Umsatzsteuervoranmeldung: So machen Sie es richtig

Umsatzsteuervoranmeldung: Richtig berechnen, pünktlich zahlen

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie die Umsatzsteuer selbst ermitteln und berechnen. Denn die Umsatzsteuer ist eine Anmeldesteuer. Diese muss monatlich oder vierteljährlich per Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt weitergereicht werden. Dabei gilt das einfache Grundprinzip:

Eingenommene Umsatzsteuer ./. abziehbare Vorsteuer = Umsatzsteuerzahllast

Am Jahresende müssen Sie außerdem zusätzlich eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt einreichen.

Zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind Sie unter anderem verpflichtet, wenn

  • Sie Ihre Umsätze nach den allgemeinen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes versteuern müssen,
  • Sie Ihre gewerbliche oder berufliche Tätigkeit neu aufgenommen haben und nicht die Kleinunternehmerregelung nutzen,
  • Sie als Land- und Forstwirte für Umsätze von Sägewerkserzeugnissen, Getränken oder alkoholische Flüssigkeiten Umsatzsteuer zu entrichten haben,
  • Sie ausschließlich Steuer für einen innergemeinschaftlichen Erwerb zu entrichten haben,
  • Sie Fahrzeuglieferer sind.

Selbst wenn eine Umsatzsteuervoranmeldung auf „Null“ lautet, müssen Sie sie trotzdem beim Finanzamt einreichen.

Achtung: In puncto Umsatzsteuer müssen Sie grundsätzlich elektronisch mit dem Finanzamt kommunizieren. Das bedeutet, dass folgende Formulare elektronisch eingereicht werden müssen:

  • die Umsatzsteuervoranmeldungen,
  • der Antrag auf Dauerfristverlängerung,
  • die Anmeldung einer Sondervorauszahlung,
  • die Zusammenfassende Meldung.

Allenfalls zur “Vermeidung unbilliger Härten” kann das Finanzamt auf Antrag Ausnahmen zulassen – das wird aber nur dann akzeptiert, wenn Sie tatsächlich über keinen Computer oder Internetanschluss verfügen.

Umsatzsteuervoranmeldung mit elektronischem Zertifikat

Wenn Sie das offizielle ELSTER-Portal nutzen, müssen die Daten außerdem authentifiziert übermittelt werden. Grundlage für die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung ist die so genannte. ELSTER-Schnittstelle. Für die authentifizierte Übermittlung benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat. Dieses Zertifikat können Sie bei ElsterOnline bestellen. Wenn Sie sich erstmalig im ElsterOnline-Portal registrieren, erhalten Sie es automatisch. Tipp: Die Registrierung muss pro Steuerzahler nur einmal vorgenommen werden. Sie gilt dann für alle Steuerarten, für die eine ELSTER-Übertragung vorgeschrieben oder möglich ist.

Wenn Sie das authentifizierte ELSTER-Verfahren nicht für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung nutzen, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung nicht nur elektronisch übermitteln, sondern auch einen unterschriebenen komprimierten Ausdruck ans Finanzamt senden. Das bedeutet: Sie drucken die Umsatzsteuervoranmeldung aus, unterzeichnen diese und schicken diese per Post ans Finanzamt. Achtung: Beachten Sie, dass die elektronisch übermittelte Steuererklärung erst beim Finanzamt als eingegangen gilt, wenn die unterschriebene komprimierte Erklärung eingegangen ist. Die alleinige elektronische Übermittlung der Steuererklärung reicht zur Fristwahrung nicht aus.

Umsatzsteuervoranmeldung: Vierteljährlich, monatlich oder gar nicht

Wie häufig Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen müssen, richtet sich danach, wie viel Umsatzsteuer Sie eingenommen haben:

  • Umsatzsteuer im Vorjahr nicht höher als 1.000 Euro = Abgabe einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung;
  • Umsatzsteuer im Vorjahr nicht höher als 7.500 Euro = Abgabe einer vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung;
  • Umsatzsteuer im Vorjahr höher als 7.500 Euro oder Existenzgründer in den ersten beiden Jahren = Abgabe einer monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Sie als umsatzsteuerpflichtiger Existenzgründer in den ersten beiden Jahren monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben müssen. Sollte sich der Abgaberhythmus für Sie ändern, informiert Sie das Finanzamt.

Umsatzsteuer: pünktlich zahlen, Zuschläge vermeiden

Die Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldung sind genau wie die Fälligkeiten der Umsatzsteuer knapp kalkuliert: Sowohl die Anmeldung als auch die zu zahlende Umsatzsteuer müssen spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines Monats oder Vierteljahrs (je nach Voranmeldungszeitraum) beim Finanzamt eingehen. Einzige Ausnahme: Das Ende der Abgabefrist fällt auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag. Dann endet die Frist am nächsten Werktag.

Sollte die zu zahlende Umsatzsteuer nicht pünktlich beim Finanzamt eingehen, kann der Finanzbeamte Verspätung- und Säumniszuschläge festsetzen. Der Säumniszuschlag wird nach einer dreitägigen Schonfrist erhoben, der Verspätungszuschlag liegt im Ermessen des Beamten.

Nutzen Sie daher die Möglichkeit der Dauerfristverlängerung: So haben Sie bei jeder Umsatzsteuervoranmeldung einen Monat länger Zeit. Dazu reicht ein (elektronischer) Antrag beim zuständigen Finanzamt. Wird er während des laufenden Jahres gestellt, wirkt er bereits für den laufenden Voranmeldungszeitraum. Das Finanzamt meldet sich nur, wenn Ihr Antrag abgelehnt wird. Der Antrag muss nur einmal gestellt werden, er hat unbegrenzte Gültigkeit.

Wenn es immer etwas länger dauert: Dauerfristverlängerung beantragen

Mit einer Dauerfristverlängerung verschieben sich Ihre Abgabetermine um jeweils einen Monat. Geben Sie also etwa quartalsweise Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen ab, haben Sie statt bis zum 10. Oktober einen Aufschub bis zum 10. November. Das bringt natürlich vor allem mehr Liquidität. Dieser Vorteil kostet Sie etwas – zumindest dann, wenn Sie monatlich Ihre Umsatzsteuer anmelden müssen. Dann nämlich müssen Sie eine einmalige Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Umsatzsteuer- Vorauszahlungen leisten. Diese berechnen sich auf Grundlage der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen des Vorjahres. Den Antrag müssen Sie nur einmal stellen; zahlen müssen Sie die Sondervorauszahlung jedes Jahr aufs Neue, und zwar immer auf Grundlage der Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahrs. Tipp: Wenn Sie lediglich vierteljährlich Ihre Umsatzsteuer beim Finanzamt anmelden, müssen Sie keine Sondervorauszahlung leisten.

Als Unternehmer sind Sie in jedem Fall dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie im Laufe des Jahres Voranmeldungen eingereicht haben oder nicht. Sollten Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, sind Sie ebenfalls dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung auszufüllen. Speziell für sie gibt es auf dem offiziellen Formular den Teil B “Angaben zur Besteuerung der Kleinunternehmer”. Dort müssen sie den Umsatz des Vorjahres eintragen sowie den Umsatz des abgelaufenen Jahres. Auf diese Weise will das Finanzamt feststellen, ob überhaupt ein Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung besteht.