Verpflegungsmehraufwand absetzen

Definition: Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungskosten, die aufgrund einer Dienstreise bzw. auswärtigen Tätigkeit entstehen, bezeichnet man als Verpflegungsmehraufwand. Damit wird die finanzielle Belastung gemindert, wenn Sie oder Ihr:e Mitarbeiter:in geschäftlich unterwegs sind. Dafür gibt es die Verpflegungspauschale. Diese ist steuer- und sozialversicherungsfrei und kann je nach Dauer des Aufenthalts, Land und Gesetzgebung variieren.

Exkurs – Was zählt als Auswärtstätigkeit?

Als Auswärtstätigkeit zählt jede berufliche Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Das können externe Termine in der gleichen Stadt oder ganze Geschäftsreisen sein. Für den Verpflegungsmehraufwand ist hierbei die Abwesenheitsdauer von Relevanz. Die Abwesenheit zählt immer von Tür zu Tür. Das heißt, der Weg zum Bahnhof zählt bereits in die Zeitrechnung.

Verpflegungsmehraufwand für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen – Unterschiede in der Abrechnung

Nicht nur Arbeitnehmer:innen können den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Auch Sie als Arbeitgeber:in oder Selbstständige:r haben die Möglichkeit, die Pauschale in Ihrer Steuererklärung geltend zu machen. Hier erfahren Sie, was Sie bei Ihrer eigenen Abrechnung bzw. der Abrechnung Ihrer Mitarbeiter:innen beachten müssen.

Abrechnung als Selbstständige:r

Selbstständige müssen den Verpflegungsmehraufwand eigenständig als Betriebsausgaben in ihrer EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) oder ihrer Gewinn– und Verlustrechnung (je nach Gewinnermittlungsart) angeben. Das Finanzamt braucht als Nachweis nicht jeden einzelnen Beleg vom Bäcker, Restaurant oder der Tankstelle neben dem Hotel. Es reicht, wenn Sie für die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands neben einer selbst geführten Dokumentation (bspw. in einer Excel-Tabelle mit Angabe von Grund, Ort und Datum der Reise), die Hotelrechnung und ggf. die Eintrittskarten für Messen und Konferenzen als Nachweis aufbewahren.

Abrechnung für Arbeitnehmer:innen

Arbeitnehmer:innen können den Verpflegungsmehraufwand über ihre Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. In der Regel erhalten sie allerdings die Pauschale über ihre:n Arbeitgeber:in.

Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber:in nicht dazu verpflichtet, den Pauschalbetrag des Verpflegungsmehraufwandes zu zahlen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, erfolgt die Auszahlung über die Reisekostenabrechnung und der Betrag errechnet sich anhand des geltenden Pauschbetrags und der Abwesenheitsdauer. Dabei können Sie auch nur einen Teil der Pauschale auszahlen. Den Rest der Pauschale können sich Arbeitnehmer:innen über ihre Steuererklärung in den Werbungskosten mit der zu zahlenden Steuerlast verrechnen lassen. Ein Nachweis des auswärtigen Aufenthalts ist für die Auszahlung nicht notwendig.

Verpflegungsmehraufwand und Höhe der Verpflegungspauschale in Deutschland

In Deutschland gilt für auswärtige berufliche Aufenthalte von mehr als 8 Stunden ein Betrag von 14 Euro und bei Reisen, die länger als 24 Stunden dauern, ein Betrag von 28 Euro. Sind Sie oder Ihr:e Arbeitnehmer:in weniger als 8 Stunden unterwegs, besteht kein Anspruch auf die Pauschale. Für den Tag der An- und Abreise werden immer 14 Euro berechnet.

