Versicherungen

Müssen sich Unternehmen versichern?

Wie Privatpersonen sollten sich auch Unternehmen gegen verschiedene Dinge versichern. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass Kosten und Nutzen stets in einem angemessenen Verhältnis stehen sollten. Das gilt sowohl für eine Betriebshaftpflicht- oder eine Unfallversicherung als auch für einen Versicherungsschutz für Systemsicherheit. Das Abschließen von Versicherungen ist Teil der Risikominimierung, die eines der Ziele jedes Unternehmens sein sollte.

Warum Versicherungen abschließen?

Schon die betriebswirtschaftliche Theorie hat in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Unternehmensführung die Pflicht des Unternehmers, die Risiken seines Unternehmens zu minimieren, festgehalten. Risikominimierung bedeutet sicherlich zunächst, die Einrichtung von Abläufen und Verfahren im eigenen Unternehmen so zu gestalten, dass keine Schäden auf das Unternehmen zukommen. Risikovorsorge schließt als Ergänzung jedoch immer die Versicherung möglicher Schäden ein. Wie sind die Kosten der Versicherung zu behandeln, wie die Versicherungszahlungen? Welche Versicherung ist notwendig, um ein gesundes Verhältnis zwischen Kosten und Restrisiko zu erreichen? Diese Fragen sollte sich ein Controller immer stellen.

Welche Kosten entstehen bei einer Versicherung?

Eine Versicherung verursacht Kosten in Form der Versicherungsprämie einschließlich einer Versicherungssteuer. Verbucht werden diese Kosten auf den Kostenkonten der Buchhaltung. Die Natur der Versicherungsleistung und die Bedingungen der Verträge machen es notwendig, dass der Kostenrechner für eine korrekte Kostenzuordnung sowohl sachlich als auch zeitlich eine Abgrenzung vornimmt.

Zeitliche Abgrenzung

Leider sind Versicherungsrechnungen nur sehr schwer den einzelnen Perioden korrekt zuzuordnen.

  • Versicherungsrechnungen beziehen sich auf einen längeren Zeitraum (meist ein Jahr), der mit Start der Versicherung beginnt. Damit ist ein Unterschied zwischen dem Versicherungsjahr und dem Geschäftsjahr des Unternehmens wahrscheinlich.
  • Die Höhe des Versicherungsbeitrages richtet sich oft nach Parametern, die sich erst im Laufe des Jahres ergeben (z. B. Umsatz für Transportversicherung). Damit handelt es sich bei den Versicherungsrechnungen zunächst um Abschlagsrechnungen, die nach Abschluss des Jahres abgerechnet werden.

Die zeitliche Abgrenzung der Versicherungsbeiträge auf die einzelnen Perioden der Kostenrechnung ist damit unumgänglich. Um eine Zuordnung der richtigen Beträge zu erreichen, muss der Kostenrechner die Bedingungen der Versicherungen berücksichtigen. Aus diesen und den Parametern, die im Laufe der Periode angefallen sind, kann dann der zu belastende Versicherungsbeitrag errechnet werden. Ist die Abschlagszahlung höher oder niedriger, kann die Differenz auf einem entsprechenden Konto gebucht werden. Dieses gibt am Ende der Versicherungsperiode den zu korrigierenden Betrag an.

Praxis-Tipp

Auswirkungen der Differenz zwischen Abschlagszahlungen und echten Beträgen prüfen

Prüfen Sie die Auswirkungen der Differenz zwischen den Abschlagszahlungen und den echten Beträgen. Nur wenn die Abweichungen ausreichend groß sind, um das Ergebnis der Kostenrechnung zu verfälschen, sollten Sie den Aufwand für eine Verbuchung exakter Beträge treiben. In vielen Fällen wird die Verwendung der Rechnungsbeträge ausreichend sein.

Sachliche Zuordnung

Auch Versicherungskosten müssen den Verursachern möglichst gerecht zugeordnet werden. Die Möglichkeit dazu ist je nach Versicherungsart bzw. je nach dem versicherten Risiko unterschiedlich gegeben. Nur wenige Versicherungen lassen sich direkt den Kostenträgern zuordnen. Die meisten Versicherungskosten sind Gemeinkosten, die über die Kostenstellenrechnung verrechnet werden müssen. Einige Beispiele dazu:

Versicherungverrechnet aufGrundlageBeispiel
BetriebshaftpflichtversicherungUnternehmenpauschalUnternehmensleitung
BetriebsunterbrechnungsversicherungUnternehmenlaufende KostenProzentsatz vom Umsatz
Transportversicherung (ausgehend)KostenträgerUmsatz/RegionProzentsatz vom Umsatz
Transportversicherung (eingehend)KostenstelleWarenwertEinkauf
ProdukthaftpflichtversicherungKostenträgerUmsatz/RegionUmsatz des Produktes in den USA
GebäudeversicherungKostenstelleWert des GebäudesGrundstücke und Gebäude
DatenträgerversicherungKostenstellepauschalInformationsverarbeitung
FirmenrechtsschutzversicherungKostenstellepauschalUnternehmensleitung
Kfz-VersicherungKostenstelleje nach genutztem FahrzeugFuhrpark

Tab. 1:   Zuordnung von Versicherungskosten

Sind Versicherungskosten fix oder variabel?

Der Einfachheit halber wird in vielen Kostenrechnungen mit fixen Versicherungsbeiträgen gearbeitet. Dies ist verständlich, wenn der Anteil der variablen Versicherungsbeiträge gering ist. Der Kostenrechner muss sich jedoch darüber im Klaren sein, dass viele Versicherungen in ihren Kosten von der Leistung des Unternehmens, also vom Umsatz, abhängig sind. Die Prämie für die Transportversicherung, die Produkthaftpflichtversicherung oder die Betriebsunterbrechungsversicherung wird in der Regel zumindest teilweise von der zu versichernden Leistung, also dem Umsatz, abhängig berechnet. Komplex wird die Aufgabe der richtigen Einteilung dann, wenn ein weiterer Parameter hinzu kommt. So ist die Prämie der Produkthaftpflichtversicherung, die den Umsatz in den USA betrifft, wesentlich höher als die Prämie für die Umsätze in Deutschland.

