Einfache Buchführung
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
Die einfache Buchführung ist eine Form der Buchführung, bei der der Gewinn durch Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben ermittelt wird. Dafür müssen alle Belege aufgehoben werden. Das ist wichtig, falls das Finanzamt Rückfragen hat und die Belege einfordert.
Ziel ist, am Ende eines Geschäftsjahres einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu haben. Unternehmen, die sich für die einfache Buchführung entscheiden, sind verpflichtet, eine Einnahmen-Überschussrechnung zu erstellen, aus der sich der Gewinn oder Verlust eines Jahres ergibt, der in die Einkommensteuererklärung einfließt.
Für diese Bereiche ist die einfache Buchführung geeignet
Die einfache Buchführung erleichtert die Bilanzierung und ist daher ideal für kleine Betriebe mit gut überschaubaren Geschäftsprozessen sowie für Selbstständige und Freiberufler:innen. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen oder die Selbstständigen nicht buchführungspflichtig oder wie Freiberufler:innen gar davon befreit sind. Das heißt, die einfache Buchführung eignet sich für:
- Freiberufler:innen (unabhängig von Umsatz)
- Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften, mit einem Jahresumsatz von nicht mehr als 600.000 Euro (bis 2023) sowie einem Gewinn von nicht mehr als 60.000 Euro.Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen, gilt eine Umsatzgrenze von 800.000 Euro und eine Gewinngrenze von 80.000 Euro. Diese Erhöhung wurde mit dem Wachstumschancengesetz im März 2023 beschlossen. Die Betriebe dürfen außerdem bei der Gründung nicht ins Handelsregistereingetragen worden sein.
- Land- und forstwirtschaftliche Betriebe müssen neben der Gewinngrenze eine bewirtschaftete Nutzfläche vorweisen, deren Gesamtwert unter 25.000 Euro liegt.
Alle anderen müssen ihren Jahresgewinn im Rahmen der doppelten Buchführung über die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) ermitteln.
Einfache vs. Doppelte Buchführung
Die einfache und die doppelte Buchführung unterscheiden sich in ihrer Komplexität und Genauigkeit der Finanzberichterstattung. Die einfache Buchführung gibt lediglich Kontrolle über Ausgaben und Einnahmen eines Unternehmens. Diese Art der Buchführung wird hauptsächlich von kleinen Unternehmen oder Selbstständigen verwendet, da sie weniger komplex ist und weniger Zeit in Anspruch nimmt. Sie verzeichnet nur Einnahmen, wenn sie tatsächlich erhalten werden, und Ausgaben, wenn sie tatsächlich bezahlt werden.
Die doppelte Buchführung ist eine umfassendere Methode, die jede Transaktion als Debit (Soll) und als Kredit (Haben) auf zwei verschiedenen Konten erfasst. Dies ermöglicht eine genauere Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens. Die doppelte Buchführung erfasst Einnahmen und Ausgaben unabhängig davon, ob Geld tatsächlich eine:n neue:n Besitzer:in hat, ist komplexer und erfordert mehr Zeit und Kenntnisse in der Buchhaltung. Meist wird die doppelte Buchführung von den meisten mittleren bis großen Unternehmen aufgrund ihrer Genauigkeit und Detailtreue bevorzugt.
Das gilt es bei der einfachen Buchführung zu beachten
Bei der einfachen Buchführung werden alle Betriebseinnahmen und -ausgaben chronologisch im Hauptbuch (in einem Kassenbuch oder einer schlichten Excel-Tabelle) erfasst. Dies betrifft sowohl Bareinnahmen als auch Zahlungseingänge auf dem Bankkonto. Zudem werden alle dazugehörigen Belege abgelegt. Die Aufbewahrungspflicht aller Belege beträgt 10 Jahre. Für gängige Einnahmen und Ausgaben werden Kategorien festgelegt. Das sind bspw. Mietzahlungen, Telefonkosten, Ausgaben für Büromaterial etc.
Zum Ende eines Jahres ist die Einnahmen-Überschussrechnung, die Auswertung der einfachen Buchführung, beim Finanzamt abzugeben. Dabei werden die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Das Formular kann direkt im Steuertool ausgefüllt werden.
Mit lexoffice sparen Sie sich diese mühsame Schreib- bzw. Tipparbeit. Erfassen Sie Belege einfach per Scanner oder Scan App. Die intelligente Texterkennung (OCR) erfasst die wichtigsten Belegdaten und verbucht Ausgaben automatisch. Auch alle Einnahmen werden anhand der von Ihnen erstellten Belege und dank des automatischen Zahlungsabgleiches erfasst. Ohne mühsames Nummerieren, Sortieren und Abheften sehen Sie sofort, welcher Beleg zu welchem Geschäftsvorfall gehört. Das spart Ihnen jede Menge Zeit und Nerven. Mit nur einem Klick können Sie dann daraus eine korrekte Einnahmen-Überschussrechnung erstellen.
Vorteile der einfachen Buchführung
Die einfache Buchführung ist eine wesentliche Erleichterung der Buchhaltung, da sie mit weniger Aufwand zu erledigen ist. So haben kleine Betriebe, Selbstständige und Freiberufler:innen mehr Zeit, um sich iIhrem Kerngeschäft zu widmen.
