Gemeinkosten

Was sind Gemeinkosten?

Gemeinkosten werden oft auch als indirekte Kosten oder Overheadkosten bezeichnet. Damit sind in der Betriebswirtschaftslehre Kosten gemeint, die keiner Kostenstelle oder keinem bestimmten Kostenträger wie einem Produkt oder einer Dienstleistung direkt zugeordnet werden können. Damit grenzen sie sich von Einzelkosten ab. Beide zusammen ergeben in der Kostenträgerrechnung die Gesamtkosten eines Produkts. Sie sind Elemente der Vollkostenrechnung.

Definition

Gemeinkosten bestehen aus Mieten, Energiekosten, Instandhaltungskosten, Dienstleistungen, Waren und Produkte, die ein Unternehmen für das laufende Geschäft benötigt, ohne dass diese Kosten eindeutig einem Produkt oder einer Dienstleistung zuzuordnen sind. Alle Kosten eines Unternehmens lassen sich entweder als (produktbezogene) Einzelkosten oder (allgemeine) Gemeinkosten einteilen.

Gemeinkosten in der Kostenträgerrechnung

Die Kostenträgerrechnung wird auf die Herstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung bezogen. Gemeinkosten sind in diesem Zusammenhang alle im Betrieb anfallenden Aufwendungen, die diesen Vorgängen nicht direkt zugeordnet werden können. Dies wird besonders augenfällig, wenn in einem Unternehmen oder sogar an einer Maschine mehrere Produkte hergestellt werden.

Zu den Gemeinkosten gehören allgemeine Ressourcen wie Kosten für Gebäude, für Mehrfachproduktion genutzte Maschinen sowie Löhne und Gehälter, die nicht produktspezifisch einklassifiziert werden können. Solche Löhne und Gehälter fallen beispielsweise in der Lagerlogistik oder der Verwaltung an. Den Gemeinkosten werden auch die Aufwendungen für die Energieversorgung zugerechnet, wenn auch hier keine klare Zuordnung erfolgen kann, beispielsweise für die Klimaanlage oder die Beleuchtung. Weiterhin fallen Versicherungen, Beiträge zu Verbänden oder gewinnunabhängige Steuern wie die Grundsteuer in diese Kategorie.

Kosten: Gemeinkosten vs. Einzelkosten

Abb. 1: Kosten: Gemeinkosten vs. Einzelkosten

Was ist der Unterschied zu Einzelkosten und fixen Kosten?

Einzelkosten beinhalten alle Kosten, die einem spezifischen Produkt direkt zugeordnet werden können, beispielsweise Rohstoffe und Komponenten. Gemeinkosten werden hingegen erst den passenden Kostenstellen zugewiesen und dann über bestimmte Schlüssel auf die Kostenträger verteilt.

Einige sind Fixkosten, andere nicht. Fixe Kosten fallen unabhängig von der Leistungserbringung oder Produktionsmenge immer in gleicher Höhe an. Deshalb ist die Gebäudemiete ein Beispiel für Gemeinkosten, die gleichzeitig zu den fixen Kosten gehören. Der Energieverbrauch ist jedoch von der produzierten Menge abhängig. Damit gehört er zwar zu den Gemeinkosten, aber nicht zu den Fixkosten.

Unterschied zwischen Einzelkosten und Fixkosten

Abb. 2: Unterschied zwischen Einzelkosten und Fixkosten

Gemeinkosten in der Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung dient zur Kontrolle der Gemeinkosten. Kostenstellen bilden Verantwortungsbereiche ab, zwischen denen innerbetriebliche Leistungen verrechnet werden, bspw. im Rahmen von Projekten, bei der Instandhaltung oder beim Qualitätsmanagement. Diese innerbetrieblichen Leistungen werden als sogenannte Sekundärkosten verbucht, während die Aufwendungen für extern eingekaufte Leistungen als Primärkosten bezeichnet werden.

Die Unterscheidung zwischen Kostenstelleneinzelkosten und Kostenstellengemeinkosten erfolgt darüber, ob diese Kosten direkt vom Output der Kostenstelle abhängen. Die Gebäudemiete ist hier wieder den Kostenstellengemeinkosten zuzurechnen, Löhne und Gehälter dieses Mal den Kostenstelleneinzelkosten.

