Kostenrechnung

Was ist eine Kostenrechnung?

Die Kostenrechnung oder auch Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist wichtig für Unternehmen, damit sich das Management um verschiedene Führungsaufgaben kümmern kann. Die Kostenrechnung bildet dabei die Grundlage für viele wichtige operative Entscheidungen. Die aus der Kostenrechnung resultierende Kostenanalyse bildet zudem die optimale Basis für die Aufstellung eines Unternehmensplans.

Die Definition der Kostenrechnung

Bei der Buchhaltung Ihres Unternehmens werden größtenteils die außerbetrieblichen Ausgaben und Einnahmen berücksichtigt. Allerdings können auch immer innerbetriebliche Kosten entstehen, die in der Buchhaltung oft ignoriert werden.

Bei der Kostenleistungsrechnung handelt es sich um eine Leistungsaufstellung. Dabei stehen die innerbetrieblichen Kosten im Fokus. Die einzelnen Arten der Kostenrechnung konzentrieren sich jeweils auf einen Kostenpunkt innerhalb Ihres Unternehmens. Die KLR hilft Ihnen bei der Bewertung der innerbetrieblichen Prozesse und ihrer Wirtschaftlichkeit. Das bedeutet, die Kosten- und Leistungsrechnung zeigt Ihnen, ob Ihre innerbetrieblichen Abläufe den erwünschten Effekt haben und einen Erfolg bringen.

Die Kostenrechnung hat also die Aufgabe, alle Kosten, die bei der betrieblichen Leistungserstellung und -verwertung entstehen, zu erfassen, zu verteilen und zuzurechnen. Dadurch erhalten Sie einen Vergleich aller Kosten mit der zugehörigen Leistung. Das ergibt ein optimales Kontrollinstrument, um die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens zu überwachen.

Eine Definition der innerbetrieblichen Kosten und deren Optimierung kann Ihnen zum einen Geld sparen und zum anderen Ihr Unternehmen wirtschaftlicher und erfolgreicher aufstellen.

Die Kosten- und Leistungsrechnung im Detail

Die Kostenrechnung folgt einem genauen Schema und setzt sich aus drei Grundaspekten zusammen, auf denen die Kostenrechnung aufgebaut ist:

  • Die Kostenarten
    Die Art der Kosten in Ihrem Betrieb kann je nach Typ und Bereich in verschiedene Kategorien unterteilt werden
  • Die Kostenträger
    Das Produkt oder die Dienstleistung, die Sie in Ihrem Unternehmen anbieten
  • Die Kostenstellen
    Die Bereiche und Orte innerhalb Ihres Unternehmens, in denen die Kosten entstehen

Über diese Aspekte könne Sie mit der Kostenrechnung Fragen beantworten, die für Ihr Unternehmen finanziell wichtig sind. Zum Beispiel, welches Produkt bzw. welche Dienstleistung die meisten Kosten verursacht, welches Produkt bzw. welche Dienstleistung den größten Gewinn generiert oder wo Sie Kosten einsparen können.

Basierend auf den drei Grundaspekten, wird die Kosten- und Leistungsrechnung in drei Bereiche unterteilt:

Die Kostenartenrechnung

Mit der Kostenartenrechnung ermitteln Sie, welche Kosten angefallen sind. Deshalb ist sie auch der erste Schritt in der Kosten- und Leistungsrechnung. Sie bietet die Basis für alle weiteren Berechnungen.

Die Kostenartenrechnung kann mehrere Wege beschreiten und verschiedene Ergebnisse liefern. Darunter sind beispielsweise:

  • Die Kostengliederung zeigt an, in welchem Bereich oder in welcher Kategorie in Ihrem Unternehmen die meisten Kosten entstehen
  • Der Beschäftigungsgrad definiert das Verhältnis zwischen dem aktuellen und dem maximalen Produktionsverhältnis
  • Die Kosteneinflussgrößen analysieren den Einfluss von äußeren Gegebenheiten auf die Kosten
  • Die Kostentheorie zeigt durch Kosteneinflussgrößen, Höhe und Arten der Kosten die optimale Gestaltung der Kosten auf
  • Die Kostenfunktion definiert, ob die Leistung den Kosten entspricht
  • Die Kostenaufspaltung teilt die Kosten in fixe und variable Kosten auf
  • Die Grenzstückzahl bzw. kritische Menge bestimmt, ab wann eine Investitionsalternative einer anderen kostentechnisch überlegen ist
  • Der Break-Even-Point zeigt den Zeitpunkt an, an dem Ihre Ausgaben genauso hoch waren oder sind wie Ihre Einnahmen

