Gutschrift

Was versteht man unter einer Gutschrift?

Rechtlich gesehen ist eine Gutschrift die Abrechnung von Leistungen oder Lieferungen. Generell bezeichnet dieser Begriff aber ebenso eine Stornorechnung. Wird auch im heutigen Sprachgebrauch das Wort „Gutschrift“ in unterschiedlichen Zusammenhängen gebraucht, so bezeichnet rechtlich betrachtet dieses Dokument die sogenannte „Abrechnungsgutschrift“.

Die gesetzliche Grundlage der Gutschrift

Gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist die Gutschrift eine Art umgekehrte Rechnung, also die Abrechnungsgutschrift. Von einem solchen Dokument wird immer dann gesprochen, wenn der Empfänger einer Rechnung dem Rechnungssteller eine Gutschrift für eine Leistung oder Lieferung zukommen lässt. Demzufolge erhält nicht der Kunde eine Rechnung, sondern er schreibt dem Ersteller der Leistung eine Gutschrift, wie dies beispielsweise bei Provisionsgeschäften gebräuchlich ist. Fußend auf dem oben genannten Paragraphen besteht die Möglichkeit, dass der Leistungsempfänger eine Rechnung ausstellt, sofern dies vorher vereinbart wurde. Damit wird ersichtlich, dass der Gesetzgeber Gutschriften als Ausnahme im Handelsverkehr ansieht, die jedoch in der rechtlichen Wirkung mit Rechnungen gleichgesetzt werden, wobei sich jedoch die Geschäftspartner im Vorfeld auf das Gutschriftverfahren einigen müssen. So dürfen Sie nicht ohne eine Vereinbarung eine Gutschrift ausstellen. Umgekehrt sind Sie auch nicht dazu verpflichtet, Gutschriften zu akzeptieren.

Die Abgrenzung der Begrifflichkeiten innerhalb des Rechnungswesens

Im Rahmen dieses Themenkomplexes werden häufig die einzelnen Begriffe nicht korrekt verwendet, da sich die Bezeichnungen für ähnliche Dokumente oft überschneiden. So wird beispielsweise der Terminus „Faktura“ nicht selten mit der Rechnung gleichgesetzt, was jedoch nur eingeschränkt richtig ist. Denn zwar ist jede Rechnung eine Faktura, dennoch ist nicht jede Faktura auch eine Rechnung, da „Faktura“ der Oberbegriff für Gutschriften, Rechnungen, Proformarechnungen sowie Storno-Belege ist. All diese Dokumente belegen Abrechnungen als Vorgänge, die die eigentlichen Abschlüsse des Geschäfts nachweisen.

Welche Pflichtangaben muss eine Gutschrift enthalten?

Der Gesetzgeber hat Gutschriften den Rechnungen rechtlich gleichgestellt. Dies bedeutet, dass sie ebenfalls dieselben Pflichtangaben wie Rechnungen enthalten müssen. Welche das sind, regelt § 14 Abs. 4 UStG:

  • Anschrift und Namen der leistenden Firma sowie des Leistungsempfängers
  • Das Datum der Ausstellung
  • Die Steuernummer oder die Ust-ID-Nr. des Leistenden
  • Die Bezeichnung der Leistungen oder Produkte
  • Die fortlaufende Rechnungsnummer
  • Der Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung
  • Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt
  • Den Steuerbetrag und Steuersatz
  • Von großer Wichtigkeit ist die Angabe „Gutschrift
  • Bei steuerpflichtigen Werkleistungen der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Diese Pflichtangeben sind keinesfalls eine Formalität, denn wenn Sie, als Existenzgründer und/oder als Unternehmer, die Gutschrift nicht korrekt erstellen, können Sie dies nicht als Nachweis für den Vorsteuerabzug verwenden.

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit eine Gutschrift zum Vorsteuerabzug berechtigt?

