebsausgaben ansetzen. Da meist jedoch davon ausgegangen wird, dass ein Fahrzeug nicht rein betrieblich, sondern auch privat genutzt wird, muss hier im Gegenzug auch ein privater Nutzungsanteil für das Fahrzeug berücksichtigt werden. Dieser private Nutzungsanteil kann entweder über ein Fahrtenbuch ermittelt werden oder der private Kostenanteil wird (bei Fahrzeugen, die mehr als 50 % betrieblich genutzt werden) über eine pauschale Ermittlungsmethode – 1 %-Regel – berechnet.
• Kosten für betriebliche Telefon: Wie auch bei den betrieblichen Fahrzeugen, geht man davon aus, dass betriebliche Telefone auch für private Zwecke genutzt werden. Somit muss auch hier ein gewisser Prozentsatz für Privatgespräche von den abziehbaren Telefonkosten abgezogen werden.
• Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer: Nutzen Sie ein häusliches Arbeitszimmer für Ihre berufliche Tätigkeit, kommt es darauf an, ob der Raum åden Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit darstellt. In diesem Fall können Sie alle Kosten komplett als Betriebsausgaben absetzen. Die Berechnungsgrundlagen müssen Sie gesondert dokumentieren. Übrigens: Durch die sog. Homeofficepauschale können Sie unter Einhaltung von erleichterten Voraussetzungen 6 EUR pro Tag für die Nutzung des Heimarbeitsplatzes absetzen.
• Verpflegungsmehraufwendungen für beruflich bedingte Reisen: Für Auswärtstätigkeiten können Selbständige Verpflegungspauschale als Betriebsausgaben geltend machen. Diese sind derzeit: Abwesenheit mehr als 8 Stunden sowie An-und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: 14 EUR (geplante ab 2024: 16 EUR). Abwesenheit von mindestens 24 Stunden: 28 EUR (geplant ab 2024 32 EUR).

Was ist mit größeren Anschaffungen? Wie werden diese steuerlich geltend gemacht?

Mit größeren Anschaffungen sind in diesem Zusammenhang Anschaffungen von Anlagevermögen wie Computer, Schreibtisch, Bürostuhl, Regale etc. gemeint. Anlagevermögen ist alles, was dem Unternehmen dauerhaft zum Gebrauch dient. Die Anschaffungskosten von Anlagevermögen sind nicht sofort als Betriebsausgaben abzusetzen. Generell sind die Anschaffungskosten über den Zeitraum der Nutzung des Anlagevermögens zu verteilen.

Ab wann können Betriebsausgaben geltend gemacht werden?

Bereits vor Betriebsgründung können Ausgaben, die mit dem Betrieb in Zusammenhang stehen, als sogenannte vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.

Betriebsausgabenpauschale

Grundsätzlich können Betriebsausgaben nicht pauschal abgezogen werden. Nur bestimmte Berufsgruppen, wie z. B. Schriftsteller, dürfen bis zu einem bestimmten Höchstbetrag einen pauschalen Ausgabenbetrag ansetzen.

Betriebsausgaben in der Umsatzsteuer und Gewerbesteuer

Dieser Artikel behandelt die Abziehbarkeit von Betriebsausgaben in der Einkommensteuer. Umsatzsteuerlich und gewerbesteuerlich sind weitere Regeln zu beachten. So sind gewerbesteuerlich manche abziehbaren Betriebsausgaben wieder hinzuzurechnen, da diese den gewerbesteuerlichen Gewinn nicht mindern dürfen.

Umsatzsteuerlich müssen Sie unterscheiden, welcher Art der Umsatzbesteuerung Sie unterliegen, das heißt, ob Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind oder nicht. Danach richtet sich, ob die Betriebsausgaben als Netto- oder Bruttowert Eingang in Ihre Buchhaltung finden.

Fazit

Das Absetzen von Betriebsausgaben spielt eine zentrale Rolle für Unternehmer:innen, um die Steuerbelastung zu senken und den Unternehmensgewinn korrekt zu ermitteln. Eine präzise Dokumentation und die Beachtung steuerlicher Vorgaben ermöglichen es, ein breites Spektrum von Ausgaben – von alltäglichen Betriebskosten bis zu Investitionen in Anlagevermögen – steuerlich geltend zu machen. Dabei gilt es zu beachten, dass nicht alle Ausgaben uneingeschränkt abzugsfähig sind. Die Kenntnis der steuerlichen Rahmenbedingungen und eine sorgfältige Planung sind daher essenziell, um das Potenzial für Ihr Unternehmen voll auszuschöpfen.