Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung soll Kleinunternehmer:innen den Geschäftsalltag erleichtern. Davon betroffen sind die Umsatzsteuer sowie die Buchführung. Aber diese Regelung hat nicht nur Vorteile, sondern auch einige Nachteile.

Jede:r kennt diese Zahl aus dem UStG: 19!

Sicherlich sind Ihnen schon einmal Rechnungen begegnet, die keine Umsatzsteuer enthalten. Natürlich ist das der Fall, wenn Sie mit Unternehmen im Drittland oder als Inhaber:in einer USt-Id-Nr. mit Unternehmen aus der EU geschäftlich verkehren.

Doch es gibt auch deutsche Unternehmer:innen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Neben Heilbehandlungen durch Ärzt:innen oder gewissen Schul- und Bildungsleistungen gibt es auch die Befreiung von der Umsatzsteuer für Kleinunternehmer:innen. In diesem Fall finden Sie immer einen Hinweis auf § 19 UStG unter der Rechnung.

Definition Kleinunternehmer:in nach Paragraph 19 Umsatzsteuergesetz (UStG)

Als Kleinunternehmer:innen gelten laut Umsatzsteuergesetz (UStG) Einzelunternehmer:innen, Freiberufler:innen und Unternehmen der Rechtsformen GbR oder UG (haftungsbeschränkt), die vergleichsweise geringe Umsätze erzielen.

Nun stellen Sie sich bestimmt die Frage: Wie viel darf ich als Kleinunternehmer:in verdienen? Sie sind ein:eine Kleinunternehmer:in, wenn Sie

  • im Jahr der Gründung beziehungsweise im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 22.000,00 Euro erzielen und
  • im laufenden Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 50.000,00 Euro erzielen (Stand: 2022).

Bei Existenzgründungen, die nicht am 1. Januar eines Kalenderjahres starten, ist der unter dem ersten Punkt angegebene Gesamtumsatz durch eine Hochrechnung auf das ganze Kalenderjahr zu bestimmen.

Beispiel: Sie haben sich am 1. April selbstständig gemacht und schätzen Ihren Umsatz bis Jahresende auf 18.000,00 €. Dieser Wert liegt zwar unter 22.000,00 €, wird aber für das ganze Jahr auf 24.000,00 Euro hochgerechnet, was über dem Schwellwert liegt. In diesem Fall können Sie die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen.

Zum Umsatz ist noch anzumerken, dass es nicht nur um Erlöse geht, sondern dass laut Gesetz unter Umsatz der „nach vereinnahmten Entgelten bemessene Gesamtumsatz, gekürzt um die darin enthaltenen Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens“ zu verstehen ist.

Der Unterschied zwischen Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Ein Kleinunternehmen ist aber nicht zu verwechseln mit einem Kleingewerbe. Während der Begriff Kleinunternehmen aus dem Steuerrecht stammt, handelt es sich beim Kleingewerbe um einen Begriff aus dem Handels- und Gewerberecht. Kleingewerbe müssen beispielsweise die im Handelsgesetzbuch (HGB) für Gewerbe vorgeschriebene doppelte Buchführung nicht beachten.

Kleingewerbe: Steuern und Freibetrag

Außerdem haben Kleingewerbe gewisse steuerliche Vorteile. Die Grenze, dass ein Kleingewerbe keine Gewerbesteuer bezahlen müssen, liegt bei 24.500,00 Euro im Jahr. Eine Bilanz und Inventur müssen Kleingewerbetreibende nicht vornehmen und auch der Jahresabschluss muss nicht veröffentlicht werden.

Die Formen des Kleinunternehmens und des Kleingewerbes können sich durchaus überschneiden. Kleinunternehmer:innen, die ein Gewerbe betreiben gelten auch als Kleingewerbetreibende. Nicht gewerbliche Kleinunternehmer:innen haben aber nichts mit dem Kleingewerbe zu tun. Kleingewerbe hingegen gelten nur dann als Kleinunternehmen, wenn sie die entsprechenden Vorgaben für ein Kleinunternehmen erfüllen.

Einnahme-Überschuss-Rechnung für Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Was sowohl für Kleinunternehmen als auch für Kleingewerbe gilt, ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), mit der beide Formen ihren Gewinn am Ende des Geschäftsjahres ermitteln müssen.

Kleingewerbe: Umsatz und Umsatzgrenze

Im Gegensatz zum Kleinunternehmen können Sie ein Kleingewerbe nicht selbst als Form für Ihr Unternehmen wählen. Bei der Gewerbeanmeldung gibt es dafür keine Auswahl. Ihr Unternehmen wird aber automatisch als Kleingewerbe eingestuft, solange Ihr Jahresgewinn im laufenden Jahr unter 60.000,00 Euro liegt. Auch da findet sich eine Überschneidung zum Kleinunternehmen, da die Kleinunternehmerregelung die gleiche Kleinunternehmer Grenze setzt.

