Kontenrahmen in der Buchführung

Was ist ein Kontenrahmen?

Für eine vollständige Finanzbuchhaltung mit doppelter Buchhaltung benötigt jedes Unternehmen einen Kontenrahmen als Grundlage, um sämtliche Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß – und laut der gesetzlichen Vorschriften – zu verbuchen. Aber nicht jedes Unternehmen muss sich diesen Kontenrahmen selbst mit großem Aufwand erstellen, denn es gibt verschiedene standardisierte Kontenrahmen, auf die Sie zurückgreifen können. Da diese allerdings recht ausführlich gehalten sind und vielfach Dinge enthalten sind, die für das eigene Unternehmen nicht ins Gewicht fallen, können sich Unternehmen aus dem Kontenrahmen einen individuell auf das Unternehmen zugeschnittenen Kontenplan für die Buchhaltung erstellen.

Kontenrahmen und Kontenplan

Jeder Geschäftsvorfall in einem Unternehmen muss gesetzlich und steuerrechtlich vorgegeben erfasst bzw. verbucht werden. Das beginnt bei den Verbindlichkeiten und geht bis hin zur Barzahlung für die Anschaffung von Büromaterialien. Der Kontenrahmen stellt ein sauber strukturiertes, leicht nachvollziehbare und vor allen Dingen überprüfbares System zur Verbuchung dar, mit dem die Erfassung nicht nur vereinfacht, sondern auch vereinheitlicht werden soll.

Es gibt standardisierte Kontenrahmen für verschiedene Wirtschaftszweige, deren Konten passgenau auf die branchenspezifischen Geschäftsvorfälle ausgerichtet und in verschiedene Konten unterteilt werden. Dabei müssen Sie als Gründer oder Unternehmer allerdings nicht sämtliche Konten eines standardisierten Kontenrahmens nutzen, sondern können diesen auf Ihre Bedürfnisse „verschlanken“. Der individuell zusammengestellte Kontenrahmen für das Unternehmen wird Kontenplan genannt.

Jedes Konto im Kontenrahmen verfügt über eine eigene vierstellige Kennziffer und diese ‚Kennzeichnung‘ wird auch im Kontenplan übernommen. Dadurch wird gewährleistet, dass eine gewisse Einheitlichkeit im Sinne der Vergleichbarkeit gestellt wird.

Wie ist ein Kontenrahmen aufgebaut?

Jedes Konto im Kontenrahmen hat seine eigene Nummer von 0001 bis 9999. Allerdings sind diese Nummerierungen nicht etwa zufällig vergeben, sondern richten sich an verschiedenen Gliederungsebenen aus:

  • Ziffer 1: Die erste Ziffer steht für die Kontenklasse (z. B. Eigenkapital, Aufwendungen, Umlaufvermögen)
  • Ziffer 2: Sie steht für die Kontengruppe (z. B. Konten zum Materialaufwand, Konten für den Warenverkehr, Verbindlichkeiten usw.)
  • Ziffer 3: Mit der dritten Ziffer wird die genaue Kontenuntergruppe eingegrenzt (z. B. Verbindlichkeiten gegenüber Banken)
  • Ziffer 4: spezifisches Einzelkonto

Neben den vierstelligen Sachkonten gibt es zusätzlich noch fünfstellige Personenkonten, die allerdings nicht standardisiert werden können. Schuldner in der Debitorenbuchhaltung erhalten eine Nummer von 10000 – 69999, während Kreditoren (Gläubiger) in den Gruppen 70000 – 99999 erfasst werden.

Doch nach welchen Kriterien wird der Kontenrahmen geordnet und müssen Sie wirklich für Ihr neues Unternehmen „bei Null“ anfangen? Nein, denn durch die standardisierten Kontenrahmen haben Sie eine Vorlage zur Hand, die Sie auf Ihr Unternehmen anpassen können.

Standardkontenrahmen

Die Firma DATEV hat deshalb verschiedenste Kontenrahmen für die unterschiedlichsten Branchen erstellt, die Sie nutzen können. Diese ‚Vorlagen‘ finden sich unter dem Begriff „Standardkontenrahmen“ oder auch „SKR“. Die meisten Unternehmen greifen dabei auf SKR 03 oder SKR 04 zurück. Diese unterscheiden sich dabei nur in ihrer Gliederung:

  • SKR 03 greift zum Beispiel auf das Prozessgliederungsprinzip zurück: dabei werden die Kontenklassen nach den geschäftlichen Abschlüssen im Betrieb gegliedert
  • SKR 04 nutzt im Vergleich dazu das Abschlussgliederungsprinzip, bei dem sie der Gliederung des Jahresabschlusses (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung) folgt

Welche der beiden SKRs Sie für die Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens nutzen möchten, bleibt dabei natürlich völlig Ihnen selbst überlassen. Etwas Entscheidungsfreiheit behalten die Unternehmen am Ende des Tages doch noch.

Wie wird ein Kontenplan erstellt?

Der Kontenplan stellt das A und O für die Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmen dars, denn auf ihm fußen sämtliche Buchungen von Geschäftsvorfällen, die das Unternehmen tätigt. Trotzdem ist die Erstellung des Kontenplans relativ einfach gehalten. Falls Sie eine Buchhaltungssoftware wie beispielsweise Lexoffice nutzen, haben Sie die Standardkontenrahmen bereits zur Hand. Den SKR können Sie nun, ganz ausgerichtet auf Ihr Unternehmen, anpassen und so verschlanken, beispielsweise indem Sie:

  • Unbenötigte Konten streichen
  • Konten umbenennen oder die Namen für die Übersichtlichkeit kürzen
  • Individuelle Unterkonten anlegen (beispielsweise jeweils ein Konto für jeden Lieferanten, Einzelkontos für verschiedene Bankkonten etc.)

Im Kontenplan wird jeder Geschäftsvorfall ausschließlich auf Einzelkonten verbucht, also in der untersten Gliederungsebene (der 4. Ziffer der Kontennummer).

Welche Vorteile bringt der Kontenrahmen mit sich?

Die Nutzung eines Kontenrahmens ist heute ein absolutes Muss, und das aus guten Gründen. Ohne diese stände jeder Gründer vor der großen Frage: „Wo fange ich überhaupt an?“. Zudem ist durch Kontenrahmen und die einheitliche Vergabe von Kontonummern gewährleistet, dass die Daten einheitlich von verschiedenen Softwareprogrammen (Buchhaltungsprogramme, Steuerprogramme etc.) verarbeitet werden können.
Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird durch die Nutzung eines Kontenrahmens erleichtert, da dieser sich nicht zunächst in die neuen Bezeichnungen einarbeiten muss, sondern sich sofort wiederfindet.