Gutschriften

Die Gutschrift und ihre Verwendung im Geschäftsverkehr

Was ist eine ‘echte’ Gutschrift?

Im herkömmlichen Geschäftsverkehr werden Preisnachlässe zum Beispiel bei einem Sachmangel als Gutschrift bezeichnet. Nach dem Umsatzsteuerrecht sind jedoch nur solche Dokumente als Gutschrift zu werten, die beweisen, dass die Last der Abrechnung nicht beim Unternehmer, sondern beim Kunden liegt. Gutschriften sind demgemäß vielmehr Unterlagen, die von Handelsvertretern oder von zum Provisionsabzug berechtigten Personen ausgestellt werden.

Bei den Gutschriften wird vom Gesetzgeber zwischen den umsatzsteuerrechtlichen und den kaufmännischen Gutschriften unterschieden:

  • Eine umsatzsteuerrechtliche Gutschrift ist so zu behandeln, als wenn der Kunde dem Unternehmen eine Rechnung ausstellt. Das sind beispielsweise Provisionsabrechnungen von Handelsvertretern.
  • Die kaufmännische Gutschrift wird von Umsatzsteuergesetz nicht als solche behandelt. Hierbei wird nämlich eine Rechnung korrigiert, wie das zum Beispiel bei der Warenrücknahme geschieht.

Rechnungskorrektur in Abgrenzung zur Gutschrift

Eine Rechnungskorrektur wird häufig im geschäftlichen Bereich ausgestellt, wenn eine Rechnung fehlerhaft war. Die Korrektur erhält buchhalterisch eine eigene Rechnungsnummer. Sollte die Rechnung in der Buchhaltung noch nicht erfasst worden sein, was eher seltener vorkommt, wird sie einfach abgeändert und dem Kunden unter derselben Rechnungsnummer zugestellt.

  • Stornorechnungen oder Rechnungskorrekturen müssen nach § 14 Absatz 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) dieselben verpflichtenden Angaben wie für Rechnungen enthalten.
  •  Die Stornorechnung muss sich nach dem Gesetz auf die Ursprungsrechnung beziehen. Dabei sind
  1. die ursprüngliche Rechnungsnummer sowie
  2. das Datum der Ausstellung der alten Rechnung anzugeben.

Welche Voraussetzungen muss eine Gutschrift erfüllen?

Soll eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ausgestellt werden, dann muss nach geltendem Recht die Angabe ‘Gutschrift’ gemacht werden. Das geht aus § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG hervor. Die Ausstellung einer Absetzungsgutschrift ersetzt die Zustellung einer Rechnung. Genauso wie bei einer Rechnung wird der Leistungsempfänger dazu berechtigt, die Vorsteuer abzuziehen. Das birgt einen großen Vorteil bei der Gutschrift für den Leistungsempfänger. Der Leistungserbringer muss hingegen die Umsatzsteuer bezahlen, falls er sich nicht beim Finanzamt als Kleinunternehmer angemeldet hat.

Zur besseren Veranschaulichung mit frei erfundenen Personen wird dieses Beispiel genannt:

Der Busunternehmer ‘Maier Busreisen’ macht mit dem Lokalbesitzer ‘Bierhaus’ einen Vertrag, der besagt, dass der Reiseunternehmer möglichst häufig das Ausflugsziel ansteuern soll. Je mehr Umsatz die Businsassen bei dem Herrn Bierhaus machen, desto mehr Geld erhält der Fuhrunternehmer. Denn der Vertrag wird über eine Provision abgerechnet.

Der Leistungserbringer ist der Fuhrunternehmer, der die Umsatzsteuer beim Finanzamt bezahlt. Der Leistungsempfänger, der Herr Meier kann den Vorsteuerabzug bei der Steuerbehörde geltend machen.

Inhalte einer Gutschrift im Überblick

  • Das Wort “Gutschrift”.
  • Alle Angaben, die in einer normalen Rechnung gemacht werden.
  • Die Absetzungsgutschrift muss die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Gutschriftempfängers enthalten.
  • Wie eine Rechnung muss eine Gutschrift zehn Jahre lange aufbewahrt werden, sowohl vom Ersteller als auch vom Empfänger.

Rechtliche Voraussetzungen einer Gutschrift

Abrechnungen per Gutschrift können branchenunabhängig sowie frei zwischen den Vertragspartnern vereinbart werden. Die Vertragspartner dürfen und sollen sich für jeden einzelnen Umsatz frei darüber einigen, welcher Geschäftspartner die Abrechnung ausstellt. Daher ist es auch möglich, dass derselbe Vertragspartner verschiedene Umsätze über eine Rechnung oder eine Gutschrift abrechnet.

