Prokura

Das sollten Sie jetzt zur Prokura wissen

Jeder hat schon einmal etwas von einer sogenannten Prokura gehört. Besonders in größeren Unternehmen trifft man häufig Prokuristen an. Sie erfüllen wichtige Aufgaben und halten den Geschäftsalltag am Laufen. Doch was genau ist eine Prokura? Wer darf sie ausstellen? Und vor allem: Welchen Mehrwert bringt die Prokura mit sich?

Prokura Definition

Eine Prokura ist eine Vertretungsmacht, die über das HGB (=Handelsgesetzbuch) geregelt wird. Sie bevollmächtigt eine Person stellvertretend für ein Unternehmen zu handeln. Die Prokura ist sehr umfassend und eröffnet weitreichenden Handlungsspielraum, der nahezu vergleichbar mit dem der Geschäftsführung ist. Meist erhalten Führungskräfte wie der/die Personalleiter:in oder auch der/die Einkaufsleiter:in eine Vertretungsmacht, um die täglichen Geschäfte erledigen zu können. Wird eine Prokura erteilt, muss diese in das Handelsregister eingetragen werden.

Achtung: Die Rechtsform entscheidet, ob man eine Prokura erteilen darf.

Nicht jedes Unternehmen darf eine Prokura erteilen. So dürfen sich nur

  • Eingetragene Kaufleute
  • Personengesellschaften (z.B. GmbH & Co. KG, OHG, KG)
  • Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, UG, AG)
  • Genossenschaften

von Prokuristen vertreten lassen.

Rechtsgrundlagen

Die Prokura wird im HGB (=Handelsgesetzbuch) §§48 bis 53 geregelt. Sollten sich Lücken ergeben, wird die Prokura durch das BGB (=Bürgerliches Gesetbuch) §§ 164 ff ergänzt.

Eintragung der Prokura ins Handelsregister

Die Prokura muss in das Handelsregister eingetragen werden. Die Eintragung muss notariell beglaubigt werden, weswegen in der Regel der Notar die Vertretungsmacht abwickelt. Der/die Prokurist:in selbst muss bei der Eintragung nicht vor Ort sein, da diese Pflicht bei dem/der Inhaber:in oder seinem/ihrem gesetzlichen Vertreter liegt. Tatsächlich müsste bei einer kurzweiligen Bestellung zum Prokuristen die betreffende Person nicht einmal informiert sein. In der Praxis macht das jedoch eher wenig Sinn.

Kosten der Eintragung ins Handelsregister

Die Erteilung einer Prokura ist mit Kosten verbunden: Durch die notarielle Beglaubigung entstehen Kosten im Rahmen der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (GNotKG). Möchte beispielsweise eine GmbH eine:n Prokurist:in benennen, kostet das im Schnitt 220€ (Notargebühren und Gerichtskosten zusammen). Eine Löschung der Vertretungsmacht kostet rund 50€. Die tatsächlichen Kosten hängen am Ende allerdings von der Rechtsform des jeweiligen Unternehmens ab.

Erteilung der Prokura

Die Prokura erteilen können nur der/die Inhaber:in oder sein/ihr gesetzlicher Vertreter. Bei einer GmbH kann die Geschäftsführung die Vollmacht erteilen, für die jedoch ein Gesellschafterbeschluss benötigt wird.

Im Gegensatz zur Handlungsvollmacht kann die Prokura nicht konkludent – durch schlüssiges Handeln – erteilt werden, sondern nur mit ausdrücklicher Erklärung. Mit Ernennungserklärung ist die Prokura ohne Wartezeit direkt gültig. Die Eintragung ins Handelsregister ist demnach reine – gesetzliche – Formsache nach §53 HGB.

Gegenüber Dritten ist die Art der Prokura entscheidend: Geschäftspartner müssen sich informieren, ob eine Gesamt- oder Einzelprokura vorliegt.

Wer darf keine Prokura erteilen?

  • Natürliche Personen
  • Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag
  • Prokuristen

Was ist ein Prokurist?

Eine Person, die die Prokura erhält, ist nach HGB ein Prokurist.

Wer kann Prokurist werden?

Die Vollmacht darf nur an eine natürliche Person erteilt werden, die volljährig und voll geschäftsfähig ist. In der Regel bestimmen Gesellschafter leitende Mitarbeiter:innen zu Prokuristen. In der Theorie kann jedoch auch eine unternehmensfremde Person die Vollmacht erhalten. Voraussetzungen persönlicher oder fachlicher Art müssen dabei nicht gegeben sein. Es empfiehlt sich allerdings nur Personen die Prokura zu erteilen, wenn der/die Inhaber:in oder Gesellschafter diesen weisungsbefugt sind.

