Hauptbuch

Was ist das Hauptbuch?

In der Buchhaltung müssen sämtliche Belege erfasst werden. Egal, ob es eine neue Maschine ist, in die investiert wird, ein neuer Bürostuhl gekauft oder nur ein Parkticket gelöst wird. Alle Ausgaben, die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen, müssen ins Grundbuch eingetragen und anschließend ins Hauptbuch übertragen werden.

Die Definition des Hauptbuchs

Für das Hauptbuch, auch Hauptbuchkonto genannt, gibt es keine klare Definition im Sinne der Hauptbuchhaltung. Die Funktion ist aber klar: In der doppelten Buchführung ist es sozusagen das zweite Buch nach dem Grundbuch.

Während im Grundbuch alle Geschäftsvorfälle chronologisch festgehalten werden, dient das Hauptbuch in der Buchhaltung dazu, die Geschäftsvorfälle den spezifischen Sachbereichen zuzuordnen.

Bei der doppelten Buchführung müssen alle Geschäftsvorfälle, also Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens, auf zwei verschiedenen Konten erfasst werden. Das geschieht über das Hauptbuch.

Der Sinn hinter dem Hauptbuch ist also die klare Einteilung der Einnahmen und Ausgaben in Sachbereiche. Dadurch wird am Ende eines Geschäftsjahres garantiert, dass eine unverfälschte Bilanz erstellt werden kann.

Sowohl die Bilanz, der Jahresabschluss als auch die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) am Ende des Geschäftsjahres wird von der Buchhaltung anhand der Zahlen im Hauptbuch erstellt.

Es dient zudem aber auch der Übersicht aller Geschäftsvorfälle. Durch die Zuordnung in die einzelnen Sachkonten, ist jederzeit ersichtlich, welche Kontobewegungen es gibt und wie die Bilanzpositionen stehen.

Die Geldströme des Unternehmens sind durch die Einteilung im Hauptbuch ebenfalls gut einsehbar. Es bietet also über das gesamte Geschäftsjahr einen wichtigen Einblick in die finanzielle Situation und die laufenden Geschäfte.

Belege vom Grundbuch ins Hauptbuch übertragen

Die doppelte Buchführung besteht, wie der Name schon sagt, aus zwei Büchern. Das erste Buch ist das Grundbuch, in das chronologisch alle Geschäftsvorfälle eingetragen werden. Das Grundbuch ist deshalb auch als Journal bekannt. Journal ist eine veraltete Bezeichnung für eine Tageszeitung. Darin stehen also alle aktuellen Informationen. Die Daten werden nicht nach einem System aufgeteilt, sondern einfach aktuell eingetragen, wie sie anfallen.

Das Grundbuch ist die Grundlage für das Hauptbuch, in dem alle Informationen aus dem Grundbuch ebenfalls eingetragen werden, aber den entsprechenden Sachkonten zugeführt werden.

Im Grundbuch wird also jeder Geschäftsvorfall zeitlich verordnet. Das bedeutet, dass jeder Eintrag mit einem Datum versehen ist.

Im Hauptbuch spielt Zeit hingegen keine Rolle. Die Einträge werden nach sachlichen Aspekten geordnet und übertragen.

Das Hauptbuch besteht dabei aus mehreren Nebenbüchern. In jedem Nebenbuch sind die Konten den entsprechenden Bereichen zugeordnet. Die Eintragungen auf die Konten finden also im jeweiligen Nebenbuch statt.

In der Buchhaltung können die Daten aus dem Grundbuch einzeln erfasst und übertragen werden. Es ist aber auch erlaubt, die Einträge ins Grundbuch und ins Hauptbuch zeitgleich vorzunehmen. Dadurch werden die Eintragungen der Buchungen ins Grundbuch und ins Hauptbuch zu einem Arbeitsschritt zusammengefasst.

Eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice überträgt beispielsweise alle Buchungen gleichzeitig ins Grundbuch und ins Hauptbuch.

Theoretisch sind im Grundbuch Fehler erlaubt, im Hauptbuch hingegen muss jede Eintragung absolut korrekt sein. Das Prinzip der Geschlossenheit gibt vor, dass alle Sachkonten in formeller und materieller Sicht in sich geschlossen sind. Alle Geschäftsvorfälle müssen also berücksichtigt werden und die Haben-Posten müssen in der Summe den Soll-Posten entsprechen.

Beispiele für Eintragungen ins Hauptbuch

Wie bereits erwähnt, werden die Buchungen im Hauptbuch auf die Konten übertragen, die dem Sachverhalt entsprechen. Dabei wird zwischen Bestandskonten und Erfolgskonten unterschieden.

Bestandskonten bilden immer den aktuellen Bestand eines Vermögens oder von Schulden ab.

Ein Beispiel für ein Bestandskonto ist der Kassenbestand. Dieser verändert sich, sobald Bargeld aus der Kasse entnommen wird.

Angenommen, Sie kaufen spontan für Ihr Unternehmen einen Ventilator für die heißen Sommertage. Den Ventilator bezahlen Sie bar aus Ihrer privaten Geldbörse. Später nehmen Sie sich das Geld für den Ventilator aus der Unternehmenskasse.

Der Betrag für den Ventilator muss dann dem Bestandskonto für den Kassenbestand zugeschrieben werden.

Erfolgskonten umfassen sämtliche Aufwendungen und Erträge.

Beispielsweise gibt es ein Erfolgskonto für die Umsatzerlöse.

Wenn Sie den Ventilator im Supermarkt gekauft haben, hat der Supermarkt daran einen Umsatz gemacht. Dieser Umsatz wird vom Supermarkt also dem Erfolgskonto für Umsatzerlöse gutgeschrieben.

Jede noch so kleine Ausgabe oder Einnahme muss korrekt ins Hauptbuch eingetragen werden, damit am Ende der Abschluss und die Bilanz stimmen. Andernfalls kann es zu Problemen mit dem Finanzamt kommen.

Eintragungen ins Hauptbuch mit einer Buchhaltungssoftware

Mit der Buchhaltungssoftware von lexoffice können Sie alle Belege digital erfassen, sie schnell und einfach ins Grundbuch eintragen und anschließend ins Hauptbuch übertragen. So verbringen Sie weniger Zeit mit dem Rechnungswesen und haben mehr Zeit für Ihr Unternehmen. Jetzt die lexoffice Buchhaltungssoftware 30 Tage kostenlos testen.

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