Einzelkosten
Inhaltsverzeichnis
Einzelkosten Definition
Die Einzelkosten in einem Unternehmen zeichnen sich dadurch aus, dass sich die Kosten einem bestimmten Kostenträger oder einer Kostenstelle zuordnen lassen. Dadurch unterscheiden sie sich von den Gemeinkosten. Einzelkosten werden in verschiedene Arten unterteilt.
Unterschiede zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten
Was sind Einzelkosten?
Sie können Sie einem Objekt oder einer Ursache zurechnen. Sie beziehen sich beispielsweise auf Produkte, Dienstleistungen, Projekte, Kund:innen oder Kostenstellen. Im Englischen werden sie passenderweise „direct costs” genannt, was den Sinn der Einzelkosten klarer verdeutlicht. Es handelt sich um Kosten, die direkt einem Kostenträger zugerechnet werden können.
Was sind Gemeinkosten?
Dem gegenüber stehen die Gemeinkosten. Diese können Sie nicht direkt mit einem Produkt oder einer Dienstleistung in Verbindung bringen. Die Miete für ein Büro zählt beispielsweise zu den Gemeinkosten. Zwar ist die Miete eindeutig mit dem Büro verbunden, allerdings haben die Abläufe innerhalb des Büros nichts mit der Miete zu tun. Sie könnten Ihre Dienstleistungen oder die Produktion auch in einem anderen Gebäude erledigen. Andersherum hätte es aber keinen Sinn, das Büro zu mieten, wenn Sie nichts darin produzieren oder Ihre Dienstleistungen darin anbieten.
Abb. 1: Unterschiede zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten
Die verschiedenen Arten
Grundsätzlich wird zwischen den Kostenträgereinzelkosten und den Kostenstelleneinzelkosten unterschieden.
Die Kostenstelleneinzelkosten beziehen sich immer auf eine bestimmte Kostenstelle. Beispielsweise das Gehalt des oder der Abteilungsleiter:in einer Kostenstelle. Das Gehalt kann direkt der Kostenstelle zugerechnet werden. Aber nicht dem Kostenträger in Form des Produkts, das in der Kostenstelle hergestellt wird. Deshalb handelt es sich um Kostenstelleneinzelkosten und nicht um Kostenträgereinzelkosten.
Die Kostenträgereinzelkosten unterteilen sich in vier verschiedene Arten, die zwei Gruppen zugeordnet werden können.
Abb. 2: Die Arten von Einzelkosten
Reguläre Einzelkosten
Die regulären Einzelkosten sind Ausgaben, die regelmäßig auftreten, aber durch die Herstellungsmenge auch variabel sein können.
Dazu gehören die:
- Materialeinzelkosten (MEK): Diese Materialkosten können Sie direkt dem Kostenträger zuordnen. Wenn Ihr Unternehmen Mobiltelefone herstellt und dafür Displays hinzukauft, können Sie die Displays eindeutig dem Kostenträger „Mobiltelefon“ zuordnen.
- Fertigungseinzelkosten (FEK): Die Fertigungseinzelkosten sind der Teil der gesamten Fertigungskosten, die Sie eindeutig den Kostenträgern zurechnen können. Sie setzen sich aus Fertigungslöhnen und Maschinenkosten zusammen, die Sie jeweils einem bestimmten Produkt zuordnen können. Benötigt beispielsweise ein:e Mitarbeiter:in fünf Minuten, um ein Mobiltelefon zusammenzusetzen und bekommt einen Stundenlohn von 12 Euro, fallen Fertigungseinzelkosten in Höhe von 1 Euro pro Mobiltelefon an.
Sondereinzelkosten (SEK)
Die Sondereinzelkosten unterscheiden sich zu den regulären Einzelkosten dadurch, dass sie nicht regelmäßig anfallen und nicht variabel sind.
Die Sondereinzelkosten teilen sich in:
- Sondereinzelkosten der Fertigung:
Diese Sonderkosten beziehen sich auf speziell angeschaffte oder selbst hergestellte materielle oder immaterielle Gegenstände. Das können beispielsweise Patente, Lizenzen, Modelle, Schablonen, Testaufbauten, Konstruktionszeichnungen, Werkzeuge, Instrumente, Zulassungen oder Zertifizierungen sein. - Sondereinzelkosten des Vertriebs:
Die Kosten des Vertriebs können Sie in der Regel nicht einem bestimmten Produkt zuordnen. Ausnahmen davon sind die Sondereinzelkosten des Vertriebs. Dazu gehören beispielsweise Versand-Versicherungen oder auch spezielle Verpackungen für bestimmte Produkte.
Im Falle der Sondereinzelkosten gilt, dass die Zahlung nicht in Abhängigkeit zur Menge oder Stückzahlen stehen darf.
Achten Sie bei der Zuordnung möglichst auf Richtigkeit, auch wenn es manchmal Zeit kostet und mehr Arbeit macht. Regelmäßig anfallende Ausgaben sind in den meisten Fällen als reguläre Einzelkosten zu verbuchen.
Einzelkosten berechnen
Um die Einzelkosten zu erfassen, nutzen Sie entsprechende Erfassungsbelege, die bei allen anfallenden Kosten ausgestellt werden.
Beim Materialverbrauch gibt es einen Materialentnahmeschein.
Für die Fertigungszeiten gibt es einen Lohnzettel.
Bei den Sondereinzelkosten gibt es in der Regel einen dazugehörigen Buchungsbeleg, auf dem alle relevanten Informationen zu finden sind.
Eine differenzierte Erfassungsmethode im Controlling Ihres Unternehmens bietet sich an, um die Ausgaben den jeweiligen Kostenträgern zuzuordnen.
