Kostenstellen

Die Bezeichnung Kostenstelle ist ein Begriff aus der Kostenrechnung. Der Terminus bezeichnet den Ort in einem Unternehmen, in dem bestimmte Kosten angefallen sind. Dies hilft dabei, die Kosten, die in einem bestimmten Bereich anfallen, zu ermitteln und gegebenenfalls Sparpotenziale zu erkennen.

Wesen der Kostenstellen

Wer in einem Unternehmen die angefallenen Kosten ermittelt, möchte häufig auch wissen, wo diese Kosten angefallen sind. Hier ist die sogenannte Kostenstellenrechnung das zentrale Element in der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens. Denn in diesem Bereich werden anfallende Kosten auf die sogenannten Kostenstellen aufgeteilt. Dies sind Orte, in denen im betrieblichen Wertschöpfungsprozess Kosten verursacht werden. Beispiele hierfür sind etwa die Werkstatt oder Poststelle eines Unternehmens.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Unterscheidung in Einzel- und Gemeinkosten. Einzelkosten können direkt einem Kostenträger zugeordnet werden, was eine Belastung einer Kostenstelle nicht mehr notwendig macht. Gemeinkosten dagegen müssen anteilig auf Kostenträger oder Kostenstellen umgerechnet werden. Konkret bedeutet dies: Nur die Gemeinkosten werden auf die Kostenstellen aufgesplittet.

Nötige Unterlagen für die Kostenstellenrechnung

Grundlage der Verteilung der Kosten auf die einzelnen Kostenstellen ist der sogenannte Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Dazu ist ein Kostenstellenplan notwendig, der für jedes Unternehmen bedarfsgerecht erstellt werden muss. Der Plan der Kostenstellen ist übersichtlich gegliedert, indem er den einzelnen Funktionsbereichen des klassischen Geschäftsablaufs folgt. Es gibt also zum Beispiel Kostenstellen aus den Bereichen Material, Vertrieb und Verwaltung. Diese einzelnen Kostenstellenbereiche werden dann noch einmal nach Bedarf untergliedert. So könnte der Materialbereich, der die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe umfasst, zum Beispiel den Einkauf, die Prüfung des Materials im Wareneingang und die Lagerung der einzelnen Materialien umfassen und weiter dem Weg des Materials durch das Unternehmen folgen. Im allgemeinen Bereich der Verwaltung sind zum Beispiel Kostenstellen wie die Poststelle oder die Energiekosten zu finden. Die einzelnen Kostenstellen sind in ihrer Systematik durch eine Schlüsselsystem aus Ziffern gekennzeichnet, das Haupt- und Unterbereiche kennzeichnet und daher der Übersichtlichkeit und der leichten Auffindbarkeit bestimmter Kostenstellen dient.

Kostenstellen und ihre Bildung

Kostenstellen können auf unterschiedliche Weise gebildet werden. Zum Beispiel nach der Funktion, etwa wenn es um die Verwaltung oder die Geschäftsbereich der Fertigung geht. Ein weiteres Einteilungskriterium ist die räumliche Zuordnung, etwa die Sammlung aller Kosten in einem bestimmten Büro. Eine weitere Möglichkeit ist die Einteilung nach bestimmten Abteilungen. Auch die Verrechnung nach Hauptkostenstellen (zum Beispiel Material oder Verwaltung) und Neben- oder Hilfskostenstellen (zum Beispiel EDV-Service oder Reparatur-Service ist eine gängige Variante.

Funktion von Kostenstellen

Die Kostenstellenrechnung erfüllt vor allem vier Hauptfunktionen in einem Unternehmen. Zunächst geht es darum, die Gemeinkosten, die in einem Unternehmen anfallen, sachgerecht auf die einzelnen Kostenstellen zu verteilen. So wird beispielsweise der anfallende Strom auf die Werkstatt, bestimmte Bürobereiche oder die Fertigung mit ihren unterschiedlichen Bereichen umgelegt.

Eine zweite Funktion ist die Verrechnung von Leistungen zwischen den einzelnen Funktionseinheiten eine Unternehmens. Etwa dann, wenn die Werkstatt oder die EDV-Abteilung spezielle Leistungen für einen Betriebsteil oder ein Büro vollbringt, was dann auf die betreffende Kostenstelle umgelegt werden muss.

Eine weitere Funktion ist es, Kalkulationssätze zu ermitteln. Diese Sätze sagen aus, in welchem Anteil bestimmte Kosten (zum Beispiel Strom oder Miete) auf einzelne Abteilungen beziehungsweise Kostenstellen verteilt werden sollen, damit man dem tatsächlichen Nutzungsanfall möglichst gerecht wird.

Auch die Kostenkontrolle ist ein wichtiger Faktor, der zur Aufteilung von Funktionseinheiten in einem Unternehmen auf spezifische Kostenstellen geführt hat. Denn immer dann, wenn nach dem Verursacherprinzip aufgeteilt wird, wird auch der jeweilige Verbrauch einer Kostenstelle (zum Beispiel Material oder Strom) nach dem tatsächlichen Anfall erfasst. Das bedeutet, dass eventuelle Einsparpotenziale oft einen Blick zu erkennen sind. Außerdem kann im zeitlichen Verlauf auch analysiert werden, ob sich der Verbrauch einer Kostenstelle in einem bestimmten Zeitraum so verändert hat, dass Handlungsbedarf besteht.

Kostenstelleneinzelkosten und Kostenstellengemeinkosten

Zu unterscheiden ist auch in Kostenstelleneinzel- und gemeinkosten. Die Einzelkosten können direkt der Kostenstelle zugeordnet werden. Wenn die EDV-Abteilung in einem Büro einen defekten Computer repariert, sind Materialbedarf und Personalaufwand direkt zuzuordnen. Auch das Gehalt kann nach der Abteilung umgelegt werden, in der ein Mitarbeiter tätig ist. Gemeinkosten sind dagegen zum Beispiel die Miete für ein Gebäude, die auf einzelne Büros beziehungsweise die dahinter stehenden Abteilungen/Kostenstellen umzulegen ist. Hierfür wird ein spezieller Verteilungsschlüssel erstellt und angewandt.