Mahnung

Mahnung Definition

Eine Mahnung ist eine Zahlungsaufforderung eines Gläubigers an seinen Schuldner. Sie verfolgt das Ziel, diesen eindeutig und bestimmt daran zu erinnern, den ausstehenden Rechnungsbetrag für die erbrachte Leistung zu bezahlen.

Bevor Sie detailliert mehr über die Mahnung erfahren, haben wir hier eine kurze Zusammenfassung für Sie:

Es passiert häufig, dass Kunden ihre Zahlungen weit über die in den Rechnungen eingeräumten Zahlungsziele hinauszögern. Aus diesem Grund kann es sich kein Unternehmen leisten, komplett auf Mahnungen bzw. ein entsprechendes Mahnwesen zu verzichten.

Gesetze, Vorschriften und rechtliche Grundlagen im Hinblick auf die Mahnung Damit Mahnungen rechtens sind, müssen sie die Mindestanforderungen erfüllen, welche auch für ordnungsgemäße Rechnungen gelten. Diese regelt § 14, Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Was eine ordnungsgemäße Rechnung nicht ist und welche Folgen das Ausstellen eines unvollständigen Dokuments nach sich ziehen kann, hält das Arbeitsgericht Waiblingen in seinem Beschluss vom 10.11.2003, 14 C 1737/03 fest. Darüber hinaus gibt es weitere Gesetze, Urteile und Beschlüsse, welche die rechtlichen Grundlagen für Mahnungen regeln: Die Voraussetzungen dafür, wann ein Verzug vorliegt, führt § 286 BGB näher aus. Das BGH-Urteil III ZR 91/07 vom 25.10.2007 veranschaulicht das Beispiel, dass ein privater Schuldner immer einmal gemahnt werden muss. Die §§ 194, 195 und 199 BGB besagen, dass die Regelverjährung drei Jahre beträgt. In den §§ 688 ff. der Zivilprozessordnung (ZPO) ist das gerichtliche Mahnverfahren geregelt. Am 29. Juli 2014 trat außerdem das Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr (BGBl 2014 I S. 1218) in Kraft. Alle Verträge und AGB, die nach dem 28. Juli 2014 geschlossen wurden, fallen darunter. Es setzt gleichzeitig die EU-Richtlinie 2011/7/EU vom 16.2.2011 um. Hinzu kommt, dass das neue Recht ebenfalls auf Dauerschuldverhältnisse angewendet werden kann. Hierunter fällt zum Beispiel ein Stromlieferungsvertrag, sofern dessen Zahlung nach Inkrafttreten des Gesetzes beglichen wurde. Seitdem ist für Unternehmen zudem folgendes gesetzlich geregelt: Sie müssen bei Verzug künftig mindestens 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz an Mahngebühren bezahlen. Sie schulden eine Beitreibungspauschale von 40 EUR gem. § 288 Abs. 5 BGB. Das gilt ebenfalls für den Fall, dass ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer sein Gehalt verspätet überweist (siehe LAG Köln, Urteil v. 22.11.2016, 12 Sa 524/16, ZIP 2017 S. 100).

Bedeutung und Zielsetzung von Mahnungen

Es ist sehr wichtig, dass Sie in Ihrem Unternehmen ein eigenes Mahnwesen etablieren. Nur so ist sichergestellt, dass Sie dazu in der Lage sind, Mahnungen fristgerecht an ihre Schuldner zu verschicken, um diese dazu aufzufordern, noch nicht geleistete Zahlungen zu erbringen. Unbezahlte Geldforderungen können nämlich häufig die Liquidität Ihrer Firma einschränken.

Im schlimmsten Fall müssen Unternehmen für nicht bezahlte Rechnungen Kredite aufnehmen, um ihre Lieferanten fristgerecht bezahlen zu können. Sehr große Zahlungsausfälle können den eigenen Betrieb sogar so stark gefährden, dass diesem über kurz oder lang die Insolvenz droht. Dementsprechend verfolgt das Mahnwesen das Ziel, alle Gelder, welche Ihrer Firma zustehen, möglichst termingerecht einzutreiben.

Korrekte Rechnungen als Basis für das Mahnwesen

Machen Sie in Ihren Rechnungen von vornherein die richtigen Angaben, können Sie sich in aller Regel viel Ärger und Zeit (für Rückfragen) – und später meist auch das Verschicken von Mahnungen – ersparen.

Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Idealerweise sollte Sie eine Rechnung immer sofort im Anschluss an eine Leistungserbringung an Ihre Kunden ausstellen. Stellen Sie Ihre Rechnungsdokumente zügig aus, signalisieren Sie Ihren Empfängern damit, dass Sie professionell arbeiten und dass Ihr Rechnungswesen reibungslos funktioniert.

Inhalte der Rechnung

Weiterhin müssen Sie darauf achten, dass sich bei der Rechnungsstellung keine formalen oder inhaltlichen Fehler auf Ihren Dokumenten einschleichen. Wie bereits weiter oben erwähnt, sind alle rechtlichen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Halten Sie sich nicht an diese Regeln, können sich Ihre Kunden unter Umständen darauf berufen, dass die zivilrechtliche Fälligkeit Ihrer Geldforderung nicht besteht.

Pflichtangaben einer Mahnung

Wichtig ist, dass Ihre Rechnungen immer folgende Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmers sowie des Rechnungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer (wird einmalig vergeben)
• Ausstellungsdatum
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen
• Fälliges Entgelt (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen)
• Anzuwendenden Steuersatz sowie auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
• Bei einer Steuerbefreiung entsprechender Hinweis darauf
• In den Fällen des § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Rechnungsempfängers

Weitere Angaben in der Mahnung

Darüber hinaus ist es sinnvoll, einige weitere Angaben auf Ihre Rechnungen zu machen:

• Kundennummer
• Bestelldatum
• Zahlungsdatum
• Angaben zu Verzugszinsen
• Kontaktdaten für Rückfragen
• Bankverbindung
• Hinweis auf den Eigentumsvorbehalt

Praxis-Tipp Besonderheiten bei elektronischer Rechnung und Gutschrift beachten Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen sind gegenüber der Rechtslage vor dem 1.7.2011 deutlich reduziert. Es können u. a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.. Stellt der Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung gem. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG aus, so muss diese seit 30.6.2013 zwingend die Angabe „Gutschrift“ enthalten. Widerspricht der Empfänger einer Gutschrift dem ihm übermittelten Abrechnungsdokument, verliert die Gutschrift die Wirkung einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden Rechnung auch dann, wenn die Gutschrift den zivilrechtlichen Vereinbarungen entspricht und die Umsatzsteuer zutreffend ausweist. Es genügt, dass der Widerspruch eine wirksame Willenserklärung darstellt

Fälligkeitsdatum und Verzug

Ist kein Fälligkeitstermin ausdrücklich vereinbart, muss der Schuldner grundsätzlich unverzüglich zahlen, also wenn der andere Vertragspartner seine Leistung erbracht hat. In der Praxis aber wird häufig ein Zahlungsziel eingeräumt, etwa mit der Angabe „zahlbar innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum“ oder „zahlbar 30 Tage nach Rechnungseingang“. Die Fälligkeit tritt dann erst mit dem Zahlungsziel ein. Wird nicht gezahlt, muss anschließend grundsätzliche gemahnt werden, um den Verzug des Schuldners zu begründen. Fälligkeitsstellung und Mahnung können verzugsbegründend verbunden werden.

Eine Mahnung ist nicht erforderlich,

• wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (= Wortlaut des Gesetzes); als Leistungszeit muss dabei unmittelbar ein bestimmter Kalendertag festgelegt sein, z. B. „Zahlen Sie bis zum 17.11.XXXX.“, oder
• wenn die Leistung nach dem Kalender bestimmbar ist, z. B. „Bezahlung 3 Wochen nach Lieferung“, d. h., wenn der Schuldner sich die Frist der Mahnung berechnen kann, oder
• wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert oder
• wenn aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist; dazu zählt der Fall, dass der Schuldner von sich aus zu verstehen gibt, dass er zu einem bestimmten Termin leisten will und dies aber letztlich doch nicht tut (Selbstmahnung des Schuldners), oder
• wenn der Schuldner Unternehmer ist und einer Entgeltforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung seiner Zahlungspflicht noch nicht nachgekommen ist.

Verbraucher müssen in der Rechnung oder Zahlungsaufforderung besonders auf den Eintritt des Verzugs hingewiesen werden, damit sie spätestens am 30. Tag danach in Verzug kommen. Den Zugang der Rechnung muss im Streitfall der Gläubiger beweisen. Ist jedoch der Zugang der Rechnung unsicher, kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.

