Kostenstellenrechnung

Definition Kostenstellenrechnung

Alle Kosten, die in einem Unternehmen anfallen, werden unter bestimmten Gesichtspunkten festgehalten. Üblicherweise werden sie einem bestimmten Produkt zugeordnet. Ist dies nicht möglich, werden sie meist unter den Stellen subsumiert, die sich für ihre Entstehung verantwortlich zeichnen. Daraus resultiert die Kostenstellenrechnung. Sie vereint die so gesammelten Gemeinkosten in mehreren Stellen, die so gut nachvollzogen werden können. Dies erleichtert die Überwachung und die Optimierung von Prozessen. Die Kostenstellrechnung gehört daher neben der Kostenträgerrechnung zu den wichtigsten Verfahren des Controllings.

1 Kostenstelle – was ist das?

Unter einer Kostenstelle versteht man eine organisatorische Einheit. Dieser werden Kosten und Leistungen zugeordnet, die wiederum für die Kostenstellenrechnung relevant sind. Achten Sie bei der korrekten Zuordnung darauf, dass sie die Kosten dort erfassen, wo sie entstehen. Alle Kostenstellen werden im sogenannten Kostenstellenplan zusammengeführt. Dieser kann beispielsweise so aussehen:

Abb. 2:  Exemplarischer Kostenstellenplan

Bei der Bildung von Kostenstellen sollten Sie die folgenden Dinge beachten:

  • Es gibt üblicherweise fünf Kostenbereiche: Material, Fertigung, Vertrieb, Verwaltung, Allgemeines
  • Es gibt verschiedene Arten von Kostenstellen: Haupt-, Neben- und Hilfskostenstellen
  • Achten Sie darauf, dass Sie gleichartige Vorgänge zusammen verbuchen, beispielsweise die Anschaffung von zwei neuen Autos. Unter diese Kostenstellen sollte dann aber nur der Fuhrpark verbucht werden.
  • Einer Kostenstelle sollte jeweils nur ein Mitarbeiter vorstehen. Vermeiden Sie Überschneidungen.

2 Warum gibt es die Kostenstellenrechnung?

Die Gemeinkosten machen einen nicht zu verachtenden Teil aller anfallenden Kosten in einem Unternehmen aus. Um hier den Überblick zu behalten, sollten Sie auf die Kostenstellenrechnung zurückgreifen. Sie zeigt Ihnen, in welchem Bereich Ihres Unternehmens Kosten anfallen und wo Sie eventuell Einsparungen vornehmen können. Eine Gewinnermittlung kann dabei wie folgt aussehen:

ohne Kostenstellenrechnungmit Kostenstellenrechnung
ProduktEigenmarkeFremdmarkeEigenmarkeFremdmarke
Stück100.000250.000100.000250.000
Preis/Stück3,501,403,501,40
Erlös350.000,00350.000,00350.000,00350.000,00
Einzelkosten100.000,00250.000,00100.000,00250.000,00
Gemeinkosten150.000,00150.000,00250.000,0050.000,00
Stückkosten2,501,603,501,20
Gewinn / Stück1,00-0,200,000,20

Tab. 1:  Gewinnermittlung im Vergleich

Damit wird der Gewinn pro Stück unter Berücksichtigung von Einzel- und Gemeinkosten für die Fremdmarke negativ. Anhand der Kostenstellenrechnung wird jetzt festgestellt, dass ein großer Teil der Gemeinkosten für das Marketing der eigenen Marke und für den Außendienst anfallen. Beide Kostenstellen arbeiten nicht für das Produkt, das über den Großabnehmer vertrieben wird. Demnach fallen für das Produkt der Eigenmarke 250.000 EUR an Gemeinkosten an, für das der Fremdmarke nur 50.000 EUR. Jetzt zeigt sich, dass der Stückgewinn bei der Eigenmarke Null ist und nur die Fremdmarke einen Gewinn erwirtschaftet.

