Umsatzsteuervoranmeldung

Das Wichtigste in Kürze

Die Umsatzsteuervoranmeldung erleichtert Unternehmer:innen die frühzeitige Begleichung der Umsatzsteuer und bietet gleichzeitig Planungssicherheit. Sie ist für Unternehmen, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, verpflichtend, jedoch gibt es Ausnahmen für Kleinunternehmer und bestimmte Berufsgruppen. D

ie Wahl zwischen monatlicher und vierteljährlicher Voranmeldung hängt von Faktoren wie dem Vorjahresumsatz und der Umsatzsteuerschuld ab.

Die Kleinunternehmerregelung befreit Unternehmen mit einem geringen Umsatz von bis zu 22.000 Euro von der Umsatzsteuerpflicht.

Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?

In aller Kürze vorab: Als umsatzsteuerpflichtige:r Unternehmer:in mit Vorsteuerabzugsberechtigung sammeln Sie mit jedem umsatzsteuerpflichtigen Geschäftsvorfall Werte zur Umsatzsteuer. Sie als Unternehmer:in vereinnahmen die Umsatzsteuer, wenn ein:e Kund:in die Rechnung bezahlt, und wenn Sie an jemand anderen eine Rechnung begleichen, die Umsatzsteuer enthält, können Sie sich diesen Steuerbetrag als Vorsteuer abziehen.

Damit Sie nicht erst im kommenden Jahr für dieses Jahr jeden einzelnen Steuerbeleg umsatzsteuerlich betrachten und Vor- und Umsatzsteuer miteinander aufrechnen und dem Finanzamt gegenüber erklären müssen, gibt es die Umsatzsteuervoranmeldung. Durch die melden Sie die Umsatzsteuer, die Sie im Folgejahr rückwirkend für das laufende Geschäftsjahr im Rahmen der Umsatzsteuerjahreserklärung anmelden, schon vor Ablauf des Geschäftsjahres an. Durch die Voranmeldungen sorgt der Fiskus dafür, dass ihm keine zu zahlende Umsatzsteuer entgeht, und für Sie als Unternehmer:in zahlen Sie regelmäßig realistische und aktuelle Beträge entsprechend Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung – Planbarkeit und (Zahlungs-)Sicherheit stehen hier im Vordergrund.

Wer muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ist grundsätzlich von Unternehmen abzugeben, die umsatzsteuerpflichtige Umsätze tätigen. Unternehmen, die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen oder abführen, sind grundsätzlich verpflichtet, regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einzureichen.

Es gibt jedoch Ausnahmen, wie z.B. die Kleinunternehmerregelung oder bestimmte Berufsgruppen mit speziellen Tätigkeiten, für die die Verpflichtung zur UStVA entfallen kann.

Anmeldezeiträume: Die monatliche und die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuer wird nicht wie jede andere Steuer behandelt. Bei der Umsatzsteuer gibt es einige Sonderregeln, an die Sie sich halten müssen, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind.

Sie müssen die Umsatzsteuer nämlich nicht einfach entrichten, wenn diese anfällt. Stattdessen müssen Sie die Umsatzsteuer voranmelden. Dafür müssen Sie entweder monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und an das Finanzamt übermitteln. Das Verhältnis zwischen den Ausgaben und den Einnahmen entscheidet dann darüber, wie viel Umsatzsteuer Sie tatsächlich zahlen müssen oder ob Sie sogar einen Steuerüberschuss zurückerstattet bekommen.

Ob Sie die Umsatzsteuer monatlich oder quartalsweise anmelden müssen, hängt von der Umsatzsteuerzahllast des vorausgegangenen Kalenderjahres ab:

Bei einer vorausgegangenen Zahllast von mehr als 7.500,00 Euro müssen Sie die Umsatzsteuer monatlich voranmelden. Lag die Steuerschuld im vorherigen Jahr unter 7.500,00 Euro, reicht eine Voranmeldung alle vier Monate.

