Betriebsnummer

Was ist eine Betriebsnummer?

Eine Betriebsnummer benötigen Sie, wenn Sie Mitarbeiter:innen beschäftigen wollen. Diese müssen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Wie Sie das anstellen und was Sie sonst noch zur Betriebsnummer wissen müssen, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Aufbau der Betriebsnummer

Die Betriebsnummer besteht aus acht Zahlen. Die ersten drei stehen für die Schlüsselnummer der für die Vergabe der Betriebsnummer zuständigen örtlichen Arbeitsagentur. Darauf folgt eine vierstellige Zahl, welche den Betrieb kennzeichnet. Die letzte Zahl ist die sogenannte Prüfziffer, welche aus den vorherigen Ziffern ermittelt wird.

Sie finden die Betriebsnummer auf Ihren bisherigen Belegen wie beispielsweise den Beitragsnachweisen.

Wofür benötigt man die Betriebsnummer?

Die Betriebsnummer ist dann erforderlich, wenn Sie vorhaben, eine:n Mitarbeiter:in einzustellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Vollzeitstelle, einen Teilzeitjob, einen Minijob oder eine Ausbildungsstelle handelt. Sie benötigen die Betriebsnummer, damit Sie Ihre Angestellten bei der Krankenkasse und der Sozialversicherung anmelden können.

Die Bundesagentur für Arbeit nutzt die Betriebsnummer vorwiegend zu statistischen Zwecken. Mit ihrer Hilfe können Beschäftigte einer Region und einer Wirtschaftsklasse zugeordnet werden. Führen Sie mehr als einen Betrieb, kann es übrigens sein, dass Sie auch mehrere Betriebsnummern benötigen. Das hängt von den Standorten und den Wirtschaftszweigen Ihrer Betriebe ab. Bei mehreren Betrieben in der gleichen Region und innerhalb derselben Branche kann eine Nummer ausreichen.

Das hängt vom Einzelfall ab. Haben Sie Unternehmen in verschiedenen Orten oder unterschiedlichen Branchen gegründet, müssen Sie in jedem Fall mehrere Betriebsnummern beantragen, wenn Sie Mitarbeiter:innen einstellen wollen.

Einen Antrag stellen

Den Antrag für die Betriebsnummer müssen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit stellen. Wichtig ist dabei zu beachten, dass Sie den Antrag elektronisch stellen müssen. Dafür stellt Ihnen die Bundesagentur für Arbeit ein Online-Formular zur Verfügung, das Sie ausfüllen müssen.

Der Antrag erfolgt in mehreren Schritten:

In Schritt 1 müssen Sie den Grund für den Antrag angeben und die Datenschutzhinweise annehmen. Schritt 2 beschäftigt sich mit der Sozialversicherung. Im dritten Schritt müssen Sie alle wichtigen Daten zu Ihrem Betrieb angeben. Das beinhaltet den Namen Ihres Betriebs und die Postanschrift. Anschließend geht es um die Kontaktdaten, die Sie ebenfalls angeben müssen. In einem weiteren Schritt müssen Sie noch angeben, in welcher Branche Sie mit Ihrem Unternehmen arbeiten.

Die elektronische Übertragung hat den Vorteil, dass Sie keine Bearbeitungszeit abwarten müssen. Ihre Betriebsnummer wird Ihnen direkt zugewiesen. Sie bekommen dann einen Bescheid per Post zugesendet. Es gibt auch ein paar wenige Ausnahmen von Betrieben, die keine Betriebsnummer beantragen können: handelt es sich bei Ihrem Betrieb um ein knappschaftliches Unternehmen, das im Bergbau tätig ist, oder einen Seefahrt- oder Schiffereibetrieb, können Sie keine Nummer beantragen. Stattdessen müssen Sie sich an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See wenden.

Änderungen im Betrieb melden

Wenn sich in Ihrem Betrieb etwas ändert, unterliegen Sie einer Meldepflicht. Das gilt natürlich nicht für jede kleine Änderung innerhalb Ihres Betriebs.

Folgende Änderungen können sich auf die Daten der Bundesagentur für Arbeit auswirken und müssen Sie deshalb übermitteln:

• Der Betrieb hat eine neue Postanschrift, genauer gesagt Adresse
• Der Betrieb hat eine:n neue:n Inhaber:in
• Der Betrieb wurde übernommen
• Der Betrieb war bereits stillgelegt und wird jetzt weitergeführt
• Der Betrieb hat seinen Wirtschaftszweig oder wirtschaftlichen Zweck geändert
• Der Betrieb hat einen neuen Teil zum Unternehmen hinzugefügt, der einen anderen wirtschaftlichen Zweck verfolgt
• Der Betrieb wird geschlossen

Für den Fall, dass Sie Änderungen über Ihren Betrieb mitteilen wollen oder Sie Ihren Betrieb gar auflösen, müssen Sie diese Informationen an den Betriebsnummern-Service übermitteln. Dafür ist das Anmelde-Formular aber nicht vorgesehen und Sie müssen sich direkt an den Service wenden.