Ein weiterer Vorteil ist das Zufluss-Abflussprinzip. Das heißt, Einnahmen wirken sich erst dann steuerlich aus, wenn sie tatsächlich eingegangen sind. Wurde beispielsweise eine Rechnung im November eines Jahres gestellt, vom Kunden aber erst im Januar des nächsten Jahres bezahlt, muss dieser Gewinn erst im neuen Jahr versteuert werden.
Praxisbeispiel der einfachen Buchführung
Lars ist freiberuflicher Grafikdesigner und hat gerade ein Projekt für einen Kunden abgeschlossen. Der Kunde hat ihm für seine Arbeit 1000 Euro bezahlt. Diesen Betrag verbucht Lars als Einnahme, sobald das Geld auf seinem Konto eingegangen ist.
Für seine Arbeit musste Lars diesen Monat einige Ausgaben tätigen. Er brauchte eine neue Design-Software für 200 Euro, kaufte sich Büromaterial für 50 Euro und hatte 100 Euro Ausgaben für Internet und Telefon. Diese Ausgaben werden ebenfalls erst in der Buchhaltung festgehalten, sobald das Geld vom Konto abgebucht wird.
Am Ende eines jeden Monats rechnet Lars die Einnahmen und Ausgaben zusammen. In diesem Fall hat er 1000 Euro eingenommen und 350 Euro ausgegeben, was einen Gewinn von 650 Euro ergibt. Diesen Betrag gibt Lars also in seiner EÜR als Gewinn für diesen Monat an.
Das Beispiel zeigt, dass die einfache Buchführung eine sehr klare Methode ist. Wichtig zu beachten ist, dass die einfache Buchführung nur tatsächliche Geldbewegungen berücksichtigt und andere Aspekte nicht erfasst.
Tipps für eine einfache Buchführung
Die einfache Buchführung muss nicht kompliziert sein. Mit den folgenden Tipps können Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Informationen genau und zeitnah erfassen.
- Organisieren Sie Ihre Belege: Bewahren Sie alle Ihre Rechnungen und Belege auf, um sicherzustellen, dass Sie alle Transaktionen korrekt erfassen. Sie können diese physisch in Ordnern oder digital in Cloud-Speichern organisieren.
- Führen Sie regelmäßige Buchungen durch: Anstatt alle Ihre Buchungen auf einmal durchzuführen, ist es ratsam, sie regelmäßig, z.B. wöchentlich oder monatlich, durchzuführen. So behalten Sie den Überblick und vermeiden Fehler.
- Nutzen Sie Buchhaltungssoftware: Eine einfache Buchhaltungssoftware kann Ihnen helfen, Ihre Finanzen zu organisieren und Ihre Buchführung zu vereinfachen. lexoffice eignet sich speziell für kleine Unternehmen und kann Ihnen einiges an der Buchführung erleichtern.
- Trennen Sie geschäftliche und private Ausgaben: Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein Einzelunternehmer:in sind. Durch die Trennung Ihrer geschäftlichen und privaten Ausgaben können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Finanzen korrekt aufzeichnen und verwalten.
- Bilden Sie sich weiter: Buchführung kann kompliziert sein, aber mit ein wenig Bildung können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Finanzen korrekt verwalten. Es gibt viele Online-Kurse und Ressourcen, die Ihnen die Grundlagen der Buchführung beibringen können.
- Ziehen Sie eine:n Steuerberater:in hinzu: Wenn Sie sich mit der Buchführung überfordert fühlen, kann es hilfreich sein, einen Steuerberater:in zu Rate zu ziehen. Sie können Ihnen helfen, Ihre Finanzen zu organisieren und sicherzustellen, dass Ihre Buchführung korrekt ist. Ihr:e Steuerberater:in kann direkt in lexoffice für Sie Ihre Buchhaltung erledigen.
FAQ zur einfachen Buchführung
Was gibt es bei der einfachen Buchführung zu beachten?
Als Grundregel der einfachen Buchführung gilt die Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben. Dadurch werden alle Geschäftsvorgänge gegenübergestellt und der Gewinn ermittelt, was die Grundlage für die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung bildet.
Für einen umfassenden Blick auf Ihren Jahresumsatz empfiehlt es sich, eine Steuerkanzlei hinzuzuziehen. Mit einer Buchhaltungssoftware erleichtern Sie sich (und Ihrer Steuerkanzlei) zudem die Arbeit.
Was wird bei der einfachen Buchführung nicht erfasst?
Laufende Schulden, das gesamte Betriebsvermögen und mögliche Anschaffungskosten werden bei der einfachen Buchführung nicht abgedeckt. Demnach sind alle Betriebe, die die einfache Buchführung wählen können, von einer Inventur befreit.
Inwiefern eignet sich die einfache Buchführung als Grundlage für die EÜR?
Die einfache Buchführung liefert genau die Informationen, die Sie für die Erstellung Ihrer EÜR benötigen. Sie müssen die in der einfachen Buchführung ermittelten Daten lediglich in das dafür vorgesehene Steuerformular eintragen. Alle anderen Darstellungsweisen werden nicht vom Finanzamt akzeptiert.