Kontenrahmen in der Buchführung

Mit einem strukturierten Kontenrahmen das Rechnungswesen organisieren

1 Gebräuchliche Kontenrahmen

In der Praxis sind unterschiedliche Kontenrahmen gebräuchlich. Im Einzelnen unterscheidet man:

• den Groß-und Außenhandelskontenrahmen (BGA) und
• den Industriekontenrahmen (IKR).
• die DATEV-Kontenrahmen als Standard- und Branchenkontenrahmen sowie
• Einzelhandelskontenrahmen (EKR),
• Handwerks-Kontenrahmen.

Daneben gibt es zahlreiche branchenspezifische Kontenrahmenpläne wie z. B. für das Baugewerbe, Hotels und Gaststätten, Ärzte, Zahnärzte, Vereinskontenrahmen usw.

Ein Kontenrahmen ist meistens nach dem Zehnersystem in Kontenklassen gegliedert.

• Die erste Stelle gibt die Kontenklasse an.
• Die zweite Stelle gibt die Kontengruppe an.
• Die dritte Stelle gibt die Kontenart an.
• Die vierte Stelle gibt die Kontenunterart an.

Die beiden grundsätzlichen Ordnungsprinzipien für Kontenrahmen sind:

• das Abschlussgliederungsprinzip (Gliederung der Kontenklassen nach der Gliederung des Jahresabschlusses) und
• das Prozessgliederungsprinzip (Gliederung der Kontenklassen nach den Betriebsabläufen).

2 Zweck des Kontenrahmens

Für den einzelnen Betrieb bildet der Kontenrahmen die in einzelnen Kontenklassen strukturierte Vorgabe, aus der ein betriebsindividueller Kontenplan entwickelt wird. Im Kontenplan des Betriebs sind diejenigen Konten ausgewählt, die auch tatsächlich in diesem Unternehmen verwendet werden. Den für Ihre Buchführung notwendigen Kontenplan erstellen Sie auf dieser Basis durch individuelle Ergänzungen. Kommen also Geschäftsvorfälle einer bestimmten Art nicht vor, so ist das im Kontenrahmen dafür vorgesehene Konto in den betrieblichen Kontenplan nicht aufzunehmen.

2.1 Welcher Kontenrahmen ist für Ihren Betrieb der richtige?

• Eine Vorauswahl stellt das Buchführungsprogramm. Sie sollten keinen Kontenrahmen verwenden, der nicht bereits hinterlegt ist und regelmäßig vom Softwarehaus gepflegt wird. Anderenfalls müssen Sie sämtliche Konten per Hand anlegen.
• Bei einer Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erleichtert derselbe Kontenrahmen Abstimm- und Jahresabschlussarbeiten.
• Verwenden Sie nur dann einen speziellen Branchenkontenrahmen, wenn Sie von einem Verband, Kammer oder Vertragsverbund in der Buchhaltung unterstützt werden oder eingebunden sind.
• Verwenden Sie ansonsten einen gängigen Kontenrahmen, um eine reibungslose Vertretung im Urlaub und bei Krankheit zu realisieren und Sie nicht von Spezialisten abhängig zu machen.

2.2 Kontenrahmen des Groß- und Außenhandels (BGA) und Industriekontenrahmen IKR

Kontenrahmen des Groß- und Außenhandels

Der Kontenrahmen des Groß- und Außenhandels wird von Handelsschulen, Volkshochschulen, IHK und anderen Einrichtungen zu Ausbildungszwecken gebraucht und ist von daher weit verbreitet. Er gilt den einen als bewährter Standard, den anderen trotz der Anpassung 1988 als veraltetes Kontensystem. Herausgeber ist der Bundesverband des Groß- und Außenhandels.

Industriekontenrahmen

Mit dem IKR wurde 1988 der frühere GKR an das geänderte Bilanzrecht angepasst. Er wird zumeist in der Industrie und im Handwerk eingesetzt. Der Bundesverband der Industrie entwickelte diesen Kontenrahmen mit integriertem Nummernkreis für die Betriebsbuchhaltung.

2.3 DATEV SKR03 und SKR04

Von den DATEV-Kontenrahmen sind der SKR03 und SKR04 am meisten verbreitet, da sie sich für alle Branchen eignen. Da der SKR01 und SKR02 nicht mehr 100 % gepflegt, d. h. an die sich ändernde Gesetzeslage angepasst werden, ist von ihnen abzuraten. Branchenlösungen gibt es für Ärzte, Autohändler, Vereine u. a. Die Sachkontennummern bei der DATEV sind 4-stellig, die Personenkonten haben 5 Ziffern, wobei den Debitoren die Bereiche 10000 bis 69999 und den Lieferanten 70000 bis 99999 vorbehalten sind.

