Mahnung

Eine Mahnung ist die direkte Aufforderung eines Gläubigers an den Schuldner, die geschuldeten Leistungen zu erbringen. In die normale Arbeitswelt übertragen bedeutet es, dass die Bezahlung einer überfälligen Rechnung beim Schuldner eingefordert wird. Mahnungen können Sie als Unternehmer sowohl an Privatpersonen als auch an Unternehmen versenden, sobald die von Ihnen berechtigt aufgestellten Forderungen nicht erfüllt werden.

Was ist eine Mahnung überhaupt?

Eine Mahnung ist ein wichtiges Instrument für Sie als Gläubiger. Denn bei einem Zahlungsverzug eines Kunden dient die Mahnung dazu den Kunden über den Zahlungsverzug in Kenntnis zu setzen. Durch diesen Akt sichern Sie sich rechtlich ab und sorgen zugleich für eine Grundlage für weitere Schritte, um den Kunden zur Zahlung der Leistungen zu bewegen. Die Mahnung selber ist im Gesetz nicht speziell geregelt, sodass Sie sich hier auf das übliche Brauchtum verlassen können und müssen. Dieses gibt beispielsweise vor, dass in der Regel drei Mahnungen in aufsteigender Schärfe verschickt werden, ehe weitere Schritte eingeleitet werden.

Gibt es formale Vorgaben für eine Mahnung?

Für eine Mahnung gibt es keinerlei formale Grundlagen. Sie kann dementsprechend problemlos auch formlos erfolgen. Allerdings muss in der Mahnung klar erkenntlich gemacht werden, dass Sie als Gläubiger die unverzügliche Begleichung der abgelieferten Leistungen verlangen. Hierbei müssen Sie keine Fristen setzen, die abgelieferten Leistungen müssen jedoch in der Mahnung deutlich und in allen Details ersichtlich sein. Sollte die Zahlung der Forderung trotz der Mahnung ausbleiben, können Sie auf Grundlage der getätigten Mahnung weitere rechtliche Schritte einleiten und beispielsweise ein Inkasso-Unternehmen mit dem Eintreiben der Schulden beauftragen.

Eine Mahnung formulieren

Eine Mahnung sollte immer im passenden Tonfall formuliert werden. Die erste Zahlungserinnerung wird in der Regel in einem freundlichen Ton vorgetragen und soll den Kunden nur an die fällige Rechnung erinnern. Hier können Sie den Kunden beispielsweise bitten die geleistete Zahlung zu überprüfen, da diese noch nicht auf Ihrem Konto eingegangen ist. Die folgenden Mahnungen dürfen im Ton nun deutlich direkter werden. Grundsätzlich sollte jede Mahnstufe drängender und entschiedener ausfallen. In der letzten Mahnung können Sie durchaus die Übergabe der Forderung an ein Inkasso-Büro oder die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens als Folge der Nichtbeachtung erwähnen.

Mahngebühren: Keine Pflicht aber hilfreich

Mahngebühren werden aktuell für die meisten Mahnungen erhoben. Allerdings sind Sie nicht dazu verpflichtet diese Mahngebühren dem Schuldner in Rechnung zu stellen. Wichtig ist hierbei außerdem, dass Sie bei einer erbrachten Leistung ohne Rechnung von dem Schuldner für die erste Mahnung keine Gebühren verlangen dürfen. Erst mit der Kenntnisnahme des Verzuges durch den Schuldner können Sie beginnen Mahngebühren und Verzugszinsen zu berechnen. Auch die Höhe der Mahngebühren ist nicht festgelegt, sollte sich allerdings an den entstandenen Kosten orientieren. Grundsätzlich gilt, dass die Mahngebühren von der ersten bis zur letzten Mahnung ansteigen. In den meisten Fällen werden ungefähr 2,50 Euro pro Mahnstufe verlangt. Das bedeutet, dass Ihr Kunde bei der ersten Mahnung 2,50 Euro Mahngebühren bezahlen muss, bei der letzten Mahnung jedoch bereits 7,50 Euro Gebühren für die Mahnung. Dies soll nochmals die Dringlichkeit des Zahlungsverzugs verdeutlichen.

Mahngebühren und Verzugszinsen

Viele Unternehmer verwechseln die Mahngebühren mit den Verzugszinsen. Diese sind jedoch separat und nach einer festgelegten Formel zu berechnen, welche sich direkt am Leitzins der Europäischen Zentralbank orientiert. Die Mahngebühren können jedoch – im Rahmen des gesunden Menschenverstands – frei festgesetzt werden.

Überblick im Mahnwesen mit Lexoffice

Eine Online-Buchhaltungssoftware wie Lexoffice bietet Ihnen einen einfachen Zugriff auf die verschiedenen Kundendaten und einen Überblick über ausbleibende Zahlungen. Dies erleichtert nicht nur das Nachhalten von Rechnungen, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit mit nur einem Knopfdruck eine Mahnung zu verschicken. Die Möglichkeiten reichen von einer einfachen und freundlichen Zahlungserinnerung bis zu einer rechtskonformen Mahnung in verschiedenen Mahnstufen. Somit müssen Sie in zahlungsunwillige Kunden keine unnötige Zeit investieren, sondern können die Mahnungen direkt und ohne Umstände den Kunden zukommen lassen.