Verfahren zur Berechnung
Für die Berechnung können Sie zwei Verfahren nutzen: das Grenzplankostenverfahren oder die Prozesskostenrechnung.
Beim Grenzplankostenverfahren liegt der Fokus auf den exakten Kosten für die Herstellung eines bestimmten Produkts. Beispielsweise würden die Kosten für die verbauten Schrauben in einem Produkt herangezogen.
Die Grundlage für das Grenzplankostenverfahren ist die Kostenartenrechnung. Diese bildet die Basis für die ebenfalls notwendige Kostenstellenrechnung.
Die Kostenartenrechnung teilt die Kosten in fixe und variable Kosten ein. Diese Aufteilung benötigen Sie für die Kostenstellenrechnung, um einen Soll-Ist-Vergleich anzustellen und die Fixkosten zu analysieren.
Das funktioniert mit folgenden Berechnungen:
- Plankostenverrechnungssatz = Variable Kosten / Bezugsgröße
- Verrechnete Plankosten = Ist-Beschäftigung x Plankostenverrechnungssatz
- Sollkosten = Ist-Beschäftigung x Variabler Plankostenverrechnungssatz
- Verbrauchsabweichung = Istkosten – Sollkosten
- Nutzkosten = Istbeschäftigung x (Fixkosten / Planbeschäftigung)
- Leerkosten = Fixkosten – Nutzkosten
Bei der Prozesskostenrechnung werden hingegen alle Ressourcen berücksichtigt, die für die Produktion in Anspruch genommen wurden. Das beinhaltet auch Teile der Fixkosten. Beispielsweise würde hier zusätzlich in die Rechnung einfließen, dass die Schrauben in einer Werkstatt montiert wurden und für diese Werkstatt Miete gezahlt wird. Die Miete für die Werkstatt würde in dem Fall dann anteilsmäßig umgelegt, weil sie nicht zu den Einzelkosten gehört.
Für die Prozesskostenrechnung wird der Prozesskostensatz berechnet:
Prozesskostensatz = Gesamtprozesskosten / Anzahl der Prozesse
Beide Varianten sind gut für die Ermittlung von späteren Verkaufspreisen geeignet. Dazu dienen Zuschlagssätze auf die Berechnung der entstandenen Kosten.
Die Ermittlung der Einzelkosten ist also nicht nur für die Prüfung der Kostenstruktur in Ihrem Unternehmen interessant, sondern auch für die Festlegung von Verkaufspreisen Ihrer Produkte.
Sind Ihnen die Einzelkosten Ihres Unternehmens bekannt, können Sie dieses Wissen zudem auch für die Risikoanalyse oder die Nutzwertanalyse anwenden.
Einzelkosten Beispiele
Einzelkosten beziehen sich meistens auf Dinge, die Sie für Ihr Unternehmen brauchen, die aber nicht austauschbar sind. Stellen Sie in Ihrem Unternehmen Käse her, benötigen Sie Milch. Sie können nicht stattdessen Apfelsaft verwenden. Ob Sie den Käse aber in Gebäude A oder Gebäude B herstellen, ist für das Ergebnis unerheblich.
Sie müssen Einzelkosten also immer einem Verursacher zuordnen können. Wie in diesem Fall der Milch. Es gibt auch Fälle, in denen mehrere Verursacher für die Kosten verantwortlich sind. Dann können die Kosten sowohl Einzel- als auch Gemeinkosten sein.
Nutzen Sie beispielsweise ein flexibles Fertigungszentrum, können die Energiekosten nicht immer den gelieferten Gütern zugeordnet werden. Wird eine Vielzahl verschiedener Produkte gleichzeitig hergestellt, verteilen sich die Kosten auf alle Produkte. In Bezug auf die Produkte handelt es sich also um Gemeinkosten. Der Energieverbrauch für das Fertigungszentrum selbst kann aber festgestellt werden. In Bezug auf eine Kostenstelle sind es also Einzelkosten.
Für die Kalkulation der Selbstkosten Ihres Unternehmens benötigen Sie sowohl die Einzelkosten als auch die Gemeinkosten.
Beispiele für eindeutig zuordenbare Einzelkosten sind die Kosten für Waren sowie die Nebenkosten der Warenbeschaffung. Sämtliche Materialien und deren individuelle Kosten wie etwa direkte Lagergebühren bei einem Vertriebsservice sind ebenso Beispiele. Dienstleister:innen, die direkt an einem Projekt oder an Ihren Produkten arbeiten, können Sie ebenfalls den Einzelkosten zuordnen.
Bleiben wir für ein konkretes Beispiel mal bei den Milchprodukten wie dem Käse: Angenommen, Ihr Unternehmen stellt Käse her. Dafür benötigen Sie als Basis die Milch. Sie wollen 10 Kilogramm Käse herstellen. Dafür benötigen Sie 100 Liter Milch.
Diese 100 Liter Milch können Sie eindeutig den 10 Kilogramm Käse zuordnen.
Der Käse wird mit einer Maschine hergestellt. In der Produktionshalle laufen aber zusätzlich auch andere Maschinen und das Licht verbraucht ebenfalls Strom. Den Stromverbrauch für die 10 Kilogramm Käse können also nicht direkt zugeordnet werden.
Fazit
Durch den Anstieg der indirekten Kosten nehmen die Einzelkosten zwar immer weniger Platz bei den Gesamtkosten ein, aber für Entscheidungen und Planungen sind sie nach wie vor wichtig.
Buchhaltungssoftware wie lexoffice bietet sich natürlich an, um alle Einzelkosten und auch Gemeinkosten immer im Blick zu behalten. So steht den vorausschauenden Planungen für Ihr Unternehmen nichts im Weg.