Kostenartenrechnung

Die Aufgaben der Kostenartenrechnung

Die Kostenartenrechnung ist ein Teil der Kostenrechnung bzw. Kosten- und Leistungsrechnung. In ihr werden alle Kosten nach Arten gegliedert, um die Kostenrechnung besser zu strukturieren. Innerhalb der Kostenrechnung dient die Kostenartenrechnung als Grundstein für weitere Berechnungen.

Die Definition der Kostenartenrechnung

Die Kostenartenrechnung dient dazu, Informationen über die Entwicklung einzelner Kostenarten bereitzustellen. Allerdings ist die Kostenartenrechnung nur ein Teil der Kosten- und Leistungsrechnung. Die Funktion der Kostenartenrechnung ist deshalb in erster Linie, die Grundlage für die nachfolgenden Berechnungen innerhalb der Kosten- und Leistungsrechnung zu legen.

Wie der Name schon sagt, geht es bei der Kostenartenrechnung um die Arten der Kosten. Das bedeutet konkret, dass die Kostenartenrechnung herausfinden will, welche Kosten in Ihrem Unternehmen angefallen sind, um diese Kosten im Detail nachzuvollziehen.
Damit stellt die Kostenartenrechnung die Grundlage für die gesamte Kosten- und Leistungsrechnung dar, die in drei Teile gegliedert ist. Die Kostenartenrechnung bildet den ersten Teil.

Für sich gesehen ist die Kostenartenrechnung aber schon sehr aussagekräftig. So können Sie beispielsweise feststellen, ob bestimmte Prozesse ungewöhnlich hohe Kosten verursachen oder wie viele Energiekosten für die Herstellung eines bestimmten Produkts entstehen.

Die Aufteilung der Kosten- und Leistungsrechnung

Der erste Teil der Kosten- und Leistungsrechnung ist wie gesagt die Kostenartenrechnung, die die grundsätzlichen Kosten bestimmt. Durch die Erfassung und Abgrenzung der Kosten bringt die Kostenartenrechnung System in die gesamte Anzahl der entstandenen Kosten. Dieses System benötigt die Kosten- und Leistungsrechnung im weiteren Verlauf für die beiden weiteren Teile.

Den zweiten Teil bildet die Kostenstellenrechnung. Hier werden die Kosten auf die Kostenstellen bzw. Unternehmensbereiche verteilt. Das heißt, die Kostenstellenrechnung stellt fest, wo in Ihrem Unternehmen die Kosten angefallen sind.

Der dritte Teil ist die Kostenträgerrechnung. Darüber werden die Kosten einzelnen Produkten oder Verursachern zugeordnet. Die Kostenträgerrechnung führt die Einzelkosten und die Gemeinkosten den einzelnen Kostenträgern zu.

Damit die Kostenträgerrechnung die Kosten zuordnen kann, müssen diese erst ermittelt werden. Deshalb ist der Ablauf der Kosten- und Leistungsrechnung so wichtig. Die Kostenartenrechnung erfasst die Einzelkosten, die Kostenstellenrechnung erfasst die Gemeinkosten und die Kostenträgerrechnung verteilt sie auf die Produkte und Dienstleistungen.

Schema der Kostenartenrechnung

Die Kostenartenrechnung sortiert die gesamten Kosten Ihres Unternehmens in verschiedene Bereiche. Dadurch werden die Kosten zuordenbar und es ist nachvollziehbar, welche Kosten angefallen sind. Jeder Kostenbetrag kann einer Kostenart zugeteilt werden. Dafür müssen die Kostenarten aber exakt definiert werden. Ansonsten kommt es zu Überschneidungen oder bestimmte Kosten müssen ausgelassen werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Kostenartenrechnung zu gliedern. Wichtig ist dabei, dass die Kostenarten vier Eigenschaften für die Kostenartenrechnung erfüllen:

  • Einheitlichkeit – jeder Kostenpunkt muss einer Kostenart zugewiesen werden und es darf keine Überschneidungen geben
  • Vollständigkeit – alle Kosten müssen erfasst werden
  • Eindeutigkeit – alle Kostenarten müssen eindeutig definierbar sein
  • Wirtschaftlichkeit – das Ausmaß der Kalkulation muss in Relation zu den verursachenden Kosten stehen

Die Werte für die Kostenartenrechnung erhalten Sie üblicherweise aus der Buchhaltung, wo sie in verschiedenen Konten erfasst werden. Sie können Konten und Kostenarten aufeinander abstimmen, um sich den reibungslosen Übergang der Finanzbuchhaltung in die Kosten- und Leistungsrechnung zu erleichtern.

