Handlungsvollmacht

Das sollten Sie über die Handlungsvollmacht wissen

Die Handlungsvollmacht erlaubt Mitarbeiter:innen eines Unternehmens nach §54 HGB Rechtsgeschäfte im Namen des Kaufmanns abzuwickeln. Sie kann in ihrem Umfang individuell gestaltet werden. Die Erteilung der Handlungsvollmacht erfolgt durch den Kaufmann und kann jederzeit widerrufen werden.

Im täglichen Geschäft gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die von Mitarbeiter:innen übernommen werden. So dürfen Einkäufer:innen Produkte bestellen oder Personalverantwortliche Mitarbeiter:innen einstellen, ohne das die Geschäftsführung oder eine Prokurist:in aktiv werden müssen. Eine Selbstverständlichkeit? Nein! Ermöglicht wird es durch die Handlungsvollmacht.

Was ist eine Handlungsvollmacht?

Eine Handlungsvollmacht ermöglicht es im Daily Business verschiedene Geschäfte abzuwickeln. Sie kann auf verschiedene Geschäftsbereiche begrenzt werden und erlaubt es den Angestellten eigenverantwortlich zu handeln. Die Vollmacht kann vom Prokuristen oder vom Kaufmann selbst erteilt werden. Benötigt wird die Vertretungsmacht zur Entlastung von Führungskräften, die sonst sämtliche Rechtsgeschäfte persönlich abzeichnen müssten.

Achtung: Die allgemeine Handlungsvollmacht ist keine generelle Prokura!

Erteilung der Handlungsvollmacht

Generell gilt: Ein Kaufmann kann Mitarbeiter:innen eine Handlungsvollmacht erteilen, die nicht in das Handelsregister eingetragen werden muss. Doch was genau bedeutet das?

Wer kann eine Handlungsvollmacht erteilen?

Die Handlungsvollmacht kann durch verschiedene Personen erteilt werden: Inhaber, Prokurist, gesetzlicher Vertreter eines Unternehmens oder auch durch Handlungsbevollmächtigte, deren Vollmacht die Erteilung anderer Vertretungsmachten einschließt.

Wie wird die Vertretungsmacht erteilt?

Wie die Erteilung der Vollmacht erfolgt, ist weder im HGB (=Handelsgesetzbuch) noch im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) geregelt. Daher gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Handlungsvollmacht erteilt werden kann.

Möglichkeit 1: Erteilung über den Arbeitsvertrag

Je nach Aufgabengebiet eines/einer Mitarbeiter:in macht es Sinn, die Vollmacht direkt in den Arbeitsvertrag zu integrieren. Hier werden bereits Aufgaben, Funktionsbereiche und das genaue Tätigkeitsprofil näher beschrieben. Daher ist es ratsam, den Umfang der Vertretungsmacht gleich mit aufzunehmen.

Möglichkeit 2: Erteilung mittels Urkunde

Neben der Erteilung durch den Arbeitsvertrag, kann die Vergabe der Handlungsvollmacht auch mittels Urkunde erfolgen. Hierin sollte ebenfalls der genaue Umfang und die Art der Vollmacht definiert werden.

Prinzipiell kann die Vergabe der allgemeinen Handlungsvollmacht auch konkludent – also aus dem Verhalten ableitbar – erfolgen. Empfehlenswert ist es allerdings nicht: Die Handlungsvollmacht sollte immer klar definiert sein. Rechtshandlungen, Geschäfte, etc. sowie Grenzen müssen für beide Seiten deutlich gesetzt sein.

Was ist noch wichtig zu beachten?

Handlungsvollmachten helfen dem Betrieb im Daily Business Geschäfte einfacher und schneller abzuwickeln. Damit auch Geschäftspartner wissen mit wem sie überhaupt verhandeln und Verträge schließen dürfen, sollte immer klar erkennbar sein, wer über eine Handlungsvollmacht verfügt.

Erlöschung der Handlungsvollmacht

Wann eine allgemeine Handlungsvollmacht wieder erlischt, hängt von der Art der Vertretungsmacht ab. Eine Spezialvollmacht erlischt, sobald das entsprechende Geschäft abgewickelt werden konnte. Die Generalhandlungsvollmacht und Arthandlungsvollmacht erlöschen entweder durch den Entzug der Vertretungsmacht durch den Handlungsbevollmächtigten, durch Rückgabe der Urkunde oder durch Ausscheiden aus dem Unternehmen. Auch im Falle einer Insolvenz erlischt die Befugnis für Rechtshandlungen.

Rechtsgrundlage und Haftung

Die Handlungsvollmacht ist im HGB definiert:

§54 HGB: Ist jemand ohne Erteilung der Prokura zum Betrieb eines Handelsgewerbes oder zur Vornahme einer bestimmten zu einem Handelsgewerbe gehörenden Art von Geschäften oder zur Vornahme einzelner zu einem Handelsgewerbe gehöriger Geschäfte ermächtigt, so erstreckt sich die Vollmacht (Handlungsvollmacht) auf alle Geschäfte und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines derartigen Handelsgewerbes oder die Vornahme derartiger Geschäfte gewöhnlich mit sich bringt.