Natürlich können Sie mit der Kostenartenrechnung auch die einzelnen Kostenarten berechnen. Die Kostenarten lassen sich dabei noch in Gruppen aufteilen.

Die Aufteilung nach Produktionsfaktoren beinhaltet:

  • Die Betriebsmittelkosten
  • Die Werkstoffkosten
  • Die Personalkosten
  • Die Kapitalkosten

Die Aufteilung nach Funktionsbereich beinhaltet:

  • Die Beschaffungskosten
  • Die Lagerhaltungskosten
  • Die Fertigungskosten
  • Die Materialkosten
  • Die Vertriebskosten
  • Die Verwaltungskosten

Den Großteil Ihrer Kostenarten können Sie aus den jeweiligen Aufwandspositionen Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) entnehmen.

Die Kostenstellenrechnung

Mit Hilfe der Kostenstellenrechnung verteilen Sie die Betriebskosten auf die Kostenstellen in Ihrem Unternehmen. Die Kostenstellen sind die einzelnen Bereiche wie Produktion, Vertrieb, Verwaltung etc.

Durch die Kostenstellenrechnung finden Sie heraus, wo in Ihrem Betrieb die Kosten entstehen. Das hilft Ihnen dabei, diese Bereiche zu optimieren und in Zukunft Kosten einzusparen.

Die wichtigsten Kostenstellen in den meisten Unternehmen sind:

  • Material – die meisten Unternehmen benötigen Materialien für die Herstellung von Produkten oder die Lagerung
  • Fertigung – hier werden die Materialien verarbeitet und zu einem Produkt gemacht
  • Vertrieb – hier wird das hergestellte Produkt Interessent:innen angeboten oder verkauft
  • Verwaltung – hier werden meistens Personalkosten verursacht, da die Verwaltung auch die Buchhaltung oder die Geschäftsführung umfasst

Je nach Größe, Branche und Unternehmensmodell können Kostenstellen in Menge und Aufteilung stark variieren. Neben den hier genannten gibt es noch zahlreiche weitere, wie die IT-Abteilung oder die Sicherheitsabteilung, die Redaktion und das Marketing.

Für die Kostenstellenrechnung hat die Kostenartenrechnung bereits die Grundlage gelegt. Sie müssen jetzt jeder Kostenstelle die jeweils entstandenen Kosten zurechnen, die Sie in der Kostenartenrechnung ermittelt haben.

Das funktioniert beispielsweise mit einem Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ganz gut. Darauf sind die Gemeinkostenarten aus der Buchhaltung übernommen und auf die entsprechenden Kostenstellen verrechnet. Damit können Sie unter anderem die Zuschlagssätze berechnen, die für Ihre Kostenträgerstückrechnung relevant sind.

Jeder Betriebsabrechnungsbogen stellt horizontal die Kostenstellen und vertikal die Kostenarten dar. Sie können Ihre Werte aus Rechnungswesen und Buchhaltung in den BAB eintragen. Dabei müssen Sie darauf achten, dass Sie die Abgrenzungsarbeiten in der Buchhaltung bereits vollständig durchgeführt haben, damit sich keine fehlerhaften Zahlen auf dem BAB befinden.

Der BAB trägt einen wichtigen Teil zur Unterstützung und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens bei. Die Gemeinkosten werden am Ort Ihrer Entstehung überwacht und mögliche Unregelmäßigkeiten in der Kostenrechnung aufgezeigt.

Kostenstellengemeinkosten

Gemeinkostenarten, die sich nicht direkt oder nur mit unvertretbar hohem Aufwand zuordnen lassen, können Sie nur indirekt mit Schlüsseln auf die Kostenstellen umlegen. In diesem Fall spricht man von Kostenstellengemeinkosten.

