Mahnung

Mahnung Definition

Eine Mahnung ist eine Zahlungsaufforderung eines Gläubigers an seinen Schuldner. Sie verfolgt das Ziel, diesen eindeutig und bestimmt daran zu erinnern, den ausstehenden Rechnungsbetrag für die erbrachte Leistung zu bezahlen.

Es passiert häufig, dass Kunden ihre Zahlungen weit über die in den Rechnungen eingeräumten Zahlungsziele hinauszögern. Aus diesem Grund kann es sich kein Unternehmen leisten, komplett auf Mahnungen bzw. ein entsprechendes Mahnwesen zu verzichten.

Mit unserer kostenlosen Mahnungsvorlage können Sie ganz einfach und schnell ein Mahnungsschreiben erstellen.

Gesetze zur Mahnung Damit Mahnungen rechtens sind, müssen sie die Mindestanforderungen erfüllen, welche auch für ordnungsgemäße Rechnungen gelten. Diese regelt § 14, Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz). Folgendes gilt außerdem: Die Voraussetzungen dafür, wann ein Verzug vorliegt, führt § 286 BGB näher aus. Das BGH-Urteil III ZR 91/07 vom 25.10.2007 veranschaulicht das Beispiel, dass ein privater Schuldner immer einmal gemahnt werden muss. Die §§ 194, 195 und 199 BGB besagen, dass die Regelverjährung drei Jahre beträgt. In den §§ 688 ff. der Zivilprozessordnung (ZPO) ist das gerichtliche Mahnverfahren geregelt.

Mahnung schreiben

Drei Mahnstufen sind (leider) immer noch üblich, bevor härtere Maßnahmen ergriffen werden. Dies ist jedem bekannt und daher sind diese Maßnahmen meist auch erfolglos: Unwillige Zahler reagieren auf die ersten beiden Mahnungen erst einmal nicht, denn sie wissen, dass sie keine Mahngebühren bezahlen müssen und noch eine 3. folgt. Manche glauben sogar das Recht zu haben, auf 3 Mahnungen warten zu dürfen, bevor es ernst wird.

In der Praxis setzt sich zunehmend der persönliche Anruf oder die persönliche Vorsprache beim Säumigen durch, was zu einer hohen Erfolgsquote führt.

Die Mahnstufen im Überblick

Erinnerung

In einem 1. Schritt die Mahnung freundlich formulieren und an die Rechnung erinnern.

Erste Mahnung (nicht als solche bezeichnen)

Im 2. Schritt wird z. B. 7 Tage nach Fälligkeit gemahnt. Mahnkosten können in diesem Schritt noch keine geltend gemacht werden, weil der Schuldner noch nicht in Verzug ist. Ausnahme: Einem Unternehmer wurde bereits in der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum benannt.

Zweite und letzte Mahnung

Die 2. Mahnung sollte spätestens 4 Wochen nach Fälligkeit erfolgen. Hier kann man auf jeden Fall Verzugszinsen in Rechnung stellen und eine Mahngebühr verlangen. In die letzte Mahnung sollte deutlich geschrieben werden, dass eine weitere Verzögerung das gerichtliche Mahnverfahren zur Folge hat.

Zahlt der Schuldner auf mehrere Mahnschreiben nicht, muss der Gläubiger laut Ansicht einiger Gerichte den Rechtsweg beschreiten. Die Grenze ist grundsätzlich bei zwei Mahnschreiben zu ziehen. Erstellt der Gläubiger weitere Mahnbescheide, können diese Kosten nicht mehr als „erforderlich“ angesehen werden.

Ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Bleiben die außergerichtlichen Maßnahmen zur Forderungseinziehung von Mahnungen mit Verzugszinsen erfolglos, sollten Unternehmer bei hartnäckigen Säumigen unmittelbar rechtliche Schritte einleiten, wie z. B. einen Mahnbescheid online beantragen bzw. Klage erheben.

Voraussetzungen für einen gerichtlichen Mahnbescheid

Praktische Voraussetzungen für die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids sind, dass

• es sich um eine Geldforderung handelt,
• der Schuldner die Rechtmäßigkeit der Forderung nicht anzweifeln kann und
• vom Schuldner keine Einwendungen zu erwarten sind.

Durchführung des Mahnverfahrens

Das gerichtliche Mahnverfahren kann durchgeführt werden:

• durch das eigene Unternehmen
• durch einen Rechtsanwalt
• durch ein Inkasso-Unternehmen

Europäisches Mahnverfahren

Für ein grenzüberschreitendes Mahnverfahren gelten die Voraussetzungen, die auch im Fall eines inländischen deutschen Mahnverfahrens nach §§ 688 ff. BGB erfüllt sein müssen. Ein grenzüberschreitendes Mahnverfahren kann dann durchgeführt werden, wenn der Gläubiger in Deutschland und der Schuldner in einem der übrigen EU-Staaten ansässig ist.

