Fakturierung
Inhaltsverzeichnis
Das versteht man unter der Fakturierung
Die Fakturierung findet immer dann statt, wenn eine Rechnung an eine:n Kund:in geschrieben wird. Dabei wird eine Leistung oder ein Produkt fakturiert. Dementsprechend handelt es sich bei der Fakturierung also um die Rechnungslegung an Kund:innen. Deshalb spricht man bei der Rechnung auch von der Faktura.
Die Definition der Fakturierung
Was ist Fakturieren? Unter der Fakturierung versteht man die Rechnungsstellung an Kunden und Kundinnen. Die Rechnung heißt auch Faktura, was von der lateinischen „factura“ stammt. Die Faktura ist die Basis für einen Geschäftsvorfall, der im Rahmen der Buchhaltung erfasst werden muss.
Eine Pflicht für die Fakturierung besteht laut dem Umsatzsteuergesetz (UStG) nur für B2B-Geschäfte, also Geschäfte zwischen zwei Unternehmen. Das gilt aber nur für versteuerbare Umsätze. Sind die Umsätze steuerfrei, muss keine Fakturierung stattfinden, also keine Rechnung erstellt werden.
Auch Privatpersonen haben keinen Anspruch auf eine Faktura bzw. Rechnung. Unternehmen können aber eine Rechnung ausstellen, wenn das gewünscht wird. Für Privatkund:innen besteht aber ein Recht auf einen Nachweis, dass geforderte Beträge bezahlt wurden. Wird das gefordert, muss ein Unternehmen Privatkund:innen zumindest eine Quittung ausstellen. Dieser Beleg zählt aber nicht zur Fakturierung.
Die Arten der Fakturierung
Bei der Fakturierung wird zwischen zwei Arten unterschieden, die sich auf den Zeitpunkt der Rechnungserstellung beziehen:
Bei der Vorfakturierung wird die Rechnung bereits gestellt, bevor eine Leistung erbracht wurde. Das ist meistens der Fall bei Warenlieferungen. Diese werden häufig gleichzeitig mit der Rechnung geliefert, also wurde die Rechnung bereits erstellt, bevor die Lieferung vollzogen wurde.
Die Faktura dient in dem Fall nicht nur als Informationsquelle für Kund:innen, darüber, wie hoch der zu zahlende Betrag ist, sondern auch als Checkliste für Verpacker:innen, die anhand der Faktura sehen, was in der Lieferung versendet werden muss.
Die Vorfakturierung spart Aufwand und Kosten, da Rechnung und Ware auf einem Weg ans Ziel gelangen. Für Kund:innen hat es den Vorteil, dass sie die Lieferung auf Vollständigkeit und Funktionstüchtigkeit kontrollieren können, bevor sie die Rechnung begleichen.
Die Nachfakturierung hingegen sieht vor, dass die Rechnung erst erstellt wird, nachdem die Leistung bereits erbracht wurde. Das ist vor allem bei Dienstleistungen üblich, da der tatsächliche Aufwand häufig erst berechnet werden kann, wenn die Arbeit bereits erledigt ist.
Im Handwerk wird beispielsweise mit Kostenvoranschlägen gearbeitet, die keine Faktura darstellen, um bereits einen Überblick über die Kosten zu verschaffen. Die tatsächlichen Kosten können sich nach Abschluss der Arbeiten aber ändern und werden erst mit der Rechnungsstellung und Fakturierung verdeutlicht.
Abb. 1: Arten der Fakturierung
Pflichtangaben der Faktura
Die Pflichtangaben einer Faktura sind bindend und müssen vorhanden sein, damit eine Rechnung rechtskräftig ist und auch als Beleg vom Finanzamt akzeptiert wird. Fällt Ihnen auf, dass Sie eine Rechnung ausgestellt haben, auf der Pflichtangaben fehlen, können Sie mit einer Rechnungskorrektur oder einer Stornorechnung reagieren.
Die Pflichtangaben für die richtige Fakturierung sind folgende:
- Name und Anschrift des oder der Rechnungssteller:in bzw. des Unternehmens
- Namen und Anschrift des oder der Kund:in
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens
- Datum der Rechnungsstellung
- Einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge der gelieferten Produkte oder der erbrachten Leistungen
- Art der gelieferten Produkte oder der erbrachten Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder Erbringung der Leistungen
- Nettobetrag
- Angaben zur Umsatzsteuer, dem Steuersatz und den Bruttobetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung bei Kleinunternehmer:innen
Diese Pflichtangaben sind alle in unseren kostenlosen Rechnungsvorlagen enthalten.
Die Liste gilt für Rechnungen ab einem Bruttobetrag von 250,00 Euro. Darunter handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung.
Die Pflichtangaben für die Kleinbetragsrechnung sind ein wenig überschaubarer:
- Name und Anschrift des oder der Rechnungssteller:in bzw. des Unternehmens
- Datum der Rechnungsstellung
- Menge der gelieferten Produkte oder der erbrachten Leistungen
- Art der gelieferten Produkte oder der erbrachten Leistungen
- Nettobetrag
- Angaben zur Umsatzsteuer, dem Steuersatz und den Bruttobetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung bei Kleinunternehmer:innen
Auch für die Kleinbetragsrechnung stellen wir Ihnen gerne unsere kostenlosen Vorlagen zur Verfügung.
Vorteile und Nachteile der Fakturierung
Die Fakturierung ist bindend und bietet den Vorteil, dass sich alle Rechnungssteller:innen daran halten müssen. So liegt ein einheitliches System vor, das überschaubar alle wichtigen Informationen sowohl für Unternehmen als auch für Kund:innen bereithält.
Durch die Fakturierungspflicht lassen sich auch Geldeingänge gut vorausplanen und das Budget im Auge behalten. Alternativ besteht noch das Mahnwesen.
Die Vorfakturierung ist besonders vorteilhaft, was den Aufwand angeht und sollte immer verwendet werden, wenn es möglich ist.
Die Nachfakturierung hat aber auch ihre Vorteile in Bezug auf die Genauigkeit der Rechnungsstellung für erbrachte Dienstleistungen, da dann bereits alle Kosten und Aufwendungen bekannt sind.
Nachteile hat die Fakturierung kaum, sieht man mal davon ab, dass die Pflichtangaben und die Verpflichtung selbst bei Fehlern oder Versäumnissen zu Problemen führen können. Deshalb ist es wichtig, sich genau mit den Anforderungen und Verpflichtungen, die die Fakturierung mit sich bringt, auseinanderzusetzen.
Unsere bereits erwähnten Vorlagen können behilflich sein, Fehler beim Fakturieren zu vermeiden. Wir haben für jede Form von Faktura ein kostenloses Muster bereitgestellt, dass Sie einfach herunterladen und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen und direkt mit dem lexoffice Rechnungsprogramm in Ihre Buchhaltung eingliedern können. So haben Sie sicher alle Pflichtangaben abgedeckt und werden keine Probleme mit Ihren Kunden und Kundinnen oder dem Finanzamt bekommen.