Die Kostenstellenrechnung ermöglicht eine korrekte Zuordnung von Gemeinkosten zu Kostenträgern entsprechend den Leistungen, die diese von den Kostenstellen beziehen. Dies geschieht durch die Ermittlung von Zuschlagssätzen für die Kalkulation.

Verantwortung von Gemeinkosten

Jede Kostenstelle hat einen verantwortlichen Leiter, der durch sein Handeln die dort entstehenden Kosten beeinflussen kann. Damit sind die für das Unternehmen indirekten Kosten für die Kostenstellenverantwortlichen direkte Kosten. An der Höhe dieser Kosten wird der Mitarbeiter gemessen. Das schafft Kostenverantwortung und führt zu Aktivitäten, die eine Reduktion zur Folge haben.

Planung der Gemeinkosten

Durch die Verteilung der Gemeinkosten auf die Kostenstellen werden die Parameter, die die Höhe der Kosten bestimmen, bekannt. Es wird möglich, die notwendigen Leistungen der Kostenstellen aus dem Planungssystem des Unternehmens zu berechnen und in Abhängigkeit davon die Kosten der Kostenstellen zu planen. Gemeinsam mit der geschaffenen Verantwortung kann eine Budgetierung der Beträge aufgebaut werden. Die Gemeinkosten werden durch die Kostenstellenrechnung plan- und kontrollierbar.

3 Wie ist die Vorgehensweise in der Kostenstellenrechnung?

Die Kostenrechnung erhält aus der Buchhaltung die dort verbuchten Kosten mit Angabe von Kostenart und Betrag. Die Kostenrechnung ermittelt daraus die direkten Kosten und bucht sie über die Kostenträgerrechnung auf die einzelnen Produkte. Übrig bleiben die Gemeinkosten für die Kostenstellenrechnung.

Sammeln der Gemeinkosten

Die in Bezug auf das Produkt indirekten Kosten können in der Regel in einen direkten Bezug zu einer Kostenstelle gesetzt werden. Die aus der Buchhaltung übernommenen Beträge werden entsprechend aufgeteilt. Die Kostenstelle dient dabei als Sammelstelle für die Beträge.

Praxis-Tipp

Buchungsaufwand durch IT-Unterstützung reduzieren

In den modernen IT-Anwendungen für das Rechnungswesen erfolgt die Zuordnung der Kosten zu Kostenstellen bereits in der Buchhaltung. Integrierte Systeme liefern die notwendigen Angaben aus vorgelagerten Bereichen (z. B. der Bestellung des Einkaufs). In diesen Fällen können diese aus den Stammdaten entnommen werden, was eine erhebliche Reduktion Ihres Buchungsaufwandes in der Kostenrechnung bedeutet.

Verteilen der Hilfskostenstellen

Die in der Kostenstellenrechnung ermittelten Zuschlagssätze in der Kalkulation beziehen sich auf die Fertigungslöhne, das Fertigungsmaterial und die Herstellkosten (für die Verwaltung und den Vertrieb). Nicht alle Kostenstellen stehen in Bezug zum Lohn und zum Material. Diese Hilfskostenstellen werden vor der Ermittlung der Zuschlagssätze abgeschlossen und die dort gesammelten Kosten auf die anderen Kostenstellen verteilt. Dies geschieht anhand von Schlüsseln, die Leistungen der Hilfskostenstellen für die empfangenden Kostenstellen zuordnen.

Als Beispiel kann die Hilfskostenstelle Fuhrpark genannt werden. Diese Kostenstelle erbringt Leistungen für viele andere Bereiche im Unternehmen. Die gesammelten Kosten stehen aber nicht im direkten Bezug zu Löhnen oder Material. Zum Ende der Periode wird also ermittelt, wie hoch die dort angefallenen Kosten sind. Als Schlüssel für die Verteilung dieser Fuhrparkkosten bietet sich die Kilometerleistung an. Im Laufe der Periode wird festgehalten, wie viele Kilometer die Fahrzeuge des Fuhrparks für die jeweils anderen Kostenstellen gefahren sind. Entsprechend werden die Kosten umgelegt. Typische andere Hilfskostenstellen sind Grundstücke und Gebäude, Energieerzeugung, Werkstatt, Logistik, EDV.