Sofern Sie selbst eine Gutschrift erstellen, möchten Sie die geleistete Vorsteuer natürlich auch von Ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen. Wann Sie dies geltend machen können, ist in § 14 Abs. 2 UStG geregelt:

  • Aussteller und Empfänger sind sich über das Gutschriftverfahren einig
  • Der Empfänger einer Gutschrift muss auch zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt sein
  • Sie muss alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG beinhalten
  • Die Gutschrift muss dem Empfänger zugeschickt worden sein

Was Sie, als Kleinunternehmer, bei Gutschriften beachten müssen

Sofern Sie Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG sind, weisen Sie üblicherweise auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Sollte Ihnen nun eine Firma eine Gutschrift inklusive Umsatzsteuer ausstellen, ist es ratsam, wenn Sie dieser Gutschrift widersprechen und um eine Gutschrift ohne den Ausweis der Umsatzsteuer bitten. Als Kleinunternehmer sind Sie nämlich nicht berechtigt, Umsatzsteuer von Ihren Kunden zu erhalten.

Welche Arten von weiteren Gutschriften sind gebräuchlich?

Unterschieden werden hier kaufmännische Gutschriften, buchhalterische Gutschriften, Bankgutschriften sowie umsatzsteuerrechtliche Gutschriften.

Bei der kaufmännischen Gutschrift handelt es sich um eine Rechnungskorrektur. So sind folgende Dokumente kaufmännische Gutschriften:

  • Stornorechnungen
  • Preisnachlässe
  • Rechnungskorrekturen, die aus anderen Gründen vorgenommen wurden

Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte, dass eine kaufmännische Gutschrift keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn ist, da dieses Dokument nicht durch den Leistungsempfänger ausgestellt wurde!

Die buchhalterische Buchführung und die Bankgutschrift

Der Begriff der Gutschrift steht innerhalb der Buchführung formal für den Buchungsvorgang auf der Habenseite eines Kontos, wohingegen die Bankgutschrift die Zahlungseingänge auf einem Bankkonto dokumentiert.

Die Gutschrift ist der Rechnung gleichrangig

Dieses Dokument ist eine Rechnung im gesetzlichen Sinn. Ein solches Verfahren ist bei vielen Geschäftsvorgängen eine bequeme und unkomplizierte Alternative, und zwar besonders in folgenden Fällen:

  • Bei Abrechnungen von Agenturen oder Handelsvertretern
    Bei Provisionsabrechnungen
    Im Rahmen langfristiger Geschäftsbeziehungen mit Großunternehmen

Warum sollten Sie sich, als Kleinunternehmer und/oder Existenzgründer, mit dem Thema „Gutschrift“ auseinandersetzen?

Das Gutschriftverfahren könnte für Sie vorteilhaft sein. Alle Gutschriften, die Ihnen Ihre Geschäftspartner ausstellen, erhalten erst dann den Status einer gültigen Rechnung, wenn Sie nicht widersprechen. Sie haben die gleichen Kontrollmöglichkeiten wie bei Rechnungen, die Sie selbst erstellen. Gutschriften können Ihnen also viel Mühe ersparen.

Warum ist die Nutzung einer Online-Buchhaltungs-Software wie „lexoffice“ im Zusammenhang mit dem Thema „Gutschrift“ sinnvoll?

Wenn Sie selbst eine Gutschrift als Existenzgründer oder Unternehmer erstellen möchten, so heißt dies innerhalb von „lexoffice“ „Rechnungskorrektur“. Mit diesem Tool haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Kunden den Teilbetrag einer Rechnung oder auch den gesamten Rechnungsbetrag zu erstatten. Neben dieser Möglichkeit bietet Ihnen „lexoffice“ eine Vielzahl von durchdachten, intelligenten Funktionen rund um das vielschichtige Gebiet der Buchhaltung an.

Mit dieser Online- Buchhaltungs-Software erstellen Sie nämlich kinderleicht und im Handumdrehen alle nötigen Arbeitsschritte- wo auch immer Sie sich gerade befinden mögen!

So gewährt Ihnen die Software „lexoffice“ die Möglichkeit, Geld und Zeit zu sparen, Faktoren, die gerade für Sie, als Unternehmens- und/oder Existenzgründer, in der Gründungsphase von großer Wichtigkeit sind!