Buchungssatz

Was sind Buchungssätze?

Buchungssätze zeigen an, welche Konten von einem Geschäftsvorfall betroffen sind und auf welcher Seite der Konten die Buchung erfolgt. Dadurch sind Buchungssätze ein entscheidendes Element in der doppelten Buchführung. Wie Sie einen Buchungssatz bilden, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Muss jede:r einen Buchungssatz erstellen können?

Wenn Sie sich fragen, inwiefern Sie als Unternehmer:in mit Buchungssätzen konfrontiert sein müssen, seien Sie unbesorgt: Buchungssätze dienen etwa Steuerfachangestellten und Steuerberater:innen im Rechnungswesen, Ihre Buchführung kompetent und vollständig aufzuführen. Wenn Sie sich dazu entscheiden, Ihre Buchführung mit lexoffice zu erledigen, benötigen Sie keinerlei Wissen rund um Buchungssätze, sondern können die Buchhaltung intuitiv und mit den zum Teil intelligenten Tools von lexoffice erledigen.

Buchungssätze bilden: Die Basics

Generell besteht ein Buchungssatz aus “Soll an Haben”. Soll und Haben haben dabei keine wesentliche tiefere Bedeutung, sodass Sie diese auch mit “links an rechts” übersetzen könnten. Link und rechts, das sind die Seiten der so genannten T-Konten.

Stellen Sie sich als Vereinfachung Ihr Bankkonto als T-Konto vor. Ein Kunde bezahlt eine Rechnung. Dieser Betrag steht links, auf der Soll-Seite. Sie bezahlten die Miete für Ihre Geschäftsräume. Dieser Betrag steht auf der rechten Seite. Die Differenz aus der linken Seite (Einnahmen) und der rechten Seite (Ausgaben) ergibt den aktuellen Kontostand. So, wie das für Ihr Bankkonto gilt, kann das auch für so genannte Buchhaltungskonten gelten. Es gibt zum Beispiel ein Buchhaltungskonto für Ihren Kunden (ein OPOS-Konto).

Wenn Sie die Rechnung stellen, schreiben Sie den Forderungsbetrag auf dem Kundenkonto auf die linke Seite. Wenn die Rechnung bezahlt wurde, steht derselbe Betrag auf der rechten Seite. So ergibt die Kontosumme des Kund:innen- oder Debitor:innen-Kontos Null, denn die Rechnung ist ausgeglichen. Wenn Sie Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin aber 100 Euro in Rechnung stellen und er/sie bezahlt nur 50,00 Euro, so buchen Sie das mit einem Buchungssatz als Anzahlung und können sich dank dieses buchhalterischen Kontos merken, dass der/die Kund:in Ihnen noch 50 Euro schuldet. Oder der/die Kund:in zahlt Ihnen 99,80 Euro und Sie verbuchen 0,20 Euro mit einem Buchungssatz zwischen Kundenkonto und Skonto-Konto: Sie gewähren Skonto und der/die Kund:in ist quitt mit Ihnen. Oder der/die Kund:in bezahlt 110 Euro statt 100 Euro. Dann können Sie 100 Euro gegen die Forderung buchen und 10 Euro als Trinkgeld verbuchen und somit sicherstellen, dass diese zusätzlichen 10 Euro umsatzsteuerlich steuerfrei sind, aber einkommensteuerlich versteuert wird.

Für diese Fälle gibt es die T-Konten und die Buchungssätze. So viel zur Theorie. In diesem Artikel steigen wir möglichst praxisnah in das Thema Buchungssätze ein.

Rechnungswesen: Buchungssätze in der Buchführung

Die Buchführungspflicht gilt für fast alle Unternehmer:innen, viele Selbstständige und auch einige Freiberufler:innen. Das bedeutet, Sie müssen Ihre Geschäftsvorfälle in Form einer ordnungsgemäßen Buchführung dokumentieren.

Buchungssätze sind dabei ein hilfreiches Instrument, um die Übersicht über die Finanzen zu behalten. Ein Buchungssatz ermöglicht, einen Geschäftsvorfall in kurzfristiger, standardisierter und eindeutiger Form buchhalterisch festzuhalten.

Geschäftsvorfälle beinhalten alle Käufe und Verkäufe in Ihrem Unternehmen. Das heißt, jedes Mal, wenn Geld zu Ihrem Unternehmen hin- oder von Ihrem Unternehmen wegfließt, muss dieser Vorgang im Rahmen der Buchhaltung festgehalten werden. Das nennt man auch Kontierung, weil jeder geschäftliche Vorfall mehrere Konten beeinflusst.

In schriftlicher Form spricht man dabei von dem Buchungssatz.

