Handelsregister

Das Wichtigste in Kürze

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem bestimmte Unternehmen eingetragen werden müssen. Die Eintragung erfolgt beim Registergericht und ist mit Kosten verbunden. Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, profitieren von einem professionellen Unternehmensauftritt, der Möglichkeit zur Erteilung von Prokura und einem Schutz des Firmennamens. Es bestehen jedoch auch Pflichten wie die Bilanzierungspflicht und strengere Regelungen. Die Eintragung ins Handelsregister ist für bestimmte Unternehmen verpflichtend, während andere sich freiwillig dafür entscheiden können. Das Handelsregister enthält Informationen wie den Firmennamen, den Sitz und die Rechtsform eines Unternehmens. Die Eintragung erfolgt elektronisch durch einen Notar und ist rechtsverbindlich.

Manche Rechtsformen sind zu einer Eintragung ins Handelsregister verpflichtet. Erfolgt dieser dann nicht, folgen mögliche Strafen. Andere sind nicht eintragungspflichtig, können sich jedoch freiwillig dafür entscheiden. Damit einher gehen sowohl Vor- als auch Nachteile.

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das Einträge von angemeldeten Kaufleuten dokumentiert. Es ist öffentlich einsehbar und stellt somit Informationen für Interessierte zur Verfügung. Das können beispielsweise Investor:innen sein.

Im Handelsregister werden die wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens in Form von Jahresabschlüssen und Bilanzen gesammelt. Diese müssen von eingetragenen Kaufleuten öffentlich gemacht werden. Dafür dient das Handelsregister.

Ablauf der Eintragung

Die Eintragung ins Handelsregister ist nicht sonderlich komplex. Die nötigen Daten wurden bereits erwähnt.

Für die Eintragung muss zuerst ein Termin bei einem Notar oder einer Notarin gemacht werden. Dort wird geprüft, ob alle Dokumente und Unterlagen die nötigen Formalitäten erfüllen. Sind die Dokumente beglaubigt, geht es zum nächsten Schritt.

Der nächste Schritt ist bei Kapitalgesellschaften die Einzahlung des Stammkapitals. Erst, wenn das Stammkapital auf dem Geschäftskonto liegt und der Notar beziehungsweise die Notarin einen Kontoauszug oder Einzahlungsbeleg vorliegen hat, wird der Eintrag ins Handelsregister eingeleitet. Das übernimmt ebenfalls der oder die Notar:in und übermittelt die nötigen Dokumente an das Registergericht.

Die Eintragung kann bis zu acht Wochen dauern, deshalb sollten Sie sich nicht zu viel Zeit bei der Besorgung aller wichtigen Dokumente lassen und die Zeit für die Eintragung auch mit einplanen, wenn es darum geht, wann die laufenden Geschäfte aufgenommen werden sollen.

Eintrag ins Handelsregister: Kosten

Die Höhe der Kosten für die Eintragung ins Handelsregister sind von der Größe des Unternehmens und der Rechtsform abhängig.

Die Kosten setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen:

• Gebühren für die Anmeldung
• Kosten für die Beurkundung
• Gebühr für den oder die Notar:in

Insgesamt belaufen sich die Kosten für ein Einzelunternehmen in der Regel auf zwischen 200,00 Euro und 300,00 Euro.

Bei größeren Kapitalgesellschaften mit mehreren Gesellschaftern und Gesellschafterinnen und einem hohen Kapital müssen bis zu 700,00 Euro für die Anmeldung im Handelsregister bezahlen.

Vorsicht ist geboten, wenn nach dem Handelsregistereintrag Post ins Haus flattert, die mit falschen Rechnungen versucht, Ihnen Geld zu entlocken. Es gibt Firmen mit offiziell klingenden Namen, die diese Masche ausprobieren. Bezahlen Sie also nichts, bei dem Sie sich nicht sicher sind, dass es offiziell ist. Um sicherzugehen, können Sie beim Bundesanzeiger die Daten auf der Rechnung miteinander abgleichen.

Ist der Handelsregistereintrag wirklich für alle Unternehmen notwendig?

