Manche Rechtsformen sind zu einer Eintragung ins Handelsregister verpflichtet. Erfolgt dieser dann nicht, folgen mögliche Strafen. Andere sind nicht eintragungspflichtig, können sich jedoch freiwillig dafür entscheiden. Damit einher gehen sowohl Vor- als auch Nachteile.
Ist der Handelsregistereintrag wirklich für alle Unternehmen notwendig?
Das Verzeichnis ist öffentlich einsehbar (z. B. durch das Registerportal). Es enthält wesentliche Unternehmensinformationen, wie beispielsweise:
- Sitz
- Gegenstand
- Rechtsform
- vertretungsberechtigte Personen des Unternehmens
Wenn Sie Ihren Firmennamen in das Handelsregister eintragen lassen, ist dieser geschützt. Gerade Gründer sind sich oft unsicher, ob eine Eintragung ins Handelsregister für sie notwendig ist.
Hier gilt grundsätzlich: Für bestimmte Unternehmen ist dieser Vorgang Pflicht, manche Unternehmensformen haben hingegen die freie Wahl, ob sie sich in das Handelsregister eintragen lassen oder nicht (z. B. Einzelunternehmen).
Für wen besteht die Pflicht zur Eintragung?
Für diese Unternehmen ist die Anmeldung im Handelsregister des jeweiligen Amtsgerichts Pflicht und Voraussetzung dafür, dass das Unternehmen überhaupt existent wird:
- Kaufleute
- Offene Handelsgesellschaft (OHG)
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Aktiengesellschaft (AG)
- Kapitalgesellschaft (KG)
Wichtig: Wenn Sie zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet sind, diese jedoch nicht vornehmen, müssen Sie mit einer Zwangsstrafe durch das Registergericht rechnen. Eine nicht vollzogene Handelsregistereintragung kann Folgen haben wie beispielsweise die Zahlung eines Zwangsgeldes.
Prinzipiell gilt: Eine Eintragung in das Handelsregister ist Pflicht für alle Firmen, für die ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ notwendig ist. Für die Entscheidung werden Faktoren wie der Jahresumsatz, das Kapital oder die Anzahl der Beschäftigten herangezogen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen darunterfällt, können Sie direkt beim Registergericht nachfragen und sich dort beraten lassen.
Für diese Unternehmen ist die Eintragung in das Handelsregister freiwillig:
- Kleingewerbetreibende (bitte beachten Sie den Schwellenwert)
- GbR
- Freiberufler
Eintragung Handelsregister – die Vorteile
Warum kann eine Eintragung ins Handelsregister sinnvoll sein? Folgende Vorteile gehen damit einher:
- Professioneller Unternehmensauftritt: Sie erhalten Sie den Status eines Kaufmannes. Grundlegend für das Tätigen von Geschäften ist dann nicht mehr das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), sondern das Handelsgesetzbuch (HGB). Ein Eintrag in das Handelsregister wirkt auf Geschäftspartner seriös und professionell, weil Sie sich damit offiziell den kaufmännischen Pflichten des HGBs unterwerfen. Sie geben im Handelsregister bestimmte Informationen über Ihr Unternehmen preis und zeigen damit, dass Sie nichts zu verbergen haben. Bevor Banken oder andere Firmen eine Zusammenarbeit eingehen, prüfen sie oft die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. Wenn sie dafür den Handelsregistereintrag einsehen können, schafft das Vertrauen und eine gute Basis für die Zusammenarbeit. Die entsprechenden Inhalte lassen sich über einen Handelsregisterauszug einsehen.
- Erteilung Prokura: Eine Prokura können Sie nur durch die Eintragung in die entsprechende Abteilung des Handelsregisters erteilen.
- Offizieller Firmenname: Mit der Eintragung Ihrer Firma in das Handelsregister können Sie dieser einen bestimmten Namen geben. Ohne diese ist für den Geschäftsverkehr immer die Angabe Ihres Vor- und Zunamens notwendig.
- Uneingeschränkte Teilnahme am Geschäftsleben: Für die Mitgliedschaft in manchen Fachverbänden sind Eintragungen in das Handelsregister Voraussetzung. Haben Sie eine solche unternommen, steht einer Mitgliedschaft nichts mehr im Wege.
- Namensschutz: Indem Sie Ihren Betrieb in das Handelsregister eintragen lassen, schützen Sie automatisch Ihren Firmennamen.
- Möglichkeit zur Zweigniederlassung: Sie möchten eine Zweigniederlassung gründen? Auch dafür ist eine Eintragung in das Handelsregister Voraussetzung.
Eintragung Handelsregister – die Nachteile
Mit der Eintragung in das Handelsregister gehen ebenso Nachteile beziehungsweise gewisse Pflichten einher:
- Bilanzierungspflicht: Als kaufmännisch geführter Betrieb sind Sie zur Bilanzierung verpflichtet. Voraussetzung ist dann die Erstellung einer doppelten Buchführung. Für die Bilanz gibt es eine einzuhaltende Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
- Kosten: Ist ein Handelsregistereintrag kostenlos? Leider nein. Mit der Eintragung ins Handelsregister fallen Kosten an. Das gilt nicht nur für neue Handelsregistereinträge, sondern ebenso, wenn Sie diese ändern oder löschen möchten. All diese Vorgänge müssen notariell beglaubigt werden. Zu den Notar-Kosten kommt ein Industrie- und Handelskammer (IHK)-Grundbeitrag hinzu, den Sie entsprechend der wirtschaftlichen Leistung Ihres Unternehmens zu entrichten haben. Ein genauer Betrag lässt sich der Satzung der IHK vor Ort entnehmen. Zudem kann das verpflichtende Erstellen einer Bilanz sowie Inventur mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.
