Kontierung
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Die Kontierung für die Verbuchung von Geschäftsvorfällen
Die Kontierung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchungsvorbereitung. Sie sind für die ordnungsgemäße Verbuchung von Geschäftsvorfällen zuständig. Dafür wird für jeden Geschäftsvorfall ein Buchungssatz erstellt. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Definition der Kontierung
Innerhalb der Buchführung wird jeder Geschäftsvorgang anhand von Belegen auf Sachkonten gebucht. Dadurch kann die Bilanzierung der Ausgaben und Einnahmen beim Finanzamt vorgelegt werden.
Die Belege werden sogenannten Aufwandskonten und Ertragskonten zugeordnet. Dieser Vorgang wird Kontierung genannt.
Die Kontierung besteht aus drei Stufen:
- die Erfassung der Belege mit Datum und Eingangsstempel
- die chronologische Sortierung der Belege
- die Überprüfung der Belege auf Korrektheit
Aus den Belegen werden die Kostenarten erfasst und die Steuersätze für die Umsatzsteuervoranmeldung errechnet.
Der Kontierungsbeleg
Nach dem Belegprinzip, muss jede Buchung mit einem Beleg erfolgen. Diese Angaben dürfen nicht fehelen:
- Rechnungsbetrag
- Art und Menge des Einkaufs
- Wert
- Einkaufsdatum
- Kontonummer
- Unterschrift der berechtigten Person
Die Kontierung von Belegen
Die Vorkontierung ist ein Teil der vorbereitenden Buchhaltung und muss vom Unternehmen selbst erledigt werden. Eine Steuerberatung übernimmt diese Aufgabe in der Regel nicht. Sie verwertet nur die Ergebnisse aus der Vorkontierung.
Bei der Vorkontierung werden Belege sortiert und den jeweiligen Konten zugeordnet. Die Buchhaltung muss dann nur noch die eigentliche Buchung übernehmen.
Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen. Die Kontierung erfolgt immer über den Beleg. Das geht nur, wenn der Beleg ordnungsgemäß ausgefüllt ist und alle Pflichtangaben enthält.
Die Buchhaltung nummeriert die Belege fortlaufend und ordnet sie nach Belegarten.
Es gibt interne und externe Belege. Die internen Belege sind Eigenbelege, wie beispielsweise Ausgangsrechnungen oder Gehaltslisten. Die externen Belege sind Fremdbelege, die außerhalb des Unternehmens entstehen.
Außerdem gibt es noch die Notbelege. Dabei handelt es sich um Belege, die nur im Notfall als Ersatz für einen Fremdbeleg ausgestellt werden. Sie werden demnach gleich behandelt wie die Fremdbelege.
Rechnungen mit Kontenplan kontieren
Die Kontierung von Belegen und Rechnungen wird in der Regel mit einem Kontenplan vorgenommen. Dieser Kontenplan ist ein internes Instrument im Unternehmen, das aber in den meisten Fällen von einem standardisierten Plan abgeleitet ist. Jedes Unternehmen hat also einen eigenen Kontenplan, aber diese basieren im Normalfall alle auf einer ähnlichen Vorlage.
Für die unterschiedlichen Branchen gibt es unterschiedliche Kontenrahmen. Dadurch werden Kontenpläne für die Branchen individualisiert.
Die Kontierung kann mit einer guten Buchhaltungssoftware wie lexoffice ganz einfach erledigt werden. Anhand des vorgegebenen Kontenplans schlägt Ihnen die Software direkt einen Buchungssatz für die Kontierung der Belege und Rechnungen vor.
Schritt für Schritt Belege kontieren
Die Kontierung der Belege erfolgt wie bereits erwähnt in drei Schritten. Diese drei Schritte gehen wir jetzt einmal im Detail durch:
Schritt 1: Die Vorbereitung der Belege
Vor der Kontierung selbst und der Erstellung des Kontenplans steht erstmal die Vorbereitung. Dabei müssen die entsprechenden Belege mit Eingangs- und Datumsstempel versehen werden. Werden die Belege komplett digital verarbeitet, wird das übersprungen. Eine Software speichert die entsprechenden Informationen ohnehin automatisch.
Die Belege werden in sogenannten Buchungskreisen sortiert. Das ist die Voraussetzung für eine Sammelbuchung. Dabei ist es auch wichtig, Zusatzinformationen zu vermerken. Die Vorkontierung und die Kontierung werden in der Regel von unterschiedlichen Personen erledigt. Deshalb müssen alle Informationen auch für die spätere Kontierung zur Verfügung stehen.
Auf dem Beleg wird deshalb beispielsweise die entsprechende Kostenstelle notiert. Es ist übrigens erlaubt, auf Belegen und Rechnungen Notizen und Vermerke zu hinterlassen. Die Belege oder Rechnungen dürfen dadurch nur nicht in ihrem Inhalt verändert werden.
Sobald die Belege sortiert sind, werden die Rechnungen geprüft. Das ist wichtig, damit der Vorsteuerabzug auch rechtlich gesichert ist. Bei falschen oder unvollständigen Rechnungen kann es passieren, dass der Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird.
Wenn alles korrekt geprüft und sortiert wurde, folgt der nächste Schritt der Kontierung.
Schritt 2: Die Kontierung und Buchung der Belege
Die tatsächliche Kontierung und Buchung der Belege ist eine Aufgabe der Buchhaltung. Am Anfang steht die Entscheidung über die Konten, auf die die Belege gebucht werden sollen.
Die Buchung erfolgt über die Buchungssätze. Ein Buchungssatz geht immer von einem Konto auf ein anderes.
Ein simples Beispiel wäre, wenn Sie ein Produkt für 10,00 Euro in Ihrem Geschäft verkaufen. Die 10,00 Euro gehen direkt in die Kasse und entsprechend auf das Konto für den Kassenbestand. Der Betrag ist immer eine Forderung.
Der Buchungssatz lautet also:
Forderungen 10,00 Euro an Kasse 10,00 Euro
So werden alle Belege gebucht.
In der Regel werden die Kontierung und Buchung mittlerweile digital und automatisch vorgenommen. Eine manuelle Erstellung von Buchungssätzen ist nur noch in seltenen Fällen notwendig.
Schritt 3: Die Ablage und Archivierung von Belegen
Für alle Belege und Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren. Dementsprechend müssen die Belege und Rechnungen sorgfältig abgelegt und archiviert werden.
Das kann auch digital vorgenommen werden. Es ist also nicht zwingend nötig, alle Rechnungen und Belege in Ordnern aufzubewahren. Ein digitales Archiv ist ausreichend. Dabei muss aber beachtet werden, dass es die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einhält. Das geht am einfachsten über ein modernes Buchhaltungsprogramm wie lexoffice, das immer GoBD-konform arbeitet.