Das müssen Sie nach der Beantragung der Betriebsnummer beachten

Sobald eine Zweigstelle ein eigenständiger Beschäftigungsbetrieb ist, wird eine eigene Betriebsnummer benötigt. Diese zwei Möglichkeiten gibt es:

• Mitarbeiter:innen in einer Zweigstelle werden mit einer anderen wirtschaftlichen Ausrichtung innerhalb einer Gemeinde beschäftigt.
• Es wird eine Zweigstelle außerhalb der Gemeindegrenze des Hauptsitzes eröffnet.

Betriebsnummern für Privatleute

Obwohl der Name es nicht vermuten lässt, sind Betriebsnummern nicht ausschließlich für Betriebe gedacht. Auch Privatleute können eine Betriebsnummer beantragen und müssen es sogar, wenn sie andere Leute beschäftigen. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn Sie eine Haushaltshilfe im Minijob anstellen. Sie sind in dem Fall Arbeitgeber:in und beschäftigen andere Personen, also müssen Sie eine Betriebsnummer beantragen, auch wenn Sie gar keinen Betrieb im eigentlichen Sinne führen.

Dabei ist auch noch wichtig, dass Sie Betrieb und Privates voneinander trennen. Sind Sie etwa selbstständig und stellen eine Putzkraft ein, die Ihr Büro sauber macht, müssen Sie dafür eine Betriebsnummer beantragen. Stellen Sie dieselbe Putzkraft auch für die Reinigung Ihres Hauses ein, ist das eine private Anstellung und Sie müssen dafür eine separate Betriebsnummer verwenden. Stellen Sie also privat Personen als Arbeitgeber:in ein, benötigen Sie dafür eine zusätzliche Betriebsnummer und können nicht einfach die verwenden, die Sie für die Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen nutzen.

Das gilt im Grunde für jede neue Lokation. Eine Betriebsnummer ist sozusagen an die Adresse gebunden, sofern die Bundesagentur für Arbeit Ihnen nichts anderes sagt und Ihnen unter anderem erlaubt, eine Betriebsnummer für zwei Standorte zu verwenden, die nahe beieinander liegen.

Die Betriebsnummer und die Krankenkasse

Stellen Sie in Ihrem Betrieb Mitarbeiter:innen ein müssen Sie diese bei der Sozialversicherung und der Krankenkasse anmelden. Die Betriebsnummer dient dabei als unverwechselbares Kennzeichen, um die Beträge den Konten zuzuweisen. Für die Beantragung der Betriebsnummer gelten bestimmte Fristen.

Melden Sie Ihre Mitarbeiter:innen nicht bei der Krankenkasse an, sind diese nicht krankenversichert. Deshalb sind Sie dazu verpflichtet, eine Betriebsnummer innerhalb der Frist zu beantragen, damit Sie Ihre Angestellten sozialversichern können.
Die Fristen sind dabei ein wenig von der Branche abhängig. Wie wir bereits wissen, sind knappschaftliche und Seefahrtbertriebe von der Betriebsnummer komplett ausgeschlossen. Für die meisten anderen Branchen gilt als Frist für die Beantragung der Betriebsnummer die erste Lohnabrechnung, die Sie erstellen müssen.

Sollten Sie diese erste Lohnabrechnung erst später erstellen, müssen Sie spätestens 6 Wochen nachdem Sie Ihre:n erste:n Mitarbeiter:in angestellt haben, die Betriebsnummer beantragen. Es gibt aber auch Branchen, bei denen die Frist nicht so lang ist. In diesen Branchen muss die Betriebsnummer spätestens dann beantragt werden, wenn der oder die erste Mitarbeiter:in die Arbeit in Ihrem Betrieb aufnimmt.

Dazu gehören unter anderem folgende Branchen:

• Baugewerbe
• Gastgewerbe
• Beherbergung
• Personenbeförderung
• Speditionen
• Transportunternehmen
• Logistikunternehmen
• Schaustellergewerbe
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungen

Für diese Branchen gilt zusätzlich die Regel, dass mit Arbeitsbeginn auch die Anstellung von Mitarbeiter:innen an die Rentenversicherung gemeldet werden muss. Die Frist und auch der Aufwand der Anmeldungen sind also ebenfalls von der Branche abhängig. Informieren Sie sich also am besten im Vorfeld, welche Regelungen innerhalb Ihrer Branche gelten, damit Sie nicht in unnötige Schwierigkeiten geraten.