Elemente der Kostenstellenrechnung

Damit wird klar, dass die Kostenstellenrechnung aus zwei Elementen besteht: der Kostenstelle und dem Betriebsabrechnungsbogen (BAB), der die Verteilung der Hilfskostenstellen auf die empfangenden Kostenstellen übernimmt (s. Abb. 1).Verteilung der Kosten auf das Produkt

Abb. 1:  Verteilung der Kosten auf das Produkt

4 Was ist ein Betriebsabrechnungsbogen?

Die im Laufe der Periode angefallenen Gemeinkosten werden auf die einzelnen Kostenstellen gebucht. Am Ende der Periode steht also fest, wie viele Kosten, die nicht direkt dem Produkt zugeordnet werden können, in den einzelnen Stellen entstanden sind. Ziel der Kostenstellenrechnung ist es, diese Kosten über Zuschlagssätze auf die Produkte zu verteilen.

Zuschlagssätze

Mithilfe des BAB werden diese Zuschlagssätze ermittelt. Für prozentuale Zuschläge sind Bezugsgrößen notwendig. Die verteilten Kosten müssen mit den Bezugsgrößen in einem sinnvollen Zusammenhang stehen. Daher werden folgende Zuschlagssätze ermittelt:

  • Fertigungsgemeinkostenzuschlag: Die Bezugsgröße für die Verteilung der Fertigungsgemeinkosten (FGK) ist der Anteil an Fertigungslöhnen in den Produktkosten. Diese Fertigungslöhne werden direkt ermittelt. Verteilt werden alle Gemeinkosten, die in den Fertigungskostenstellen anfallen. Logisch können verschiedene Zuschlagssätze für die Fertigungsgemeinkosten ermittelt werden. Voraussetzung ist, dass die Fertigung in logisch unterschiedliche Bereiche eingeteilt werden kann und dass diese Einteilung sich auch in den direkten Lohnkosten der Produkte wiederfindet. So benötigen die Zuschlagssätze für Fertigungsbereich A und B die direkten Lohnkosten aus den Bereichen A und B im Produkt. Der Vorteil ist die realistischere Verteilung der Gemeinkosten.
  • Materialgemeinkostenzuschlag: Die Materialgemeinkosten (MGK) fassen die indirekten Kosten zusammen, die durch die Beschaffung und Lagerung der Materialien entstehen. Verteilt werden sie auf der Grundlage des im Produkt enthaltenen Materialwertes. Produkte mit hohen Materialkosten tragen große Anteile der Gemeinkosten, Produkte mit niedrigen Materialanteilen geringe Anteile an Gemeinkosten. Eine Trennung der Materialgemeinkostenzuschlagssätze (z. B. in Material mit geringem und hohem Beschaffungsaufwand) widerspricht dem System nicht, findet sich in der Praxis jedoch kaum. Der Aufwand für die Erfassung der Gemeinkosten entsprechend dieser Einteilung ist meist zu hoch.
  • Vertriebsgemeinkostenzuschlag: Die im Vertrieb anfallenden Gemeinkosten werden auf der Grundlage der Herstellkosten verteilt. Dazu müssen diese vorher ermittelt werden. Die Zuschläge für die FGK und MGK bilden aus diesem Grund die erste Stufe der Zuschlagsermittlung. Die Bezugsgröße „Herstellkosten“ als Grundlage für die Verteilung von Vertriebsgemeinkosten (VertrGK) stammt aus der wissenschaftlichen Literatur und ist allgemein üblich. Realistisch ist dies in den seltensten Fällen.
  • Verwaltungsgemeinkostenzuschlag: Auch für die Verwaltungsgemeinkosten (VerwGK) werden die Herstellkosten als Bezugsgröße eingesetzt. Der grundsätzlich fehlende Bezug zur Realität gilt auch hier. Ein besserer Schlüssel kann jedoch in vielen Fällen nicht mit vertretbarem Aufwand gewählt werden.