Das Verzeichnis ist öffentlich einsehbar (z. B. durch das Registerportal). Es enthält wesentliche Unternehmensinformationen, wie beispielsweise:

• Sitz
• Gegenstand
• Rechtsform
• vertretungsberechtigte Personen des Unternehmens

Wenn Sie Ihren Firmennamen in das Handelsregister eintragen lassen, ist dieser geschützt. Gerade Gründer sind sich oft unsicher, ob eine Eintragung ins Handelsregister für sie notwendig ist.

Hier gilt grundsätzlich: Für bestimmte Unternehmen ist dieser Vorgang Pflicht, manche Unternehmensformen haben hingegen die freie Wahl, ob sie sich in das Handelsregister eintragen lassen oder nicht (z. B. Einzelunternehmen).

Für wen ist der Handelsregistereintrag Pflicht?

Für diese Unternehmen ist die Anmeldung im Handelsregister des jeweiligen Amtsgerichts Pflicht und Voraussetzung dafür, dass das Unternehmen überhaupt existent wird:

• Kaufleute
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Aktiengesellschaft (AG)
• Kapitalgesellschaft (KG)

Wichtig: Wenn Sie zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet sind, diese jedoch nicht vornehmen, müssen Sie mit einer Zwangsstrafe durch das Registergericht rechnen. Eine nicht vollzogene Handelsregistereintragung kann Folgen haben wie beispielsweise die Zahlung eines Zwangsgeldes.

Prinzipiell gilt: Eine Eintragung in das Handelsregister ist Pflicht für alle Firmen, für die ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ notwendig ist. Für die Entscheidung werden Faktoren wie der Jahresumsatz, das Kapital oder die Anzahl der Beschäftigten herangezogen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen darunterfällt, können Sie direkt beim Registergericht nachfragen und sich dort beraten lassen.

Für diese Unternehmen ist die Eintragung in das Handelsregister freiwillig:

• Kleingewerbetreibende (bitte beachten Sie den Schwellenwert)
• GbR
• Freiberufler

Eintragung Handelsregister – die Vorteile

Warum kann eine Eintragung ins Handelsregister sinnvoll sein? Folgende Vorteile gehen damit einher:

• Professioneller Unternehmensauftritt: Sie erhalten Sie den Status eines Kaufmannes. Grundlegend für das Tätigen von Geschäften ist dann nicht mehr das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), sondern das Handelsgesetzbuch (HGB). Ein Eintrag in das Handelsregister wirkt auf Geschäftspartner seriös und professionell, weil Sie sich damit offiziell den kaufmännischen Pflichten des HGBs unterwerfen. Sie geben im Handelsregister bestimmte Informationen über Ihr Unternehmen preis und zeigen damit, dass Sie nichts zu verbergen haben. Bevor Banken oder andere Firmen eine Zusammenarbeit eingehen, prüfen sie oft die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. Wenn sie dafür den Handelsregistereintrag einsehen können, schafft das Vertrauen und eine gute Basis für die Zusammenarbeit. Die entsprechenden Inhalte lassen sich über einen Handelsregisterauszug einsehen.
• Erteilung Prokura: Eine Prokura können Sie nur durch die Eintragung in die entsprechende Abteilung des Handelsregisters erteilen.
• Offizieller Firmenname: Mit der Eintragung Ihrer Firma in das Handelsregister können Sie dieser einen bestimmten Namen geben. Ohne diese ist für den Geschäftsverkehr immer die Angabe Ihres Vor- und Zunamens notwendig.
• Uneingeschränkte Teilnahme am Geschäftsleben: Für die Mitgliedschaft in manchen Fachverbänden sind Eintragungen in das Handelsregister Voraussetzung. Haben Sie eine solche unternommen, steht einer Mitgliedschaft nichts mehr im Wege.
• Namensschutz: Indem Sie Ihren Betrieb in das Handelsregister eintragen lassen, schützen Sie automatisch Ihren Firmennamen.
• Möglichkeit zur Zweigniederlassung: Sie möchten eine Zweigniederlassung gründen? Auch dafür ist eine Eintragung in das Handelsregister Voraussetzung.

