Faktura

Was ist eine Faktura?

Der Begriff Faktura kommt vom Lateinischen „factura“. Im eigentlichen Sinne bedeutet es schlicht „Rechnung“. Es gibt aber Unterschiede zwischen der Faktura und einer Rechnung. Welche das sind und wozu die Faktura genutzt wird, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Die Bedeutung der Faktura

Die Buchhaltung bezeichnet die Rechnungsstellung als Fakturierung. Die Faktura wird durch die Fakturierung erzeugt. Es handelt sich bei der Faktura also im wörtlichen Sinne um eine erstellte Rechnung. In Deutschland wird die Faktura aber auch als Oberbegriff für mehrere Dokumente genutzt.

Die Definition von Fakturierung

Insgesamt umfasst die Fakturierung den gesamten Rechnungserstellungsprozess. Das beinhaltet die gesetzlich vorgeschriebene, korrekte Ausstellung und Verbuchung jeglicher Rechnungen und Gutschriften, als auch die Ausstellung von Mahnungen und Zahlungserinnerungen oder Abschlags- und Schlussrechnungen.

Die Fakturierung ist ein Teil des Forderungsmanagements, zu dem auch das Mahnverfahren oder Inkasso gehören. Die Fakturierung arbeitet also dafür, dass Sie für Ihre Produkte oder Dienstleistungen bezahlt werden.

Die Unterschiede zwischen Faktura und Rechnung

Obwohl eine Rechnung auch als Faktura bezeichnet werden kann, handelt es sich nicht um synonyme Begriffe. Nicht jede Faktura ist eine Rechnung. Wie bereits erwähnt, handelt es sich um einen Oberbegriff für Dokumente, die Kunden über das fällige Entgelt für ein Produkt oder eine Leistung informieren:

  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Eigenbelege

Die Anforderungen an eine korrekte Rechnung

Für die Erstellung von Rechnungen gelten gesetzliche Vorschriften. Es reicht nicht, einfach einen Betrag auf einen Bogen Papier zu schreiben. Die festgelegten Pflichtangaben für eine gesetzlich korrekt erstellte Rechnung sind folgende:

  • Name und Anschrift des/der Empfänger:in
  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens oder Ihrer Person, wenn sie beispielsweise Ihre Leistungen freiberuflich anbieten
  • Die Steuernummer Ihres Unternehmens
  • Falls vorhanden, Ihre Umsatzsteuer-ID. Arbeiten Sie nach der Kleinunternehmerregelung, müssen Sie stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung schreiben
  • Die Rechnungsnummer. Diese muss natürlich bei jeder Rechnung neu sein. Am besten orientieren Sie sich an einem System, das Sie sich leicht merken können. Zum Beispiel das Datum und am Ende eine fortlaufende Zahl
  • Das genaue Datum der Rechnungsausstellung
  • Datum der Lieferung oder Leistungserbringung
  • Die Menge und eine Bezeichnung des Produktes bzw. der erbrachten Leistung. Die Mengeneinheit können dabei sowohl Stückzahlen oder Stunden sein. Die Bezeichnung sollte erkenntlich machen, um was für eine Art von Leistung/Produkt es sich handelt. Sie darf auch gerne recht genau sein. So umgehen Sie Nachfragen bei der Steuerprüfung
  • Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen, der Steuerprozentsatz und der Steuerbetrag

Für mögliche Rückfragen geben Sie auch Kontaktdaten an. Damit die Kund:innen ihre Rechnung auch bezahlen können, dürfen Sie natürlich auch die Kontodaten Ihres Unternehmens oder Ihres Geschäftskontos nicht vergessen. Ein Zahlungsziel zum Beispiel „innerhalb von 14 Tagen“ und ein Hinweis auf mögliche Folgekosten bei Überschreitung dieser Zahlungsfrist sollten auch nicht fehlen.

Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung übersichtlich gestaltet ist, damit Ihre Kund:innen nicht verwirrt werden und alle Informationen im Überblick haben.
Hier können Sie sich eine Rechnungsvorlage herunterladen.

Um Probleme bei der Fakturierung zu vermeiden, müssen Sie auch Änderungen und Abweichungen wie Retouren, Reklamationen, Stornierungen, Rabattaktionen und Zahlungstoleranzen durch Irrtümer auf der Rechnung verbuchen.