Praxis-Tipp Belehrung über Verzug beim Verbraucher erforderlich Laut BGH setzt die Übersendung einer Rechnung mit der einseitigen Bestimmung eines konkreten Zahlungszieles, z. B. zahlbar bis spätestens 15.11.XXXX, ohne erforderliche Belehrung zumindest private Kunden nicht automatisch in Verzug.

Wird der Kunde aber gemahnt, kommt dieser spätestens jetzt in Verzug. In der erstmaligen Übersendung einer Rechnung an einen Verbraucher mit der Bitte um Überweisung bis zu einem kalendermäßig festgelegten Termin liegt grundsätzlich keine befristete Mahnung i. S. v. § 286 Abs. 1 BGB.

Zahlungsfristen im Geschäftsverkehr: Verschärfte Bedingungen für Unternehmer und öffentliche Auftraggeber als Schuldner der Geldzahlungen ab 29.7.2014 Eine Vereinbarung, nach der der Gläubiger die Erfüllung einer Entgeltforderung erst nach mehr als 60 Tagen nach Empfang der Gegenleistung verlangen kann, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig ist. Geht dem Schuldner nach Empfang der Gegenleistung eine Rechnung oder gleichwertige Zahlungsaufstellung zu, tritt der Zeitpunkt des Zugangs dieser Rechnung oder Zahlungsaufstellung an die Stelle des in § 271 a Satz 1 BGB genannten Zeitpunkts des Empfangs der Gegenleistung. Ist der Schuldner ein öffentlicher Auftraggeber i. S. v. § 98 Nr. 1 bis 3 GWB, so ist eine Vereinbarung, nach der der Gläubiger die Erfüllung einer Entgeltforderung erst nach mehr als 30 Tagen nach Empfang der Gegenleistung verlangen kann, nur wirksam, wenn die Vereinbarung ausdrücklich getroffen und aufgrund der besonderen Natur oder der Merkmale des Schuldverhältnisses sachlich gerechtfertigt ist; eine Vereinbarung, nach der der Gläubiger die Erfüllung einer Entgeltforderung erst nach mehr als 60 Tagen nach Empfang der Gegenleistung verlangen kann, ist unwirksam.

Sicherheiten: Eigentumsvorbehalt

Der Eigentumsvorbehalt ist die Übereignung einer beweglichen Sache unter der aufschiebenden Bedingung, dass der Käufer die Ware bezahlt. Mit dem Eigentumsvorbehalt sichert sich der Verkäufer einer Ware das Eigentum an der Sache bis zur vollständigen Erfüllung der Kaufpreisforderung.

Praxis-Tipp Unternehmer sollten Eigentumsvorbehalt vereinbaren Bei Warenlieferungen sollten Unternehmer zur Sicherung der Forderung also einen Eigentumsvorbehalt im Kaufvertrag vereinbaren, z. B.: „Die gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum.“ Ein erweiterter Eigentumsvorbehalt könnte lauten: „Der Eigentumsvorbehalt erstreckt sich auf die Ver- oder Bearbeitung der Ware oder den Einbau.“ Diese Klausel verwendet man, wenn die Ware typischerweise in einer anderen Sache untergehen kann. Das ist der Fall z. B. bei Lieferung von Deckenpaneelen, CD-ROM-Laufwerken, Bodenfliesen usw.

Debitorenüberwachung

Grundlegende Voraussetzung eines optimal organisierten betrieblichen Mahnwesens ist die ständige Überwachung der Außenstände (Debitoren). Üblicherweise wird die Debitorenüberwachung wöchentlich oder 14-tägig durchgeführt. Meistens wird eine Mahnvorschlagsliste automatisch von der Debitorenbuchhaltung ausgegeben.

Eine Mahnvorschlagsliste ist ggf. notwendig, damit vor Erstellung der Mahnliste und der eigentlichen Mahnungen auf jeden Fall kontrolliert werden kann, ob Kunden unberechtigt gemahnt werden, weil z. B. Einzelvereinbarungen mündlich getroffen und diese von der EDV nicht berücksichtigt wurden.

Mahnung und Verjährung

Mit Eintritt der Verjährung einer Mahnung kann der Gegner die Zahlung von Forderungen berechtigt verweigern. Deshalb ist eine entscheidende Voraussetzung für die Durchsetzung von Ansprüchen, dass diese innerhalb der gesetzlich oder vertraglich bestimmten Verjährungsfristen geltend gemacht werden.