Was genau sagt der Paragraf damit aus? Im Grunde kann jede Person, die von einem Handlungsbevollmächtigten eine Vertretungsmacht ausgestellt bekommen hat, Entscheidungen im Daily Business für einen Betrieb treffen. Im Gegensatz zur Prokura muss die Handlungsvollmacht nicht ins Handelsregister eingetragen werden.

Jede Handlungsvollmacht hat seine Grenzen, die von der bevollmächtigten Person nicht überschritten werden sollten. Kommt es nun zu einem Haftungsfall und der/die Handlungsbevollmächtigte hat nur Rechtshandlungen in seinem erlaubten Rahmen getätigt, haftet der Inhaber des Unternehmens. Nur im Falle der Kompetenzüberschreitung wird der/die Mitarbeiter:in haftbar gemacht.

Arten der Handlungsvollmacht

Handlungsvollmacht ist nicht gleich Handlungsvollmacht: In § 54 Abs. 1 HGB (=Handelsgesetzbuch) werden drei Varianten der Vollmacht definiert.

Generalhandlungsvollmacht

Die Generalhandlungsvollmacht wird auch als allgemeine Handlungsvollmacht bezeichnet. Es ist die umfangreichste Vollmacht und erlaubt Mitarbeiter:innen die Ausführung nahezu aller relevanten Rechtsgeschäfte. Diese Vertretungsmacht kommt der Prokura am nächsten. Besonders für kleinere Unternehmen ist die Erteilung der Vollmacht sinnvoll. So bleiben im Fall der Fälle die Tagesgeschäfte störungsfrei am Laufen, wenn Inhaber oder Prokurist ausfallen.

Beispiel: Ein:e Friseur:in mit Generalhandlungsvollmacht kann sämtliche Rechtsgeschäfte ausführen, die für einen Friseursalon üblich sind. Die/der handlungsbevollmächtigte Mitarbeiter:in kann Farben, Produkte und Co. bestellen. Neue Salonflächen oder neue Darlehen dürfen hingegen nicht gekauft beziehungsweise aufgenommen werden.

Arthandlungsvollmacht

Die gängigste Form der Vollmacht, ist die Arthandlungsvollmacht. Sie erlaubt Mitarbeiter:innen die eigenverantwortliche Ausführung von Rechtsgeschäften in ihrem Handlungsbereich. Je nach Ausgestaltung und Umfang kann hier beispielsweise ein finanzieller Rahmen gesetzt oder auf bestimmte Geschäfte festgelegt werden. So kommt die Arthandlungsvollmacht beispielsweise im Einkauf oder auch in der HR (=Personalabteilung) üblicherweise zum Tragen.

Beispiel: Ein:e Personaler:in darf auf Basis der Arthandlungsvollmacht im Rahmen des vorgegebenen Budgets Gehaltsverhandlungen mit Bewerber:innen führen und den Arbeitsvertrag unterschreiben.

Spezialhandlungsvollmacht

Die Spezialhandlungsvollmacht kommt dann zum Einsatz, wenn es sich um einmalige und konkrete Geschäfte handelt. Ein:e Mitarbeiter:in erhält die Erlaubnis einen konkreten Vertrag oder ein spezielles Geschäft abzuwickeln. Der Umfang umfasst damit eine explizit definierte Handlung. Mit Erfüllung des Vertrages erlischt die Vertretungsmacht wieder.

Beispiel: Ein:e Mitarbeiter:in im Marketing erhält den Auftrag einen Vertrag mit einem Influencer abzuschließen. Nach Vertragsabschluss erlischt diese Vertretungsmacht wieder und weitere Verträge müssen über die/den Handlungsbevollmächtigten abgewickelt werden.

Unterschied Handlungsvollmacht und Prokura

Zwischen der Handlungsvollmacht und der Prokura gibt es elementare Unterschiede. Zwar ähneln sich die allgemeine Handlungsvollmacht und die Prokura in gewisser Weise, doch weisen sie gravierende Unterschiede auf. Die Handlungsvollmacht lässt sich in verschiedene Arten unterteilen, die individuell nach Umfang und Handlungsspielraum gestaltet werden können. Diese sind weder im HGB noch im BGB geregelt. Die Prokura hingegen ist nach §49 HGB klar definiert und muss im Handelsregister eingetragen werden. Eine Übertragung kann bei einer Handlungsvollmacht stattfinden – die Prokura ist nicht übertragbar.

Häufige Fragen zur allgemeinen Handlungsvollmacht

Was darf man alles mit einer Handlungsvollmacht?

Es gibt unterschiedliche Arten der Handlungsvollmacht. Diese ist ausschlaggebend, welche Befugnisse man erhält. Generell dürfen die Handlungsbevollmächtigten Geschäfte abwickeln, wie beispielsweise Bestellungen im Einkauf durchführen.

Warum benötigt man eine Handlungsvollmacht?

Eine Handlungsvollmacht erleichtert den Alltag des Unternehmens. Handlungsbevollmächtigte können in eigener Verantwortung Entscheidungen treffen und Geschäfte abwickeln. Auswirken kann sich eine Handlungsvollmacht auf Rechtsgeschäfte, die Finanz- und Personalpolitik oder auch den Erfolg des Unternehmens.