Eintragung ins Handelsregister

Manche Unternehmens-Rechtsformen sind zu einer Eintragung in das Handelsregister verpflichtet. Erfolgt der Eintrag dann nicht, folgen mögliche Strafen. Andere sind nicht eintragungspflichtig, können sich jedoch freiwillig dafür entscheiden. Damit einher gehen sowohl Vor- als auch Nachteile.

 

Ist der Handelsregistereintrag wirklich für alle Unternehmen notwendig?

Das Handelsregister ist öffentlich einsehbar. Es enthält wesentliche Unternehmensinformationen wie beispielsweise Sitz, Gegenstand, Rechtsform oder vertretungsberechtigte Personen des Unternehmens. Wenn Sie Ihren Firmennamen in das Handelsregister eintragen lassen, ist dieser geschützt. Gerade Gründer sind sich oft unsicher, ob sie sich in das Handelsregister eintragen lassen müssen. Hier gilt grundsätzlich: Für bestimmte Unternehmen ist die Eintragung in das Handelsregister Pflicht, manche Unternehmensformen haben hingegen die freie Wahl, ob sie sich in das Handelsregister eintragen lassen oder nicht.

Wer steht im Handelsregister? Für diese Unternehmen ist die Eintragung in das Handelsregister Pflicht und Voraussetzung dafür, dass das Unternehmen überhaupt existent wird:

  • Kaufleute
  • OHG
  • GmbH
  • AG
  • KG

Wichtig: Wenn Sie zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet sind, diese jedoch nicht vornehmen, müssen Sie mit einer Zwangsstrafe durch das Registergericht rechnen. Eine nicht vollzogene Handelsregistereintragung kann Folgen haben wie beispielsweise die Zahlung eines Zwangsgeldes. Prinzipiell gilt: Eine Eintragung in das Handelsregister ist Pflicht für alle Firmen, für die ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ notwendig ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen darunter fällt, können Sie direkt beim Registergericht nachfragen und sich dort beraten lassen.

Für diese Unternehmen ist die Eintragung in das Handelsregister freiwillig:

  • Kleingewerbetreibende
  • GbR
  • Freiberufler

Sollen Sie sich in das Handelsregister eintragen lassen oder nicht? Damit Sie hier eine fundierte Entscheidung treffen können, sollten Sie alle Vor- und Nachteile der Eintragung in das Handelsregister gegeneinander abwägen.

 

Eintragung Handelsregister – die Vorteile

Warum kann eine Eintragung ins Handelsregister sinnvoll sein? Folgende Vorteile gehen damit einher:

  • Professioneller Unternehmensauftritt: Mit der Eintragung in das Handelsregister erhalten Sie den Status eines Kaufmannes. Grundlegend für das Tätigen von Geschäften ist dann nicht mehr das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), sondern das Handelsgesetzbuch (HGB). Ein Eintrag in das Handelsregister wirkt auf Geschäftspartner seriös und professionell, weil Sie sich damit offiziell den kaufmännischen Pflichten des HGBs unterwerfen. Sie geben im Handelsregister bestimmte Informationen über Ihr Unternehmen preis und zeigen damit, dass Sie nichts zu verbergen haben. Bevor Banken oder andere Firmen eine Zusammenarbeit eingehen, prüfen sie oft die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. Wenn sie dafür den Handelsregistereintrag einsehen können, schafft das Vertrauen und eine gute Basis für die Zusammenarbeit. Die entsprechenden Inhalte lassen sich über einen Handelsregisterauszug einsehen.
  • Erteilung Prokura: Eine Prokura können Sie nur durch die Eintragung in die entsprechende Abteilung des Handelsregisters erteilen.
  • Offizieller Firmenname: Mit dem Eintrag Ihrer Firma in das Handelsregister können Sie dieser einen bestimmten Namen geben. Ohne Eintragung ist für den Geschäftsverkehr immer die Angabe Ihres Vor- und Zunamens notwendig.
  • Uneingeschränkte Teilnahme am Geschäftsleben: Für die Mitgliedschaft in manchen Fachverbänden sind Eintragungen in das Handelsregister Voraussetzung. Haben Sie eine solche unternommen, steht einer Mitgliedschaft nichts mehr im Wege.
  • Namensschutz: Indem Sie Ihren Betrieb in das Handelsregister eintragen lassen, schützen Sie automatisch Ihren Firmennamen.
  • Möglichkeit zur Zweigniederlassung: Sie möchten eine Zweigniederlassung gründen? Auch dafür ist eine Eintragung in das Handelsregister Voraussetzung.