Ein Kleinunternehmen anmelden

Für die Gründung eines Unternehmens, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Auf diesem Fragebogen sind für Sie zwei Absätze von besonderer Bedeutung, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen als Kleinunternehmer:in zu führen:

  • Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer
    Hier entscheiden Sie direkt, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen. Dazu müssen Sie nur ein Kreuz an der entsprechenden Stelle machen. Bei der Einschätzung für die Summe der Umsätze dürfen Sie dabei aber natürlich nicht die vorgegebenen Grenzen für die Kleinunternehmerregelung überschreiten.
  • Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen
    Das gilt ebenso für diesen Punkt, auch wenn der sich nicht direkt auf die Umsatzsteuer bezieht. Liegen Ihre Einschätzungen für Ihre Einkünfte zu hoch, beißt sich das sozusagen mit dem Wunsch, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden. Achten Sie also darauf, dass Sie bei jeder Einschätzung die Grenzen einhalten.

Haben Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung komplett und richtig ausgefüllt, ist die Anmeldung als Kleinunternehmen bereits abgeschlossen.

Sie können mit jeder Rechtsform den Kleinunternehmerstatus nutzen. Am häufigsten findet man ihn bei Freiberufler:innen und wie oben beschrieben bei Kleingewerben. Bei GmbHs oder anderen Gesellschaften ist er eher selten, aber möglich.

Weitere Anmeldungen als Kleinunternehmen

Je nach Branche müssen Sie auch als Kleinunternehmer:in weitere Schritte beachten, die für Sie wichtig sind:

  • Mitgliedschaft in den entsprechenden Kammern
    Als gewerbliche:r Kleinunternehmer:in müssen Sie der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer beitreten.
    Sind Sie Freiberufler:in hängt die Beitrittspflicht vom Beruf ab. Unter anderem sind Ärzt:innen, Anwält:innen und Steuerberater:innen dazu verpflichtet, ihrer entsprechenden Kammer beizutreten.
  • Anmeldung Ihrer Mitarbeiter:innen
    Kleinunternehmer:innen beschäftigen nur selten Angestellte. Sollte dies aber der Fall sein, benötigen Sie dafür eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit und müssen Ihre Mitarbeiter:innen dort anmelden.
  • Geschäftskonto eröffnen
    Vor allem Freiberufler:innen nutzen gerne einfach ihr Privatkonto auch für ihre kleinunternehmerischen Geschäfte. Ein Geschäftskonto hat aber einige Vorteile.
  • Versicherungen abschließen
    Für Unternehmen jeglicher Größe gibt es bestimmte Versicherungen, die sinnvoll sind. Seien es Absicherungen bei versehentlichen Schäden oder Schutz vor Betriebsausfällen. Als Selbstständige:r sollten Sie nichts dem Zufall überlassen.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung in der Praxis?

Wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, dann führen Sie für Ihre Leistungen beziehungsweise Verkäufe keine Umsatzsteuer ab. Allerdings bekommen Sie auch die Umsatzsteuer aus Einkäufen (= Vorsteuer) nicht erstattet. Das heißt, Sie sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt und brauchen demzufolge keine Umsatzsteuervoranmeldungen zu machen.

Durch die Kleinunternehmerregelung soll Kleinunternehmer:innen bis zu einer bestimmten Umsatzgrenze der zeitliche und finanzielle Aufwand einer Umsatzsteuererklärung abgenommen werden. Damit soll das Wachstum einer noch jungen Firma nicht durch unnötige Belastungen und übermäßige Bürokratie gehemmt werden. Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt, muss außerdem nur eine einfache Buchführung vornehmen. Auf Rechnungen, die Sie an Ihre Kund:innen ausstellen, muss jedoch vermerkt werden, dass Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Der Wechsel zur Regelbesteuerung

Stellen Sie fest, dass sich die Kleinunternehmerregelung für Sie nicht mehr lohnt, können Sie zur Regelbesteuerung wechseln. Sobald Sie zur Regelbesteuerung gewechselt sind, müssen Sie Umsatzsteuer berechnen, dürfen aber auch den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen.

