Vorlage Eigenbeleg / Ersatzbeleg

Warum ist ein Eigenbeleg bzw. Ersatzbeleg so wichtig?

Gemäß Steuerrecht müssen alle betrieblichen Ausgaben nachgewiesen werden.

In manchen Fällen liegt jedoch kein Originalbeleg vor, zum Beispiel durch Verlust, Diebstahl oder weil kein Beleg ausgestellt wurde. In diesem Fall ist es zulässig, einen Eigenbeleg bzw. Ersatzbeleg auszustellen. So können Sie den entstandenen Aufwand als Betriebsausgabe geltend machen. Bei der Erstellung eines Eigenbeleges ist jedoch einiges zu beachten, damit dieser vom Finanzamt akzeptiert wird. So müssen die betriebliche Notwendigkeit und die Höhe der Ausgabe glaubwürdig sein. Ein Ersatzbeleg für ein Eisessen in Höhe von 50 € ist weit weniger überzeugend als ein Eigenbeleg über Parkgebühren von 5 €.

Zudem muss ein Eigenbeleg einige grundsätzliche Angaben enthalten:

• Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift: bei wem haben Sie die Ware erworben oder Dienstleistung in Anspruch genommen.
• Art der Ausgabe: Was wurde gekauft bzw. welche Dienstleistung wurde in Anspruch genommen? (Bezeichnung und Menge)
• Datum des Kaufs oder der Inanspruchnahme der Leistung
• Betrag: Gesamtpreis, Nettopreis und die enthaltene Mehrwertsteuer
• Grund für den Eigenbeleg: muss immer angegeben werden; bspw. Verlust oder Nicht-Erhalt
• Datum und Unterschrift

Ein Eigenbeleg wird vom Finanzamt nur als Notlösung anerkannt. Es gibt zwar keine Begrenzung für die Anzahl der Ersatzbelege, die eingereicht werden dürfen, jedoch sollten Sie damit sparsam umgehen. Je mehr Eigenbelege ausgestellt werden, desto kritischer fragt das Finanzamt nach und desto höher ist die Möglichkeit, dass ein Beleg und folglich die dazugehörige Buchung nicht akzeptiert wird. Es ist zudem hilfreich, wenn Sie weitere Unterlagen vorweisen können, um die Notwendigkeit und Richtigkeit des Eigenbeleges zu untermauern. Dies kann beispielsweise ein Messeticket sein, wenn Sie einen Eigenbeleg für die dortige Garderobengebühr ausgestellt haben. Wenn Sie bargeldlos gezahlt haben, können Sie dem Ersatzbeleg außerdem den entsprechenden Kontoauszug beifügen.

So vermeiden Sie es, Eigenbelege erstellen zu müssen

Es kann verschiedene Gründe geben, warum ein Eigenbeleg ausgestellt werden muss: ein Automat hat keinen Beleg ausgegeben, die Aktentasche, in der sich der Beleg befand, wurde entwendet, der Beleg wurde versehentlich entsorgt oder es wurde vergessen nach der Ausstellung eines Beleges zu fragen.

Um zu vermeiden, dass Sie zu viele Ersatzbelege ausstellen müssen, können Sie einige Vorkehrungen treffen:

• Denken Sie daran, sich in Restaurants etc. immer einen Beleg ausstellen zu lassen.
• Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, stets nach einem Beleg zu fragen.
• Heften Sie Ihre Belege zeitnah ab und fertigen zur Sicherheit Kopien an.
• Bewahren Sie Ihre Belege unterwegs in einem gut verschließbaren Behältnis wie einer Aktentasche auf.
• Digitalisieren Sie Ihre Belege.

Ist ein Vorsteuerabzug mit Eigenbeleg möglich?

Der Vorsteuerabzug untersteht bestimmten Voraussetzungen. Eine dieser Voraussetzungen ist, dass die Grundlage für den Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung sein muss.

Allerdings ist ein Eigenbeleg keine Rechnung. Er erfüllt die Ansprüche nicht, die an eine ordnungsgemäße Rechnung gestellt werden. Demnach kann auf Basis eines Eigenbelegs kein Vorsteuerabzug vorgenommen werden.

Alle Belege sicher abgelegt mit lexoffice

Mit lexoffice vermeiden Sie es, überhaupt einen Ersatzbeleg ausstellen zu müssen. Scannen Sie Ihre Belege einfach ein. Dank intelligenter Texterkennung (OCR) können Sie die wichtigsten Daten direkt aus dem Beleg übernehmen. lexoffice verknüpft zudem jede Zahlung direkt mit dem zugehörigen Beleg, sodass Sie sich das mühsame Abgleichen von Kontoauszügen und Rechnungen zukünftig sparen können.

Dank der praktischen Scan-Funktion der lexoffice App für iOS und Android können Sie Ihre Belege direkt unterwegs mit der Kamera Ihres Tablets oder Smartphones aufnehmen und in lexoffice hochladen. So sind Ihre Belege sicher direkt nachdem Sie sie erhalten haben.

Fazit zum Eigenbeleg

Der Eigenbeleg oder Ersatzbeleg sind eine Alternative zu einem tatsächlichen Beleg. Er kann aber nicht willkürlich ausgestellt werden. Der Ersatzbeleg dient als Ausgleich für einen abhanden gekommenen oder nicht ausgestellten Beleg. Der Eigenbeleg dient in der Regel als Beleg für selbst entnommene Beträge aus dem Unternehmen, wie beispielsweise der Ladenkasse.