Wenn die Steuerschuld im vorherigen Kalenderjahr unter 1.000,00 Euro lag, kann das Finanzamt Sie sogar von der Pflicht zur Voranmeldung komplett befreien. Dann müssen Sie die Umsatzsteuer nur jährlich entrichten und eine Voranmeldung ist nicht mehr nötig.

Weil bei einer Neugründung keine Zahlen zur Steuerschuld existieren, entscheidet das Finanzamt in dem Fall über die Höhe der zu tätigenden Vorauszahlungen anhand des geschätzten Umsatzes auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Diesen Fragebogen müssen Sie bei der Gründung eines Unternehmens oder der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit ausfüllen und an das Finanzamt übermitteln.

Der Stichtag für die Voranmeldung ist immer der zehnte Tag des Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums. Der Voranmeldezeitraum endet für gewöhnlich am letzten eines Monats, also haben Sie im Grunde dann noch zehn Tage Zeit, die Umsatzsteuervoranmeldung fertigzustellen.

Einen Antrag auf monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung einreichen

Grundsätzlich können Sie beim Finanzamt verschiedene Anträge rund um die Umsatzsteuervoranmeldung stellen.

Etwa, wenn sich bei derzeit quartalsweiser Voranmeldung abzeichnet, dass Ihre Umsatzsteuerzahllast höher als oben beschriebene Grenzen sein wird, können Sie einen Antrag auf monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung einreichen.

Andersherum können Sie auch bei derzeit monatlichem Voranmeldezeitraum auch die quartalsweise Voranmeldung beantragen:

Grundsätzlich können Sie vorzeitig das bei Ihrem Finanzamt beantragen, was laut den Zahlen bereits im laufenden Jahr Sinn ergibt.

Die Dauerfristverlängerung

Schaffen Sie es nicht, in der vorgegebenen Zeit die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen und an das Finanzamt zu senden, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen. Eine Begründung müssen Sie im Antrag nicht angeben und es reicht ein formloses Schreiben. Wird Ihnen die Dauerfristverlängerung gewährt, bekommen Sie jeweils exakt einen Monat mehr Zeit, um die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben.

Eine Dauerfristverlängerung ist allerdings mit einer Sondervorauszahlung verbunden. Die Höhe der Vorauszahlung orientiert sich wieder an der Zahlungslast des Vorjahres und besteht aus 1/11 dieses Betrages.

Betrug Ihre Steuerschuld im Vorjahr also beispielsweise 220.000 Euro, müssen Sie eine Sondervorauszahlung von 20.000 Euro leisten, um die Dauerfristverlängerung genehmigt zu bekommen.

Die Sondervorauszahlung wird Ihnen erst mit der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des laufenden Jahres durch Abzug von der Umsatzsteuerschuld erstattet.

Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung 2023

Achten Sie darauf, dass Sie die Fristen immer einhalten. Versäumen Sie eine Frist, kann das schnell teuer werden. Strafen von bis zu 25.000 Euro sind dann möglich.

Die Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr 2023, wenn Sie monatliche Vorauszahlungen leisten:

 

Die Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr 2023, wenn Sie quartalsweise Ihre Vorauszahlungen leisten:

Der Stichtag für die Umsatzsteuer ist immer der Zehnte eines Monats. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende, gilt der erste Werktag nach dem Zehnten.

Die Kleinunternehmer:innenregelung

Die Kleinunternehmer:innenregelung befreit Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht. Das bedeutet, dass Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen dürfen, aber auch keine Umsatzsteuer von der Steuer absetzen können.

Umsatzsteuervorauszahlungen müssen dementsprechend nicht geleistet werden.

Das kann ein Vorteil sein, wenn Sie beispielsweise wenige Ausgaben haben, aber sich auch nachteilig auswirken, wenn Sie viel in Ihr Unternehmen bzw. Ihre Selbstständigkeit investieren müssen, denn dann können Sie sich die Umsatzsteuer nicht zurückholen.

Die Kleinunternehmer:innenregelung können alle Unternehmen und Selbstständige in Anspruch nehmen, deren Jahresumsatz unter 22.000,00 Euro liegt und deren Umsatz im Folgejahr vermutlich nicht über 50.000,00 Euro liegen wird.