Ein Schema der Kostenzuordnung kann so aussehen:

Schema der Kostenzuordnung

Abb. 1:  Schema der Kostenzuordnung

Wie viele Kostenarten Sie in Ihrem Schema erhalten, hängt stark von der Herangehensweise ab. Es gibt zahlreiche Methoden, die Kostenarten für die Berechnung zu gliedern. Einige der bekanntesten und gängigsten stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Gliederung nach Produktionsfaktoren

Bei dieser Gliederungsform stehen die Faktoren im Fokus, die die Kosten verursacht haben. Mit Faktoren sind dabei einzelne, messbare Einheiten gemeint, die in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielen. Die einzelnen Faktoren sind:

  • Personalkosten – alle Kosten, die durch das Personal verursacht werden, wie Löhne und Gehälter
  • Materialkosten – alle Kosten, die durch den Kauf und die Lagerung von Waren zur Verarbeitung entstehen
  • Dienstleistungskosten – alle Kosten, die durch Dienstleistungen in Ihrem Unternehmen entstanden sind, wie beispielsweise Reparaturen oder Wartungsarbeiten
  • Kapitalkosten – alle Kosten, die Ihnen für das zur Verfügung gestellte Kapital entstehen
  • Raumkosten – alle Kosten für Gebäude und Räumlichkeiten wie zum Beispiel die Miete
  • kalkulatorische Kosten – alle sogenannten fiktiven Kosten, denen kein direkter Aufwand gegenübersteht, wie beispielsweise Abschreibungen

Auf diese sechs Kostenarten können Sie alle anfallenden Kosten in Ihrem Unternehmen verteilen. Der Bezug ist bei dieser Gliederung relativ leicht herzustellen. Denken Sie einfach immer darüber nach, in welcher Form die Kosten entstanden sind, dann ist die Zuordnung selbsterklärend.

Gliederung nach betrieblichen Funktionen

Diese Methode der Gliederung wird recht häufig verwendet. Sie hat den Vorteil, dass sich alle Kostenarten auf die betrieblichen Bereiche Ihres Unternehmens beziehen. Dadurch ist die Zuordnung sozusagen narrensicher. Die einzelnen Funktionen sind:

  • Materialkosten – alle Kosten, die durch den Einkauf und die Lagerung von Material entstehen
  • Fertigungskosten – alle Kosten, die während der Produktion entstehen
  • Verwaltungskosten – alle Kosten, die durch die Verwaltung Ihres Unternehmens entstehen
  • Vertriebskosten – alle Kosten, die durch den Vertrieb entstehen
  • Steuern – alle Steuerkosten

Im Grunde kann bei dieser Form der Gliederung kaum ein Fehler passieren, da Sie in der Regel wissen, welche Kosten mit welchen betrieblichen Bereichen zusammenhängen.

Gliederung nach Kostenerfassung

Eine sehr vereinfachte Form der Kostenartenrechnung ergibt sich aus der Gliederung nach der Kostenerfassung. Dabei entstehen nur zwei Kostenarten:

  • aufwandsgleiche Kosten
  • kalkulatorische Kosten

Aufwandsgleiche Kosten sind Kosten, die im internen Rechnungswesen dem Aufwand im externen Rechnungswesen entsprechen.

Diese vereinfachte Form der Gliederung hat den Vorteil, dass die Zuordnung sehr simpel ist. Allerdings sind die Ergebnisse der Kostenartenrechnung auch dementsprechend weniger aussagekräftig.

Gliederung nach Herkunft der Kostengüter

Diese Gliederung greift zwar ebenfalls nur auf zwei Kostenarten zurück, sie hat aber eine größere Bedeutung. Die Herkunft der Kostengüter wird unterteilt in:

  • Primärkosten
  • Sekundärkosten

Primäre Kosten sind alle Kosten, die sich durch den Verbrauch von den weiter oben genannten Produktionsfaktoren ergeben. Im Prinzip bedeutet das, dass immer, wenn Sie externe Leistungen beziehen, eine eigene Leistung erbringen oder Material verbraucht wird, Primärkosten entstehen.