Im obigen Beispiel hat der Reisedienstleister keine Ahnung, wie viel Umsatz die Gaststätte durch die zusätzlichen Touristen erzielt. Daher erhält er am Ende des Monats von dem Lokaleigentümer eine Gutschrift über die errechnete Provisionssumme. Die Parteien sind in ihrer Vertragsgestaltung vollkommen frei und können diese der Ausgangssituation anpassen.

Gutschrift auch zukünftig eine Ausnahme

In der Regel stellen große Unternehmen Gutschriften aus. Das vereinfacht die geschäftlichen Abläufe, da keine Eingangsrechnungen kontrolliert werden müssen. Lieferanten und Dienstleister stellen regelmäßig ihre Rechnungen aus, da sie ihr Geld bekommen möchten. Kleinstunternehmer und Freiberufler brauchen sich daher vor den Formalien einer Gutschrift nicht zu fürchten. Denn sie werden in den wenigsten Fällen in die Verlegenheit kommen, Gutschriften für die Abrechnung ausstellen zu müssen. Die Gutschriften werden hingegen häufig bei Provisionszahlungen verwendet. Dieses Anwendungsgebiet ist einer der wichtigsten Ausstellungsgründe für eine Absetzungsgutschrift.

Was ist bei der Umsatzsteuer zu berücksichtigen, wie wirkt sich an dieser Stelle eine fehlerhafte Gutschrift aus?

Bei einem Unternehmen, das mit dem Ausstellen von Korrekturrechnungen mit der Bezeichnung ‘Gutschrift’ arbeitet, könnte es leicht zu versehentlichen Irrtümern kommen. Deswegen sollte bei einer Rechnungskorrektur diese Bezeichung nicht verwendet werden. Korrekturen oder Stornierungen sollten als solche im Dokument benannt werden, damit eine eindeutige Zuordnung gewährleistet ist. Vor der Gesetzesänderung war es einfacher mit diesen Begriffen umzugehen: Ein Rechnungsbetrag über 150 Euro konnte durch eine Gutschrift in derselben Höhe ausgeglichen werden. Der Gesetzgeber grenzt den Geschäftsvorfall einer Gutschrift nunmehr genauer ab.

Die richtigen Bezeichnungen bei Rechnungskorrekturen

Die gesetzliche Lage wurde mit Inkrafttreten des neuen Gesetzes am 01.07.2013 geändert. Liegt die Korrektur einer Rechnung vor, dann sollten Bezeichnungen wie “Rechnungskorrektur”, “Korrekturrechnung” oder “Stornorechnung” verwendet werden. Der Gesetzgeber sieht außerdem vor, dass den Beträgen ein Minuszeichen vorangestellt wird. Der Vorgang muss überdies als Entgeltminderung bezeichnet werden

Klarheit durch das Finanzministerium über die Gesetzeslage

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 25. Oktober 2013 ein Dokument ausgegeben, dass mehr Klarheit in die Verwendung der Bezeichnung Gutschrift bringt. Aus dem Brief des BMF geht Folgendes dem Sinn nach hervor:

  • Sollte versehentlich der Begriff Gutschrift in einer Rechnungskorrektur oder einem ähnlichen Dokument genannt werden, dann ist das nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG umsatzsteuerrechtlich nicht beachtlich. Das Dokument wird als das behandelt, was es dem Grunde nach ist. Dabei ist es gleich, als was es bezeichnet wird.
  • Eine Irreführung ist nicht möglich, da die Bezeichnung als Gutschrift nicht automatisch zur Anwendung des § 14c UStG führt.

Das BMF hat dieses Dokument deswegen erläuternd herausgebracht, damit Geschäftsleute nicht zur Rechtsberatung gezwungen werden, weil versehentlich der gebräuchliche Begriff Gutschrift verwendet wird. Das ausgestellte Dokument wird als das genommen, was es ist und nicht als welches es bezeichnet wurde. Die Bezeichnung alleine schadet in diesem Fall nicht.

Der Originaltext ist in der Veröffentlichung des BMF nachzulesen:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2013-10-25-ausstellung-von-rechnungen.html

Überblick über die Begrifflichkeiten im Fall von Rechnungskorrekturen:

  • Rechnungskorrekturen
  • Korrekturrechnungen
  • Stornorechnungen

Welche Folgen hat eine verkehrte Verwendung des Begriffs ‘Gutschrift’?