Die Kleinunternehmer:innenregelung können Sie direkt bei der Gründung Ihres Unternehmens im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung festlegen. Dafür müssen aber Ihre Schätzungen zu den oben genannten Umsätzen passen. Nutzen Sie die Kleinunternehmer:innenregelung nicht oder wechseln Sie von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung, dürfen Sie die Kleinunternehmer:innenregelung frühestens in fünf Jahren wieder beantragen. Das würde bedeuten, dass Sie die nächsten fünf Jahre umsatzsteuerpflichtig sind und dementsprechend Umsatzsteuervorauszahlungen leisten müssen.

Unterschiede zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer

Wenn Sie Umsatzsteuer zahlen müssen, dann zahlen Sie auch Vorsteuer. Im Grunde sind Umsatzsteuer und Vorsteuer das Gleiche. Es kommt nur darauf an, auf welcher Seite einer Rechnung Sie stehen. Sind Sie der oder die Rechnungsersteller:in, weisen Sie darauf die Umsatzsteuer aus. Begleichen Sie eine Ihnen gestellte Rechnung, auf der Umsatzsteuer ausgewiesen ist, zahlen Sie diese als Vorsteuer.

Die Vorsteuer mindert Ihre Umsatzsteuerzahllast, indem Sie die gezahlte Vorsteuer von der Umsatzsteuer abziehen, die Sie an das Finanzamt entrichten müssen. Dieser Vorgang nennt sich Vorsteuerabzug.

Die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen

Sie müssen die Umsatzsteuervoranmeldung auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermitteln. Ein einfacher Weg, eine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen ist das Online-Portal ELSTER, das von den deutschen Steuerverwaltungen ins Leben gerufen wurde, damit möglichst alle nötigen Steuerunterlagen online erstellt und direkt an das zuständige Finanzamt weitergeleitet werden können.

ELSTER stellt ein vorgefertigtes Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung zur Verfügung, das Sie über den Weg „Alle Formulare – Umsatzsteuer“ finden. Um ein ELSTER-Formular ausfüllen zu können, müssen Sie sich registrieren und authentifizieren.

Noch schneller und einfacher können Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung mit lexoffice erstellen. Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erstellen Sie mit nur einen Klick und übermitteln Ihre Umsatzsteuer-Zahllast direkt an das Finanzamt.

Schritt für Schritt durch die Umsatzsteuervoranmeldung

Sie wollen Ihre Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen? Wir schauen uns das ELSTER Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung jetzt Schritt für Schritt an und erklären Ihnen, was Sie beachten müssen.

Das Formular besteht aus elf Seiten. Manche davon sind selbsterklärend, manche für die meisten Unternehmen irrelevant:

1. Angaben zum Unternehmen

Wie üblich bei Steuerformularen, müssen Sie erst mal die wichtigsten Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer selbstständigen Tätigkeit angeben. Die Seite ist selbsterklärend.

2. Mitwirkung/Beratung

Ebenfalls selbsterklärend. Hat Ihnen eine Kanzlei oder ein:e Steuerberater:in bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung geholfen, gehören die entsprechenden Daten hier hin.

3. Lieferungen und sonstige Leistungen (einschließlich unentgeltlicher Wertabgaben)

Hier beginnt die eigentliche Umsatzsteuervoranmeldung. Sie müssen die Angaben in Euro machen. Fremde Währungen müssen also umgerechnet werden. Cent-Beträge müssen Sie außen vor lassen. Runden Sie also immer auf den vollen Euro auf.

Die steuerpflichtigen Umsätze sind bereits in 19 und 7 Prozent unterteilt. Sie müssen also nur noch die entsprechenden Beträge eintragen. Für andere Steuersätze sind ebenfalls entsprechende Felder vorgegeben.

Die steuerfreien Umsätze mit Vorsteuerabzug beziehen sich vor allem auf den innergemeinschaftlichen Erwerb, also Geschäfte im EU-Ausland.

4. Innergemeinschaftliche Erwerbe

Hier sind die steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerbe aufgeführt. Bedenken Sie immer, dass Privatpersonen auch im In- und Ausland keine Umsatzsteuer ausweisen oder zahlen.

