Reisekostenabrechnung

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Inhaltsverzeichnis

    Was ist eine Reisekostenabrechnung?

    Bei einer Reisekostenabrechnung werden die entstandenen Kosten auf einer Geschäftsreise zusammengestellt. Dazu zählen Fahrt- und Übernachtungskosten, die Verpflegung und Reisenebenkosten wie z.B. Parkgebühren.

    Über die Reisekostenabrechnung können Arbeitnehmer:innen diese Kosten geltend machen und sie sich von den Arbeitgeber:innen erstatten lassen.

    Mit der kostenlosen Reisekostenabrechnungsvorlage können Sie ganz einfach Ihre Reisekosten erstatten lassen.

    lexoffice Vorlage für die Reisekostenabrechnung

    Wer darf eine Reisekostenabrechnung erstellen?

    Sie sind auf Geschäftsreise? Dann haben Sie alle Voraussetzungen erfüllt, um eine Reisekostenabrechnung erstellen zu dürfen. Es gibt keine Ausnahmen – Geschäftsführer:innen sowie Angestellte können ihre Reisekosten abrechnen.

    Wichtig ist, dass es keine gesetzliche Pflicht ist eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Wenn ein Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen keine Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen zahlt, können Angestellte die Kosten bei der Einkommenssteuerklärung als Werbungskosten geltend machen.

    Damit Arbeitnehmer:innen die Reisekosten erstatten können, brauchen sie entsprechende Rechnungen, Quittungen und Belege.

    Allerdings wird nicht jede auswärtige Tätigkeit als Dienstreise bewertet. Besuchen Sie beispielsweise eine:n Kund:in in Nähe Ihrer Arbeitsstätte, ist das keine Dienstreise, sondern eine reine Auswärtstätigkeit ohne Anspruch auf Erstattung von Reisekosten. Grundsätzlich spricht man von einer Dienstreise, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

    Ist eine Reisekostenabrechnung Pflicht?

    Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Regelung, die besagt, dass die Erstellung einer Reisekostenabrechnung Pflicht ist.

    Das bedeutet, dass Unternehmen nicht dazu verpflichtet sind, die Reisekosten zu übernehmen. Wenn die Kosten nicht von den Arbeitgeber:innen bezahlt werden, können die Beschäftigten die entstandenen Kosten über die Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

    Wie macht man eine Reisekostenabrechnung?

    Für die Reisekostenabrechnung gibt es keine formalen Vorgaben, noch benötigen Sie ein bestimmtes Formular. Trotzdem empfiehlt es sich, sie nicht handschriftlich, sondern mithilfe einer Vorlage durchzuführen.

    Um eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, müssen nämlich Sie einiges beachten. Vergessen Sie hier bereits Kleinigkeiten oder schleichen sich versehentlich Fehler in das Dokument ein, bekommen Sie unter Umständen Ärger mit dem Finanzamt und Ihnen können hohe Nachzahlungen blühen. Vergessen Sie deshalb keine gesetzlichen Anforderungen für Ihre Reisekostenabrechnung.

    Wichtig ist, dass Sie auf jeder Reiseabrechnung zunächst folgende Punkte korrekt angeben:

    • Name des Dienstreisenden (ggf. mit Mitarbeiter:innennummer)
    • Datum (inklusive Urzeit von Start und Ende der Reise)
    • Reisedauer
    • Grund (freiberuflich, nebenberuflich, geschäftlicher Anlass etc.)
    • Reiseziel
    • Unterschrift

    Ihre Reisekosten entdecken Sie in der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder in der Gewinn– und Verlustrechnung (GuV) als Betriebsausgaben. Aus diesem Grund sind sie steuermindernd. Deshalb können Sie alls nächstes können Sie darin alle Reisekosten im Detail auflisten, welche Ihnen durch eine Dienstreise für Ihr Unternehmen entstanden sind:

    • Fahrtkosten
    • Verpflegungsaufwendungen
    • Übernachtungskosten
    • Reisenebenkosten

    Beachten Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung außerdem folgenden Grundsatz: Alle Ausgaben, für die Sie keine Pauschale ansetzen, müssen Sie mit einer Quittung entsprechend belegen.