Tipp: Darf ein:e Gesellschafter:in einer GmbH nach §6 GmbHG oder §35 GewO nicht die Geschäftsführung einnehmen, kann ihm/ihr dennoch die Gesamtprokura erteilt werden.

Was darf ein Prokurist?

Der Umfang der Vertretungsmacht ist sehr weitläufig: So berechtigt §49 Absatz 1 HGB den Prokuristen zu allen üblichen gerichtlichen wie außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen im Unternehmen.

Dazu zählen der Einkauf von Produkten und Leistungen, die Aufnahme von Darlehen, Personalprozesse steuern oder auch die Vertretung vor Gericht. Im Gegensatz zur Handlungsvollmacht darf der Prokurist auch Grundstücke verwalten, den Geschäftssitz verlegen oder Unternehmensbeteiligungen kaufen und verkaufen.

Der Umfang der Prokura unterliegt jedoch auch Beschränkungen. So dürfen Prokuristen beispielsweise nicht den Namen des Unternehmens ändern, Insolvenz anmelden, das Unternehmen verkaufen oder Veränderungen der Gesellschafter vornehmen.

Erlöschen der Prokura

Generell gilt: Der/die Inhaber:in oder sein/ihr gesetzlicher Vertreter haben jederzeit die Möglichkeit, die Prokura zu widerrufen. Der Widerruf gewinnt mit Bekanntmachung an Gültigkeit. Weitere Gründe für das Erlöschen der Prokura sind die Einstellung des Geschäftsbetriebs, bei Insolvenz, beim Auslaufen des Vertrages, auf dem die Prokura beruht, oder auch durch das Ableben des Prokuristen.

Achtung: Auch der Widerruf einer Prokura muss ins Handelsregister eingetragen werden.

Beim Erlöschen der Prokura endet bei Mitarbeiter:innen nicht direkt das Arbeitsverhältnis. Soll der/die Mitarbeiter:in das Unternehmen verlassen, muss der Arbeitsvertrag gesondert unter den vertraglich geregelten Bedingungen beendet werden. Prokuristen haben in der Regel nur einen sehr begrenzten Kündigungsschutz, weswegen es nicht schwer werden wird betreffende Person zu entlassen.

Nachteile der Prokura

Neben den zahlreichen Vorteilen bringt die Prokura auch Nachteile mit sich. Die Bedeutung einer Prokura ist nicht zu unterschätzen. Der/die Prokurist:in mit einer Einzelprokura unterliegt kaum einer Beschränkung und kann weitreichende Entscheidungen für das Unternehmen treffen. Bei Kompetenzüberschreitungen oder Fehlentscheidungen steht am Ende der/die Inhaber:in dafür ein und übernimmt im Zweifelsfalle die Haftung.

Prokuristen sollten mit größter Sorgfalt agieren, da sie sonst Gefahr laufen sich schadensersatzpflichtig zu machen. Vor einer Haftung bei Insolvenz braucht sich der/die Prokurist:in im Normalfall keine Sorgen zu machen, sofern er/sie sich zurückhält und nicht zu häufig für die potentiell ausfallende Geschäftsführung einspringt.

Arten der Prokura

Wie auch die Handlungsvollmacht kann die Prokura in drei unterschiedliche Arten unterteilt werden:

Einzelprokura

Mit der Einzelprokura darf der/die Prokurist:in den Geschäftsherren allein und eigenverantwortlich vertreten und in dessen Namen handeln. Diese Art der Prokura ist die umfangreichste Form.

Gesamtprokura

Mit der Gesamtprokura wird die Vertretungsmacht auf mehrere Personen verteilt. Als Grundlage dient hier §48 Absatz 2 Handelsgesetzbuch: Der/die Prokurist:in darf nur gemeinschaftlich mit den anderen Prokuristen das Unternehmen vertreten. Sprich: Eine Entscheidung darf nicht vom Einzelnen getroffen werden, sondern nur gemeinsam.

Die Gesamtprokura kann weiter unterteilt werden:

Echte Gesamtprokura

Darf der/die Prokurist:in nicht allein und nur gemeinsam mit weiteren Prokuristen handeln, spricht man von einer echten Gesamtprokura.