Außerdem ist hier noch einmal die Erinnerung wichtig, dass bei umsatzsteuerpflichtigen Geschäften im Ausland nur die Empfänger:innen die ausgewiesene Umsatzsteuer im eigenen Land zahlen. Die Rechnungssteller:innen weisen die Umsatzsteuer nur auf der Rechnung aus, zahlen Sie aber nicht.

5. Leistungsempfänger:innen als Steuerschuldner:in

Hier tragen Sie die Beträge ein, die Sie als Empfänger:in für Auslandsgeschäfte an das Finanzamt zahlen mussten.

6. Ergänzende Angaben zu Umsätzen

Hierbei handelt es sich um weitere Geschäfte im EU-Ausland, deren Umsätze nicht steuerbar sind, die im Inland aber der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Hier können auch die unterschiedlichen Umsatzsteuergesetze in den Ländern eine Rolle spielen, da nicht auf jedes Produkt oder jede Dienstleistung in jedem Land eine Umsatzsteuer erhoben wird. Kaufen Sie beispielsweise ein Produkt im EU-Ausland, auf das dort keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, in Deutschland aber schon, müssen Sie das hier eintragen.

7. Abziehbare Vorsteuerbeträge

Den Vorsteuerabzug haben wir weiter oben bereits erwähnt. Hier gelten nur Umsatzsteuerbeträge nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz.

8. Andere Steuerbeträge

Ändert sich die Besteuerungsform oder der Steuersatz und es entstehen dadurch Nachzahlungen, müssen Sie diese hier eintragen.

Fälschlicherweise oder falsch in Rechnungen ausgestellte Umsatzsteuer gehört ebenfalls hierhin.

9. Überschuss und Berechnung

Hier rechnen Sie alle Summen zusammen.

10. Ergänzenden Angaben zu Minderungen

Hier können Sie Berichtigungen angeben, falls sich in bestimmten Fällen die Bemessungsgrundlage verändert hat.

Die genauen Regelungen dazu können Sie im UStG § 17 Absatz 1 und Absatz 2 nachlesen.

11. Sonstige Angaben

Wollen Sie, dass der Erstattungsbetrag verrechnet wird, können Sie das hier angeben. Wenn Sie das eingerichtete Lastschriftmandat widerrufen möchten, ist das ebenfalls hier anzugeben.

Haben Sie ergänzende Angaben, können Sie die zum Schluss eintragen.

Eine konsolidierte Umsatzsteuervoranmeldung erstellen

Bei der konsolidierten Umsatzsteuervoranmeldung gehen Sie exakt so vor wie beschrieben. Allerdings bedeutet eine Konsolidierung, dass Sie alle Angaben auf alle Ihre Unternehmen und selbstständigen Tätigkeiten beziehen. Das bedeutet, dass Sie nicht für jede angemeldete Tätigkeit eine separate Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, sondern diese zu einer zusammenfassen.

Fehler in der Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren

Stellen Sie fest, dass Sie einen oder mehrere Fehler in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung gemacht haben, diese aber bereits versendet wurde, können Sie diese Fehler korrigieren. Dazu erstellen Sie einfach eine neue USt-Voranmeldung und machen auf der Startseite einen Haken bei „berichtigte Anmeldung“.

Das müssen Sie natürlich innerhalb der Abgabefrist tun. Ansonsten bleibt Ihnen nur, die Fehler am Ende des Jahres im Rahmen der Umsatzsteuererklärung zu korrigieren.

Achten Sie bei der berichtigten Umsatzsteuervoranmeldung unbedingt darauf, dieses Mal alle Angaben richtig einzufügen. Aus rechtlicher Sicht kann die Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung als eine Selbstanzeige gewertet werden und bei erneuten Fehlern Konsequenzen haben.

Existenzgründer:innen und die Umsatzsteuervoranmeldung

Nach Ablauf der zweijährigen Frist für Existenzgründer:innen besteht die Pflicht zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung nicht automatisch fort. Sie sind verpflichtet, beim Finanzamt einen Antrag auf Änderung der Umsatzsteuervoranmeldung in eine vierteljährliche oder jährliche Abgabe zu stellen, wenn die Voraussetzungen, insbesondere hinsichtlich des Umsatzes, erfüllt sind.