Alleine die Verwendung des Begriffs Gutschrift schadet bei der Ausstellung einer Korrektur- oder Stornorechnung wie oben gezeigt nicht. Allerdings sollte beachtet werden, dass diese nicht wie eine Absetzungsgutschrift behandelt wird. Denn das hätte einige fatale Wirkungen zur Folge. Der Gutschriftempfänger muss nämlich die zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer in seiner Erklärung dem Finanzamt gegenüber angeben und abführen. Im Weiteren bleibt die umsatzsteuerrechtliche Bemessungsgrundlage aus. Die Finanzverwaltung wird immerhin aus der missverständlichen Verwendung des Begriffs ‘Gutschrift’ keine Konsequenzen ziehen. Das gilt jedoch nur dann, wenn aus dem Gesamtzusammenhang des Dokuments eindeutig hervorgeht, dass der Aussteller dem Kunden einen Geldbetrag gutschreiben möchte und es nicht um eine Leistungsabrechnung geht.

Wie erstelle ich eine Gutschrift?

Begriff „Gutschrift“ als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug

Kunden, welche nunmehr selber ihre Rechnung ausstellen, müssen verpflichtend den Begriff “Gutschrift” verwenden. Durch die Befolgung der Verwendung dieser Pflichtangabe handeln sie im eigenen Interesse. Denn nur dann dürfen sie laut den gesetzlichen Bestimmungen auch den Vorsteuerabzug geltend machen.

Bei der Begrifflichkeit ‘Gutschrift’ ist darüber hinaus durch das oben bezeichnete BMF-Dokument mehr Klarheit geschaffen worden. Denn auch andere Begriffe wie das Wort ‘Eigenfaktura’ können zur Anwendung kommen. Voraussetzung für eine andere Bezeichnung als ‘Gutschrift’ ist, dass der ausgewählte Begriff eindeutig ist und die Gutschrift ordnungsgemäß erteilt wurde. Es dürfen keine Zweifel an der inhaltlichen Richtigkeit des Dokuments bestehen.

Das BMF hat sich im Weiteren über die fremdsprachige Benennung geäußert. Begriffe wie Self-billing und andere in dem Dokument des BMF näher bezeichnete Ausdrücke dürfen ebenfalls genommen werden.

Was bisher als Gutschrift bezeichnet wurde

In der Vergangenheit standen Gutschriften für zwei verschiedene Formen der Abrechnung und führten zu Missverständnissen. Die Gutschrift im steuerrechtlichen Sinne ist eine Dokumentenerstellung vom Leistungsempfänger an den Leistungserbringer und steht nicht im Zusammenhang mit einer kaufmännischen Gutschrift im Sinne einer Rechnungskorrektur oder Storno-Rechnung. Storno- und Korrekturrechnungen setzen voraus, dass ein Unternehmer eine ordentliche Rechnung inklusive Mehrwertsteuer ausgestellt und dem Kunden mitsamt der Ware oder der erbrachten Dienstleistung ausgehändigt hat. Die anschließende Gutschriften-Verrechnung basiert auf einer teilweisen oder vollständigen Stornierung von Produkten beziehungsweise Leistungen. Man unterscheidet zwischen der kaufmännischen und umsatzsteuerlichen Gutschrift, wobei kaufmännische Gutschriften durch die neue Gesetzgebung als Storno-Rechnung beziehungsweise als Korrekturrechnung ausgewiesen werden müssen.

Was ist eine Gutschrift?

Gutschriften bezeichnen einen Betrag, den ein Käufer bereits entrichtet hat und der vom Unternehmer als Leistungserbringer zurückerstattet wird. Von einer Gutschrift macht man daher Gebrauch, wenn ein Kunde eine Bestellung oder einen Einkauf teilweise retourniert und aufgrund beschädigter Waren oder anderer Grundlagen einen Teilbetrag beziehungsweise die vollständige Kaufsumme zurückfordert. Sowohl die ursprüngliche Rechnung wie auch die stornierte Rechnung mit Gutschrift müssen vom Leistungserbringer ausgefertigt und an den Leistungsempfänger überstellt werden. Der Kunde erhält eine Gutschrift, die entweder in Form einer Rücküberweisung oder einer Verrechnung mit einer Folgebestellung verrechnet wird. Hierbei handelt es sich um eine kaufmännische und im umsatzsteuerlichen Sinne nicht um eine echte Gutschrift. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber eine Änderung der Bezeichnung von Storno-Rechnungen und Rechnungskorrekturen vorgeschrieben, sodass diese seit 2013 nicht mehr Gutschrift heißen dürfen sondern eine klare Bezeichnung im Bezug auf die Rückerstattung durch eine Stornierung oder eine Rechnungsveränderung beinhalten müssen. Dennoch handelt es sich im Sinne des Kunden um eine Gutschrift durch einen rückerstatteten Betrag und für den Verkäufer um eine finanzielle Belastung, da er den Betrag auszahlen und dem Kunden gutschreiben muss. Die Bezeichnung Gutschrift basiert dementsprechend auf der Ableitung des Gutschreibens, also der Rückerstattung beziehungsweise Auszahlung zu hoch entrichteter Beträge. Gutschriften stehen für Zahlungen von Provisionen oder Bonis, sowie von Vergütungen für eine durch den Leistungsempfänger in Rechnung gestellte Dienstleistung oder Ware. Im Gegensatz zum herkömmlichen Sprachgebrauch bezeichnen Gutschriften keine Beträge, die von einem Kunden an einen Lieferanten oder Händler gezahlt und aufgrund einer Mängelanzeige oder einer teilweisen Retour zurückerstattet werden.