    Wie berechnet man Reisekosten? – Fahrtkosten ermitteln und korrekt angeben

    Sie dürfen Geschäftsreisen grundsätzlich mit folgenden Verkehrsmitteln durchführen:

    Berücksichtigt werden Hin- und Rückfahren, Fahrten am Zielort und Zwischenheimfahrten.

    Nutzen Sie einen Firmenwagen für Ihre Dienstreisen, müssen Sie lediglich ein ordentliches Fahrtenbuch führen bzw. alternativ die 1%-Methode zur Besteuerung anwenden. Sonst müssen Sie hier nichts weiter beachten.

    Treten Sie Ihre Geschäftsreisen mit Bus, Bahn oder Flugzeug an, dürfen Sie die entstehenden Reisekosten in voller Höhe von der Steuer absetzen. Alles was Sie hier für Ihre Reisekostenabrechnung benötigen ist ein entsprechender Beleg.

    Etwas komplizierter wird es, sobald Sie ein privates Fahrzeug dienstlich nutzen. Hier haben Sie für die Besteuerung zwei Möglichkeiten:

    Pauschaler KilometersatzIndividueller Kilometersatz
    • Sie setzen für Dienstreisen mit Ihrem privaten Kfz 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer in der Reisekostenabrechnung an.
    • Beachten Sie, dass diese Pauschale nicht für dienstliche Fahrten mit dem Motorrad oder anderen Zweirädern gilt. Hier dürfen Sie 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer berechnen.
    • Hierfür müssen Sie alle Ausgaben zusammenrechnen, die in einem Jahr für Ihren privaten PKW anfallen (u.a. Steuer, Versicherung, Reparaturen, Wartung, Sprit, Garagenmiete, Abschreibung, Zinsen).
    • Die anfallenden Gesamtkosten teilen Sie anschließend durch die jährlich gefahrenen Kilometer.
    • Diesen individuell errechneten Kilometersatz können Sie nun für jeden gefahrenen Kilometer mit Ihrem Privat-Fahrzeug in der Reisekostenabrechnung angeben.

    Verwenden Sie ein teures Privat-Fahrzeug für dienstliche Zwecke, kann es sich steuerlich für Sie auszahlen, wenn Sie für Ihre Reisekostenabrechnung den individuellen Kilometersatz berechnen – auch wenn dieser etwas aufwendiger in der Ermittlung ist.

    Erstattungsfähige Reisenebenkosten

    Neben den regulären Fahrtkosten können Sie für Ihre Geschäftsreisen ebenfalls Verpflegungsaufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten geltend machen:

    1. Verpflegungsaufwendungen

    Wenn Sie dienstlich verreisen, entstehen Ihnen dadurch selbstverständlich Verpflegungskosten. Es wird davon ausgegangen, dass das Essen auf einer Dienstreise im Vergleich zur Arbeitsstätte teurer ist.

    Grundsätzlich werden Ihnen alle Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet. Wie viel Geld Sie zurückerhalten, staffelt sich laut der gesetzlichen Reisekostenrichtlinie allerdings jeweils nach Ihrer Abwesenheitsdauer pro Kalendertag.

    Seit der Reisekostenreform von 2014 gibt es zwei Pauschalen, die Sie für Ihre beruflichen Abwesenheitszeiten innerhalb Deutschlands einfach in der Reisekostenabrechnung angeben können:

    ReisedauerPauschaler Auszahlungsbetrag
    mind. 8 Stunden14 Euro
    mind. 24 Stunden28 Euro

    Für den Anreise- und Abreisetag erhalten Sie in der Regel einen Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro. Das gilt auch, wenn sie an diesen Tagen nicht acht Stunden unterwegs waren.

    Diese Pauschale kann nicht erhöht, sondern nur gekürzt werden. Letzteres kommt vor, wenn beispielsweise von einem Kunden zum Essen eingeladen wurden oder Ihr Hotel ein Frühstück anbietet.

    Wichtig: Sollten Ihnen Mahlzeiten über einen Wert von 28 Euro ausgegeben werden, müssen Sie nichts nachzahlen.

    Sollte Ihre Dienstreise ins Ausland gehen, ist der Verpflegungsmehraufwand abhängig von Ihrem Reiseziel. Während Sie für Ihre Dienstreise nach China eine Pauschale zwischen 40 und 74 Euro erhalten, beträgt sie für Bangladesch beispielsweise nur 30 Euro.