Der Aufbau von Buchungssätzen

Im Grunde folgen Buchungssätze vorgegebenen Formeln. Der Aufbau dieser Formeln ist vor allem davon abhängig, wie viele Konten von einem Geschäftsvorfall betroffen sind.

Es sind immer mindestens zwei Konten betroffen. Verändert sich der Geldbestand auf Konto A, verändert er sich auch automatisch auf Konto B. Die Buchung erfolgt immer auf ein sogenanntes T-Konto.

Bei einem T-Konto handelt es sich um eine schematische Darstellung eines Kontos. Es ist eine einfache Tabelle mit zwei Seiten. Die Form gleicht dem Buchstaben T, daher der Name. Auf der linken Seite eines T-Kontos werden immer alle Soll-Buchungen erfasst. Auf der rechten Seite erfassen Sie die Haben-Buchungen.

Ein Beispiel: Sie entnehmen 1.000,00 Euro aus der Betriebskasse und zahlen es in bar auf Ihr Geschäftskonto ein. Das Aktivkonto für die Kasse wird beeinflusst, weil der Kassenbestand um 1.000,00 Euro sinkt. Gleichzeitig steigt aber der Wert Ihres Aktivkontos für die Bank. Zwei Konten werden durch die Entnahme beeinflusst.

Die Formel für den Buchungssatz, wenn zwei Konten von einem geschäftlichen Vorfall betroffen sind, lautet schlicht:

Das bedeutet, dass bei einem Konto die Buchung auf der Soll-Seite stattfindet, bei einem anderen Konto auf der Haben-Seite. Wie in unserem Beispiel geschehen, hat das Aktivkonto das Soll erhöht und dadurch das Haben auf dem Passivkonto gemindert.
Als Formel sähe das dann so aus:

Bilden wir den Geschäftsvorfall als T-Konto ab, sieht das so aus:

Auf welcher Seite des Kontos gebucht wird, ist zum einen vom jeweiligen Geschäftsvorfall, zum anderen aber auch von der Art des Kontos abhängig.

Die vier Kontoarten

Eigentlich gibt es zwei Kontenarten, die sich aber noch einmal in vier Kontenarten aufteilen. Die übergeordneten Kontoarten sind:

• Bestandskonten, auf denen sich das Vermögen und Kapital Ihres Unternehmens verändert
• Erfolgskonten, die Aufwendungen und Erträge berücksichtigen

Zu den Bestandskonten zählen alle Konten, die der Bilanz angehören.

Die Erfolgskonten sind hingegen für das Betriebsergebnis und die Gewinn– und Verlustrechnung da.

Es erfolgt noch einmal eine Unterteilung in diese vier Kontoarten:

• Das Aktivkonto ist ein Bestandskonto, auf dem die aktiven Posten Ihres Unternehmens verzeichnet werden. Dazu gehören beispielsweise das Anlagevermögen, die Kassenbestände, das Bankguthaben, aber auch die offenen Forderungen aus Leistungen und Lieferungen.
• Das Passivkonto ist ebenfalls ein Bestandskonto, aber für die passiven Posten zuständig. Dazu gehören zum Beispiel das Eigenkapital, Darlehen und offene Verbindlichkeiten für Lieferungen.
• Das Ertragskonto ist ein Erfolgskonto, aber auf diesem werden alle Erträge verbucht, die das Eigenkapital Ihres Unternehmens steigern. Hierzu gehören unter anderem Umsatzerlöse und Zinserträge.
• Das Aufwandskonto ist ebenfalls ein Erfolgskonto und verbucht alle Aufwendungen, die das Eigenkapital Ihres Unternehmens verringern. Das sind beispielsweise Löhne und Gehälter und die Telefonkosten.

Soll und Haben

Ein wenig schwierig kann die Entscheidung sein, ob auf der Soll- oder der Haben-Seite gebucht werden muss. Soll und Haben sind Begriffe, die zwar jede:r gehört hat oder selbst benutzt, aber im Rechnungswesen können sie ein wenig Verwirrung stiften. Im Grunde gleicht die Verwendung aber auch hier der Definition: Soll bedeutet, dass eine Handlung gefordert wird. Haben bedeutet, dass sich etwas im Besitz befindet.

Die Verwirrung kommt eher daher, dass Soll und Haben auf den Konten unterschiedlich angewendet werden. Jedes Soll und jedes Haben kann sozusagen einmal positiv und einmal negativ verbucht werden.

