Betriebsabrechnungsbogen

Betriebsabrechnungsbogen: Aufbau und Aufgaben

Grundsätzlich listet jeder Betriebsabrechnungsbogen die Kostenstellen immer horizontal, die Kostenarten stets vertikal auf. Ob für die Erstellung Plan- oder Istwerte genutzt werden, bleibt dem Unternehmer selbst überlassen. Ebenso können sowohl Jahres- als auch Monats-BABs erstellt werden.

Hauptsächlich hat der Betriebsabrechnungsbogen die Aufgabe, die Gemeinkostenarten aus der Buchhaltung zu übernehmen und sie auf die passenden Kostenstellen zu übertragen. Auf diese Weise können dann Zuschlagssätze berechnet werden, die wiederum für die Kalkulation der Kostenträgerstückrechnung interessant sind. Da mit der Hilfe des BABs Zeit- oder Betriebsvergleiche vorgenommen werden können, eignet er sich hervorragend als Kontrollorgan für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.

Kostenstelleneinzelkosten

Üblicherweise können Gemeinkosten direkt anhand von Belegen auf die Kostenstellen verteilt werden. Dafür eignen sich unter anderem:

• Entnahmescheine
• Belege für Reisekosten und andere Ausgaben
• Lohn- und Gehaltslisten

Kostenstellengemeinkosten

Es gibt aber auch Gemeinkosten, die sich nur schwer einer bestimmten Kostenstelle zuweise lassen. Dazu zählen unter anderem:

• Reinigungskosten
• Energiezahlungen
• Zahlungen für Versicherungen
• Gehälter, die mehreren Kostenstellen zugeordnet werden können

Für sie kommen sogenannte Schlüssel zum Einsatz. Es liegt am Ersteller der Kostenrechnung, den richtigen Schlüssel zu wählen, um Gemeinkosten richtig zuzuordnen. Da es aber immer mehrere passende Schlüssel geben kann, kann es an dieser Stelle immer zu Ungenauigkeiten kommen. Die Wahl des Schlüssels erfolgt unter anderem anhand der Größe und Struktur des Unternehmens und dem Arbeitsaufwand, den ein Betrieb leisten möchte.

1. Fertigen Sie zunächst eine Aufstellung aller Gemeinkostenarten an, welche Sie dann in die linke Spalte Ihres Betriebsabrechnungsbogens schreiben.
2. Legen Sie anschließend die Verteilungsgrundlage für die einzelnen Kostenarten fest und tragen Sie sie in die nächste Spalte ein. Diese erhalten Sie entweder direkt durch die Belege direkt oder indem Sie die entsprechenden Schlüssel verwenden.
3. Übernehmen Sie in der nächsten Spalte die Zahlen aus der Bilanz.
4. Addiert man jetzt die so verteilten Gemeinkosten einer jeden Kostenstelle, so erhält man die für die Kalkulation verschiedenartiger Erzeugnisse erforderlichen Stellengemeinkosten je Kostenstelle bzw. je Kostenbereich (im Beispiel der Abb. 1 die Zeile „Summe der Gemeinkosten“).

Die Stellengemeinkosten werden dann mit Hilfe von prozentualen Gemeinkostenzuschlagssätzen auf die Kostenträger verteilt. Die Zuschlagssätze werden ermittelt, indem man die Gemeinkosten einer Kostenstelle zu den Zuschlagsgrundlagen in Beziehung setzt.

Diese Zuschlagsgrundlagen

• müssen die Inanspruchnahme einer Kostenstelle durch den Kostenträger wiedergeben
• es muss eine Abhängigkeit zu den verrechnenden Gemeinkosten bestehen.
• Jedem Kostenbereich bzw. jeder Kostenstelle wird eine Zuschlagsgrundlage zugewiesen, auf die die Gemeinkosten dieses Bereichs bezogen werden.

Tab. 1:  Übersicht über Kostenbereiche und zugehörige Kostenstellengemeinkosten

Wie lassen sich die Zuschlagsgrundlagen ermitteln?

Materialbereich

Hier bieten sich die Materialkosten als Zuschlagsgrundlage an. Es wird unterstellt, dass die Höhe der Materialgemeinkosten abhängig ist von der in der betrachteten Periode verbrauchten oder gekauften Rohstoffe. Da die Materialgemeinkosten in den meisten Fällen vergleichsweise niedrig sind, ist die Aussagekraft dieser Zuschlagsgrundlage in der Regel ausreichend; evtl. Zuordnungsfehler haben nur geringe Auswirkungen auf das Ergebnis.

Fertigungsbereich

Im Fertigungsbereich werden in der Regel die Fertigungslöhne als Zuschlagsgrundlage ausgewählt. Wegen des permanent sinkenden Lohnanteils an den Gesamtkosten wird diese Zuschlagsgrundlage aber zunehmend kritisch gesehen. Zuschlagssätze von mehreren hundert Prozent sind keine Seltenheit. Überschreiten die Zuschlagssätze die Grenze von 200–250 % nachhaltig, sollte im Einzelfall überlegt werden, ob die Fertigungslöhne noch die richtige Zuschlagsgrundlage darstellen. Alternativ kann der BAB auch mit Hilfe der Maschinenstundensatzrechnung (Link Maschinenkosten?) erstellt werden.