Unter bestimmten Umständen müssen Sie automatisch vom Kleinunternehmen zum Regelunternehmen wechseln. Überschreitet Ihr Kleinunternehmen die jährlichen Umsatzgrenzen, haben Sie keine Wahl mehr. Diese Grenzen betragen wie weiter oben beschrieben 22.000,00 Euro Jahresumsatz im laufenden Jahr oder 50.000,00 Euro im Folgejahr. Überschreitet Ihr Jahresumsatz diese Grenzen, gilt die Kleinunternehmerregelung nicht mehr für Ihr Unternehmen.

Diese Grenzen sind auch entscheidend, wenn Sie, wie oben beschrieben, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Ihre Schätzungen dürfen nicht über diesen Grenzen liegen, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen.

Die Grenze von 50.000,00 Euro im Folgejahr ist natürlich nur abzuschätzen. Dabei sollten Sie aber vorsichtig sein. Steigt Ihr Umsatz über 50.000,00 Euro im Jahr, obwohl Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wird das Finanzamt stutzig. Eine Prüfung kann die Folge sein und wenn Sie nicht nachweisen können, dass es sich dabei um einen ehrlichen Prognose-Irrtum handelt, müssen Sie die Umsatzsteuer auf das gesamte Geschäftsjahr inklusive Verzugszinsen nachzahlen. Zudem droht Ihnen eine Anklage wegen Steuerhinterziehung.

Nehmen Sie diese Grenzen also ernst und schätzen Sie den Umsatz des Folgejahres so gut es geht ein, wenn Sie denken, dass die 50.000,00 Euro überschritten werden könnten. Im Zweifelsfall fahren Sie immer besser, wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln, statt hinterher in Probleme zu geraten.

Für einen Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung reicht ein formloses Schreiben an das für Ihr Unternehmen zuständige Finanzamt. Das Schreiben muss eine Formulierung enthalten, die auf den Verzicht der Besteuerung als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG und den Wechsel zur Regelbesteuerung gemäß § 19 Abs. 2 UStG verweist. Außerdem gehört in das Schreiben eine Schätzung der Jahresumsatzsteuer.

Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie sinnvoll ist, müssen Sie selbst entscheiden.

Die Vorteile beziehen sich vor allem auf die Steuern und die Buchhaltung. Sie weisen keine Umsatzsteuer aus, also ist das Schreiben der Rechnungen einfacher und Sie müssen keine Umsatzsteuer voranmelden. Die Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen gestaltet sich dadurch ebenfalls einfacher.

Die Nachteile beziehen sich ebenfalls auf die Steuern, aber auch auf das Image. Sie können keine Vorsteuer geltend machen und auch Ihre Kund:innen können das bei Ihren Rechnungen nicht. Zudem hängt Ihnen das Image eines sehr kleinen Unternehmens an. Im Ausland gibt es keine Kleinunternehmerregelung, Sie können bei Auslandsgeschäften also nicht davon profitieren. Zudem droht Ihnen Ärger, wenn Sie die verpflichtende Umstellung zur Regelsteuerung verpassen.

In dieser Abbildung haben wir die Vorteile und Nachteile noch einmal übersichtlich für Sie zusammengefasst:

Die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Insgesamt überwiegen die Nachteile zwar knapp, aber Sie müssen die Vorteile natürlich auch in Relation zu Ihrem Unternehmen betrachten, um eine sinnvolle Entscheidung zu fällen.

Sie haben ein Wahlrecht, wenn es um die Kleinunternehmerregelung geht. Das bedeutet, Sie sind nicht dazu verpflichtet, ein Kleinunternehmen zu gründen, egal wie hoch oder niedrig Ihr Umsatz ausfällt.

Sie können bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, indem Sie das Kreuz an der anderen Stelle machen. Sie können aber auch jederzeit zur Regelbesteuerung wechseln.

Sobald Sie die Regelbesteuerung nutzen – egal, ob von Beginn an oder zu einem späteren Zeitpunkt -, sind Sie für fünf Jahre daran gebunden. Sie dürfen also erst nach fünf Jahren wieder einen Antrag auf einen Wechsel zur Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt stellen. Dafür reicht für Kleinunternehmer:innen ein formloser Antrag aus.

Beispiele für Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Manchmal kann die Kleinunternehmerregelung positiv sein, manchmal aber auch negativ. Hier ein paar Beispiele:

  • Vorteil: Preisvorteil beim Verkauf an eine:n Privatkund:in
    Sie bieten eine Dienstleistung zum Preis von 200,00 Euro an. Dabei ist gemäß der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Ein:e Wettbewerber:in bietet die gleiche Dienstleistung zum gleichen Preis an, muss aber Umsatzsteuer ausweisen. Dadurch steigt die Rechnung für den oder die Kund:in auf 238,00 Euro. Für Privatkund:innen ist Ihr Angebot also eindeutig günstiger.
  • Nachteil: Vorsteuer und Einfuhrumsatzsteuer
    Sie brauchen einen neuen Laptop. Der Nettopreis für das gewünschte Modell liegt bei 1.799,00 Euro. Die Rechnung enthält zusätzlich die Umsatzsteuer von 341,81 Euro. Diese können Sie sich als Kleinunternehmer:in nicht vom Finanzamt zurückholen.