So erstellen Sie eine Quittung

Häufig werden Kassenbons als Quittung bezeichnet. Das ist aber eigentlich falsch. Eine Quittung ist keine Rechnung, sondern eine Liefer- oder Leistungsbestätigung. Meistens werden sie allerdings für den Empfang von Geldbeträgen ausgestellt.

Bei Überweisungen haben Sie durch den Kontoauszug immer direkt einen Zahlungsbeleg. Bei Barzahlungen haben Sie diesen nicht. Eine Quittung dient also auch als Zahlungsnachweis.

Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Quittung gibt es nur dann, wenn Sie danach fragen bzw. gefragt werden.

Die Pflichtangaben auf einer Quittung sind deutlich geringer als bei einer Rechnung. Sie müssen folgende Angaben auf der Quittung machen:

  • Der Nachname des/der Quittungempfänger:in
  • Das Ausstellungsdatum und der Ausstellungsort
  • Bezeichnung und Menge des Produkts oder der Leistung
  • Der Steuerbetrag
  • Der Umsatzsteuersatz von entweder 7 oder 19 Prozent
  • Der Bruttopreis in Zahlen
  • Der Bruttopreis in Worten

Eine Quittungsnummer ist nicht verpflichtend, aber natürlich trotzdem sinnvoll für die Übersicht.

Sie können hier eine Quittung online erstellen.

Alles Wichtige zum Eigenbeleg

Der Eigenbeleg ist ein Ersatz für verlorengegangene oder nicht ausgestellte Rechnungen und Quittungen. Das Finanzamt erkennt Eigenbelege an, sofern Sie für jede Buchung von Einnahmen und Ausgaben einen separaten Beleg erstellen.
Auch für den Eigenbeleg gibt es natürlich einige Pflichtangaben:

  • Die Höhe der bezahlten Summe
  • Das Produkt oder die Leistung, die bezahlt wurde
  • Das Datum der Bezahlung
  • Der:die Empfänger:in der Bezahlung

Am sichersten ist es natürlich, wenn Sie alle Angaben in einem Eigenbeleg machen, die auch auf einer Rechnung stehen. Außerdem sollten Sie begründen, warum keine Originalrechnung vorhanden ist.

Der Eigenbeleg ist eine Notlösung. Reichen Sie ihn also nur ein, wenn Sie keine andere Möglichkeit haben. Es ist immer besser, wenn Sie erstmal versuchen, ein Duplikat der Originalrechnung zu bekommen. Zu viele Eigenbelege schaden der Glaubwürdigkeit Ihrer Buchführung.

Da es sich beim Eigenbeleg um keine ordnungsgemäße Rechnung handelt, können Sie darauf keine Vorsteuer geltend machen.

Hier können Sie einen Eigenbeleg online erstellen.

Die Unterschiede zwischen Vor- und Nachfakturierung

Bei der Erstellung einer Faktura sind die Vor- und Nachfakturierung besonders wichtig. Bei der Fakturierung wird unterschieden, ob sie vor oder nach der Leistungserbringung erstellt wird.
Die Vorfakturierung ist auch als Vorkasse bekannt. Vor der Lieferung oder erbrachten Leistung wird bereits das Geld eingefordert. Ein bekanntes Beispiel sind Prepaid-Systeme.
Häufiger kommt die Nachfakturierung vor. Zuerst wird die Leistung erbracht, dann die Rechnung erstellt und zum Schluss bezahlt.

Faktura Software

Die Fakturierung ist für jedes Unternehmen unumgänglich. Wenn Sie freiberuflich arbeiten und nur wenige Aufträge haben, können Sie Ihre Rechnungen natürlich auch einfach mit Word oder einem ähnlichen Programm erstellen – wichtig ist, dass Sie die Rechnungen als unbearbeitbare Datei, etwa ein PDF-Dokument, ausgeben. Müssen Sie hingegen viele Rechnungen erstellen oder arbeiten mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen, bietet sich dafür eine Faktura Software an.

Eine gute Faktura Software nimmt Ihnen Arbeit ab, indem Sie rechtssichere Vorlagen beinhaltet, Kundendaten speichert, Ihre Zahlungseingänge kontrolliert und weitere nützliche Funktionen beinhaltet.

Rechnungsprogramme gibt es in unterschiedlichen Ausführungen, mit mal mehr oder weniger Funktionen. Eine Hilfe sind sie aber immer und sei es nur, damit all Ihre Rechnungen einheitlich erstellt werden und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. lexoffice bietet Ihnen nicht nur alle Funktionen der Fakturierung, sondern ein vollumfängliches Buchhaltungsprogramm.