Die regelmäßige Verjährung beträgt 3 Jahre. Die 3-jährige Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Auf eine Rechnungstellung kommt es nicht an. Eine vom Auftraggeber in einem Bauvertrag gestellte Allgemeine Geschäftsbedingung, mit der die Verjährungsfrist für den Werklohnanspruch des Auftragnehmers auf 2 Jahre abgekürzt wird, ist unwirksam, weil sie den Auftragnehmer entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligt..

Durch Mahnung keine Hemmung der Verjährung Außergerichtliche Mahnungen, also private Zahlungsaufforderungen, hemmen die laufende Verjährung der Ansprüche nicht, selbst wenn sie schriftlich und in Form eines eingeschriebenen Briefs erfolgen. Auch mehrfache schriftliche Mahnungen bewirken keine Verjährungshemmung.

Verzugsschaden bei Mahnungen

Ist der Schuldner in Verzug, können Gläubiger ihren Verzugsschaden geltend machen. Allerdings dürfen sie aus Gründen der Schadensminderungspflicht nur die ihnen entstandenen Kosten geltend machen (siehe aber Tz. 2) bzw. sie müssen darauf achten, dass gewisse Kosten nicht vom Schuldner zu erstatten sind.

Verzugszinsen

Der Schuldner muss die Zinsen für den Verzug ersetzen.

• Der gesetzliche Verzugszinssatz für eine Mahnung beträgt
  • bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist (also andere Unternehmer und Kaufleute), für Entgeltforderungen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Anspruch des Gläubigers gegen einen Unternehmer einer Entgeltforderung auf Verzugszinsen ausschließt, ist unwirksam),
  • bei allen übrigen Geldschulden (Verbraucher) 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
• Der Basiszinssatz ändert sich jeweils zum 1.1. und zum 1.7. eines Jahres. Die jeweilige Veränderung wird im Bundesanzeiger bekannt gegeben.
• Dem Gläubiger bleibt es selbstverständlich unbenommen, einen weitergehenden Verzugsschaden geltend zu machen, wenn er etwa selbst Drittmittel in entsprechender Höhe zu einem höheren Zinssatz aufgenommen hat.
• Der Vorteil der gesetzlichen Verzugszinsen bei Mahnungen: Dem Schuldner ist der Gegenbeweis verwehrt, der Gläubiger habe einen geringeren Schaden erlitten. Der Gläubiger kann die Mahngebühren und gesetzlichen Verzugszinsen immer in voller Höhe geltend machen, unabhängig davon, ob er selbst überhaupt einen Zinsschaden erlitten hat oder nicht.

Mahn- und Inkassokosten

Für die Durchsetzung der Forderungen können auch spezielle Inkassounternehmen beauftragt werden. Inkassounternehmen verfügen über ein breites Leistungsspektrum und kennen aus ihrer Praxis sämtliche Schuldnertricks.

Grundsätzlich können alle Ausgaben, die für die Eintreibung von Forderungen anfallen, ab der 2. Mahnung (soweit nicht vorher Verzug eingetreten ist) als Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend gemacht werden. Erstattungsfähig sind diese Kosten jedoch nur, wenn sie dem Verzug des Schuldners direkt zugerechnet werden können. Dazu gehören Portokosten. Pauschale Mahngebühren sind generell üblich und erstattungsfähig, wenn sie nicht überhöht sind, z. B. pauschal 10 EUR.

Die Zusammenarbeit mit Inkassobüros ist problemlos möglich (Neuerungen ab 1.11.2014): Wenn Gläubiger Inkassounternehmen mit der Einziehung von fälligen Forderungen beauftragen, dürfen sie ihnen auch Daten ihrer Schuldner übermitteln. . Die Einschaltung des Inkassodienstes muss jedoch eine erforderliche und zweckdienliche Rechtsverfolgungsmaßnahme sein.

Inkassobüro darf von privatem Schuldner keine höheren Kosten als ein Anwalt verlangen Für außergerichtliche Inkassodienstleistungen, die eine nicht titulierte Forderung betreffen, regelt § 4 Abs. 5 Satz 1 RDEG, dass ab 9.10.2013 Auftraggeber (Gläubiger) eines Inkassobüros (= registrierte Person nach § 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 RDG) die Erstattung der Inkassokosten von einer Privatperson (§ 11 a Abs. 2 RDG) nur in Höhe der einem Rechtsanwalt zustehenden Vergütung nach dem RVG verlangen können. Mit dem ersten Mahnungsschreiben fällt damit maximal eine Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV RVG von 0,5 bis 1,3 an. Der Gegenstandswert (Anlage 2 zu § 13 RVG) entspricht der geltend gemachten Forderung.