Praxis-Tipp

Verwaltungs- und Vertriebskosten vermeiden

Versuchen Sie soweit wie möglich, die VertrGK und die VerwGK auf andere Kostenstellen zu verteilen. Es ist üblich, z. B. im Hinblick auf die Verwaltung die Kosten für die Personalabteilung direkt den Kostenstellen (Schlüssel: Anzahl Mitarbeiter, Lohnsumme etc.) zuzuordnen. Damit bleiben Ihnen im Vertrieb und in der Verwaltung geringe Beträge, die eine Suche nach einem besseren Schlüssel als den Herstellkosten nicht mehr rechtfertigen.

Die Verteilung

Die Notwendigkeit, die Gemeinkosten der Kostenstellen über die besprochenen Bezugsgrößen zu verteilen, macht deutlich, dass eine Zuordnung aller Gemeinkosten zu Fertigungskostenstellen, Materialkostenstellen, Vertriebs- und Verwaltungskostenstellen notwendig ist. Andere Kostenstellen können nicht entsprechend den Zuschlagssätzen verrechnet werden und werden auf die Endkostenstellen verteilt. Dies geschieht im BAB.

Die Verteilung der Vorkostenstellen (z. B. Fuhrpark, Energieerzeugung, Grundstücke und Gebäude, Arbeitsvorbereitung) auf die Endkostenstellen erfolgt anhand von Schlüsseln. Kosten der Stelle Grundstücke und Gebäude werden meist nach den benötigten Quadratmetern der empfangenden Kostenstelle verteilt, die Fuhrparkkosten anhand der gefahrenen Kilometer. Individuelle Schlüssel, die auch mehrere Parameter umfassen können, sind denkbar und üblich, erhöhen jedoch den Aufwand für die Kostenstellenrechnung. Die Schlüssel sollten einen Bezug zur Leistung der abgebenden Kostenstellen haben und die dort entstehenden Kosten beeinflussen. Die Kosten der Vorkostenstelle müssen feststehen, bevor sie verteilt werden können. Damit entsteht ein schrittweises Vorgehen.

Praxis-Tipp

Aufwand für interne Leistungsverrechnung prüfen

Sie werden immer wieder Situationen finden, in denen zwei oder mehrere Kostenstellen sich gegenseitig mit Leistungen beliefern. So erbringt der Fuhrpark z. B. Leistungen für die Personalabteilung und diese wiederum verwaltet die Mitarbeiter des Fuhrparks. Einfache Verteilungsmechanismen scheitern hier, da keine der beiden Stellen abgeschlossen werden kann, ohne die Abschlusswerte der anderen. Die in der Literatur und einigen Anwendungsprogrammen vorhandenen Lösungen sind oft aufwändig. Sie müssen entscheiden, ob der Aufwand im Einzelfall gerechtfertigt ist. Alternativ können Sie auch Pauschalen oder Planwerte verrechnen.

Praxis-Beispiel

Kostenverrechnung mit BAB

Der Beispiel-BAB (s. Abb. 3) zeigt die Ermittlung der Fertigungsgemeinkostenzuschlagssätze für die Produktionsbereiche Fertigung und Montage, des Materialgemeinkostenzuschlagssatzes und der Zuschlagssätze für die Vertriebs- und die Verwaltungsgemeinkosten. Im ersten Schritt werden die Gemeinkosten aller Kostenstellen ermittelt (oberes Drittel des BAB). Im zweiten Schritt erfolgt die Verteilung mit mehreren Teilschritten. Zunächst wird die Kostenstelle Gebäude aufgrund der genutzten Quadratmeter verteilt, dann die Stelle Fuhrpark auf die verbleibenden Kostenstellen aufgrund der Kilometernutzung. Die Fertigungshilfskostenstellen Arbeitsvorbereitung und Werkstatt werden auf die Fertigungskostenstellen Fertigung und Montage verteilt. Damit ist die Verteilung abgeschlossen (mittleres Drittel des BAB). Im unteren Drittel des BAB werden die Zuschlagssätze ermittelt.