Die Umsatzsteuervoranmeldung und die Ist-Versteuerung

Wenn Sie Unternehmer:in sind, müssen Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, nachdem Sie eine Rechnung ausgestellt haben. Wenn Ihr Vorjahresumsatz jedoch unter 600.000 Euro (bis 2019: 500.000 Euro) lag, können Sie beim Finanzamt die sogenannte Ist-Versteuerung beantragen.

Ein Vorteil dieser Methode ist, dass Sie bei der Ist-Versteuerung die Umsatzsteuer erst dann abführen müssen, wenn Ihr:e Kund:in die Rechnung tatsächlich beglichen hat. In Verbindung mit einer Dauerfristverlängerung ergibt sich gegenüber der gesetzlichen Fälligkeit ohne diese beiden Vorteile eine um mehrere Monate verzögerte Fälligkeit der Umsatzsteuer.

Die Umsatzsteuervoranmeldung in der Praxis

So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung in der Praxis:

1. Erfassung von steuerrelevanten Geschäftsvorgängen: Unternehmen müssen ihre Einnahmen und Ausgaben regelmäßig erfassen und darauf achten, die Umsatzsteuer, die sie von Kunden erhalten (Umsatzsteuer) und die Umsatzsteuer, die sie selbst an Lieferanten zahlen (Vorsteuer), separat zu dokumentieren.
2. Berechnung der abzuführenden Umsatzsteuer: Die einfache Formel lautet: Abzuführende Umsatzsteuer = Eingenommene Umsatzsteuer (aus Verkäufen) – Vorsteuer (aus Einkäufen)
3. Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldung: Das Unternehmen muss die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch über das Elster-Portal beim zuständigen Finanzamt einreichen.
4. Zahlung: Wenn die eingenommene Umsatzsteuer höher ist als die gezahlte Vorsteuer, muss das Unternehmen die Differenz an das Finanzamt zahlen. Ist die Vorsteuer höher, kann es zu einer Erstattung kommen.

Beispiel:

Nehmen wir an, ein Unternehmen verkauft im Januar Produkte im Wert von 11.900 € (inkl. 19% Umsatzsteuer). Gleichzeitig kauft es Waren für 1.190 € (inkl. 19% Umsatzsteuer).

Umsatzsteuer aus Verkäufen: 11.900 € * 19/119 = 1.900 €
Vorsteuer aus Einkäufen: 1.190 € * 19/119 = 190 €
Abzuführende Umsatzsteuer: 1.900 € – 190 € = 1.710 €

Das Unternehmen muss also 1.710 € an das Finanzamt zahlen.

Es ist wichtig, die UStVA fristgerecht und korrekt einzureichen, um Versäumniszuschläge und Strafen zu vermeiden. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin zu konsultieren.

Fazit

Alle Unternehmen, die nicht der Kleinunternehmer:innenregelung unterliegen, sind zu einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet bei einer Umsatzsteuerschuld von monatlich 7.500 Euro.

Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER zu erstellen. Sie können die Erstellung einem oder einer Steuerberater:in überlassen. Oder Sie können beispielsweise auch eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice zu Hilfe nehmen.

Nutzen Sie lexoffice für Ihre Buchhaltung, haben Sie alle wichtigen Belege bereits erfasst. Mit nur einem Klick errechnet lexoffice daraus Ihre Umsatzsteuerzahllast. Anschließend übermittelt lexoffice das Ergebnis einfach über die ELSTER-Schnittstelle von lexoffice direkt an Ihr Finanzamt. Mit einem SEPA-Lastschriftmandat bei Ihrem Finanzamt wird dann auch der Umsatzsteuerzahlbetrag automatisch und termingerecht von Ihrem Konto eingezogen. Lexoffice erstellt für Sie eine vollständige Umsatzsteuervoranmeldung wie von einer Steuerberatung. Einfacher geht es nicht.