Reisekostenabrechnung

Sie sind für Ihren Betrieb geschäftlich viel unterwegs? Auf Ihren Dienstreisen fallen vermutlich hin und wieder unterschiedliche Ausgaben für Essen, Übernachtungen und Co. an. Diese können Sie als Reisekosten geltend machen und sie sich von Ihrem Arbeitgeber zurückerstatten lassen. Aber was beinhalten Reisekosten und wie wird eine Reisekostenabrechnung eigentlich ordnungsgemäß erstellt?

 

Wie macht man eine Reisekostenabrechnung?

Um eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, müssen Sie einiges beachten. Vergessen Sie hier bereits Kleinigkeiten oder schleichen sich versehentlich Fehler in das Dokument ein, bekommen Sie unter Umständen Ärger mit dem Finanzamt und Ihnen können hohe Nachzahlungen blühen. Wichtig ist, dass Sie auf jeder Reiseabrechnung zunächst folgende Punkte korrekt angeben:

  • Name des Dienstreisenden
  • Datum
  • Dauer
  • Grund
  • Reiseziel

Als nächstes können Sie darin alle Reisekosten im Detail auflisten, welche Ihnen durch eine Dienstreise für Ihr Unternehmen entstanden sind:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsaufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Beachten Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung außerdem folgenden Grundsatz: Alle Ausgaben, für die Sie keine Pauschale ansetzen, müssen Sie mit einer Quittung entsprechend belegen.

 

Wie berechnet man Reisekosten? – Fahrtkosten ermitteln und korrekt angeben

Sie dürfen Geschäftsreisen grundsätzlich mit folgenden Verkehrsmitteln durchführen:

  • Firmenwagen
  • Privates Fahrzeug
  • Bus, Bahn oder Flugzeug

Nutzen Sie einen Firmenwagen für Ihre Dienstreisen, müssen Sie lediglich ein ordentliches Fahrtenbuch führen bzw. alternativ die 1%-Methode zur Besteuerung anwenden. Sonst müssen Sie hier nichts weiter beachten.

Treten Sie Ihre Geschäftsreisen mit Bus, Bahn oder Flugzeug an, dürfen Sie die entstehenden Reisekosten in voller Höhe von der Steuer absetzen. Alles was Sie hier für Ihre Reisekostenabrechnung benötigen ist ein entsprechender Beleg.

Etwas komplizierter wird es, sobald Sie ein privates Fahrzeug dienstlich nutzen. Hier haben Sie für die Besteuerung zwei Möglichkeiten:

 

Pauschaler KilometersatzIndividueller Kilometersatz
  • Sie setzen für Dienstreisen mit Ihrem privaten Kfz 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer in der Reisekostenabrechnung an.
  • Beachten Sie, dass diese Pauschale nicht für dienstliche Fahrten mit dem Motorrad oder anderen Zweirädern gilt. Hier dürfen Sie 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer berechnen.
  • Hierfür müssen Sie alle Ausgaben zusammenrechnen, die in einem Jahr für Ihren privaten PKW anfallen (u.a. Steuer, Versicherung, Reparaturen, Wartung, Sprit, Garagenmiete, Abschreibung, Zinsen).
  • Die anfallenden Gesamtkosten teilen Sie anschließend durch die jährlich gefahrenen Kilometer.
  • Diesen individuell errechneten Kilometersatz können Sie nun für jeden gefahrenen Kilometer mit Ihrem Privat-Fahrzeug in der Reisekostenabrechnung angeben.

 

Verwenden Sie ein teures Privat-Fahrzeug für dienstliche Zwecke, kann es sich steuerlich für Sie auszahlen, wenn Sie für Ihre Reisekostenabrechnung den individuellen Kilometersatz berechnen – auch wenn dieser etwas aufwendiger in der Ermittlung ist.

 

Welche Ausgaben sind in der Reisekostenabrechnung außerdem erstattungsfähig?

Neben den regulären Fahrtkosten können Sie für Ihre Geschäftsreisen ebenfalls Verpflegungsaufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten geltend machen:

 

1. Verpflegungsaufwendungen
Wenn Sie dienstlich verreisen, entstehen Ihnen dadurch selbstverständlich Verpflegungskosten. Grundsätzlich werden Ihnen alle Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet. Wie viel Geld Sie zurückerhalten, staffelt sich laut der gesetzlichen Reisekostenrichtlinie allerdings jeweils nach Ihrer Abwesenheitsdauer pro Kalendertag.Seit der Reisekostenreform von 2014 gibt es zwei Pauschalen, die Sie für Ihre beruflichen Abwesenheitszeiten innerhalb Deutschlands einfach in der Reisekostenabrechnung angeben können:

 

ReisedauerPauschaler Auszahlungsbetrag
mind. 8 – 12 Stunden12 Euro
mind. 24 Stunden24 Euro

 

2. Übernachtungskosten 
Im Hinblick auf die Abrechnung von Übernachtungskosten auf Ihren Dienstreisen haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. Sie verwenden einen pauschalen Satz in Ihrer Reisekostenabrechnung. Dieser beträgt hierzulande 20 Euro. Sie benötigen keinen Einzelnachweis.
  2. Sie entscheiden sich, Ihre Belege einzureichen und erhalten eine Erstattung in nachgewiesener Höhe.

Wichtig: Beachten Sie, dass Übernachtungskosten häufig bereits die Preise für das Frühstück mit einschließen. Das Frühstück ist allerdings Teil der Verpflegung und daher bereits in den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen enthalten. Sollte dieser Fall bei Ihnen eintreten, müssen Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung das Frühstück mit einer Pauschale von 4,50 Euro von den Übernachtungskosten abziehen.

 

3. Reisenebenkosten

Unter die Reisenebenkosten fallen grundsätzlich alle weiteren Ausgaben, welche rund um Ihre Geschäftsreisen zusätzlich anfallen. Um Ihre Reisekostenabrechnung zu erstellen, können Sie zum Beispiel folgende Posten als Reisenebenkosten angeben:

    • Parkgebühren
    • Maut
    • Fährkosten
    • Gepäckgebühren
    • Berufliche Telefonate
    • etc.

Reisenebenkosten dürfen Sie grundsätzlich in voller Höhe in Ihrer Reisekostenabrechnung geltend machen. Voraussetzung für eine Rückerstattung ist natürlich, dass Sie die entsprechenden Belege dafür vorlegen können.

 

Haben Arbeitnehmer Anspruch auf eine Rückerstattung ihrer Reisekosten?

Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen rechtsverbindlichen Anspruch darauf, ihre Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Allerdings dürfen Arbeitnehmer einen Ersatz für alle Aufwendungen verlangen, welche ihnen durch Aufträge ihres Arbeitgebers entstehen (§ 670 BGB). Idealerweise sollten beide Seiten entsprechende Regelungen zur Reisekostenerstattung von vornherein im Arbeitsvertrag verhalten. So kommt es später nicht zu Missverständnissen.

 

Welche Regelungen gelten für Auslandsreisen?

Sobald Sie dienstlich ins Ausland verreisen, greifen andere Regelungen für die Reisekostenabrechnung als innerhalb Deutschlands. Die aktuellen Sätze werden regelmäßig im Rahmen eines BMF-Schreibens veröffentlicht. Je nach Reiseland können diese allerdings unterschiedlich hoch ausfallen. Am besten informieren Sie sich im Vorfeld dienstlicher Auslandsreisen über die aktuellen Regelungen für Ihr Reiseziel.