Abb. 3:  Beispiel BAB

5 Wie sieht die tägliche Praxis aus?

Die Kostenstellenrechnung hat Auswirkungen auf die tägliche Arbeit des Kostenrechners. Auch die Kostenstellenleiter werden immer wieder mit den Anforderungen und Ergebnissen der Kostenstellenrechnung konfrontiert. Besonders auf die notwendigen zusätzlichen Erfassungen bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen muss geachtet werden.

Die Buchung der Eingangsrechnungen

In Unternehmen ohne Kostenstellenrechnung werden die Eingangsrechnungen der Gemeinkosten nach Kostenarten differenziert und auf die entsprechenden Kostenkonten in der Buchhaltung gebucht. Die Werte dieser Konten werden dann an die Kostenrechnung für das interne Rechnungswesen weitergegeben und dort verarbeitet. Das ist bei einer Kostenstellenrechnung nicht möglich. Die neuen Informationen dieser Kostenrechnungsaufgabe müssen bezahlt werden mit zusätzlichem Aufwand bei der Verbuchung der Rechnungen.

So wird der Verbrauch von Hilfsmaterial, das dem Lager entnommen wird, ohne die Berücksichtigung von Kostenstellen einmal monatlich in einer Summe auf das Kostenkonto „Hilfsmaterial“ verbucht. In einer Kostenstellenrechnung wird in der Materialwirtschaft die Entnahme von Hilfsmaterial für jede Kostenstelle separat festgehalten. Eine separate Verbuchung der Kosten wird notwendig. Aus einer Buchung werden mehrere, der Aufwand vervielfacht sich. Doch wer muss diesen Aufwand tragen? Drei Stellen sind denkbar:

  • Die Kostenrechner könnten die Sammelbuchung aus der Buchhaltung anhand von zusätzlichen Belegen auseinander nehmen und die Einzelbeträge je Kostenstelle manuell buchen. Das bedeutet, dass sich neben der Buchhaltung auch der Kostenrechner noch einmal mit der Rechnung oder dem Entnahmebeleg beschäftigen muss. Außerdem kommt es bei getrennten Verbuchungen immer zu Fehlern, die einen entsprechenden Abstimmungsaufwand verursachen. Diese Lösung ist also nur zu verantworten, wenn die notwendigen Informationen in der Buchhaltung noch nicht vorliegen (z. B. weil der Schlüssel zur Verteilung einer Rechnung auf die Kostenstellen noch nicht vorliegt).
  • Demnach erfolgt die separate Verbuchung in der Buchhaltung. Das bedeutet, dass die Zuordnung von Gemeinkosten zu Kostenstellen bekannt sein muss. Bewährt hat sich, die entsprechenden Informationen auf der Rechnung oder dem Beleg anzuführen, sodass beim Buchen zügig verarbeitet werden kann.
  • In modernen IT-Anwendungen wird in der Buchhaltung nur noch wenig manuell verbucht. Die Eingangsrechnungen kommen direkt aus der Rechnungsprüfung oder dem Einkauf, Kostenbelege aus dem Unternehmen werden über digitale Schnittstellen verbucht. Es ist daher notwendig, die für die Verteilung auf Kostenstellen notwendigen Informationen bereits in den Fachabteilungen (Einkauf, Bestellwesen, Materialwirtschaft) zu erfassen.

Praxis-Tipp

Verwaltungsprozesse optimieren

Nehmen Sie frühzeitig Einfluss auf die Veränderung von Abläufen in der Verwaltung Ihres Unternehmens. Wenige Handgriffe können oft ohne großen Aufwand dafür sorgen, dass die für Sie notwendigen Informationen aus den Stammdaten oder den Erfassungen in den Belegen automatisch ergänzt werden. Sie minimieren damit Ihren Aufwand.