Die diversen DATEV-Kontenrahmen unterscheiden sich im Wesentlichen nur in der Anordnung der Konten, weshalb z. B. für das Konto „Raumkosten“ im DATEV-Kontenrahmen SKR03 die Nummer 4200, im SKR04 hingegen die Nummer 6305 vorgesehen ist. Auch wenn Sie nicht nach dem DATEV-System mit den Automatikfunktionen buchen, kann es sinnvoll sein, einen der beiden folgenden Kontenrahmen zu verwenden:

Wenn Sie nach dem Kontenrahmen des Großhandels die Buchführung gelernt haben, so finden Sie im SKR03 die vertrauten Kontenklassen und bekannte Kontennummern.

Kontenklasse

Kontenklasse Kontenarten

0 Anlage- und Kapitalkonten

1 Finanz- und Privatkonten

2 Abgrenzungskonten

3 Wareneingangs- und Bestandskonten

4 Betriebliche Aufwendungen

5+6 frei für Kostenrechnung

7 Bestände an Erzeugnissen

8 Erlöskonten

9 Vortragskonten – Statistische Konten

An den Positionen des Jahresabschlusses orientiert sich der SKR04 (Aktiva, Passiva, Erträge und Aufwendungen). Er ist übersichtlicher gegliedert und von daher für den Neueinsteiger zu empfehlen. Da die Gliederung an die HGB-Vorschriften für Kapitalgesellschaften anlehnt, sollen daneben auch GmbH-Buchhalter diesen Kontenrahmen verwenden.

Kontenklasse Kontenarten

0 Anlagevermögen

1 Umlaufvermögen

2 Eigenkapitalkonten

3 Fremdkapitalkonten

4 Betriebliche Erträge

5+6 Betriebliche Aufwendungen

7 Weitere Erträge und Aufwendungen

8 frei für Kostenrechnung

9 Vortragskonten – Statistische Konten

Im DATEV-System ist die Zuordnung der Konten zur Umsatzsteuervoranmeldung und zu den einzelnen Positionen in der Bilanz und GuV realisiert. Etliche Konten im SKR sind mit Automatikfunktionen zu Umsatzsteuerberechnungen ausgestattet (in der Kontenbezeichnung ersichtlich).

Die Wahl des Kontenrahmens ist nur schwer rückgängig zu machen. Dagegen kann der aus ihm aufgestellte betriebsindividuelle Kontenplan leicht erweitert oder um Konten gekürzt werden. Einige Programme lassen es leider nicht zu, Konten anzupassen, z. B. die Beschriftung und Funktionen zu ändern.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Anwendung eines Kontenrahmens besteht nicht. Trotzdem ist die Benutzung einer solchen grundsätzlichen Gliederung zweckmäßig. Insbesondere die Aufstellung eines aus dem Kontenrahmen abgeleiteten Kontenplans ermöglicht:

• eine rasche Orientierung durch übersichtliche Ordnung der Konten;
• eine Sicherung der planmäßigen Buchführung durch einheitliche Klassifizierung der Buchungsvorgänge sowie
• eine Nachprüfbarkeit des Kontenbestandes.

Die Erfüllung dieser Zwecke ist im übrigen Voraussetzung für die geforderte Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Rahmen der handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Daneben ist für den Einsatz einer EDV-gestützten Buchführung die Verwendung eines Kontenrahmens sowie eines daraus abgeleiteten Kontenplans unumgänglich.

2.3.1 Kontenfunktionen

Soweit nicht durch das Programm und im Kontenrahmen vorgesehen, sind den einzelnen Konten Funktionen zuzuordnen.

Insbesondere bei der Anlage von individuellen Konten sind in den Programmeinstellungen Angaben zu Umsatzsteuerfunktionen zu machen, bei einigen Programmen mit dem Steuersatz selbst, bei anderen mit Kennziffern, die auf hinterlegte Steuersätze zugreifen.

1. Für den Ausdruck von Umsatzsteuervoranmeldungen sind Erlöskonten, Erwerbe aus EU-Ländern, Umsatzsteuer und Vorsteuerbeträge in die jeweiligen Felder des Formulars einzusteuern. Diese Zuordnung ist in der Regel von den Programmentwicklern schon vorbereitet. Bei individuellen Erlöskonten sollten Sie sich an ähnlichen Vorgaben orientieren oder auf der Voranmeldung nachsehen.
2. Wenn die Finanzbuchhaltung betriebswirtschaftliche Auswertungen und ggf. Jahresabschlüsse unterstützt, dann sind die individuellen Konten auch hier richtig zuzuordnen. Bei der Verwendung des IKR oder des SKR04 der DATEV fällt die richtige Zuordnung zur einzelnen Positionen in der Bilanz und GuV durch die Abschlussgliederung wesentlich leichter.
3. Für den Ausdruck von Kontenblättern als Hauptbuch ist bereits bei der Neuanlage eines Kontos die Möglichkeit der Verdichtung von Buchungen vorgesehen. Sämtliche Buchungen eines Monats können bei einem Kassenbuch, der Offenen-Posten-Buchführung und auch bei Bankkontoauszügen in einer Summe zusammengefasst werden.