Alle Beträge auf einen Blick:

• Abwesenheit < 8 Stunden: 0 Euro
• An- und Abreisetag: 14 Euro
• Abwesenheit > 8 Stunden: 14 Euro
• Abwesenheit > 24 Stunden: 28 Euro

Ausnahmen:

Werden die Anforderungen für die Auszahlung der Verpflegungspauschale nicht erfüllt, haben Sie als Arbeitgeber:in die Möglichkeit Ihren Mitarbeiter:innen einen mit 25 Prozent pauschal versteuerten Betrag zu gewähren (bspw. für ein Abendessen). Das tritt ein, wenn

• die Dreimonatsfrist abgelaufen ist
• die auswärtige Tätigkeit weniger als 8 Stunden andauert
• der:die Arbeitgeber:in nicht über die Abwesenheitszeiten informiert ist

Der Verpflegungsmehraufwand in anderen Ländern

Auch für berufliche Reisen in andere Länder können Selbstständige und Arbeitnehmer:innen die Verpflegungspauschale für Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Der Pauschalbetrag variiert von Land zu Land und teilweise gibt es je nach Region eines Landes Unterschiede. Es lohnt sich daher, vor der Reise die aktuell geltende Tabelle des Bundesfinanzministeriums zu Rate zu ziehen. Für das Jahr 2023 gilt das BMF-Schreiben vom November 2022.

Kürzung der Verpflegungspauschale

Bezahlt der:die Auftraggeber:in für das Essen oder ist bspw. das Frühstück im Hotel inklusive, müssen für jedes Frühstück 5,60 Euro (20 Prozent von 28 Euro) und für Mittag- oder Abendessen 11,20 Euro (40 Prozent von 28 Euro) von der Pauschale abgezogen werden.

Tipp: Eine gute Dokumentation als Nachweis für den Grund und die Dauer der Reise ist sehr wichtig. Das kann in einer einfachen Excel-Tabelle ganz ohne das Sammeln aller Belege erledigt werden.

Beispiele – Verpflegungsmehraufwand absetzen

Szenario 1 – mehrtägige Reise

Frau Weiß nahm am Dienstag von 8-18 Uhr an einer Weiterbildung teil. Damit sie pünktlich vor Ort sein kann, reiste sie bereits am Montag an. Aufgrund der schlechten Zugverbindungen blieb Frau Weiß eine Nacht länger und fuhr Mittwochmorgen wieder zurück. Das heißt, sie war aufgrund der Weiterbildung mehr als 24 Stunden nicht an ihrer Tätigkeitsstätte. Der Betrag für den Verpflegungsmehraufwand berechnet sich demnach wie folgt:

Für den Tag der Anreise stehen Frau Weiß 14 Euro zu. Hier ist nicht zwingend notwendig, dass die Anreise länger als 8 Stunden dauert. Für den An- und Abreisetag wird immer mit einer Pauschale von 14 Euro gerechnet. Am Seminartag zählt die Pauschale für den gesamten Tag: 28 Euro und für den Tag der Abreise noch einmal 14 Euro. Demnach erhält Frau Weiß für Ihre Fortbildung einen Verpflegungsmehraufwand von 56 Euro.

Szenario 2 – Verpflegungsmehraufwand ohne Übernachtung

Herr Wagner hatte einen längeren Kundentermin in der gleichen Stadt, in der sich seine Arbeitsstätte befindet. Der Termin ist von 8-17 Uhr angesetzt. Da der Termin nicht in seinem Büro stattfand und länger als 8 Stunden geht, kann Herr Wagner für diese Besprechung 14 Euro Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Szenario 3 – Kürzung des Pauschbetrags

Angenommen, Herr Wagner aus Beispiel 2 wird nach seinem Termin von seinem Geschäftspartner zum Abendessen eingeladen: Jedes bezahlte Essen (Frühstück, Mittag oder Abendessen), das von Geschäftspartner:innen gezahlt wird, sorgt für eine Kürzung des Pauschbetrags (s. o.). In diesem Fall müssen von den zuvor errechneten 14 Euro 11,20 Euro (40 Prozent von 28 Euro) abgezogen werden. Das heißt, Herr Wagner hat am Ende einen Verpflegungsmehraufwand von 2,80 Euro.