Die EuMahnVO gilt in allen EU-Mitgliedsstaaten, mit Ausnahme von Dänemark.

In Deutschland wird das Europäische Mahnverfahren zentral für alle Amtsgerichte beim Amtsgericht Berlin-Wedding, Europäisches Mahngericht (Deutschland) geführt.
Die Verordnung (EG) Nr. 861/2007 schafft ein einheitliches europäisches Zivilverfahren, das vor den Gerichten der Mitgliedstaten der EU – mit Ausnahme Dänemarks – Anwendung findet und für Forderungen bis 2.000 EUR genutzt werden kann (europäisches Verfahren für geringfügige Forderungen).

Bedeutung und Zielsetzung von Mahnungen

Es ist sehr wichtig, dass Sie in Ihrem Unternehmen ein eigenes Mahnwesen etablieren. Nur so ist sichergestellt, dass Sie dazu in der Lage sind, Mahnungen fristgerecht an ihre Schuldner zu verschicken, um diese dazu aufzufordern, noch nicht geleistete Zahlungen zu erbringen. Unbezahlte Geldforderungen können nämlich häufig die Liquidität Ihrer Firma einschränken.

Im schlimmsten Fall müssen Unternehmen für nicht bezahlte Rechnungen Kredite aufnehmen, um ihre Lieferanten fristgerecht bezahlen zu können. Sehr große Zahlungsausfälle können den eigenen Betrieb sogar so stark gefährden, dass diesem über kurz oder lang die Insolvenz droht. Dementsprechend verfolgt das Mahnwesen das Ziel, alle Gelder, welche Ihrer Firma zustehen, möglichst termingerecht einzutreiben.

Mahnungsschreiben Pflichtangaben

• Vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmers sowie des Rechnungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer (wird einmalig vergeben)
• Ausstellungsdatum
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen
• Fälliges Entgelt (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen)
• Anzuwendenden Steuersatz sowie auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
• Bei einer Steuerbefreiung entsprechender Hinweis darauf
• In den Fällen des § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Rechnungsempfängers

Weitere Angaben in der Mahnung

Darüber hinaus ist es sinnvoll, einige weitere Angaben auf Ihre Rechnungen zu machen:

• Kundennummer
• Bestelldatum
• Zahlungsdatum
• Angaben zu Verzugszinsen
• Kontaktdaten für Rückfragen
• Bankverbindung
• Hinweis auf den Eigentumsvorbehalt

Fälligkeitsdatum und Verzug

Ist kein Fälligkeitstermin ausdrücklich vereinbart, muss der Schuldner grundsätzlich unverzüglich zahlen, also wenn der andere Vertragspartner seine Leistung erbracht hat. In der Praxis aber wird häufig ein Zahlungsziel eingeräumt, etwa mit der Angabe „zahlbar innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum“ oder „zahlbar 30 Tage nach Rechnungseingang“. Die Fälligkeit tritt dann erst mit dem Zahlungsziel ein. Wird nicht gezahlt, muss anschließend grundsätzliche gemahnt werden, um den Verzug des Schuldners zu begründen. Fälligkeitsstellung und Mahnung können verzugsbegründend verbunden werden.

Eine Mahnung ist nicht erforderlich,

• wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (= Wortlaut des Gesetzes); als Leistungszeit muss dabei unmittelbar ein bestimmter Kalendertag festgelegt sein, z. B. „Zahlen Sie bis zum 17.11.XXXX.“, oder
• wenn die Leistung nach dem Kalender bestimmbar ist, z. B. „Bezahlung 3 Wochen nach Lieferung“, d. h., wenn der Schuldner sich die Frist der Mahnung berechnen kann, oder
• wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert oder
• wenn aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist; dazu zählt der Fall, dass der Schuldner von sich aus zu verstehen gibt, dass er zu einem bestimmten Termin leisten will und dies aber letztlich doch nicht tut (Selbstmahnung des Schuldners), oder
• wenn der Schuldner Unternehmer ist und einer Entgeltforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung seiner Zahlungspflicht noch nicht nachgekommen ist.

Verbraucher müssen in der Rechnung oder Zahlungsaufforderung besonders auf den Eintritt des Verzugs hingewiesen werden, damit sie spätestens am 30. Tag danach in Verzug kommen. Den Zugang der Rechnung muss im Streitfall der Gläubiger beweisen. Ist jedoch der Zugang der Rechnung unsicher, kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.
Wird der Kunde aber gemahnt, kommt dieser spätestens jetzt in Verzug. In der erstmaligen Übersendung einer Rechnung an einen Verbraucher mit der Bitte um Überweisung bis zu einem kalendermäßig festgelegten Termin liegt grundsätzlich keine befristete Mahnung i. S. v. § 286 Abs. 1 BGB.

Mahnung und Verjährung

Mit Eintritt der Verjährung einer Mahnung kann der Gegner die Zahlung von Forderungen berechtigt verweigern. Deshalb ist eine entscheidende Voraussetzung für die Durchsetzung von Ansprüchen, dass diese innerhalb der gesetzlich oder vertraglich bestimmten Verjährungsfristen geltend gemacht werden.