Fixe und variable Gemeinkosten Beispiele

Generell gibt es fixe und variable Kosten. Die Einzelkosten sind immer fix. Unter den Gemeinkosten gibt es allerdings sowohl variable Gemeinkosten als auch fixe gemeinkosten.

Fixe Gemeinkosten sind etwa Mieten, da Mietverträge immer mit einem festen Zahlungsplan für eine bestimmte Vertragslaufzeit definiert werden. Ein gutes Beispiel für variable Gemeinkosten sind Energiekosten: Sowohl die Beheizung von Werkstätten und Büros als auch Kraftstoffe unterliegen großen Schwankungen und variieren zum Teil täglich.

Gemeinkosten berechnen mit der Gemeinkosten Kalkulation ohne Formel

Wie Sie Ihre Gemeinkosten berechnen, können wir auf zwei verschiedene Weisen beantworten, und das ist abhängig davon, wie Sie die Frage meinen. Zum einen können Sie sich fragen, wie Sie Gemeinkosten auf Ihre Produkte und Dienstleistungen umlegen, um Profitabilität und Budgetierung im Blick zu behalten. Zum anderen interessiert Sie womöglich, wie Sie herausfinden, welche Gemeinkosten Sie zahlen.

Die Summe der Gemeinkosten kalkulieren

Die letzte Frage ist leichter zu beantworten: Die tatsächlich in Ihrem Unternehmen angefallenen Gemeinkosten berechnen Sie, indem Sie alle Kosten, die keine direkten Projekt- und Produktkosten sind, zusammenrechnen. Gerade in Dienstleistungsunternehmen müssen Sie hier eine akribische Zeiterfassung von Ihren Mitarbeiter:innen einfordern und aufrechnen, wie viel Arbeitszeit direkt von Kund:innen bezahlte Projektzeit war und wie viel Zeit und damit einhergehend wie viel Kosten rund um Personal und Gehälter den Gemeinkosten zuzuordnen sind.

Zu den Gemeinkosten gehören hierbei:

  • Arbeitgeber:innen-Anteile bei sämtlicher Entgeltfortzahlung
  • Personalkosten für nicht-projektbezogene Arbeit
  • Mieten und Instandhaltung für Räumlichkeiten, Fahrzeuge und weitere
  • Allgemeine Materialien, Fremdleistungen und Energiekosten
  • Software- und Lizenzkosten
  • Buchhaltungs- und Beratungskosten

Nicht zu den Gemeinkosten gehören demnach:

  • Personalkosten für projektbezogene (oft auch: abrechenbare) Arbeit
  • Mieten für projektbezogene Räume, etwa bei Workshops oder Vorträge, oft kurzzeitig
  • Anteilige Fahrtkosten für projektbezogene Geschäftsreisen, Gleiches gilt für Übernachtungskosten
  •  Projektbezogene Materialien, Fremdleistungen, Software und Lizenzen

Gemeinkosten anteilig auf Produkte und Umsatz berechnen

Wenn Sie aufaddiert haben, welche Gemeinkosten in Ihrem Unternehmen angefallen sind, können Sie diese mit Ihrem Umsatz verrechnen. Dabei können Sie wahlweise die Gemeinkosten durch den Gesamtumsatz teilen. Das Ergebnis sagt Ihnen, dass Sie für jeden umgesetzten Euro x Cent Gemeinkosten anteilig veranschlagen müssen.

Sie können aber auch alle Projekte, also jedes verkaufte Produkt und jede bezahlte Dienstleistung auflisten und anhand von aufgewendeter Arbeitszeit gemäß Zeiterfassung die Gemeinkosten proportional aufrechnen – das hängt ganz von Ihren Produkten und Ihrer Branche ab. Wichtig ist, dass Sie die Gemeinkosten auf Ihren Umsatz umlegen und somit prüfen können, welches Produkt wie profitabel ist – so kann Ihr Unternehmen auf Dauer wachsen.