Beispiele für Kostenarten, die sich im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung nicht direkt zuordnen lassen sind unter anderem:

  • Reinigungskosten – die Reinigung findet nicht nur an einem Ort oder Objekt statt, sondern erstreckt sich über alle Bereiche
  • Energiekosten – jeder Bereich benötigt Strom und Wasser
  • Versicherungskosten – die Versicherungen gelten in der Regel immer dem gesamten Unternehmen, es sei denn, es sind spezifische Teile explizit versichert
  • Sozialabgaben – beziehen sich auf das gesamte Personal Ihres Unternehmens

Um diese Kostenarten in Bezug zu einer bestimmten Einheit zu setzen, benötigen Sie einen sogenannten Schlüssel. Das ist ein Bezugspunkt, dessen Größe bzw. Höhe Ihnen bekannt ist und mit dem Sie weiterrechnen können. Dafür bieten sich je nach Kostenart beispielsweise diese Schlüssel an:

  • Quadratmeter
  • Materialentnahmescheine
  • Lohn- und Gehaltskosten
  • Anzahl der Beschäftigten
  • investiertes Kapital

Es gibt sicher noch weitere. Wichtig ist, dass Sie die Kostenart zu dem Schlüssel in Relation bringen können. Beispielsweise, wie viele Quadratmeter gereinigt wurden.

Schlüssel können die anfallenden Kosten allerdings niemals exakt den einzelnen Kostenstellen oder Kostenträgern zurechnen. Dabei entstehen immer Ungenauigkeiten und Zuordnungsfehler. Beispielsweise können Sie niemals genau herausfinden, wie sich der Stromverbrauch exakt auf die Kostenstellen verteilt, es sei denn, Sie haben in jeder Kostenstelle einen eigenen Stromzähler, was eher unwahrscheinlich ist.

Um Fehler möglichst gering zu halten, müssen Sie bei der Auswahl der Schlüssel besonders sorgfältig vorgehen.

Die Kostenträgerrechnung

Über die Kostenträgerrechnung ermitteln Sie, wofür die Kosten anfallen. Dafür rechnen Sie die Kosten direkt einem Kostenträger zu. Als Kostenträger kommen Produkte, Dienstleistungen oder auch einzelnen Aufträge infrage.

Über die Kostenträgerrechnung können Sie nicht nur herausfinden, wofür die Kosten entstehen, sondern auch ermitteln, wie hoch die Kosten sind, wenn ein bestimmtes Produkt hergestellt wird. Daraus lässt sich die wirtschaftliche Ausrichtung Ihres Unternehmens ableiten.

Erneut bildet die Kostenartenrechnung die Basis für diese Form der Kostenrechnung. Die Einzelkosten übernehmen Sie direkt von der Kostenartenrechnung in die Kostenträgerrechnung.

Für die Kostenträgerrechnung existieren einige Formeln, mit denen Sie einzelne Kostenarten ermitteln:

Materialkosten = Materialeinzelkosten + Materialgemeinkosten in Prozent der Materialeinzelkosten

Fertigungskosten = Fertigungseinzelkosten + Fertigungsgemeinkosten in Prozent der Fertigungseinzelkosten + Sondereinzelkosten der Fertigung

Herstellkosten = Materialkosten + Fertigungskosten

Selbstkosten = Vertriebsgemeinkosten in Prozent der Herstellkosten + Verwaltungsgemeinkosten in Prozent der Herstellkosten + Sondereinzelkosten des Vertriebs

Kalkulationsverfahren

Gemeinkosten, also Kosten, die Sie nicht direkt einem Kostenträger zuordnen können, müssen Sie im Rahmen der Kostenrechnung gesondert behandeln.

Ein Beispiel: Die Kosten für eine:n Vertriebsmitarbeiter:in, der oder die für mehrere Produkte zuständig ist, können Sie nur schwer einem Kostenträger zuordnen. Dafür müssten Sie die benötigte Arbeitszeit verursachungsgerecht auf jedes vertriebene Produkt aufteilen. Und dann bleiben immer noch Bestandteile übrig, die Sie nicht verteilen können, wie Fahrtzeiten zu Kund:innen.
An dieser Stelle setzen die Kalkulationsverfahren an.