Damit wird klar, dass die Versicherungsbeiträge nicht immer fix sind. Gerade die Versicherungen, die hohe Kosten verursachen, beinhalten meist auch variable Teile. Die Kosten der Versicherungen als grundsätzlich fix anzugeben, ist daher falsch. Bei der Berechnung der Fixkosten einer Kostenstelle können weitere Versicherungen entdeckt werden, deren Kosten in Abhängigkeit von der Leistung der Stelle schwanken. Kfz-Versicherungen sind abhängig von der Anzahl der Fahrzeuge, Datenträgerversicherungen vom Volumen der verarbeiteten Daten.

Wie behandelt man Zahlungen einer Versicherung?

Die bei einem Schadensfall im Unternehmen entstehenden Kosten werden in vielen Fällen nicht im Betriebsergebnis berücksichtigt. Der Brand in der Fertigungshalle gehört kaum zum betrieblichen Auftrag des Unternehmens. Dessen Auswirkungen gehören also in die außerordentlichen Aufwendungen oder in das neutrale Ergebnis. Entschädigungszahlungen aus einer Versicherung müssen daher auch außerhalb des Betriebsergebnisses gebucht werden. Damit ist die Kostenrechnung nicht von Schäden und Versicherungszahlungen betroffen.

Wenn die Versicherung weniger zahlt als an Aufwand im Unternehmen zur Behebung des Schadenfalles entstanden ist, entsteht ein außerordentlicher Verlust. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn eine Selbstbeteiligung des Versicherungsnehmers vereinbart wurde. Diese Vereinbarung senkt zwar die Kosten, die in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht werden. Die Selbstbeteiligung im Schadensfall hat jedoch keine Auswirkungen auf das Betriebsergebnis.

Zahlt die Versicherung mehr als an Aufwand im Unternehmen zur Behebung des Schadenfalles entstanden ist, entsteht ein außerordentlicher Gewinn. Das geschieht immer dann, wenn Vermögensgegenstände vernichtet worden sind, die stille Reserven beinhaltet haben. Der Buchwert des bei einem Verkehrsunfall zerstörten Pkw kann erheblich unter dem Zeitwert liegen, sodass die Versicherungszahlung zu einem entsprechenden Gewinn führt. Auch dieser wird außerhalb des Betriebsergebnisses verbucht, sodass in der Kostenrechnung keine Auswirkungen zu spüren sind.

Wie lassen sich Versicherungskosten senken?

Die Versicherungskosten beinhalten in der Regel ein Potenzial, das der Kostenrechner bei intensiver Beschäftigung mit dieser Kostenart zur Senkung nutzen kann. Selbstverständlich muss zunächst festgestellt werden, welche Versicherungen für das Unternehmen notwendig sind und welche überflüssig.

Praxis-Tipp

Versicherungsbestand anpassen

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist das Thema Versicherungen oft aus der Historie heraus zu betrachten. Viele Versicherungen wurden aufgrund von persönlichen Beziehungen abgeschlossen, notwendig sind sie heute jedoch nicht mehr unbedingt. Durchforsten Sie Ihren Versicherungsbestand und senken Sie die Versicherungskosten durch das Streichen unsinniger und die Anpassung unsinnig hoher Versicherungen.

Weitere Möglichkeiten, die Versicherungskosten zu senken, finden sich in folgenden Punkten:

  • Die Vereinbarung einer sinnvollen Eigenbeteiligung kann die Versicherungsprämie erheblich senken. Außerdem wird auch der Verwaltungsaufwand im Unternehmen reduziert, da Bagatellschäden nicht mehr versicherungsgerecht aufgenommen werden müssen.
  • Versicherungsmakler arbeiten für den Versicherungsnehmer und können in kleinen und mittleren Unternehmen die Versicherungsleistungen dem Wachstum anpassen. Eine erste Untersuchung der vorhandenen Verträge auf mögliches Sparpotenzial ist in der Regel kostenlos.
  • Die Liberalisierung des Versicherungsmarktes hat auch ausländischen Versicherungsgesellschaften mit oft wesentlich günstigeren Konditionen den Zugang zum deutschen Markt ermöglicht. Es ist jedoch auf die sonstigen Bedingungen zu achten, die nicht immer mit den deutschen Verträgen übereinstimmen.
  • Kleine Risiken können gesammelt und einer Versicherungsgesellschaft angeboten werden. Dadurch entsteht ein interessantes Risiko, das zu günstigen Prämien führen kann.
  • Hohe Risiken können kleinere Gesellschaften, die günstige Prämien anbieten, überfordern. Es gibt die Möglichkeit, wachsende Risiken zu splitten und mehreren Gesellschaften anzubieten. Es ist üblich, dass eine der Gesellschaften die Führungsrolle übernimmt.

Praxis-Tipp

Zusammenarbeit mit einem Versicherungsmakler

Die meisten der Tipps zur Senkung von Versicherungskosten überfordern den Kostenrechner und den Unternehmer, die beide andere Aufgaben haben. Ein Versicherungsmakler ist auf diese Fälle spezialisiert und kann Ihnen wichtige Hilfestellungen geben. Außerdem sparen Sie umfangreiche Verwaltungskosten, wenn sie mit einem Makler zusammenarbeiten. Er ist Ihr einziger Ansprechpartner für Prämienberechnung und Schadensfälle.