 

Eintragung Handelsregister – die Nachteile

Mit der Eintragung in das Handelsregister gehen ebenso Nachteile beziehungsweise gewisse Pflichten einher:

  • Bilanzierungspflicht: Als kaufmännisch geführter Betrieb sind Sie zur Bilanzierung verpflichtet. Voraussetzung ist dann die Erstellung einer doppelten Buchführung. Für die Bilanz gibt es eine einzuhaltende Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
  • Kosten: Ist ein Handelsregistereintrag kostenlos? Leider nein. Mit der Eintragung ins Handelsregister fallen Kosten an. Das gilt nicht nur für neue Handelsregistereinträge, sondern ebenso, wenn Sie diese ändern oder löschen möchten. All diese Vorgänge müssen notariell beglaubigt werden. Zu den Notar-Kosten kommt ein Industrie- und Handelskammer (IHK)-Grundbeitrag hinzu, den Sie entsprechend der wirtschaftlichen Leistung Ihres Unternehmens zu entrichten haben. Ein genauer Betrag lässt sich der Satzung der IHK vor Ort entnehmen. Zudem kann das verpflichtende Erstellen einer Bilanz sowie Inventur mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.
  • Strengere Regelungen: Mit der Eintragung verpflichten Sie sich zum Einhalten des Handelsgesetzbuches. Das bringt für Ihr Unternehmen erheblich mehr und strengere Regeln mit sich, als wenn Sie nicht im Handelsregister eingetragen sind. Es wird vorausgesetzt, dass Sie über das fachmännische Wissen eines Kaufmannes Bescheid wissen.

 

Welche Handelsregister gibt es und was steht im Handelsregister?

Es gibt zwei Abteilungen im Handelsregister. In diese werden die unterschiedlichen Rechtsformen sowie verschiedene Daten eingetragen.

Rechtsform Eingetragene Daten
Abteilung A (HRA), Handelsregistereintragungen
  • KG – Kommanditgesellschaft
  • e. K. – Einzelkaufmann
  • OHG – Offene Handelsgesellschaft
  • EWIV – Europäisch wirtschaftliche Interessenvereinigung
  • Firmenname
  • Sitz
  • Anschrift der Niederlassung
  • Unternehmensgegenstand
  • Rechtsform
  • Inhaber
  • Höhe der Kommanditeinlage (KG)
  • Ggf. Prokurist
  • Ggf. Haftungsausschluss
  • Ggf. Insolvenz
  • Löschung einer Firma
Abteilung B (HRB), Handelsregistereintragungen
  • AG – Aktiengesellschaft
  • GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung
  • GmbH & Co. KG – Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Compagnie Kommanditgesellschaft
  • Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit
  • Firmenname
  • Sitz
  • Anschrift der Niederlassung
  • Rechtsform
  • Gegenstand
  • Grundkapital
  • Vorstandsmitglieder (AG)
  • Stammkapital und Handelsregistereintrag von Geschäftsführern (GmbH)
  • Ggf. Prokurist
  • Ggf. Insolvenz
  • Löschung der Firma

 

Wichtig: Nicht nur die Gründung Ihrer Firma muss in das Handelsregister eingetragen werden. Denken Sie daran, dem Registergericht mögliche Veränderungen mitzuteilen, die ebenfalls in das Register aufgenommen werden müssen. Dazu gehören beispielsweise eine Änderung der Satzung, die Erhöhung des Stammkapitals, eine Verlegung des Sitzes, die Löschung der Firma oder personelle Veränderungen.