Eintragung Handelsregister – die Nachteile

Mit der Eintragung in das Handelsregister gehen ebenso Nachteile beziehungsweise gewisse Pflichten einher:

• Bilanzierungspflicht: Als kaufmännisch geführter Betrieb sind Sie zur Bilanzierung verpflichtet. Voraussetzung ist dann die Erstellung einer doppelten Buchführung. Für die Bilanz gibt es eine einzuhaltende Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
• Kosten: Ist ein Handelsregistereintrag kostenlos? Leider nein. Mit der Eintragung ins Handelsregister fallen Kosten an. Das gilt nicht nur für neue Handelsregistereinträge, sondern ebenso, wenn Sie diese ändern oder löschen möchten. All diese Vorgänge müssen notariell beglaubigt werden. Zu den Notar-Kosten kommt ein Industrie- und Handelskammer (IHK)-Grundbeitrag hinzu, den Sie entsprechend der wirtschaftlichen Leistung Ihres Unternehmens zu entrichten haben. Ein genauer Betrag lässt sich der Satzung der IHK vor Ort entnehmen. Zudem kann das verpflichtende Erstellen einer Bilanz sowie Inventur mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.
• Strengere Regelungen: Mit der Eintragung verpflichten Sie sich zum Einhalten des Handelsgesetzbuches. Das bringt für Ihr Unternehmen erheblich mehr und strengere Regeln mit sich, als wenn Sie nicht im Handelsregister eingetragen sind. Es wird vorausgesetzt, dass Sie über das fachmännische Wissen eines Kaufmannes Bescheid wissen.

Welche Handelsregister gibt es und was steht im Handelsregister?

Es gibt zwei Abteilungen im Handelsregister. In diese werden die unterschiedlichen Rechtsformen sowie verschiedene Daten eingetragen.

 

	Rechtsform
Abteilung A (HRA), Handelsregistereintragungen	KG – Kommanditgesellschaft e. K. – Einzelkaufmann OHG – Offene Handelsgesellschaft EWIV – Europäisch wirtschaftliche Interessenvereinigung
Abteilung B (HRB), Handelsregistereintragungen	AG – Aktiengesellschaft GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung GmbH & Co. KG – Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Compagnie Kommanditgesellschaft Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit

Was steht im Handelsregister?

Im Handelsregister sind folgende Angaben vorzunehmen, die teilweise von der Rechtsform abhängig sind:

• Firmenname
• Sitz
• Anschrift der Niederlassung
• Rechtsform
• Inhaber:in (bei Abteilung A)
• Gegenstand (bei Abteilung B)
• Grundkapital (bei Abteilung B)
• Vorstandsmitglieder (AG)
• Höhe der Kommanditeinlage (KG)
• Stammkapital (GmbH)
• Handelsregistereintrag der Geschäftsführer:innen (GmbH)
• Löschung einer Firma

Außerdem können gegebenenfalls noch diese Eintragungen wichtig sein:

• Prokurist:innen
• Haftungsausschluss
• Insolvenz

Wichtig: Die Eintragung ins Handelsregister ist nicht nur für die Gründung Ihrer Firma relevant. Denken Sie daran, dem Registergericht mögliche Veränderungen mitzuteilen, die ebenfalls in das Register aufgenommen werden müssen. Dazu gehören beispielsweise:

• Änderung der Satzung
• Erhöhung des Stammkapitals
• Verlegung des Sitzes
• Löschung der Firma
• Personelle Veränderungen

Veröffentlichungen der Handelsregistereintragungen per Nummer leicht finden

Kleingewerbetreibende sowie Freiberufler sind zum Eintrag in das Handelsregister nicht verpflichtet. Entscheidet sich eine GbR jedoch freiwillig für eine Eintragung ins Handelsregister, erhält sie automatisch die Rechtsform einer OHG.