Es ist unklar, ob neben Inkassokosten auch die Gebühren für einen Rechtsanwalt und/oder Mahnkosten geltend gemacht werden können.

Kein Anspruch auf Erstattung besteht wohl, wenn sich das Einschalten des Inkassounternehmens im Nachhinein als erfolglos erweist und doch noch ein Rechtsanwalt beauftragt werden muss. Eine weitere wichtige Einschränkung der Erstattungspflicht ist schließlich, dass die Kosten eines Inkassounternehmens nach inzwischen herrschender Auffassung nur dann einen adäquaten kausalen Verzugsschaden i. S. v. § 286 BGB darstellen, wenn der Gläubiger im Zeitpunkt der Beauftragung von einer erfolgreichen Tätigkeit des Inkassounternehmens ausgehen konnte und nicht mit der Notwendigkeit der Beauftragung eines Rechtsanwalts rechnen musste.

Keine Ersatzpflicht besteht daher wohl, wenn der Schuldner erkennbar zahlungsunwillig oder -unfähig ist.

Praxis-Tipp Gerichtliche Spruchpraxis zu Inkassokosten erfragen Es empfiehlt sich, die Spruchpraxis der Gerichte vor Ort zu erfragen, wie diese die Erstattungsfähigkeit von Inkassokosten behandeln. Einem gewerblichen Großvermieter stehen z. B. keine Inkassokosten zu, wenn er statt eigener Anmahnung seiner Mieter diese Arbeiten durch ein externes Inkassounternehmen aufgrund eine Rahmenvertrags erledigen lässt.

Pauschalbetrag für Beitreibungskosten

Der Gläubiger einer Entgeltforderung hat bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, einen Anspruch auf Zahlung einer Pauschale wegen des Verzugs (Beitreibungskosten) in Höhe von 40 EUR. Die pauschale Höhe der Mahngebühren ist unabhängig davon, ob tatsächlich ein entsprechender Schaden entstanden ist.

Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 Satz 1 BGB kann wegen jeder einzelnen Abschlagszahlung oder jeder sonstigen Ratenzahlung, mit der der Entgeltschuldner (Unternehmer) in Verzug kommt, in voller Höhe anfallen. § 288 Abs. 5 Satz 3 BGB regelt den Fall, dass der Gläubiger einen weiteren Verzugsschaden (außer Zinsen) geltend macht. Dann muss er sich den Pauschalbetrag anrechnen lassen, wenn er Rechtsverfolgungskosten geltend macht.

Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Anspruch des Gläubigers auf die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB ausschließt oder beschränkt, ist unwirksam, wenn sie im Hinblick auf die Belange des Gläubigers grob unbillig ist.

Buchung Mahngebühren und Verzugszinsen

An Mahngebühren wurden dem Schuldner 10 EUR in Rechnung gestellt, Verzugszinsen wurden i. H. v. 356,94 EUR bezahlt. Die zugrunde liegende Forderung betrug 50.000 EUR. Bei Zahlung der Beträge seitens des Schuldners wird wie folgt gebucht.

Konto SKR 03 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag EUR
1200	Bank	50.366,94	1400	Forderungen aus Lieferung und Leistung	50.000,00
			2650	Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge	366,94

Konto SKR 04 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 04 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag EUR
1800	Bank	50.366,94	1200	Forderungen aus Lieferung und Leistung	50.000,00
			7100	Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge	366,94

Hinweis zur Umsatzsteuer: In der Buchung ist keine Mehrwertsteuer enthalten.

Die Bedeutung von SKR 03 und SKR 04

Der SKR 03 orientiert sich am Prozessgliederungsprinzip. Beim SKR 03 entspricht der Kontenrahmen den Geschäftsprozessen. Die Zuordnung der geschäftlichen Transaktionen zu den finanziellen wird vom Geschäftsvorgang aus betrachtet. Die Konten werden für den Jahresabschluss gemäß den geltenden Regeln für die Bilanzierung anderweitig zugeordnet. 