Die sekundären Kosten hingegen entstehen, wenn Sie selbst erstellte Güter verbrauchen. Es muss sich also um Güter handeln, die in Ihrem Unternehmen selbst erschaffen wurden und jetzt aufgebraucht werden oder Dienstleistungen, die intern geleistet werden. Zum Beispiel, wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Reparatur vornimmt, die eigentlich nicht zu seinem oder ihrem Job gehört.

Bei dieser Form der Gliederung ist auf den ersten Blick nicht immer klar erkenntlich, welche Kostenart Sie wählen müssen. In diesem Fall müssen Sie also nicht nur darauf achten, WAS für Kosten entstehen, sondern auch WARUM sie entstehen.

Gliederung nach Art der Verrechnung

Auch diese Methode beschränkt sich auf zwei Kostenarten:

  • Einzelkosten
  • Gemeinkosten

Die Aufteilung der Einzelkosten und Gemeinkosten kann auch für andere Berechnungen äußerst relevant sein. Vor allem sind sie aber für die weitere Kosten- und Leistungsrechnung geeignet, da wie weiter oben bereits beschrieben die Einzelkosten und die Gemeinkosten im Rahmen der Kostenrechnung später auf die Kostenträger verteilt werden.

Einzelkosten sind Kosten, die einem Kostenträger direkt zugeordnet werden können. Bei Gemeinkosten hingegen ist nicht eindeutig klar, welchem Kostenträger sie angehören.

Ein Beispiel wäre eine Pizzeria, die mehrere Sorten Pizza anbietet. Der Teig ist für alle Pizzen gleich, also gehört er zu den Gemeinkosten. Der Belag hingegen variiert und kann zum Teil jeweils einer Pizzasorte zugeordnet werden, also handelt es sich dabei um Einzelkosten.

Gliederung nach dem Verhalten bei Beschäftigungsschwankungen

Diese Gliederung stellt wieder zwei Kostenarten in den Fokus, die für die Berechnung weiterer Kennzahlen hilfreich sein können:

Als Beschäftigungsschwankung bezeichnet man zum Beispiel einen Rückgang der Produktion durch geringere Nachfrage. In dem Fall verursachen Maschinen und Mitarbeiter:innen weniger variable Kosten, weil sie weniger gebraucht werden.

Fixe Kosten sind von Beschäftigungsschwankungen nicht betroffen. Die Miete für ein Gebäude beispielsweise bleibt immer gleich.

Beispiel für eine Kostenartenrechnung

Gehen wir für ein umfassendes Beispiel für die Kostenartenrechnung noch einmal in unsere oben erwähnte Pizzeria. Die Pizzeria macht Pizza. Dafür benötigt sie Zutaten für den Teig und den Belag. Dazu gehören Wasser, Mehl, Tomaten und Käse.

Um das gut laufende Geschäft handhaben zu können, wird noch ein:e Pizzabäcker:in eingestellt. Das Gehalt beläuft sich auf 1.000,00 Euro.
Die Miete für die Räumlichkeiten beträgt 800,00 Euro. Der Stromverbrauch liegt bei 500,00 Euro.

Außerdem wurde noch ein neuer Pizzaofen im Wert von 3.000,00 Euro gekauft, natürlich zuzüglich Umsatzsteuer von 570,00 Euro. Der Ofen wird abgeschrieben.

Jetzt müssen Sie diese Kosten den Kostenarten zuordnen. Bei der Gliederung haben wir uns für die Produktionsfaktoren entschieden:

  • Personalkosten – 1.000,00 Euro für den oder die Pizzabäcker:in
  • Materialkosten – 1.500,00 Euro für Zutaten
  • Dienstleistungskosten – 500,00 Euro für Strom
  • Raumkosten – 800,00 Euro für Miete
  • kalkulatorische Kosten – 3.570,00 Euro Abschreibungen

So sähe eine sehr vereinfachte Kostenartenrechnung aus. Natürlich müssen Sie in Ihrem Unternehmen viel mehr Kostenpositionen berücksichtigen. Nutzen Sie für Ihre Buchhaltung lexoffice, haben Sie den Vorteil, dass alle Positionen bereits ordentlich und übersichtlich für Sie erfasst wurden.