Bewirtungsbeleg

Ein Geschäftsessen gehört bei manchen Geschäftsbeziehungen zum guten Ton. Mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten werden Kontakte aufgebaut, gepflegt, über Projekte und Aufträge verhandelt. Das gute Essen und eine angenehme Atmosphäre können dabei die Verhandlungen positiv beeinflussen. Je nach Teilnehmerkreis wird das Restaurant oder die Location ausgewählt. Je wichtiger die Geschäftsbeziehung ist, um so eher fällt die Wahl auf ein exquisites Restaurant. Damit die anfallenden Kosten für das Geschäftsessen steuerlich abgesetzt werden können, muss ein Bewirtungsbeleg vorliegen. Nur wenn dieser richtig ausgefüllt ist, wird er vom Finanzamt anerkannt. Dabei gilt, dass bis zu 70 % steuerlich abgegolten werden können.

Ein Kassenzettel bzw. eine normale Restaurantrechnung ist kein Bewirtungsbeleg!

Bei einem Bewirtungsbeleg muss man darauf achten, dass er einerseits korrekt ausgefüllt ist, aber auch dass die entstandenen Kosten in einem gesunden Verhältnis zum Anlass der Bewirtung stehen. Ansonsten kann das Finanzamt bei der Prüfung auch die Bewirtungskosten ablehnen.

Ein Geschäftsessen wird zwischen einer Kunden- und einer Mitarbeiterbewirtung unterschieden. Bei einer Kundenbewirtung muss mindestens eine Person aus einem anderen Unternehmen beim Geschäftsessen teilnehmen, während eine Mitarbeiterbewirtung zu 100 % nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens anwesend sind. Daher muss angegeben werden, wer bei dem Essen zugegen war. Dies ist wichtig, da die beiden Bewirtungen in einer unterschiedlichen Höhe steuerlich bemessen wird. Während bei einer Bewirtung der Mitarbeiter 100 % der Bewirtungskosten steuerlich abgesetzt werden können, sind die bei der Bewirtung von Kunden nur 70 %. Dies gilt jedoch nur, wenn die Bewirtung außerhalb des Unternehmens in einem Restaurant statt fand, ansonsten trägt das einladenden Unternehmen in den eigenen Räumen die Kosten selber.

Für einen korrekt ausgefüllten Bewirtungbeleg sind folgende Angaben zu machen:

  • Datum, Ort und Anlass der Bewirtung
  • Person, die bewirtet wurden
  • deren Namen und Firma
  • Entstandene Kosten
  • Trinkgeld.

Wie schon erwähnt reicht ein einfacher Kassenzettel nicht aus. Bei manchen Restaurants befindet sich auf der Rückseite der Rechnung eine Art vorgedrucktes Formular, in dem man einfach nur noch die Angaben ergänzen muss, um den Beleg einreichen zu können. Sollte dies nicht der Fall sein, so muss ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden und mit der Rechnung zusammen getackert werden. Hier finden Sie eine Vorlage für einen Bewirtungsbeleg. Der Beleg muss vom Bewirtenden unterschrieben werden.

Bewirtungsbelege werden bis als 150 Euro als Kleinbetragsrechnungen und über 150 Euro als normale Rechnung bezeichnet.

Bei einem Beleg über 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) muss vom Restaurant aus der Name bzw. das Unternehmen des Bewirtenden auf den Bewirtungsbeleg geschrieben werden – unter 150 Euro ist dies nicht erforderlich. Notfalls muss der Bewirtende nachhaken, damit der Betreiber des Restaurants dies nicht vergisst.

Wichtig ist, das bei der Rechnung seitens des Restaurand des Weiteren folgende Angaben gemacht werden:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Datum der Bewirtung
  • Angaben bzw. Preise der verzehrten Speisen und Getränke
  • Speisen und Getränke
  • Nettobetrag
  • Umsatzsteuersatz
  • Bruttobetrag

Bei einem Bewirtungsbeleg über 150 Euro noch zusätzlich:

  • Name und Anschrift des gastgebenden Unternehmens
  • Empfänger der Rechnung
  • Steuernummer des Restaurants
  • Rechnungsnummer.

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