Verwaltungs- und Vertriebsbereich

Für die Verwaltungs- und Vertriebskostenstellen existieren im System dieser klassischen Zuschlagskalkulation keine unmittelbaren Zuschlagsgrundlagen, da diese Kosten weder direkt vom Materialverbrauch noch vom Fertigungslohn bestimmt werden. In der Praxis werden daher die Herstellkosten des Umsatzes oder Absatzes als Zuschlagsgrundlage gewählt. Hintergrund ist die Überlegung, dass Verwaltungs- und Vertriebskosten nur dann entstehen, wenn Produkte hergestellt bzw. verkauft werden.

Aus Vereinfachungsgründen, und um eine einheitliche Berechnungsgrundlage zu haben, werden die Verwaltungsgemeinkosten, deren Zuschlagsgrundlage streng genommen die Herstellkosten der Fertigung sind, ebenfalls auf die Herstellkosten des Umsatzes bezogen. Bei der Ermittlung der Herstellkosten des Umsatzes müssen ggf. noch Bestandsänderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen berücksichtigt werden.

Aus dem bisher Gesagten ergibt sich das Kalkulationsschema einer Zuschlagskalkulation auf Vollkostenbasis (Auszug).

Tab. 2:   Kalkulationsschema einer Zuschlagskalkulation

Die beschriebene Vorgehensweise bei der Erstellung eines einstufigen BAB lässt sich in nachstehender Abb. 1 in allen Schritten noch einmal nachvollziehen.

Abb. 1:  Beispiel für einen einstufigen Betriebsabrechnungsbogen

Wie ist die Vorgehensweise bei der Erstellung eines mehrstufigen Betriebsabrechnungsbogens?

Die einstufige Variante des BAB ist vorwiegend für kleinere Betriebe geeignet, die nur wenige Hauptkostenstellen haben und keine Hilfskostenstellen benötigen. Hilfskostenstellen können allgemeine Kostenstellen, wie etwa Kantine, Pförtnerei, Sicherheit oder Kfz-Stelle sein. Sie erbringen innerbetriebliche Leistungen für das gesamte Unternehmen, die grundsätzlich auch von außen bezogen werden könnten. Darüber hinaus gibt es Fertigungshilfs- und Nebenkostenstellen, die dazu dienen, den eigentlichen Produktionsprozess zu unterstützen, aber nicht direkt einer einzelnen Fertigungshauptstelle zugeordnet werden können. Dies sind z. B. die Abteilungen Konstruktion, technische Betriebsleitung, Arbeits- bzw. Auftragsvorbereitung oder Qualitätssicherung.

Der mehrstufige BAB berücksichtigt diese erweiterte Kostenstellengliederung und die zunehmende Ausweitung bzw. Detaillierung des Leistungsspektrums. Ein Einsatz des mehrstufigen BAB ist also besonders für größere Unternehmen mit mehreren Fertigungsstellen und Hilfskostenstellen und einer breiten Produktpalette von Interesse.

Die Verteilung der Kosten kann mit verschiedenen Verfahren erfolgen. Im Beispiel wurde das relativ einfache Treppen- oder Stufenleiterverfahren gewählt:

1. Zunächst werden die Gemeinkosten wie beim einstufigen BAB auf alle vorhandenen Kostenstellen verteilt. Am Ende stehen wie gehabt die Stellengemeinkosten (Summe Gemeinkosten).
2. Die Stellengemeinkosten der Hilfskostenstellen müssen jetzt in einem mehrstufigen (iterativen) Verfahren auf die Hauptkostenstellen verteilt werden.
3. Dabei werden zunächst die allgemeinen Kostenstellen, die Leistungen für das gesamte Unternehmen erbringen, auf alle anderen Kostenstellen umgelegt (im Beispiel Abb. 2 Kfz und Kantine), sodass auf diesen Kostenstellen keine Kosten mehr verbleiben.
4. Erst dann werden die Gemeinkosten der Fertigungshilfsstelle auf die Fertigungshauptstellen sowie die Verwaltungs- und Vertriebskostenstelle verteilt. Verteilschlüssel für die Kfz-Stelle kann die Anzahl Pkw, Verteilschlüssel für die Kantinenkosten die Anzahl der Beschäftigten einer Kostenstelle sein.

Die Kosten der Fertigungshilfskostenstelle(n) lassen sich z. B. mit Hilfe der Anzahl erstellter Konstruktionszeichnungen, der Anzahl in Anspruch genommener Reparaturen oder geleisteter Stunden auf die Fertigungshauptstellen verteilen. Durch diesen mehrstufigen Verteilungsprozess entlasten sich alle Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen, wobei die Fertigungsbereiche naturgemäß mit den meisten Kosten belastet werden (u. a. entlasten sich die Fertigungshilfsstellen ausschließlich auf die Fertigungshauptstellen).

Die weitere Verteilung und Berechnung der Zuschlagssätze geschieht dann wieder wie beim einstufigen Betriebsabrechnungsbogen. Die beschriebene Vorgehensweise bei der Erstellung eines mehrstufigen BAB lässt sich in Abb. 2 in allen Schritten nachvollziehen.

Abb. 2:  Beispiel für einen mehrstufigen Betriebsabrechnungsbogen