Gutschriften

Gutschrift: Der Kunde schreibt die Rechnung

Der Begriff „Gutschrift“ bezeichnet in der Buchhaltung gleich mehrere Dinge. Zum einen ist damit eine Rechnung gemeint, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Das Umsatzsteuerrecht benennt diese Form als „Gutschrift“. Eine Gutschrift ist zum anderen auch im kaufmännischen Sinne zu verstehen. Dann bedeutet es, dass ein zu viel gezahlter Betrag gutgeschrieben wird – eine Rechnung damit reduziert oder ganz storniert wird.

Gutschrift – eine umgekehrte Rechnung

Bei einer Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes rechnet also nicht derjenige ab, der die Leistung erbringt, sondern derjenige, der die Leistung erhalten hat. Es handelt sich gewissermaßen um eine umgekehrte Rechnung. Eine solche Gutschrift ist nur dann wirksam, wenn beide Parteien einverstanden sind. Sie und Ihr Auftraggeber müssen sich also einig sein, dass die Lieferung oder sonstige Leistung im Gutschriftverfahren abgerechnet wird.

Für Sie als Auftragnehmer sind Gutschriften praktisch: Sie können sich das Schreiben einer Rechnung sparen. Allerdings müssen Sie und der Auftraggeber darauf achten, dass alle notwendigen Pflichtangaben in der Gutschrift enthalten sind. Denn das schreibt das Umsatzsteuergesetz für alle Rechnungen – also auch für Gutschriften – vor.

Gutschriften sind also nur dann zulässig, wenn

  • der leistende Unternehmer (= Empfänger der Gutschrift) zum gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt ist (kein Kleinunternehmer oder keine Privatperson),
  • beide Vertragspartner einverstanden sind, dass die Lieferung oder sonstige Leistung im Gutschriftverfahren abgerechnet wird und
  • die Gutschrift alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält, die eine Rechnung enthalten muss.

Dazu gehört unter anderem die Rechnungsnummer, die der Aussteller der Gutschrift ausweist. Auch die Steuernummer muss in die Gutschrift aufgenommen werden. Achtung: In die Gutschrift gehört nicht die Steuernummer des Unternehmers, der die Gutschrift erteilt. Vielmehr muss in der Gutschrift Ihre Steuernummer stehen. Diese müssen Sie also Ihrem Kunden mitteilen.

Achtung: Gutschrift muss „Gutschrift“ heißen

Außerdem gilt: Werden Leistungen über Gutschriften abgerechnet, müssen diese auch so genannt werden. Eine Gutschrift darf also nicht als „Rechnung“ oder „Abrechnung“ bezeichnet werden. Auch das entsprechende elektronische Rechnungsdokument muss die Angabe „Gutschrift“ aufweisen. Die Finanzverwaltung erkennt Formulierungen in anderen Amtssprachen an – zum Beispiel „self-billing“ (englisch) oder „autofacturation“ (französisch). Eine solche Variante ist dann sinnvoll, wenn Ihr Geschäftspartner aus einem anderen EU-Staat stammt.

Die Angabe „Gutschrift“ ist auch dann erforderlich, wenn in einem Dokument sowohl über empfangene als auch über ausgeführte Leistungen abgerechnet wird. Dabei muss klar ersichtlich sein, welche Leistung zu welcher Kategorie gehört. Eine Saldierung oder Verrechnung ist auf keinen Fall erlaubt.

Fehler in der Gutschrift – sofort widersprechen!

Achtung: Da Selbstständige normalerweise selbst über ihre Leistungen eine Rechnung schreiben, beschäftigen sie sich mit Gutschriften, die sie erhalten, nicht sonderlich detailliert. Meist werden die Dokumente lediglich zur Kenntnis genommen. Sollten sich aber Fehler eingeschlichen haben – zum Beispiel beim Steuersatz – trifft dies auch den Leistenden als Empfänger der Gutschrift. Möglicherweise schuldet dieser sogar die vom Gutschriftaussteller unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer.

Damit Sie sich gegen eine fehlerhafte Gutschrift wehren können, sieht das Gesetz vor, dass die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung verliert, sobald der Empfänger ihr widerspricht. Achtung: In der Praxis kommt es häufiger vor, dass Unternehmen einer fehlerhaften Gutschrift nicht oder aber verspätet widersprechen. Tipp: Obwohl der Widerspruch grundsätzlich an keine bestimmte Form gebunden ist, sollten Sie ihn stets schriftlich oder auf elektronischem Weg abgeben. Wirksam wird ein Widerspruch mit Zugang beim Aussteller der Gutschrift.

Als Empfänger der Gutschrift müssen Sie vor allem darauf schauen, ob die Gutschrift über die richtige Leistung abrechnet und ob der zutreffende Steuersatz verwendet wurde. Selbstverständlich sollten Sie auch darauf achten, dass Sie nicht mehrere Gutschriften über dieselbe Leistung erhalten. Ansonsten müssen Sie auch die doppelte Umsatzsteuer ans Finanzamt weiterleiten.

Weist die Gutschrift formelle Fehler auf – fehlt zum Beispiel die Steuernummer –, ist dies zunächst einmal das Problem des Gutschriftausstellers. Denn dieser möchte den Vorsteuerabzug aus diesem Abrechnungsdokument geltend machen.

Unterschiedliche Bedeutung des Begriffs „Gutschrift“

Im allgemeinen Geschäftsleben wird der Begriff Gutschrift unterschiedlich verwendet. Die Bezeichnung „Gutschrift“ wird im Geschäftsleben häufig auch für die kaufmännische Gutschrift verwendet, also für eine Stornierung oder Korrektur. Umsatzsteuerrechtlich ist dies irrelevant. Denn hier geht es nicht darum, dass der Leistungsempfänger etwas abrechnet, sondern darum, dass die Bemessungsgrundlage der Originalrechnung verkleinert wird. So legt es auch das Bundesfinanzministerium fest: „Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung als Gutschrift (…) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne.“  Sprich: Die Bezeichnung als Gutschrift führt nicht zu einer Steuerschuld aufgrund unberechtigten Steuerausweises.

Der Aussteller einer Rechnung schreibt in einem solchen Fall den ursprünglichen Rechnungsbetrag ganz oder teilweise wieder gut und bezeichnet den Vorgang als „Gutschrift“. Die Gutschrift ist dann als Korrektur der ursprünglichen Rechnung anzusehen (= kaufmännische Gutschrift). Umsatzsteuerrechtlich hat dies keine Folgen.

Beispiel

Frau Ebert hat Ware für 4.000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer bestellt. Als sie die Lieferung samt Rechnung erhält, ist ein Teil der Ware beschädigt. Sie einigt sich mit ihrem Lieferanten darauf, dass sie statt der berechneten 4.000 Euro netto nur 3.500 Euro netto zahlen muss. Frau Ebert erhält daraufhin eine Gutschrift über 500 Euro plus 95 Euro Umsatzsteuer. Die Gutschrift korrigiert das Entgelt und die Umsatzsteuer der ursprünglichen Rechnung.

Diese Gutschrift ist keine vollständige Rechnung. Der Lieferant nimmt unter Angabe der Rechnungsnummer Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Die Angabe einer Steuernummer ist, da es sich um eine Berichtigung handelt, nicht einmal erforderlich.