In Deutschland erhält jedes eingetragene Unternehmen eine Handelsregisternummer. Der Sinn dieser Nummer ist, dass Banken oder andere Unternehmen Ihre Firma schnell finden und diese anhand der Handelsregisternummer überprüfen, das heißt Auskunft darüber einholen können.

Außer im Register muss die Nummer ebenso zu finden sein:

• Im Impressum auf einer Firmen-Website
• Auf Firmen-Briefbögen
• Auf Rechnungen
• Auf Lieferscheinen
• In E-Mails

Der Aufbau der Handelsregisternummer sieht so aus, dass an erster Stelle die Abkürzung der jeweiligen Abteilung steht, also HRA oder HRB. Anschließend folgt eine mehrstellige Nummer, die der eindeutigen Erkennung Ihrer Firma dient.

Übrigens: Sie müssen die Handelsregisternummer nicht gesondert beantragen. Sie erhalten diese automatisch mit der Eintragung Ihres Unternehmens.

Wichtig: Denken Sie auf Geschäftsbriefen neben der Nummer an folgende Angaben:

• Firmenname
• Rechtsform
• Sitz Ihres Unternehmens

Wie lange dauert die Eintragung in das Handelsregister?

Die Dauer der Eintragung in das Handelsregister beträgt in etwa drei bis fünf Tage.

Machen Sie sich vorab Gedanken darüber, welchen Namen Ihre Firma tragen soll. Von der IHK können Sie prüfen lassen, ob Ihr oder ein ähnlicher Firmenname bereits existiert.

Führen Sie einen Handwerksbetrieb? Dann nehmen Sie vorher Kontakt zur Handwerkskammer auf. Warum? Um rechtzeitig eine Gewerbeerlaubnis zu erhalten. Nur wenn Sie alle benötigten Unterlagen bei Registergericht einreichen, kann eine zügige Eintragung in das Handelsregister erfolgen.

Wie erfolgt die Eintragung in das Handelsregister?

Seit 2007 erfolgen Handelsregistereintragungen ausschließlich elektronisch. Der Eintrag muss immer von einem Notar beglaubigt werden. Ihre Aufgabe besteht folglich darin, sich an einen solchen zu wenden, der den Vorgang dann für Sie übernimmt. Dieser prüft alle Unterlagen und Formalitäten und beglaubigt schließlich Ihre Dokumente. Der Notar übermittelt alle relevanten Dokumente elektronisch an das Registergericht.

Auch wenn Sie Handelsregisterauskünfte über andere Firmen einsehen möchten, erfolgt das in elektronischer Form beim Registergericht. Dafür ist jeweils eine Gebühr zu entrichten.

Eintragungen in das Handelsregister sowie Änderungen oder die Löschung einer Firma werden außerdem vom Bundesanzeiger veröffentlicht.

Handelsregistereintrag – die Pflichten für Unternehmer

Zu den Pflichten, die für eingetragene Unternehmen bzw. Kaufleute gelten können, gehören je nach Größe der Firma, Anzahl Mitarbeiter und Bilanzsumme:

• Inventur
• Publizieren von Jahresabschlüssen
• Kaufmännische Grundsätze
• je nach Umsatz doppelte Buchführung
• Anzahl Mitarbeiter

Rechtsverbindliche Gültigkeit der Handelsregistereintragungen

Eintragungen ins Handelsregister sind rechtsverbindlich.

Das heißt: Was im Register steht, gilt. Wurde beispielsweise ein Vertrag mit einem Unternehmen, das den Firmennamen XY trägt geschlossen, so ist dieser gültig – selbst wenn das Unternehmen seinen Namen geändert, das aber nicht in das Handelsregister eingetragen hat.

Grundsätzlich ist allerdings derjenige, der das Geschäft mit der Firma eingeht immer verpflichtet, sich von einer Prokura oder einer Geschäftsführer-Funktion im Handelsregister zu überzeugen.

Bevor Sie einen Vertrag abschließen, ist es also essentiell, das Handelsregister richtig zu lesen. Gerade deshalb ist es so wichtig für Handelsgesellschaften, Unternehmens-Änderungen umgehend im Register anpassen zu lassen.