Der SKR 04 folgt dem Abschlussgliederungsprinzip. Die Kontenklassen sind so ausgerichtet, dass die entsprechenden finanziellen Transaktionen schon in den für den Jahresabschluss relevanten Kategorien stattfinden.

Mahnung schreiben

Drei Mahnstufen sind (leider) immer noch üblich, bevor härtere Maßnahmen ergriffen werden. Dies ist jedem bekannt und daher sind diese Maßnahmen meist auch erfolglos: Unwillige Zahler reagieren auf die ersten beiden Mahnungen erst einmal nicht, denn sie wissen, dass sie keine Mahngebühren bezahlen müssen und noch eine 3. folgt. Manche glauben sogar das Recht zu haben, auf 3 Mahnungen warten zu dürfen, bevor es ernst wird.

In der Praxis setzt sich zunehmend der persönliche Anruf oder die persönliche Vorsprache beim Säumigen durch, was zu einer hohen Erfolgsquote führt.

Die Mahnstufen im Überblick

Wer trotzdem schriftlich mahnen möchte, hier ein paar Vorschläge:

Erinnerung

In einem 1. Schritt die Mahnung freundlich formulieren und an die Rechnung erinnern.

Praxis-Tipp Freundlich erinnern Am besten, man weist hierbei in einem der Mahntexte nochmals dezent darauf hin, dass ab dem Fälligkeitstermin Zinsen verlangt werden. Beizufügen sind eine Rechnungskopie und u. U. ein vorbereiteter Überweisungsträger.

Erste Mahnung (nicht als solche bezeichnen)

Im 2. Schritt wird z. B. 7 Tage nach Fälligkeit gemahnt. Mahnkosten können in diesem Schritt noch keine geltend gemacht werden, weil der Schuldner noch nicht in Verzug ist. Ausnahme: Einem Unternehmer wurde bereits in der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum benannt (Tz. 3).

Zweite und letzte Mahnung

Die 2. Mahnung sollte spätestens 4 Wochen nach Fälligkeit erfolgen. Hier kann man auf jeden Fall Verzugszinsen in Rechnung stellen und eine Mahngebühr verlangen. In die letzte Mahnung sollte deutlich geschrieben werden, dass eine weitere Verzögerung das gerichtliche Mahnverfahren zur Folge hat.

Vorsicht bei Drohung der Meldung an Schufa Die Ankündigung einer Datenübermittlung an die Schufa Holding AG kann unzulässig sein, wenn sie keinen gesetzlich vorgesehenen Zweck erfüllt, insbesondere weil der vermeintliche Schuldner die Forderung bereits bestritten hat.

Zahlt der Schuldner auf mehrere Mahnschreiben nicht, muss der Gläubiger laut Ansicht einiger Gerichte den Rechtsweg beschreiten. Die Grenze ist grundsätzlich bei zwei Mahnschreiben zu ziehen. Erstellt der Gläubiger weitere Mahnbescheide, können diese Kosten (siehe Tz. 7.2) nicht mehr als „erforderlich“ angesehen werden.

Registrierte Personen, die Inkassodienstleistungen erbringen, müssen gem. § 11 a Abs. 1 Satz 1 RDG, wenn sie eine Forderung gegenüber einer Privatperson geltend machen, mit der ersten Geltendmachung bestimmte Informationen klar und verständlich übermitteln (z. B. wenn Zinsen geltend gemacht werden, eine Zinsberechnung unter Darlegung der zu verzinsenden Forderung, des Zinssatzes und des Zeitraums, für den die Zinsen berechnet werden). Auf Anfrage ist der Privatperson ergänzend gem. § 11 a Abs. 1 Satz 2 RDG u. a. der Name oder die Firma desjenigen, in dessen Person die Forderung entstanden ist, mitzuteilen.

Rechtsanwälte, die Inkassodienstleistungen erbringen, haben die gleichen Pflichten wie Inkassodienstleister, wenn sie Forderungen gegen Privatleute geltend machen. § 43 d BRAO entspricht inhaltlich dem Wortlaut des § 11 a RDG. Ein Bußgeld bei Verstößen gegen § 43 d BRAO enthält die BRAO nicht.

Ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Bleiben die außergerichtlichen Maßnahmen zur Forderungseinziehung von Mahnungen mit Verzugszinsen erfolglos, sollten Unternehmer bei hartnäckigen Säumigen unmittelbar rechtliche Schritte einleiten, wie z. B. einen Mahnbescheid online beantragen bzw. Klage erheben.