Gemeinkostenzuschlag berechnen mit der Gemeinkosten Formel

Sie können auch noch weiter mit Ihren Gemeinkosten rechnen. Neben der Berechnung der auf einen bestimmten Umsatz oder Zeitaufwand anfallenden Gemeinkosten können Sie sie auch mit den Einzelkosten in Relation setzen.

Angenommen, Sie stellen auf Bestellung eines:einer Großkund:in 100 Tische her. Dafür bezahlen Sie 5.000 Euro für Holz, Schrauben, Schleifpapier und Leim und 10.000 Euro für die Werkstattmiete inklusive Energiekosten. Hinzu kommen die Personalkosten: ebenfalls 10.000 Euro. 68 % der Arbeitszeit des:der Mitarbeiter:in entfallen auf das 100-Tisch-Projekt, der Rest der Zeiterfassung enthält Positionen wie “Werkstatt aufräumen”, “Telefon beantworten”, “Neukund:innenanfragen bearbeiten” oder “Vorstellungsgespräche für neue:n Azubi:ne führen”.

Die Einzelkosten berechnen Sie nach folgender Formel: Summe der Einzelkosten geteilt durch die Anzahl der Produkte. 5.000 Euro Materialkosten und 6.800 Euro Personalkosten für 100 Tische entsprechen 118 Euro Einzelkosten pro Tisch.

Es fielen aber auch Gemeinkosten an: 3.200 Euro Personalkosten und 10.000 Euro Miete. Das sind 13.200 Euro Gemeinkosten.

Die Gemeinkosten Formel im Bezug auf die Einzelkosten lautet: Summe der Gemeinkosten geteilt durch Summe der Einzelkosten. Sie rechnen also: (3.200 + 10.000) / (5.000 + 6.800) = 1,1186.

Das bedeutet, dass Ihre Gemeinkosten in dem Zeitraum, in dem Sie 100 Tische hergestellt haben, etwa 112 % Ihrer Einzelkosten betragen. Ein Tisch kostet also 118 Euro Einzelkosten + (118 * 1,1186 =) 132 Euro Gemeinkosten. Sobald Sie den Tisch also für 250,01 Euro verkaufen, erzielen Sie 0,01 Euro Gewinn pro Tisch. Bei einem Verkauf für 350 Euro verbleiben 100 Euro je Tisch im Unternehmen – somit können Sie durch diesen so genannten Gemeinkostenzuschlag faire Preise, Umsätze und Gewinne kalkulieren.

Gemeinkosten Beispiele und Arten

Kosten, die nicht der Herstellung von Produkten oder der Erbringung von Dienstleistungen zugeordnet werden können, entstehen in den unterschiedlichsten Bereichen. Daher werden sie im Rechnungswesen in verschiedene Blöcke unterteilt.

Beispiele für Verwaltungsgemeinkosten sind Lohn- und Lohnnebenkosten der Verwaltung, die Mieten für Bürogebäude oder Verbrauchsmaterialien wie Papier, Toner, Stifte etc.

Zu den Fertigungsgemeinkosten gehören sämtliche Produktionskosten, die nicht direkt zuordenbar sind, also bspw. Abschreibungen für Maschinen, Lohn- und Lohnnebenkosten von Schichtführer:innen und Instandhalter:innen oder die Energiekosten für die Produktionshalle.

Hinter den Materialgemeinkosten verbergen sich allgemeine Verbrauchsmaterialien, die für mehrere Produkte Verwendung finden, zum Beispiel Maschinenöl, Schleifpapier oder Industriegase.

Beispiele für Vertriebsgemeinkosten sind Lohn- und Lohnnebenkosten der Vertriebsmitarbeiter:innen oder Kosten, die im Zusammenhang mit einem Online-Shop oder Fuhrpark anfallen.

Erwähnenswert sind noch die unechten Gemeinkosten, die zwar theoretisch als Einzelkosten erfassbar wären, aber deren Erfassung einen wirtschaftlich nicht zu vertretenden Aufwand bedeuten würde. Darunter fallen einige Betriebshilfsmittel, aber auch Kleinteile wie Schrauben, die in großen Mengen standardmäßig in mehreren Produkten Verwendung finden. Bei der Verbuchung jeder einzelnen Schraube würden Aufwand und Nutzen in keinem adäquaten Verhältnis mehr zueinander stehen.