In der Kostenrechnung wird zwischen zwei Kalkulationsverfahren unterschieden:

  • Die Zuschlagskalkulation erfasst Einzelkosten und Gemeinkosten getrennt und legt sie auf die Kostenträger um
  • Die Divisionskalkulation legt die Gesamtkosten ohne eine Trennung der Einzel- und Gemeinkosten auf die Kostenträger um

Die jeweiligen Gemeinkosten werden in der Kostenstellenrechnung ermittelt.

Hier wird auch zwischen der Vollkostenrechnung und der Teilkostenrechnung unterschieden. Während die Vollkostenrechnung versucht, alle Kosten möglichst genau auf die Kostenträger zu verteilen, teilt die Teilkostenrechnung nur die jeweiligen Einzelkosten den Kostenträgern zu.

Die Ziele der Kostenrechnung

Die Erstellung einer Kosten- und Leistungsrechnung ist im Gegensatz zur Buchhaltung keine Pflicht. Sie erstellen die KLR also freiwillig für sich selbst bzw. Ihr Unternehmen.

Neben der Einsicht, wo und wofür Ihre Kosten entstehen, können Sie die Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung noch für andere Zwecke nutzen:

Die Preisgestaltung über die Selbstkosten

Ermitteln Sie über die KLR die Selbstkosten, können Sie diese nutzen, um die Preise für Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu bestimmen.

Bei der Produktion fallen beispielsweise Lagerkosten, Herstellungskosten, Vertriebskosten usw. an. Ordnen Sie im Rahmen der Kostenrechnung alle angefallenen Kosten einem Produkt zu, erhalten Sie die Gesamtkosten für dieses Produkt.

Der Preis Ihres Produkts muss diese Kosten abdecken und gleichzeitig dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen einen Gewinn einfährt. Über die Selbstkosten wissen Sie, wie hoch der Preis angesetzt sein muss, um das zu erreichen.

Controlling über die Kostenstellenrechnung

Das Controlling wird eigentlich von allen Arten der Kostenrechnung beflügelt, aber die Kostenstellenrechnung bietet den besten Ansatz.

Sie ermitteln, wo die meisten Kosten anfallen oder wo die Kosten nicht in einem positiven Verhältnis zur Leistung stehen. Dadurch können Sie definieren, wo Sie Kosten einsparen können, wo Anpassungen gemacht werden müssen oder wo alles in einer guten Balance verläuft.

So können Sie durchgehend die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren und Ihr Unternehmen dadurch auf lange Sicht finanziell besser aufstellen.

Die Produktionsmenge ermitteln über die Deckungsbeitragsrechnung

Der Deckungsbeitrag zeigt Ihnen, wie hoch die benötigte Produktionsmenge für ein Produkt ist. Die Produktionsmenge hängt dabei von der Deckungsbeitragsrechnung ab. Der Preis ist ein Fixpreis. Das bedeutet, dass der Preis bei einer höheren Menge sinkt und so der Periodenerfolg steigt.

Wenn eine hohe Nachfrage besteht, kann es also sinnvoll sein, in Masse zu produzieren. Besteht diese Nachfrage nicht bzw. ist eher gering, reicht auch eine geringe Produktionsmenge.

Entscheidungen treffen mit der Kostenrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung liefert Ihnen Informationen, die Sie bei schwierigen Entscheidungen oder für Problemlösungen nutzen können.

Wollen Sie beispielsweise die Produktion umstellen, können Sie über die Kosten- und Leistungsrechnung Fragen beantworten, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Änderungen Sie an der Produktion vornehmen sollten.

Im Grunde gibt es keine Frage im Verbund mit den innerbetrieblichen Kosten, die eine Kosten- und Leistungsrechnung nicht beantworten kann. Die Voraussetzungen sind die Unterteilungen der Kostenarten und Kostenstellen und die Bestimmung der Kostenträger. Mit der richtigen Rechnung und den richtigen Schlüsseln bekommen Sie definitiv die Antworten auf Ihre Fragen zu den innerbetrieblichen Kosten.

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