    2. Übernachtungskosten

    Übernachtungskosten sind alle Kosten, die durch die auswärtige Übernachtung entstehen. Das sind zum Beispiel Ausgaben für Hotelaufenthalte oder auch die Miete für ein Appartement. Diese können in voller Höher angegeben werden, allerdings müssen die entsprechenden Belege vorhanden sein.

    Im Hinblick auf die Abrechnung von Übernachtungskosten auf Ihren Dienstreisen haben Sie zwei Möglichkeiten:

    a. Sie verwenden einen pauschalen Satz in Ihrer Reisekostenabrechnung. Dieser beträgt hierzulande 20 Euro. Sie benötigen keinen Einzelnachweis.
    b. Sie entscheiden sich, Ihre Belege einzureichen und erhalten eine Erstattung in nachgewiesener Höhe.

    Wichtig: Beachten Sie, dass Übernachtungskosten häufig bereits die Preise für das Frühstück mit einschließen. Das Frühstück ist allerdings Teil der Verpflegung und daher bereits in den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen enthalten. Sollte dieser Fall bei Ihnen eintreten, müssen Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung das Frühstück mit einer Pauschale von 4,50 Euro von den Übernachtungskosten abziehen.

    Die Übernachtungskosten sind, wie auch die Verpflegungsmehraufwendungen, von Ihrem Reiseziel abhängig.

    3. Reisenebenkosten

    Unter die Reisenebenkosten fallen grundsätzlich alle weiteren Ausgaben, welche rund um Ihre Geschäftsreisen zusätzlich anfallen. Um Ihre Reisekostenabrechnung zu erstellen, können Sie zum Beispiel folgende Posten als Reisenebenkosten angeben:

    • Parkgebühren
    • Maut
    • Fährkosten
    • Gepäckgebühren
    • Berufliche Telefonate
    • Im Rahmen eines Verkehrsunfalls mögliche Schadensersatzforderungen
    • Trinkgelder
    • Selbstbezahlte Mahlzeiten
    • Schließfächer
    • Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen
    • Diebstahl beruflicher Gegenständer oder privater Gegenstände, die für berufliche Zwecke mitgenommen wurden
    • etc.

    Reisenebenkosten dürfen Sie grundsätzlich in voller Höhe in Ihrer Reisekostenabrechnung geltend machen. Voraussetzung für eine Rückerstattung ist natürlich, dass Sie die entsprechenden Belege dafür vorlegen können.

    Sollte ein Beleg verloren gehen oder es gibt keinen Nachweis (beispielsweise bei Trinkgeldern) können Sie einen Eigenbeleg erstellen. Wichtig ist, dass Sie alle wichtigen Informationen, wie Ort und Datum. Allerdings kann hier kein Vorsteuerabzug durchgeführt werden. Auf einen Eigenbeleg dürfen folgende Angaben nicht fehlen:

    • Anschrift des Zahlungsempfängers
    • Art der Kosten
    • Datum
    • Alle Kostendetails
    • Begründung für die Erstellung des Eigenbelegs
    • Unterschrift

    Haben Arbeitnehmer:innen Anspruch auf eine Rückerstattung ihrer Reisekosten?

    Arbeitnehmer:innen haben grundsätzlich keinen rechtsverbindlichen Anspruch darauf, ihre Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Allerdings dürfen Arbeitnehmer:innen einen Ersatz für alle Aufwendungen verlangen, welche ihnen durch Aufträge ihres:ihrer Arbeitgeber:in entstehen (§ 670 BGB). Idealerweise sollten beide Seiten entsprechende Regelungen zur Reisekostenerstattung von vornherein im Arbeitsvertrag verhalten. So kommt es später nicht zu Missverständnissen.

    Welche Regelungen gelten für Auslandsreisen?

    Sobald Sie dienstlich ins Ausland verreisen, greifen andere Regelungen für die Reisekostenabrechnung als innerhalb Deutschlands. Die aktuellen Sätze werden regelmäßig im Rahmen eines BMF-Schreibens veröffentlicht. Je nach Reiseland können diese allerdings unterschiedlich hoch ausfallen. Am besten informieren Sie sich im Vorfeld dienstlicher Auslandsreisen über die aktuellen Regelungen für Ihr Reiseziel.

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