Gleiches gilt für die Einfuhrumsatzsteuer, wenn Sie im Ausland Waren für Ihr Unternehmen einkaufen. Auch diese können Sie nicht steuerlich absetzen.

Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Auflistung der Vor- und Nachteile zeigt, dass diese nicht für jedes vorhandene Geschäftsmodell gleichermaßen gültig sind. Bevor Sie in der Fragebogen-Vorlage des Finanzamts angeben, dass Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten, sollten Sie eine gründliche Analyse in drei Punkten durchführen.

Wie sieht die Struktur Ihrer Betriebskosten aus?

Wer sind Ihre Kund:innen?

Ist Ihre Unternehmung haupt- oder nebenberuflich ausgelegt?

Betriebskosten

Wenn Sie hohe laufende Ausgaben haben oder Investitionen tätigen müssen, dann kann es sinnvoll sein, sich die Vorsteuer vom Finanzamt wiederzuholen und die Kleinunternehmerregelung nicht zu nutzen. Grundsätzlich kann die Erstattung der Vorsteuer bei hohen laufenden Kosten einen Vorteil bei der Liquidität darstellen. Wenn Sie aber beispielsweise wissen, dass Sie zwar für die Existenzgründung eine hohe Anfangsinvestition benötigen, in den Folgejahren die laufenden Kosten jedoch niedrig bleiben, können Sie auch eine „Mischform“ wählen, das heißt, nach fünf Jahren Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln.

Kund:innen

Wenn Ihre Kund:innen hauptsächlich ebenfalls Unternehmen sind, Sie also im B2B-Bereich tätig sind, dann können Sie den Vorteil der geringeren Preise nicht nutzen. Geschäftskund:innen interessiert nur der Netto-Betrag auf Ihren Rechnungen, weil sie vorsteuerabzugsberechtigt sind.

Sollten Ihre Kund:innen allerdings hauptsächlich dem Privatsektor zuzuordnen sein, dann ist die Umsatzsteuer ein elementares Element der Preisgestaltung. Weil Sie als Unternehmen keine Umsatzsteuer abführen müssen, können Sie Ihren Kund:innen im Vergleich zu größeren Konkurrent:innen einen echten Preisvorteil gewähren.

Dieser Vorteil fällt aber je nach Branche unterschiedlich hoch aus. Als Buchhändler:in oder Lebensmittelhändler:in sehen Sie sich mit niedrigeren Mehrwertsteuersätzen Ihrer Konkurrenz konfrontiert, sodass der Brutto-Netto-Unterschied für Ihre Kund:innen kleiner ist.

Neben- oder Haupterwerb

Wenn Sie vom Gewinn Ihrer Geschäftstätigkeit hauptberuflich leben möchten, werden Sie wahrscheinlich ohnehin die Umsatzgrenzen irgendwann überschreiten und in die Regelbesteuerung wechseln müssen. Allerdings gilt eher für Gewerbetreibende, dass sich die Kleinunternehmerregelung im Nebenerwerb auszahlt. Solo-Selbstständige und Freiberufler:innen, die Dienstleistungen anbieten, die mit geringen Nebenkosten behaftet sind, können auch mit hauptberuflich orientierten Geschäftsausrichtungen gut fahren.

Zusammenfassend lässt sich jedoch festhalten, dass von der Kleinunternehmerregelung vor allem nebenberufliche Gewerbetreibende und Selbstständige im Privatkund:innen-Bereich profitieren, die ohne hohe Betriebskosten auskommen.

Kleinunternehmen oder nicht?

Die Selbstständigkeit als Kleinunternehmer:in kann Vorteile bringen, wenn sich Ihre Ausgaben in Grenzen halten. Geben Sie viel Geld aus, hat das Kleinunternehmen aber eher Nachteile und Sie sollten zur Regelbesteuerung übergehen. Dann müssen Sie zwar Umsatzsteuer zahlen, können Sie sich aber auch wieder zurückholen. Bei größeren Ausgaben wiegt das am Ende meistens mehr, als die gesparten Vorauszahlungen. Einzig der wenige Aufwand bei der Erstellung von Rechnungen und der Buchführung bleibt ein dauerhafter Vorteil des Kleinunternehmens.

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