 

Veröffentlichungen der Handelsregistereintragungen per Nummer leicht finden

Kleingewerbetreibende sowie Freiberufler sind zum Eintrag in das Handelsregister nicht verpflichtet. Entscheidet sich eine GbR jedoch freiwillig zur Handelsregistereintragung, erhält sie automatisch die Rechtsform einer OHG. In Deutschland erhält jedes eingetragene Unternehmen eine Handelsregisternummer. Der Sinn dieser Nummer ist, dass Banken oder andere Unternehmen Ihre Firma schnell finden und diese anhand der Handelsregisternummer überprüfen, das heißt Auskunft darüber einholen können. Außer im Register muss die Nummer ebenso zu finden sein:

  • Im Impressum auf einer Firmen-Website
  • Auf Firmen-Briefbögen
  • Auf Rechnungen
  • Auf Lieferscheinen
  • In E-Mails

Der Aufbau der Handelsregisternummer sieht so aus, dass an erster Stelle die Abkürzung der jeweiligen Abteilung steht, also HRA oder HRB. Anschließend folgt eine mehrstellige Nummer, die der eindeutigen Erkennung Ihrer Firma dient.

Übrigens: Sie müssen die Handelsregisternummer nicht gesondert beantragen. Sie erhalten diese automatisch mit der Eintragung Ihres Unternehmens.

Wichtig: Denken Sie auf Geschäftsbriefen neben der Nummer an folgende Angaben:

  • Firmenname
  • Rechtsform
  • Sitz Ihres Unternehmens

 

Wie lange dauert die Eintragung in das Handelsregister?

Die Dauer der Eintragung in das Handelsregister beträgt in etwa drei bis fünf Tage. Machen Sie sich vorab Gedanken darüber, welchen Namen Ihre Firma tragen soll. Von der IHK können Sie prüfen lassen, ob Ihr oder ein ähnlicher Firmenname bereits existiert. Führen Sie einen Handwerksbetrieb? Dann nehmen Sie vorher Kontakt zur Handwerkskammer auf. Warum? Um rechtzeitig eine Gewerbeerlaubnis zu erhalten. Nur wenn Sie alle benötigten Unterlagen bei Registergericht einreichen, kann eine zügige Eintragung in das Handelsregister erfolgen.

 

Wie erfolgt die Eintragung in das Handelsregister?

Seit 2007 erfolgen Handelsregistereintragungen ausschließlich elektronisch. Der Eintrag muss immer von einem Notar beglaubigt werden. Ihre Aufgabe besteht folglich darin, sich an einen solchen zu wenden, der die Eintragung ins Handelsregister dann für Sie übernimmt. Auch wenn Sie Handelsregisterauskünfte über andere Firmen einsehen möchten, erfolgt das in elektronischer Form beim Registergericht. Dafür ist jeweils eine Gebühr zu entrichten. Eintragungen in das Handelsregister sowie Änderungen oder die Löschung einer Firma werden außerdem vom Bundesanzeiger veröffentlicht.

 

Rechtsverbindliche Gültigkeit der Handelsregistereintragungen

Einträge in das Handelsregister sind rechtsverbindlich. Das heißt: Was im Register steht, gilt. Wurde beispielsweise ein Vertrag mit einem Unternehmen, das den Firmennamen XY trägt geschlossen, so ist dieser gültig – selbst wenn das Unternehmen seinen Namen geändert, das aber nicht in das Handelsregister eingetragen hat. Grundsätzlich ist allerdings derjenige, der das Geschäft mit der Firma eingeht immer verpflichtet, sich von einer Prokura oder einer Geschäftsführer-Funktion im Handelsregister zu überzeugen. Bevor Sie einen Vertrag abschließen, ist es also essentiell, das Handelsregister richtig zu lesen. Gerade deshalb ist es so wichtig für Handelsgesellschaften, Unternehmens-Änderungen umgehend im Register anpassen zu lassen.