Rechnungskorrektur

Seit dem 01.01.2013 darf die kaufmännische Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung nicht mehr als Gutschrift bezeichnet werden. Der Gesetzgeber hat so entschieden, damit sich in der Gegenüberstellung von echten Gutschriften im steuerlichen Sinne und der kaufmännischen Rückerstattung von Geldsummen keine Missverständnisse ergeben und eine klare Definition der Bezeichnung gegeben ist. Im Handelsrecht muss eine zur Verrechnung beziehungsweise Rückerstattung ausgestellte Rechnung die Bezeichnung Rechnungskorrektur oder Storno-Rechnung tragen. Weiter beinhaltet sie die Bruttosumme der Rückerstattung und muss den Nettobetrag, die rückerstattete Steuer und den Gesamtbetrag, also die Bruttosumme beinhalten. In diesem Fall bleibt der Leistungserbringer auch nach Ausstellung einer Rechnungskorrektur in seiner Funktion als Leistungserbringer bestehen und kann die zu hoch ausgewiesene Vorsteuer von seiner folgenden Umsatzsteuer-Zahllast abziehen. Bei Falschbehandlung einer Rechnungskorrektur durch eine Bezeichnung als Gutschrift entstehen sowohl dem Leistungserbringer wie dem Leistungsempfänger steuerliche Nachteile. Für alle Beträge die aufgrund einer Stornierung oder geforderten Rückerstattung durch den gewerblichen Kunden vom Leistungserbringer transferiert werden, muss die deutliche Kenntlichmachung der korrigierten Rechnung zugrunde liegen. Anderenfalls muss der Leistungsempfänger die gesamte Umsatzsteuer beim Finanzamt entrichten und der Leistungserbringer hat ebenfalls keine Möglichkeit, zu Unrecht bezahlte Umsatzsteuer über die Vorsteuer geltend zu machen und von seiner Umsatzsteuer-Zahllast abzuziehen. Als Alternativen zur Bezeichnung Gutschrift empfehlen sich im kaufmännischen Sinne die Begrifflichkeiten Korrekturrechnung oder Storno-Rechnung.

Abgrenzung dieser Gutschrift zu einer Gutschrift im Sinn einer “Gutschrift Rechnung”

Die kaufmännische Gutschrift steht für die Rückerstattung von Geldbeträgen im Zuge einer stornierten oder korrigierten Rechnung. Aus diesem Grund und nach gesetzlicher Vorschrift muss die veränderte Rechnung als solche ausgewiesen und mit der Bezeichnung Storno-Rechnung oder Korrekturrechnung versehen sein. Bei einer Gutschrift-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne handelt es sich hingegen um eine Rechnung, die nicht vom Leistungserbringer sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Bei Rechnungsstellung durch den Leistungsempfänger muss die Bezeichnung Gutschrift auf dem Dokument ersichtlich sein Aufschluss darüber geben, dass die Rechnung vom Empfänger einer Ware oder dem Auftraggeber einer Dienstleistung ausgestellt wurde. Jeder umsatzsteuerpflichtige Kunde muss sowohl seine eigene Steuernummer wie auch die Steuernummer des Rechnungsempfängers auf dem Dokument vermerken und alle für das Finanzamt relevanten Daten integrieren. Zum Beispiel bei Bonus- oder Provisionszahlungen und Vermittlungsleistungen, aber auch in vielen Freiberufen ist der Leistungsempfänger der Rechnungssteller und somit zur Einforderung einer Gutschrift berechtigt. Steuerrechtliche Gutschriften werden nach wie vor unter der Bezeichnung geführt und müssen die Ausweisung als Gutschrift deutlich lesbar auf dem Dokument der Rechnungsstellung enthalten. Anders verhält es sich bei kaufmännischen Gutschriften, die seit der Gesetzesänderung nicht mehr als solche bezeichnet werden dürfen. Um eine fehlerhafte Bemessung der Umsatzsteuer beim Finanzamt zu vermeiden und die Abrechnung mit hoher Plausibilität zu erstellen, müssen kaufmännische Rechnungsänderungen die Bezeichnung Rechnungskorrektur, Korrekturrechnung oder Storno-Rechnung tragen und die Verwechslungsgefahr mit echten Gutschrift Rechnungen ausschließen.