Prozesskostenrechnung

Prozesskostenrechnung – Eine Definition

Im Rahmen einer Vorausplanung für Projekte oder Herstellungsprozesse erstellen Unternehmen eine Kostenkalkulation, um die anfallenden Ausgaben auf jeden Fall decken zu können. Dies ist bei fixen Gemeinkosten nicht so einfach. Damit eine Einordnung der indirekten Unternehmensbereiche in einzelne prozessbezogene Aktivitäten erfolgen kann, nutzen Firmen eine sogenannte Prozesskostenrechnung. Durch diese ist es Ihnen möglich, die prozessbezogenen Gemeinkosten auf die einzelnen Leistungen bzw. Produkte zu kalkulieren.

Alternative Bezeichnungen:

• Deutschsprachiger Raum: aktivitätsorientierte Kostenrechnung / Vorgangskostenrechnung
• Englischsprachiger Raum: Activity Based Cost Accounting, Activity Based Costing, Cost-Driver Accounting oder Transaction Costing

1.Was sind die Aufgaben einer Prozesskostenrechnung?

Seitdem das Management eines Unternehmens immer komplexer wird, sich die Bedeutung der indirekten Bereiche vergrößert hat, während sich Bedeutung der direkten Produktionskosten senkt, nimmt die Prozesskostenrechnung einen hohen Stellenwert ein. Das traditionelle Kostenrechnungssystem (kurz KR-System) ist für dieses Szenario längst nicht mehr ausreichend.

2. Prozesskostenrechnung: So ist der Ablauf!

Jeder Prozess ist Teil einer Kette verschiedener Aktivitäten, die letztendlich zur Erbringung einer Leistung benötigt werden. Im Rahmen dessen erfolgt der Verbrauch von Ressourcen, die Aufwendung von Arbeitszeit und auch das Einhalten vorgegebener Qualitätsmerkmale. Diese Ausrichtung ist ein existenzieller Faktor innerhalb der Prozesskostenrechnung.

Eine Prozesskostenrechnung beinhaltet zwei Formen:

• Hauptprozesse
• Teilprozesse

Ein Hauptprozess stellt eine Kette homogener Teilprozesse dar, die demselben Kosteneinflussfaktor unterliegen. Homogen sind Teilprozesse dann, wenn sie sich im Hinblick auf Struktur, Ablauf, Arbeitsaufwand und dazu notwendigen Ressourcenverbrauch nicht grundsätzlich unterscheiden. Hauptprozesse des Gemeinkostenbereichs, die zumeist kostenstellenübergreifend anfallen, fassen die Teilprozesse in verschiedenen Kostenstellen zusammen.

2.1 Bezugsgrößen der Prozesskostenrechnung

Eine Maßgröße quantifiziert die Durchläufe der Teilprozesse und hat eine Doppelfunktion. Sie ist sowohl Maßstab für den Leistungsoutput als auch Messgröße für die Kostenverursachung bzw. die Ressourcenbeanspruchung je Teilprozess in der Kostenstelle. Mit ihrer Hilfe werden die Teilprozesse den Hauptprozessen zugerechnet. Der Kostentreiber (Cost Driver) hat im Prinzip die gleichen Funktionen wie die Maßgröße, jedoch werden durch ihn die Durchläufe (Anzahl) der Hauptprozesse gemessen. Er charakterisiert zusammen mit den ermittelten Hauptprozesskosten die Hauptkosteneinflussfaktoren der untersuchten Gemeinkostenbereiche.

Cost Driver und Maßgrößen einer Prozesskostenrechnung müssen folgenden Anforderungen genügen:

• Sie müssen leicht handhabbar, d. h. durch die EDV erfassbar sein;
• sie sollen eine Parallelität zwischen Kostenstellenkosten und Prozessgrößen abbilden;
• sie sollen ein Maßstab der Kostenstellenleistung sein und somit einen Beschäftigungsindikator darstellen;
• es muss eine direkte oder indirekte Beziehung zum Produkt herstellbar sein.

2.2 Ermittlung des Prozesskostensatzes

Die Ableitung von Prozesskosten kann auf der analytischen Kostenplanung der Kostenstellen aufbauen, auf Vorjahreswerten aufgesetzt werden oder aber auf Prozessebene analytisch erfolgen. Da der Aufwand einer analytischen Planung der Kosten auf Prozessebene relativ hoch ist, wird in der Praxis häufig auf nach Kostenarten differenzierte Kostenstellenpläne zurückgegriffen. Dabei werden die einzelnen Kostenarten der Kostenstellen auf die Teilprozesse der Kostenstellen umgegliedert. Dazu werden zunächst die Personalkosten entsprechend der beanspruchten Arbeitszeiten den Teilprozessen zugerechnet. Die übrigen Kostenstellenkosten werden proportional zum Personaleinsatz auf die Teilprozesse der Prozesskostenrechnung verteilt. Sofern dieser Verteilungsschlüssel nicht gewählt werden kann, sind andere oder sogar mehrere Verteilungsschlüssel anzusetzen.

Ergebnis dieses Planungsschrittes sind die geplanten Kosten je Teilprozess. Häufig ist es sinnvoll, die Kosten leistungsmengenneutraler Teilprozesse auf die lmi-Prozesse zu verrechnen. Dies erfolgt proportional zu den bereits umgelegten Kosten, also in der Regel anhand der Mitarbeiterbeanspruchung durch die lmi-Prozesse.

Durch Division der Planprozesskosten durch die entsprechende Maßgröße erhält man die Prozesskosten für den einmaligen Durchlauf des Prozesses.

2.4 Planung und Steuerung mit Prozesskosten

Das Kostenmanagement mit Prozesskosten vollzieht sich auf drei Ebenen. Zunächst werden bei der Einführung im Rahmen der Tätigkeitsanalyse Unwirtschaftlichkeiten sichtbar, die ein Einsparungspotenzial darstellen.

Im laufenden Einsatz hilft die Prozesskostenrechnung, die Gemeinkosten mengenorientiert, d. h. Prozessmenge x Prozesskostensatz, zu planen. Bei der Gegenüberstellung der Soll- und Istmengen werden Unterauslastungen sichtbar, die in der nächsten Planung korrigiert werden können. Sind die Cost Driver bekannt, können deren Kosteneinflüsse kritisch durchleuchtet und Maßnahmen eingeleitet werden.

Die Betrachtung im Soll-Ist-Vergleich kann sowohl auf Hauptprozessebene als auch auf Kostenstellenebene erfolgen. Es ist jedoch zu beachten, dass Abweichungen aufgrund des Vollkostencharakters der Prozesskostenrechnung lediglich eine Differenz zwischen geplanter und angefallener Arbeitsmenge widerspiegeln. Bei rückläufigen Prozessmengen haben Abweichungen den Charakter von Leerkosten. Die Kapazitäten lassen sich zwar grundsätzlich nur langfristig anpassen, doch liefern diese Informationen Erkenntnisse über Anpassungspotenziale oder Kapazitätsengpässe.