Die Budgetierung

Die für die Mitarbeiter spürbarste Auswirkung der Kostenstellenrechnung ist die Möglichkeit zur Kostenkontrolle. Durch die Einrichtung von Kostenstellen (s. Tab. 2) wird der große Gemeinkostenblock übersichtlicher und es wird Verantwortung geschaffen. Erklärungen für negative und positive Entwicklungen werden verlangt. Die Kostenstellenrechnung ist die grundlegende Voraussetzung für die Budgetierung. Dort schließt der Kostenstellenverantwortliche eine Vereinbarung über die Höhe der Kosten seines Bereiches in der kommenden Planperiode. Die Entwicklung wird regelmäßig beobachtet, Abweichungen müssen analysiert werden.

212 Kostenstellenabrechnung Juli 01
Kostenstelle:212Montage
Verantwortlicher:Frau Jahr
KostenartPlanIstAbw. EURAbw. %Plan kum.Ist. kum.Abw. EURAbw. %
Löhne4.5204.200-320-7,130.00027.410-2.590-8,6
Gehälter6.4206.42000,045.00041.800-3.200-7,1
Lohnnebenkosten3.2503.186-64-2,023.00021.852-1.148-5,0
Abschreibungen2.5002.50000,017.50017.50000,0
Finanzierungskosten32032000,02.2402.200-40-1,8
Dienstleistungen1000-100-100,01.000543-457-45,7
Summe Kosten17.11016.626-484-2,8118.740111.305-7.435-6,3
Umlage Gebäude6.1516.15100,043.05743.05700,0
Umlage Fuhrpark5005676713,44.0004.58058014,5
Umlage AV10.0009.559-441-4,450.00050.8508501,7
Umlage Werkstatt5.0009.1334.13382,740.00053.50013.50033,8
Kostenstellenkosten38.76142.0363.2758,4255.797263.2927.4952,9

Tab. 2:  Exemplarische Kostenstellenabrechnung

Die Kalkulation

Die Kostenstellenrechnung hat direkte Auswirkungen auf die Kalkulation, da diese die dort ermittelten Zuschlagssätze verwendet (s. Tab. 3). Produkte mit hohem Fertigungs- oder Materialanteil werden mit höheren Kosten belastet als die Produkte mit geringerer Inanspruchnahme der dazu gehörenden Abteilungen. Damit führt die Kostenstellenrechnung zu einer gerechteren Verteilung der Gemeinkosten auf die Produkte.

Kalkulation Produkt 4711x
EUR
Fertigungskosten 21115,28
Fertigungsgemeinkosten57,4 %8,77
Fertigungskosten 2127,85
Fertigungsgemeinkosten53,8 %4,22
Materialkosten25,89
Materialgemeinkosten12,0 %3,11
Herstellkosten65,12
Verwaltungsgemeinkosten7,4 %4,82
Vertriebsgemeinkosten11,9 %7,75
Stückkosten77,69
Gewinnaufschlag4,9 %3,81
Verkaufspreis (netto)81,50

Tab. 3:  Kalkulationsschema

Praxis-Tipp

Auf Wirtschaftlichkeit achten

Eine Kostenstellenrechnung erfordert einen großen Aufwand. Doch ohne die korrekte Verteilung von Gemeinkosten auf Produkte und verantwortliche Stellen kann eine Kontrolle der Gemeinkosten nicht gewährleistet werden. Sie können den Aufwand reduzieren, indem Sie die Einrichtung der Kostenstellenrechnung nicht zufällig wachsen lassen. Legen Sie frühzeitig Ziele fest und gestalten Sie die Kostenstellenrechnung entsprechend. Die Praxis zeigt, dass auch die Überprüfung bestehender Kostenstellensysteme erhebliches Rationalisierungspotenzial aufzeigt.

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