- Strengere Regelungen: Mit der Eintragung verpflichten Sie sich zum Einhalten des Handelsgesetzbuches. Das bringt für Ihr Unternehmen erheblich mehr und strengere Regeln mit sich, als wenn Sie nicht im Handelsregister eingetragen sind. Es wird vorausgesetzt, dass Sie über das fachmännische Wissen eines Kaufmannes Bescheid wissen.
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Welche Handelsregister gibt es und was steht im Handelsregister?
Es gibt zwei Abteilungen im Handelsregister. In diese werden die unterschiedlichen Rechtsformen sowie verschiedene Daten eingetragen.
| Rechtsform | Eingetragene Daten | |
| Abteilung A (HRA), Handelsregistereintragungen |
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| Abteilung B (HRB), Handelsregistereintragungen |
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Wichtig: Die Eintragung ins Handelsregister ist nicht nur für die Gründung Ihrer Firma relevant. Denken Sie daran, dem Registergericht mögliche Veränderungen mitzuteilen, die ebenfalls in das Register aufgenommen werden müssen. Dazu gehören beispielsweise:
- Änderung der Satzung
- Erhöhung des Stammkapitals
- Verlegung des Sitzes
- Löschung der Firma
- personelle Veränderungen.
Veröffentlichungen der Handelsregistereintragungen per Nummer leicht finden
Kleingewerbetreibende sowie Freiberufler sind zum Eintrag in das Handelsregister nicht verpflichtet. Entscheidet sich eine GbR jedoch freiwillig für eine Eintragung ins Handelsregister, erhält sie automatisch die Rechtsform einer OHG.
In Deutschland erhält jedes eingetragene Unternehmen eine Handelsregisternummer. Der Sinn dieser Nummer ist, dass Banken oder andere Unternehmen Ihre Firma schnell finden und diese anhand der Handelsregisternummer überprüfen, das heißt Auskunft darüber einholen können.
Außer im Register muss die Nummer ebenso zu finden sein:
- Im Impressum auf einer Firmen-Website
- Auf Firmen-Briefbögen
- Auf Rechnungen
- Auf Lieferscheinen
- In E-Mails
Der Aufbau der Handelsregisternummer sieht so aus, dass an erster Stelle die Abkürzung der jeweiligen Abteilung steht, also HRA oder HRB. Anschließend folgt eine mehrstellige Nummer, die der eindeutigen Erkennung Ihrer Firma dient.
Übrigens: Sie müssen die Handelsregisternummer nicht gesondert beantragen. Sie erhalten diese automatisch mit der Eintragung Ihres Unternehmens.
Wichtig: Denken Sie auf Geschäftsbriefen neben der Nummer an folgende Angaben:
- Firmenname
- Rechtsform
- Sitz Ihres Unternehmens
Wie lange dauert die Eintragung in das Handelsregister?
Die Dauer der Eintragung in das Handelsregister beträgt in etwa drei bis fünf Tage.
Machen Sie sich vorab Gedanken darüber, welchen Namen Ihre Firma tragen soll. Von der IHK können Sie prüfen lassen, ob Ihr oder ein ähnlicher Firmenname bereits existiert.
Führen Sie einen Handwerksbetrieb? Dann nehmen Sie vorher Kontakt zur Handwerkskammer auf. Warum? Um rechtzeitig eine Gewerbeerlaubnis zu erhalten. Nur wenn Sie alle benötigten Unterlagen bei Registergericht einreichen, kann eine zügige Eintragung in das Handelsregister erfolgen.
Wie erfolgt die Eintragung in das Handelsregister?
Seit 2007 erfolgen Handelsregistereintragungen ausschließlich elektronisch. Der Eintrag muss immer von einem Notar beglaubigt werden. Ihre Aufgabe besteht folglich darin, sich an einen solchen zu wenden, der den Vorgang dann für Sie übernimmt. Dieser prüft alle Unterlagen und Formalitäten und beglaubigt schließlich Ihre Dokumente. Der Notar übermittelt alle relevanten Dokumente elektronisch an das Registergericht.
Auch wenn Sie Handelsregisterauskünfte über andere Firmen einsehen möchten, erfolgt das in elektronischer Form beim Registergericht. Dafür ist jeweils eine Gebühr zu entrichten.
Eintragungen in das Handelsregister sowie Änderungen oder die Löschung einer Firma werden außerdem vom Bundesanzeiger veröffentlicht.
Handelsregistereintrag – die Pflichten für Unternehmer
Zu den Pflichten, die für eingetragene Unternehmen bzw. Kaufleute gelten können, gehören je nach Größe der Firma, Anzahl Mitarbeiter und Bilanzsumme:
- Inventur
- Publizieren von Jahresabschlüssen
- Kaufmännische Grundsätze
- je nach Umsatz doppelte Buchführung
- Anzahl Mitarbeiter
Rechtsverbindliche Gültigkeit der Handelsregistereintragungen
Eintragungen ins Handelsregister sind rechtsverbindlich.
Das heißt: Was im Register steht, gilt. Wurde beispielsweise ein Vertrag mit einem Unternehmen, das den Firmennamen XY trägt geschlossen, so ist dieser gültig – selbst wenn das Unternehmen seinen Namen geändert, das aber nicht in das Handelsregister eingetragen hat.
Grundsätzlich ist allerdings derjenige, der das Geschäft mit der Firma eingeht immer verpflichtet, sich von einer Prokura oder einer Geschäftsführer-Funktion im Handelsregister zu überzeugen.
Bevor Sie einen Vertrag abschließen, ist es also essentiell, das Handelsregister richtig zu lesen. Gerade deshalb ist es so wichtig für Handelsgesellschaften, Unternehmens-Änderungen umgehend im Register anpassen zu lassen.