Um zu verstehen, auf welcher Seite eines Kontos Sie jeweils das Soll und das Haben bei einem Geschäftsvorfall buchen müssen, können Sie sich merken, dass sich Soll und Haben auf den jeweiligen Bestands- bzw. Erfolgskonten spiegeln. Das bedeutet, sie verhalten sich genau umgekehrt zueinander.

Buchungssätze Beispiel

Arbeiten wir die fünf Schritte einmal an einem Beispiel ab:

Bei unserem beispielhaften Geschäftsvorfall handelt es sich um das Begleichen einer Verbindlichkeit in Höhe von 100,00 Euro per Überweisung vom Geschäftskonto.

1. Die betroffenen Konten sind „Bank“ und „Verbindlichkeiten für Lieferungen“.
2. „Bank“ ist ein Aktivkonto, „Verbindlichkeiten für Lieferungen“ ist ein Passivkonto.
3. Auf dem Aktivkonto handelt es sich um einen Abgang, auf dem Passivkonto handelt es sich ebenfalls um einen Abgang, da die Verbindlichkeit beglichen wird.
4. Auf einem Aktivkonto wird ein Abgang auf der Haben-Seite gebucht, auf dem Passivkonto auf der Soll-Seite.
5. Der Buchungssatz formuliert sieht so aus:

Die Veränderungen auf den T-Konten werden so dargestellt:

Einfache Buchungssätze und zusammengesetzte Buchungssätze

Bisher haben wir uns nur den einfachen Buchungssatz angeschaut. Das ist ein Buchungssatz, bei dem ausschließlich zwei Konten betroffen sind. Es kann aber auch passieren, dass mehrere Konten von einem Geschäftsvorfall betroffen sind. In diesem Fall spricht man von einem zusammengesetzten Buchungssatz.

Tatsächlich sind zusammengesetzte Buchungssätze in Unternehmen häufiger als einfache Buchungssätze. Das liegt vor allem daran, dass meistens auch noch eine Steuer berücksichtigt werden muss.

Beispiele für zusammengesetzte Buchungssätze

Ein Beispiel dafür wäre der Kauf einer neuen Maschine für Ihr Unternehmen. Auf der Rechnung für die Maschine ist Umsatzsteuer ausgewiesen, Sie müssen also entsprechend Vorsteuer zahlen. Somit ist ein drittes Konto – nämlich das für die Vorsteuer – von dem Geschäftsvorfall betroffen.

Betrachten wir uns das Beispiel einmal im Detail:

Die Maschine kostet netto 10.000,00 Euro. Mit Umsatzsteuer beträgt der Preis also 11.900,00 Euro.

1. Die betroffenen Konten sind „Verbindlichkeiten für Lieferungen“, „Maschinen und technische Anlagen“ und „Vorsteuer“.
2. Das Konto für die Verbindlichkeiten ist ein Passivkonto, bei den Konten für Maschinen und die Vorsteuer handelt es sich um Aktivkonten.
3. Auf allen Konten ist ein Zugang zu verbuchen.
4. Auf einem Passivkonto werden Zugänge auf der Haben-Seite gebucht, auf den beiden Aktivkonten muss der Zugang auf der Soll-Seite gebucht werden.
5. Der Buchungssatz lautet: Maschinen (10.000,00 €) und Vorsteuer (1.900,00 €) an Verbindlichkeiten = 11.900,00 €.

Je mehr Konten von einem Geschäftsvorfall betroffen sind, desto komplexer wird der Buchungssatz.

Kaufen Sie beispielsweise einen neuen Firmenwagen für Ihr Unternehmen und machen eine Anzahlung, betrifft das vier Konten:

„Fuhrpark“, „Vorsteuer“, „Bank“ und „Verbindlichkeiten aus Lieferungen“.

Das sind drei Aktivkonten und ein Passivkonto. Zwei der Aktivkonten nehmen im Soll zu, eins nimmt im Haben ab und das Passivkonto nimmt im Haben zu.

Der Firmenwagen kostet insgesamt 41.650,00 Euro und Sie beschließen, die Vorsteuer in Höhe von 6.650,00 Euro anzuzahlen.

Buchungssätze zu bilden, benötigt ein wenig Übung. In der einfachen Form sind sie relativ leicht zu lernen. In der zusammengesetzten Variante kann es komplex werden, je nachdem, wie viele Konten betroffen sind.

Beim Üben kann Ihnen lexoffice behilflich sein. Wenn Sie lexoffice nutzen, hat die Buchhaltungssoftware bereits all Ihre Konten im Blick. Buchungssätze sind für Sie direkt abrufbar und bei schwierig zu bildenden Buchungssätzen gibt lexoffice helfende Hinweise. Damit haben Sie den Buchungssatz schnell verinnerlicht und formulieren im Handumdrehen.