Halbseitige Gesamtprokura

Bei der halbseitigen Gesamtprokura handelt es sich um eine Mischform aus Einzelprokura und Gesamtprokura. So gibt es einen oder mehrere Prokuristen mit einer Einzelprokura und mehrere Prokuristen mit einer Gesamtprokura. Letztere dürfen nur gemeinsam handeln, erster ist unabhängig vom Rest.

Unechte Gesamtprokura

Bei dieser Form der Prokura darf der/die Prokurist:in nur in Verbindung mit einem Vorstandsmitglied oder der Geschäftsführung das Unternehmen vertreten.

Filialprokura

Wie der Name Filialprokura schon vermuten lässt, ist diese Art der Prokura auf eine Filiale oder Niederlassung beschränkt. Eine Voraussetzung dafür ist, dass die jeweiligen Niederlassungen selbstständige Unternehmen sind. Sie wird unter §50 Absatz 3 HGB geregelt.

FAQ: Prokura

Was ist der Unterschied zwischen einer Prokura und einer Handlungsvollmacht?

Zwischen der Prokura und der Handlungsvollmacht gibt es elementare Unterschiede: Während die Prokura allumfassend ist, unterliegt die Handlungsvollmacht einer Beschränkung und muss nicht ins Handelsregister eingetragen werden. Auch in der Erteilung unterscheiden sie sich: Eine Handlungsvollmacht darf von einem Handlungsbemächtigten erteilt werden, die Prokura nur von dem/der Inhaber:in oder gesetzlichen Vertreter dessen/derer.

Welcher Beschränkung unterliegt die Prokura?

Der Umfang dieser Vertretungsmacht wird mit der Erteilung festgelegt. So kann eine Beschränkung vorliegen, wenn keine Einzelprokura erteilt wird, sondern beispielsweise eine Filialprokura oder unechte Prokura. Unabhängig ihrer Beschränkung wird sie mit Beschreibung ihres Umfangs und Datum ihrer Erteilung ins HGB eingetragen.

Was ist eine Unterprokura?

Eine Unterprokura ist in Deutschland nach HGB und BGB ausgeschlossen. Prokuristen dürfen nur durch den/die Inhaber:in oder seinen/ihren gesetzlichen Vertreter bestellt werden. Eine Übertragung auf andere Personen oder gar die eigene Bestellung weiterer Prokuristen ist von Gesetzeswegen her nicht zulässig.

Wie wird die Prokura beendet?

Die Prokura kann jederzeit von dem/der Inhaber:in oder seinem/ihrem gesetzlichen Vertreter widerrufen werden. Dieser Widerruf muss auch in das Handelsregister eingetragen werden. Die Prokura kann auch auf natürliche Weise erlöschen: So kann beispielsweise der Arbeitsvertrag des Prokuristen enden, das Unternehmen meldet Insolvenz an oder auch im Todesfall des Bevollmächtigten.

Welche Bedeutung hat die Prokura?

Mit der Prokura wird Mitarbeiter:innen eine umfassende Vertretungsmacht gegeben. Prokuristen erhalten im weitreichenden Umfang Befugnisse, die kaum einer Beschränkung unterliegen. So können Prozesse in der Unternehmensleitung delegiert und beschleunigt werden. Zudem ermöglicht die Prokura Gesellschaftern aktiv die Geschäftsbelange zu regeln.

Was ist eine Passivvertretung?

Bei einer Gesamtprokura dürfen nur die Gesamtzahl der Prokuristen eine Entscheidung treffen. Bei einer einseitigen Handlung reicht es jedoch aus, wenn nur ein:e Prokurist:in davon erfährt. Beispiele dafür sind Kündigungen von Mitarbeiter:innen, der Eingang eines Angebots oder andere einseitige Willenserklärungen.

Was dürfen Prokuristen nicht?

Prokuristen haben eine umfassende Vollmacht über die üblichen Geschäfte des Unternehmens. Davon ausgenommen sind die sogenannten Grundlagengeschäfte. Das sind Geschäfte, die den Bestand einer Gesellschaft betreffen. Grundlagengeschäfte dürfen nur von Gesellschaftern durchgeführt werden. Dazu zählen:

  • Veränderung des Firmennamens oder des Gesellschaftsvertrags
  • Personelle Änderungen bei den Gesellschaftern durchführen
  • Veräußerung von Geschäftsanteilen oder Grundstücken
  • Insolvenz anmelden
  • Verkauf des Unternehmens