Kleinbetragsrechnung:
Diese Regelungen gelten
für geringe Rechnungsbeträge

Das Wichtigste in Kürze

Die Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung für Beträge von höchstens 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) und unterliegt besonderen Vereinfachungsregeln.

Sie muss den vollständigen Namen und die Anschrift des Unternehmens, Angaben zur erbrachten Leistung oder gelieferten Ware, den Bruttobetrag sowie das Rechnungsdatum enthalten.

Der Bewirtungsbeleg erfordert zusätzliche Angaben, darunter das Datum und den Ort der Bewirtung, die Namen aller bewirteten Personen, den Anlass, die Kosten inklusive Mehrwertsteuer und Steuersatz sowie spezifische Angaben auf der Rechnung.

Inhalt

• Was ist die Kleinbetragsrechnung?
• Was besagt die Kleinbetragsregelung?
• Welche Pflichtangaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?
• Was ist beim Vorsteuerabzug zu beachten?
• Was ist bei Rechnungen über 250 Euro zu beachten?
• In welchen Branchen sind Kleinbetragsrechnungen üblich?
• Was gilt für den Bewirtungsbeleg?

Was ist die Kleinbetragsrechnung

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung über einen Betrag von maximal 250 Euro (Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer). Dieser Grenzbetrag gilt seit dem 1.1.2017, davor belief er sich auf 150 Euro.

Für die Kleinbetragsrechnung gelten besondere Vereinfachungsregeln.

Was besagt die Kleinbetragsregelung?

Die Kleinbetragsregelung legt fest, auf welche Art und Weise Kleinbetragsrechnungen ausgestellt werden müssen.

Rechtsgrundlage der Kleinbetragsregelung bilden das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Im Umsatzsteuergesetz ist u. a. festgelegt, wann die Kleinbetragsrechnung nicht angewandt werden kann (z. B. bei grenzüberschreitendem Handel oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen/Leistungen).

In der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung wiederum sind die Bestandteile, die eine Kleinbetragsrechnung beinhalten muss, und wie hoch der maximale Bruttobetrag sein darf (250 Euro) aufgeführt.

Welche Pflichtangaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?

Auf der Kleinbetragsrechnung sind folgende Angaben aufzuführen:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmens. Der Empfänger der Leistung muss nicht angegeben werden.
• Art und Umfang der erbrachten Leistung bzw. Art und Menge der gelieferten Ware.
• Bruttobetrag – also der Entgeltbetrag und der darauf entfallene Steuerbetrag in einer Summe. Der Umsatzsteuerbetrag muss nicht separat ausgewiesen werden, der gesetzlich vorgeschriebene Steuersatz von 7 % oder 19 % muss allerdings angegeben sein.
• Falls eine Steuerbefreiung gilt, muss dazu ein Hinweis auf der Rechnung zu finden sein.
• Datum der Rechnungsausstellung.

Hinweis: Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer und Rechnungsnummer müssen auf einer Kleinbetragsrechnung nicht angegeben sein.

Kleinbetragsrechnungen sollten immer sofort vor Ort kontrolliert werden, weil der Aufwand groß ist, eine Kleinbetragsrechnung nachträglich korrigieren zu lassen.

Was ist beim Vorsteuerabzug zu beachten?

Bei einer Kleinbetragsrechnung können Sie wie bei einer Standardrechnung die Vorsteuer geltend machen. Die Vorsteuer muss aus dem Gesamtbetrag herausgerechnet werden.

Beispielrechnung:

Sie können die Vorsteuer auch mit einem bestimmten Faktor, je nach Umsatzsteuersatz, herausrechnen.

Beispielrechnung mit Faktor:

Achtung bei Zusatzangaben

Machen Sie bei einer Kleinbetragsrechnung zusätzlich zu den Mindestangaben weitere Angaben, so sollten Sie unbedingt darauf achten, dass diese vollständig und korrekt sind. Ansonsten gefährden Sie womöglich den Vorsteuerabzug. Im Zweifel ist hier weniger also mehr: Verzichten Sie auf Zusatzangaben, wenn Sie sich unsicher sind, ob diese korrekt sind.

Was ist bei Rechnungen über 250 Euro zu beachten?

Rechnungen über 250 Euro gelten nicht mehr als Kleinbetragsrechnung, sondern als Standardrechnung. Auf dieser sind mehr Pflichtangaben wie z. B. eine fortlaufende Rechnungsnummer zu machen. Die Pflichtangaben für Standardrechnungen sind in § 14 Abs. 4 UstG geregelt.

Ausführliche Informationen zum Thema „Rechnung schreiben“ finden Sie in unserem Artikel „Rechnung schreiben: So erstellen Sie Rechnungen korrekt“.

In welchen Branchen sind Kleinbetragsrechnungen üblich?

Kleinbetragsrechnungen werden vor allem in Folgenden Branchen genutzt, da dort häufig kleinere Rechnungsbeträge anfallen:

• Gastronomie: Restaurants, Cafés, Bars, Imbiss oder Kantine etc.
• Einzelhandel: Supermarkt, Blumenhandel, Drogerie etc.
• Dienstleistungsgewerbe: Wäscherei, Taxiunternehmen, Friseur etc.

Was gilt für den Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg bzw. die Bewirtungskostenabrechnung dient als schriftlicher Nachweis, ohne den ein Abzug als Betriebsausgabe nicht möglich ist. Er muss folgende Angaben enthalten:

• Tag der Bewirtung (Datum),
• Ort der Bewirtung (Name und Adresse),
• Alle bewirteten Personen mit vollständigem Namen,
• Anlass der Bewirtung (die Angabe „Geschäftsessen“ reicht nicht aus, der
• Anlass muss genau beschrieben sein, z. B. „Terminplanung für das Projekt XY“),
• Höhe der Bewirtungsaufwendungen inkl. Mehrwertsteuer und anzuwendendem Steuersatz,

Aus der Rechnung muss Folgendes hervorgehen:

• Name und Anschrift der Gaststätte,
• Tag der Bewirtung.

Zudem muss die Rechnung den umsatzsteuerlichen Anforderungen (§ 14 Abs. 4 UStG) entsprechen, maschinell erstellt und registriert sein.

Hinweis: Für Bewirtungsbelege gibt es Vordrucke, die als gültige Nachweise von Betriebsaufwendungen gelten. Beachten Sie dabei außerdem, dass die Bewirtungsrechnung auf den Namen des:der bewirtenden Unternehmenden ausgestellt sein muss.

Ausnahme: Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR ist es (entsprechend der umsatzsteuerlichen Regelung) nicht erforderlich, den Namen des:der bewirtenden Unternehmenden aufzuführen.