Voraussetzungen für einen gerichtlichen Mahnbescheid

Praktische Voraussetzungen für die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids sind, dass

• es sich um eine Geldforderung handelt,
• der Schuldner die Rechtmäßigkeit der Forderung nicht anzweifeln kann und
• vom Schuldner keine Einwendungen zu erwarten sind.

Praxis-Tipp Schnelle Klage bei zahlungsunwilligem Schuldner Rechnet man mit einem Widerspruch des Schuldners, ist das sofortige Einreichen einer Klage empfehlenswert, um Zeitverzögerungen bei der Durchsetzung der Ansprüche zu vermeiden.

Durchführung des Mahnverfahrens

Das gerichtliche Mahnverfahren kann durchgeführt werden:

• durch das eigene Unternehmen

Große Firmen mit eigenen Rechtsabteilungen führen das gerichtliche Mahnverfahren i. d. R. selbst durch. Bei Betrieben ohne eine eigene Rechtsvertretung wird vielfach zumindest der Erlass eines Mahnbescheids selbst beantragt. Folgt jedoch ein streitiges Verfahren, sollte die Angelegenheit im Hinblick auf säumige Mahnungen in jedem Fall einem Rechtsanwalt übergeben werden.

• durch einen Rechtsanwalt

Falls nur selten Forderungsansprüche gerichtlich geltend gemacht werden müssen, sind Rechtsanwälte den Inkassounternehmen vorzuziehen. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass vom Schuldner die außergerichtlichen Kosten für ein Inkassounternehmen auch nur bis zur Höhe der gesetzlichen Gebühren eines Rechtsanwalts eingefordert werden können.

• durch ein Inkasso-Unternehmen

Gem. § 79 Abs. 2 Nr. 4 ZPO dürfen registrierte Inkassounternehmen das gerichtliche Mahnverfahren für ihre Kunden bis zur Abgabe an das Streitgericht betreiben. Darüber hinaus haben Inkassounternehmen auch weitere Befugnisse im Zwangsvollstreckungsverfahren und können neben dem Antrag auf Abnahme der Vermögensauskunft auch den Antrag auf Erlass eines Haftbefehls stellen.

Hinweis Erstattungsanspruch gegen Schuldner bei Einschalten eines Inkassobüros ist beschränkt Schaltet der Gläubiger zur Vertretung im gerichtlichen Mahnverfahren ein Inkassobüro ein, sind dessen Kosten nur bis zu einem Betrag von 25 EUR nach § 91 Abs. 1 ZPO vom Schuldner zu erstatten.

Hinweis Nur korrekter Antrag auf Mahnbescheid oder Klageerhebung hemmt Verjährung Wenn eine Mahnung kurz vor Ablauf der Verjährung beantragt und diese zeitnah im neuen Jahr zugestellt wird, wird die Verjährung gehemmt, soweit die Angaben im Mahnantrag korrekt sind. Gleiches gilt für die Klageerhebung.

Europäisches Mahnverfahren

Für ein grenzüberschreitendes Mahnverfahren gelten die Voraussetzungen, die auch im Fall eines inländischen deutschen Mahnverfahrens nach §§ 688 ff. BGB erfüllt sein müssen (Tz. 9.2). Ein grenzüberschreitendes Mahnverfahren kann dann durchgeführt werden, wenn der Gläubiger in Deutschland und der Schuldner in einem der übrigen EU-Staaten ansässig ist.

Die EuMahnVO gilt in allen EU-Mitgliedsstaaten, mit Ausnahme von Dänemark.

In Deutschland wird das Europäische Mahnverfahren zentral für alle Amtsgerichte beim Amtsgericht Berlin-Wedding, Europäisches Mahngericht (Deutschland) geführt.

Praxis-Tipp Ausfüllhinweise und Formulare Auf der Homepage der Stadt Berlin gibt es Hinweise zum Europäischen Mahnverfahren und den Link zum Formular des Antrags auf Erlass eines Europäischen Zahlungsbefehls.

Die Verordnung (EG) Nr. 861/2007 schafft ein einheitliches europäisches Zivilverfahren, das vor den Gerichten der Mitgliedstaten der EU – mit Ausnahme Dänemarks – Anwendung findet und für Forderungen bis 2.000 EUR genutzt werden kann (europäisches Verfahren für geringfügige Forderungen).