Voranmeldezeitraum

Der Voranmeldezeitraum ist der Zeitraum, auf den sich die Umsatzsteuer-Voranmeldung bezieht. Er erstreckt sich entweder über einen Monat oder über ein Quartal (drei Monate).

Für wen gilt welcher Voranmeldezeitraum?

Unternehmen mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen, sind dazu verpflichtet, regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben. Wie häufig Sie dies tun müssen, das heißt, wie lange Ihr Voranmeldezeitraum ist, hängt von der Höhe Ihrer Umsätze ab. Grundsätzlich gilt: Je höher Ihr Umsatz im Vorjahr war, desto kürzer ist der Voranmeldezeitraum im aktuellen Jahr.

Im Einzelnen sind die Zeiträume in § 18 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (USt) geregelt: Die meisten Einzelunternehmer und Freiberufler führen im Jahr Umsatzsteuer in Höhe von 1.000 bis 7.500 Euro ab. Ihr Voranmeldezeitraum beträgt drei Monate. Demzufolge ist für jedes Quartal eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Lag Ihre Umsatzsteuerschuld im Vorjahr höher als 7.500 Euro, liegt der Voranmeldezeitraum bei einem Monat. Das heißt, das Finanzamt verlangt von Ihnen eine monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung. Welcher Voranmeldezeitraum für Sie wann gilt, teilt Ihnen Ihr zuständiges Finanzamt schriftlich mit. Auch bei Änderungen des Voranmeldezeitraums erhalten Sie eine schriftliche Mitteilung der Finanzbehörde.

Übrigens: Wenn Sie in einem Jahr weniger als 1.000 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen müssen, sind Sie für das nächste Jahr von der Pflicht zur Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit. Manchmal findet sich hierfür der Ausdruck „jährlicher Voranmeldezeitraum“. Tatsächlich handelt es sich hierbei jedoch nicht um eine „Voranmeldung“, sondern um die Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Sie ist von allen Unternehmern abzugeben, unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze.

Welche Voranmeldezeitraum gilt für neu gegründete Unternehmen?

Neu gegründete Unternehmen haben keine Zahlen aus dem Vorjahr, auf denen die Einstufung des Voranmeldezeitraums basieren könnte. Für sie gilt bis zum Abschluss des ersten vollständigen Geschäftsjahres ein monatlicher Voranmeldezeitraum. Ein Beispiel: Sie haben Ihre selbstständige Tätigkeit im März 2016 begonnen. Das erste vollständige Geschäftsjahr ist das Jahr 2017. Bis zum Jahresende gilt für Sie ein Voranmeldezeitraum von einem Monat. Wie viel Umsatzsteuer Sie in diesem Jahr (2017) abführen müssen, bestimmt Ihren Voranmeldezeitraum für das darauffolgende Jahr 2018.

Welche Fristen sind in Bezug auf den Voranmeldezeitraum zu beachten?

Unabhängig vom jeweiligen Voranmeldezeitraum müssen Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung immer am 10. des Folgemonats einreichen. Endet Ihr (monatlicher oder vierteljährlicher) Voranmeldezeitraum also am 31. März, müssen Sie die bis dahin erhaltene und abgeführte Umsatzsteuer bis zum 10. April melden. Hat die Umsatzsteuer-Voranmeldung eine Umsatzsteuerschuld ergeben, ist diese ebenfalls unverzüglich zu bezahlen.

Wenn Ihnen die Frist zwischen Ende des Voranmeldezeitraums und Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung zu kurz ist, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen. Sie ermöglicht Ihnen eine Verlängerung der erlaubten Frist um einen Monat. Mit Dauerfristverlängerung ist die Voranmeldung aus oben genanntem Beispiel bis spätestens 10. Mai einzureichen.

Achtung: Wenn Sie die Fristen für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht einhalten, droht Ihnen ein Verspätungszuschlag seitens des Finanzamts. Dieser gilt unabhängig von Ihrem Voranmeldezeitraum.

Wichtig für den Voranmeldezeitraum: Soll-Besteuerung vs. Ist-Besteuerung

Im Zusammenhang mit dem Voranmeldezeitraum ist auch der Zeitpunkt wichtig, zu dem die Umsatzsteuer zu entrichten ist. Hier ist zwischen Soll- und Ist-Besteuerung zu unterscheiden (siehe § 16 USt). Grundsätzlich unterliegt jedes Unternehmen der Soll-Besteuerung. Das bedeutet, dass Sie die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen in dem Voranmeldezeitraum berücksichtigen müssen, in dem Sie diese ausgestellt haben. Wann der Zahlungseingang tatsächlich erfolgt, ist hierbei unerheblich.

Ein Beispiel: Sie stellen am 20. März eine Rechnung aus, der Empfänger bezahlt diese jedoch erst am 5. April. Bei der Soll-Besteuerung gehört die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer in den Voranmeldezeitraum des ersten Quartals (oder des Monats März). Bei einer Ist-Besteuerung dürfen Sie die eingenommene Umsatzsteuer in der Voranmeldung des zweiten Quartals oder des Monats April nennen.

Unterstützung durch Online-Buchhaltungs-Software

Eine Buchhaltungssoftware wie „lexoffice“ hilft Ihnen bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung – unabhängig von dem Voranmeldezeitraum oder Zeitpunkt der Besteuerung. In dem Programm können Sie selbst zwischen Ist- und Soll-Besteuerung wählen, je nachdem, welche Form für Sie gilt.