Allerdings sollte sichergestellt sein, dass bei Großserien die Materialbeschaffung den Überblick behält und rechtzeitig disponieren kann. In solchen Fällen sind Einzelerfassungen durchaus sinnvoll. Weitere Beispiele für unechte Gemeinkosten können Lizenzgebühren, Vertreter:innenprovisionen (für spezifische Produkte) oder auch Stromkosten sein.

Erfassung von Gemeinkosten

Zunächst ist wichtig, dass in der Kostenträgerrechnung untersucht wird, ob anfallende Ausgaben einer Ursacher zugeordnet werden können und um welche es sich dabei handelt. Hierfür bedarf es der Erfassung sämtlicher für das Thema relevanter Informationen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Kostenstelle
  • Maschinen
  • Prozesse
  • Mitarbeiter:innen

Um die Arbeit im Controlling zu erleichtern, gehören zur internen Dokumentation Belege wie Lohnabrechnungen oder Entnahmescheine. Wenn diese Daten und Informationen vorhanden sind, lassen sich Gemeinkosten erfassen.

Wie werden Gemeinkosten den Kostenträgern zugewiesen?

Da Gemeinkosten nicht im direkten Zusammenhang mit hergestellten Produkten oder erbrachten Dienstleistungen stehen, müssen in der Kostenrechnung verschiedene Rechnungsverfahren vorgeschaltet werden, um die Kosten einerseits zu sammeln und im zweiten Schritt auf Kostenstellen zu verteilen und auf die Kostenträger zu verrechnen. Als Kostenrechnungssystem wird in der Regel eine Kostenstellenrechnung genutzt. Da jedoch oftmals einzelne Untersuchungen durchgeführt werden müssen, finden sowohl die Gemeinkostenwertanalyse als auch die Prozesskostenrechnung Verwendung.

Kostenstellenrechnung

In erster Linie ist die Kostenstellenrechnung dafür zuständig, den Gemeinkostenblock zu strukturieren und im Idealfall zu minimieren. Das geschieht, indem sie die einzelnen Ausgaben den entsprechenden Kostenstellen zuordnet (auch: Zuschlagskalkulation). Anschließend erhalten verschiedene Dienstleistungsabteilungen die Informationen und teilen die Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen auf. Durch die aus dem Betriebsabrechnungsbogen ermittelten Gemeinkostenzuschlagssätze können dann die Verrechnungen auf die Kostenträger erfolgen. Zudem gilt die Kostenstellenrechnung als Voraussetzung für die nun folgende Gemeinkostenüberwachung und -budgetierung.

Gemeinkostenwertanalyse (GWA)

Zunächst gilt: Tätigkeiten verursachen Gemeinkosten. Es obliegt den Empfänger:innen, einer erbrachten Leistung einen entsprechenden Wert zuzuordnen. Hinzu kommt die Tatsache, dass man nicht nur einen Wert, sondern selbstverständlich auch Kosten zuzurechnen versucht. Dieses Vorgehen soll verhindern, dass Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass manche Tätigkeiten gar nicht notwendig waren und deren Ergebnisse zudem zu niedrig bewertet wurden.

Prozesskostenrechnung

Hierbei erfolgt eine Betrachtung unabhängig von der Kostenstelle. Stattdessen fokussiert sich die Prozesskostenrechnung auf die Abläufe selbst, die die Gemeinkosten verursacht haben. Dadurch ist es möglich, die einzelnen Kosten zu ermitteln. Im Detail werden dabei einzelne Prozessschritte beurteilt, wie zum Beispiel:

  • Auftragsabwicklung
  • Materialbestellung
  • Mitarbeiter:innenbetreuung
  • Produktkonstruktion

Die Gemeinkosten werden im Rahmen der Prozesskostenrechnung in möglichst kleine Teile zerlegt, damit sie besser beurteilbar und zugunsten des Unternehmenserfolges beeinflussbar sind.

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