Stornorechnung Muster

Wann wird eine Stornorechnung benötigt?

Die Stornorechnung nennt man auch Rechnungsrückerstattung oder Rechnungskorrektur. Das erklärt auch schon, wann Sie eine Stornorechnung schreiben müssen. Es gibt zwei Gründe dafür, eine Rechnungsrückerstattung zu schreiben:

• es wurde eine falsche Rechnung erstellt
• die in der Rechnung ausgewiesene Leistung wurde nicht, nur teilweise oder auf ungenügende Weise erbracht

Normalerweise geht einer Stornorechnung immer eine Reklamation seitens des oder der Rechnungsempfänger:in voraus. Fällt Ihnen selbst auf, dass Sie eine Rechnung falsch erstellt haben, können Sie den Fehler aber natürlich auch aus freien Stücken korrigieren, indem Sie ein Stornorechnung schreiben.

Andersherum dürfen Fehler in einer Rechnung übrigens nicht selbst von dem oder der Empfänger:in korrigiert werden. In dem Fall muss auf er oder sie auf eine Stornorechnung bestehen. Andernfalls kann es Probleme mit dem Finanzamt geben und die will niemand gerne haben.

Ein Beispiel, wann Sie eine Stornorechnung ausstellen müssen, wäre folgendes:
Ein:e Kund:in bestellt in Ihrem Baustoffhandel 100 Säcke Zement. Sie erstellen eine Rechnung über die 100 Säcke Zement.

Allerdings stellen Sie fest, dass durch Lieferengpässe momentan nur 80 Säcke Zement im Lager liegen und dementsprechend nur 80 Säcke Zement geliefert werden können. Die restlichen 20 Säcke können erst geliefert werden, wenn wieder Zementsäcke im Lager vorhanden sind.

Da die Bestellung nicht komplett erfüllt werden konnte, müssen Sie eine Stornorechnung über die 100 Säcke Zement erstellen. Neben der Stornobestätigung für die 100 Säcke Zement, erstellen Sie dann eine neue Rechnung über 80 Säcke Zement, die ja wie vereinbart geliefert wurden.
Ein weiteres Beispiel wäre natürlich, wenn Sie versehentlich einen fehlerhaften Betrag berechnen und die Gesamtsumme auf der ausgestellten Rechnung nicht korrekt ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob zu viel oder zu wenig berechnet wurde. Eine Stornorechnung kann in beiden Fällen erstellt werden.

Eine Stornorechnung ist also immer dann notwendig, wenn eine Rechnung aus einem oder mehreren Gründen nicht korrekt ist.

Pflichtangaben in der Stornorechnung

Im Grunde ist eine Stornorechnung nicht anders aufgebaut wie eine normale Rechnung. Es gibt aber ein paar kleine Unterschiede, die die Rechnungsrückerstattung als Stornorechnung auszeichnet.
Die folgenden Angaben müssen in jeder Stornorechnung stehen:

• Name und Anschrift des oder der Rechnungsersteller:in
• Name und Anschrift des oder der Rechnungsempfänger:in
• Datum der Rechnungserstellung
• Steuernummer des oder der Rechnungserstellung oder alternativ die Umsatzsteuer-ID
• Die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung, die storniert wird
• Eine fortlaufende Stornorechnungsnummer
• Ein Hinweis darauf, dass es sich um eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur handelt
• Das Erstellungsdatum der ursprünglichen Rechnung, die storniert wird
• Der Betrag der ursprünglichen Rechnung, die storniert wird, als Nettobetrag und Bruttobetrag
• Die Umsatzsteuer des ursprünglichen Rechnungsbetrags, der storniert wird
• Eine Auflistung der ursprünglichen Lieferungen und Leistungen, deren Rechnung storniert wird
• Datum des Liefer- oder Leistungszeitraums bzw. Datum der Lieferung oder Leistung

Der Aufbau gleicht ebenfalls der einer normalen Rechnung. Der größte Unterschied ist die doppelte Rechnungsnummer auf der Stornorechnung. Neben der ursprünglichen Rechnungsnummer müssen Sie auch eine fortlaufende Stornorechnungsnummer verwenden.

Für Ihre Rechnungsnummern haben Sie vermutlich bereits ein System, um eine fortlaufende Nummerierung zu gewährleisten. Überlegen Sie sich ebenfalls ein System für Ihre Stornorechnungen oder nutzen Sie dasselbe System. Sie können für die Übersicht die Nummern für normale Rechnungen und Stornorechnungen auch abwechselnd verwenden.

Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice werden Rechnungsnummern und auch Stornorechnungsnummern übrigens automatisch erstellt. Verwenden Sie zusätzlich auch noch unsere Vorlage für Stornorechnungen, können Ihnen kaum noch Fehler unterlaufen.

Der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift

Neben der Stornorechnung gibt es auch noch die Gutschrift, die ebenfalls vorkommen kann, wenn bei einer Abrechnung von Leistungen oder Lieferungen etwas schiefgelaufen ist. Allerdings bestehen zwischen der Stornorechnung und der Gutschrift gewisse Unterschiede und die beiden Begriffe werden seit dem Jahr 2013 rechtlich klar getrennt.

Die Unterschiede liegen vor allem darin, dass eine Gutschrift im Gegensatz zur Stornorechnung die vorangegangene Rechnung nicht storniert und somit neutralisiert. Stattdessen kann eine Gutschrift auch nur einen Teil einer Rechnung sozusagen ausgleichen oder völlig unabhängig von einer Rechnung ausgestellt werden. Die Stornorechnung hat aber immer einen Bezug zu einer vorangegangenen Rechnung.

Die Gutschrift ist im umsatzsteuerlichen Sinne eine umgekehrte Rechnung und weist auch alle Formalien auf, die eine normale Rechnung beinhaltet. Der Betrag der Gutschrift ist immer positiv. Der Betrag auf der Stornorechnung hingegen ist negativ, da ja Geld zurückgeht bzw. eine Rechnung und der darauf enthaltene Gesamtbetrag nichtig gemacht werden.

Aus rein kaufmännischer Sicht ist die Stornorechnung eine Gutschrift. Aus steuerrechtlicher Sicht muss zwingend zwischen Stornorechnung und Gutschrift unterschieden werden.

Nutzen Sie unsere Vorlagen, besteht keine Gefahr, dass Sie eine Stornorechnung und eine Gutschrift miteinander verwechseln. Sie können die Vorlage ganz einfach an die Bedingungen anpassen, indem Sie Ihre Daten eintragen und die Rechnungsbeträge an den entsprechenden Stellen angeben. Welche Angaben wo hingehören ist leicht zu erkennen und Sie haben im Handumdrehen Ihre Stornorechnung erstellt. Laden Sie einfach unsere kostenlose Vorlage herunter.