Die regelmäßige Verjährung beträgt 3 Jahre. Die 3-jährige Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Auf eine Rechnungstellung kommt es nicht an. Eine vom Auftraggeber in einem Bauvertrag gestellte Allgemeine Geschäftsbedingung, mit der die Verjährungsfrist für den Werklohnanspruch des Auftragnehmers auf 2 Jahre abgekürzt wird, ist unwirksam, weil sie den Auftragnehmer entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligt..

Verzugsschaden bei Mahnungen

Ist der Schuldner in Verzug, können Gläubiger ihren Verzugsschaden geltend machen. Allerdings dürfen sie aus Gründen der Schadensminderungspflicht nur die ihnen entstandenen Kosten geltend machen bzw. sie müssen darauf achten, dass gewisse Kosten nicht vom Schuldner zu erstatten sind.

Verzugszinsen

Der Schuldner muss die Zinsen für den Verzug ersetzen. Der Basiszinssatz ändert sich dabei jeweils zum 1.1. und zum 1.7. eines Jahres. Die jeweilige Veränderung wird im Bundesanzeiger bekannt gegeben.

Der Vorteil der gesetzlichen Verzugszinsen bei Mahnungen: Dem Schuldner ist der Gegenbeweis verwehrt, der Gläubiger habe einen geringeren Schaden erlitten. Der Gläubiger kann die Mahngebühren und gesetzlichen Verzugszinsen immer in voller Höhe geltend machen, unabhängig davon, ob er selbst überhaupt einen Zinsschaden erlitten hat oder nicht.

Mahn- und Inkassokosten

Für die Durchsetzung der Forderungen können auch spezielle Inkassounternehmen beauftragt werden. Inkassounternehmen verfügen über ein breites Leistungsspektrum und kennen aus ihrer Praxis sämtliche Schuldnertricks.

Grundsätzlich können alle Ausgaben, die für die Eintreibung von Forderungen anfallen, ab der 2. Mahnung (soweit nicht vorher Verzug eingetreten ist) als Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend gemacht werden. Erstattungsfähig sind diese Kosten jedoch nur, wenn sie dem Verzug des Schuldners direkt zugerechnet werden können. Dazu gehören Portokosten. Pauschale Mahngebühren sind generell üblich und erstattungsfähig, wenn sie nicht überhöht sind, z. B. pauschal 10 EUR.

Pauschalbetrag für Beitreibungskosten

Der Gläubiger einer Entgeltforderung hat bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, einen Anspruch auf Zahlung einer Pauschale wegen des Verzugs (Beitreibungskosten) in Höhe von 40 EUR. Die pauschale Höhe der Mahngebühren ist unabhängig davon, ob tatsächlich ein entsprechender Schaden entstanden ist.

Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 Satz 1 BGB kann wegen jeder einzelnen Abschlagszahlung oder jeder sonstigen Ratenzahlung, mit der der Entgeltschuldner (Unternehmer) in Verzug kommt, in voller Höhe anfallen. § 288 Abs. 5 Satz 3 BGB regelt den Fall, dass der Gläubiger einen weiteren Verzugsschaden (außer Zinsen) geltend macht. Dann muss er sich den Pauschalbetrag anrechnen lassen, wenn er Rechtsverfolgungskosten geltend macht.

Buchung Mahngebühren und Verzugszinsen

An Mahngebühren wurden dem Schuldner 10 EUR in Rechnung gestellt, Verzugszinsen wurden i. H. v. 356,94 EUR bezahlt. Die zugrunde liegende Forderung betrug 50.000 EUR. Bei Zahlung der Beträge seitens des Schuldners wird wie folgt gebucht.

Konto SKR 03 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag EUR
1200	Bank	50.366,94	1400	Forderungen aus Lieferung und Leistung	50.000,00
			2650	Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge	366,94

Konto SKR 04 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 04 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag EUR
1800	Bank	50.366,94	1200	Forderungen aus Lieferung und Leistung	50.000,00
			7100	Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge	366,94

Hinweis zur Umsatzsteuer: In der Buchung ist keine Mehrwertsteuer enthalten.

Die Bedeutung von SKR 03 und SKR 04

Der SKR 03 orientiert sich am Prozessgliederungsprinzip. Beim SKR 03 entspricht der Kontenrahmen den Geschäftsprozessen. Die Zuordnung der geschäftlichen Transaktionen zu den finanziellen wird vom Geschäftsvorgang aus betrachtet. Die Konten werden für den Jahresabschluss gemäß den geltenden Regeln für die Bilanzierung anderweitig zugeordnet. 

Der SKR 04 folgt dem Abschlussgliederungsprinzip. Die Kontenklassen sind so ausgerichtet, dass die entsprechenden finanziellen Transaktionen schon in den für den Jahresabschluss relevanten Kategorien stattfinden.